CHƯƠNG 6

Chu trình doanh thu: Bán hàng và thu tiền

AIS- 15th Marshall B.Romney et al, 2021 - chapter 14
 MỤC TIÊU
• Mô tả các hoạt động kinh doanh cơ bản và các
hoạt động xử lý thông tin trong chu trình doanh thu
• Thảo luận về các quyết định cần thực hiện và xác
định nhu cầu thông tin để hỗ trợ ra quyết định
trong chu trình doanh thu
• Xác định các rủi ro và đánh giá các thủ tục kiểm
soát thích hợp trong chu trình doanh thu
 NỘI DUNG
Khái niệm

Quyết định và nhu cầu thông tin

Các hoạt động chính

Rủi ro và kiểm soát

 Tình huống
Đề xuất GV tìm tình huống tại doanh nghiệp Việt
Nam
 Khái niệm (P366)

Tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử

lý thông tin lặp đi lặp lại liên quan đến quá trình:
• Cung cấp hàng hóa và dịch vụ
• Thu tiền

Cung cấp sản phẩm đúng đến đúng địa điểm vào
Mục tiêu
đúng thời gian quy định với mức giá đúng theo
hoạt động thỏa thuận
 Thuật ngữ (Glossary)
Accounts receivable aging
schedule Báo cáo NPT theo tuổi nợ
Back order Đơn đặt hàng bổ sung
Balance-forward method Phương pháp chuyển số dư
Bill of lading Vận đơn
Cash flow budget Ngân quỹ dòng tiền mặt
Credit limit Hạn mức tín dụng
Credit memo Bản ghi nhớ tín dụng
Customer relationship
management (CRM) Hệ thống quản trị mối quan hệ
systems khách hàng
Cycle billing Chu kỳ lập hóa đơn
Electronic data interchange
(EDI) Trao đổi dữ liệu điện tử
 Thuật ngữ (Glossary)
Electronic funds transfer (EFT)
Electronic lockbox
Financial electronic data
interchange (FEDI)
Freight bill
Lockbox
Monthly statement
Open-invoice method
Packing slip
Picking ticket
Remittance advice
Chuyển tiền điện tử
Hộp thư trong ngân hàng
dạng điện tử
Trao đổi dữ liệu điện tử tài
chính
Hóa đơn vận chuyển
Tủ khóa (ở ngân hàng)
Báo cáo NPT hàng tháng
Phương pháp hóa đơn mở
Bảng kê chi tiết đóng gói
Phiếu xuất kho
Thông báo chuyển tiền
 Thuật ngữ (Glossary)

Remittance list Danh sách chuyển tiền

Revenue cycle Chu trình doanh thu
Sales invoice Hóa đơn bán hàng
Sales order Xử lý đặt hàng
Universal payment Mã xác nhận thanh toán
identification code (UPIC) chung
 Quyết định

• Điều chỉnh sản phẩm theo yêu cầu của KH?

• Khả năng cung ứng và địa điểm lưu trữ?
• Phương thức vận chuyển hàng?
• Giá bán tối ưu?
• Chính sách tín dụng đối với khách hàng?
• Phương thức thu tiền từ khách hàng?
 Các hoạt động chính

Lập hóa
Xuất kho
Xử lý đơn và
và gửi Thu tiền
đặt hàng ghi nhận
hàng
NPT
DFD khái quát
 Xử lý đặt hàng (p344)
1.1
Orders
Customer Take Customer
Order
Orders
Response
Inquiries

1.2
Approve
Credit
Customer
Approved
1.3 Orders
1.4 Check
Sales Order Inv. Inventory
Resp. to
Cust. Inq. Avail.
Sales
Sales Packing
Order
Order List
Ware- Purchas-
Shipping Billing
house ing
Xử lý đặt hàng (p344)

Nhận đặt hàng

Xét duyệt tín dụng

Kiểm tra hàng tồn kho

Phản hồi yêu cầu của khách hàng

 Xử lý đặt hàng

Nhận đặt hàng

Truyền thống Ứng dụng CNTT

Xét duyệt tín dụng
Đầu vào Đơn đặt hàng của Đơn đặt hàng của khách
khách hàng (Giấy) hàng (Điện tử)
Kiểmorder)
(customer tra hàng tồn kho
Xử lý Nhân viên nhập dữ KH nhập dữ liệu đặt hàng
liệu đặt hàng trên website
Phản hồi yêu cầu của khách hàng
Sử dụng hệ thống trao đổi
dữ liệu điện tử (EDI)
 Lệnh bán hàng
Chứng từ được tạo ra trong quá
trình nhập đặt hàng, liệt kê số
lượng, chất lượng, giá của từng
mặt hàng và các điều khoản bán
hàng
 KH hiện hành có lịch sử thanh KH mới hoặc KH hiện tại có lịch
toán tốt sử thanh toán xấu
Xử lý đặt hàng
Xét duyệt theo chính sách ủy quyền
Xét duyệt từng trường hợp
Dựa vào hạn mức tín dụng
Công thức:
HMTD ≥ Giá trị ĐĐH + NPT
Thông tin cần sử dụng: • Thông tin nợ quá hạn
• Chính sách tín dụng • Lịch sử thanh toán
Tiếp
• Số dư NPT hiện hành nhận đặt
• hàng
Tình hình tài chính của đơn vị

Xét duyệt tín dụng

Kiểm tra hàng tồn kho

Phản hồi yêu cầu của khách

hàng
 Xử lý đặt hàng

TiếpThông tin cần

nhận đặt hàngsử dụng:
• Số lượng sẵn sàng để bán
• Số lượng đặt hàng
Xét duyệt của khách hàng
tín dụng

Kiểm tra hàng tồn kho

Phản hồi yêu cầu của khách hàng

 Trường hợp đủ hàng Trường hợp thiếu hàng
Xử lý đặt hàng
• Hoàn tất lệnh bán hàng Lập lệnh bổ sung hàng
• Cập nhật dữ liệu số lượng hàng (back order): yêu cầu bộ
có thể giao phận sản xuất hoặc mua
Tiếp nhận đặt hàng
• Thông tin đến các bộ phận hàng về lượng hàng cần
khác: giao nhận, kho và lập hóa bổ sung
đơn Xét duyệt tín dụng
• Gửi xác nhận đến khách hàng

Kiểm tra hàng tồn kho

Phản hồi yêu cầu của khách hàng

 Lệnh bổ sung hàng (back order)

Chứng từ yêu cầu mua hoặc sản xuất thêm

các mặt hàng, được tạo ra khi hàng tồn kho
không đủ để đáp ứng yêu cầu của khách
hàng
 Phiếu xuất kho (Picking ticket)

Chứng từ liệt kê các mặt hàng và số lượng

được xét duyệt và ủy quyền cho chức năng
kiểm soát hàng tồn kho tiến hành xuất kho
chuyển hàng hoá đó đến bộ phận giao nhận
 Xử lý đặt hàng

Tiếp nhận đặt hàng

• Có thể xảyXét trước tín

ra duyệt hoặc sau khi đặt hàng
dụng
• Nên sử dụng hệ thống quản trị quan hệ KH
(CRM)
Kiểm tra hàng tồn kho

Phản hồi yêu cầu của khách hàng

 Xử lý đặt hàng

Nhận đặt hàng

Xét duyệt tín dụng

Kiểm tra hàng tồn kho

Phản hồi yêu cầu của khách hàng

 Các hoạt động chính

Lập hóa
Xuất kho
Xử lý đơn và
và gửi Thu tiền
đặt hàng ghi nhận
hàng
NPT
 Xuất kho và gửi hàng
Sales
Picking List
2.1
Order Pick &
Entry Pack
Goods &
Sales Packing
Order List Sales Order

2.2
Bill of Ship Inventory
Lading & Goods
Packing Slip
Billing & Goods,
Accts. Packing Slip, Shipments
Rec. & Bill of Lading

Carrier
Xuất kho và gửi hàng

2.1 2.2
Xuất kho và Gửi hàng
đóng gói
hàng hóa
 Xuất kho và gửi hàng
• Căn cứ vào phiếu xuất
2.1 2.2
kho (picking ticket) nhận
Xuất kho và Vận chuyển
được từ hoạt động xử lý
đóng gói hàng hóa
hàng hóa đặt hàng
• Ghi bổ sung thông tin
trên PXK về số lượng
hàng thực xuất
• Chuyển PXK đến hoạt
động vận chuyển
 Xuất kho và gửi hàng
• Cần so sánh giữa:
o
2.1
Số lượng kiểm đếm
2.2
o Số lượng trên PXKXuất kho và Gửi hàng
đóng gói
o Số lượng trên lệnh bán hàng
hàng hóa

• Nguyên nhân chênh lệch:

o Lưu trữ mặt hàng không đúng vị trí
o Thông tin HTK không chính xác
 Xuất kho và gửi hàng

• Cập nhật: Số ĐĐH, 2.1số mặt hàng 2.2

Xuấtvận
được đặt và số lượng chuyển
kho và Gửi hàng
đóng gói
• Lập bảng kê chihàng tiếthóa
đóng gói
(packing slip)
• Lập vận đơn hàng hải (bill of lading)
 Bảng kê chi tiết đóng gói
liệt kê số lượng và mô tả của
từng mặt hàng được vận chuyển
Vận đơn hàng hải là hợp đồng pháp lý,
nó xác định trách nhiệm đối với hàng
hóa trong quá trình vận chuyển. Nó xác
định:
• Đơn vị vận chuyển
• Nơi xuất hàng
• Nơi nhận hàng
• Các hướng dẫn vận chuyển đặc biệt
• Bên thanh toán phí vận chuyển
Nếu khách hàng thanh toán chi phí vận chuyển, có
thể phát sinh chứng từ “hóa đơn vận chuyển”

Vận đơn Hóa đơn

hàng hải vận
Bill of chuyển
lading Freight
bill
 Xuất kho và gửi hàng

2.1 2.2
Các quyết định quan trọng:
Xuất kho và Gửi hàng
• Lựa chọn phương đóng
pháp giaogói
hàng
• Xác định địa điểm hàng
đặthóa
trung tâm
phân phối
Xuất kho và gửi hàng

2.1 2.2
Xuất kho và Gửi hàng
đóng gói
hàng hóa
 Các hoạt động chính

Lập hóa
Xuất kho
Xử lý đơn và
và gửi Thu tiền
đặt hàng ghi nhận
hàng
NPT
Lập hóa đơn và theo dõi NPT
Sales
Sales Order 3.1 Shipping
Order
Entry Billing

Invoice
Sales

General
Ledger &
Rept. Sys. Customer Sales Customer

3.2
Maintain Mailroom
Accts. Remittance
Rec. List
Lập hóa đơn và theo dõi NPT

3.1 Lập hóa đơn

Cập nhật
3.2
NPT
 Lập hóa đơn và theo dõi NPT

3.1 Lập hóa đơn

• Tạo ra hóa đơn bán hàng (sales
invoice) để thông báo cho khách
hàng nghĩa
Cậpvụnhật
trả tiền
3.2
NPT
 Lập hóa đơn và theo dõi NPT

Nhiệm vụ:
3.1 Lập hóa đơn
• Ghi tăng NPT khi phát hành hóa đơn
• Ghi giảm NPT khi KH thanh toán
Phương pháp theo dõi NPT :
Cập nhật • 3.2
Phương pháp hoá đơn mở (Open-invoice
NPT
method)
• Phương pháp chuyển số dư (Balance
forward method)
 Phương pháp theo dõi nợ
phải thu theo từng hóa đơn
(Open-invoice method)

KH thanh toán theo từng hóa đơn.

Hai liên của hóa đơn được gửi đến KH.
• Khách hàng được yêu cầu trả lại một liên hóa đơn khi
thanh toán.
• Liên này là chứng từ luân chuyển được sử dụng như một
thông báo chuyển tiền (remittance advice)
 Phương pháp theo dõi NPT theo số dư
(Balance forward method)

KH thanh toán theo số dư trên báo cáo tháng

(Monthly statement)
Báo cáo NPT hàng tháng liệt kê các giao dịch trong
kỳ và số dư hiện hành được lập thành 2 liên gửi
khách hàng.
Một liên được gửi lại cho doanh nghiệp khi thanh
toán.
 Lập hóa đơn và theo dõi NPT

3.1 Lập hóa đơn

Điều chỉnh giảm NPT và xóa nợ

Cập nhật
NPT • Giảm
3.2 giá hay hàng bán bị trả lại
• Xóa nợ khi không thu hồi được
 Hàng bán bị trả lại Giảm giá hàng bán

• Nhận được xác nhận • Lập bản điều chỉnh

từ BP kho rằng hàng công nợ (credit memo)
hóa đã thực sự được cho phép ghi có NPT
trả lại. KH.
• Lập bản điều chỉnh
công nợ (credit memo)
cho phép ghi có NPT
KH.
Lập hóa đơn và theo dõi NPT

3.1 Lập hóa đơn

Cập nhật
3.2
NPT
 Các hoạt động chính

Lập hóa
Xuất kho
Xử lý đơn và
và gửi Thu tiền
đặt hàng ghi nhận
hàng
NPT
 Thu tiền

•Giấy báo trả tiền

•Bảng kê

•Ghi sổ
Phương thức thanh toán

Sử dụng hộp khóa

Chứng từ luân
(ngân hàng)
chuyển
(lockbox)

Hộp thư điện tử

Chuyển tiền điện
dùng trong ngân
tử (EFT)
hàng

Trao đổi dữ liệu Chấp nhận thẻ tín

điện tử tài chính dụng hoặc thẻ
(FEDI) mua sắm
 Các hoạt động chính

Lập hóa
Xuất kho
Xử lý đơn và
và gửi Thu tiền
đặt hàng ghi nhận
hàng
NPT
Rủi ro và kiểm soát

Mục tiêu kiểm soát

Rủi ro và thủ tục

 Mục tiêu kiểm soát
❖ Kiểm soát đạt mục tiêu thông tin tin cậy
• Nguồn dữ liệu và Ghi chép xử lý nghiệp vụ kinh tế
• Kiểm soát việc sử dụng và công bố thông tin
❖ Kiểm soát đạt mục tiêu hoạt động
• An toàn tài sản, thông tin
• Đảm bảo các ngh.vụ được ủy quyền đúng
• Cung cấp th.tin hữu ích để giúp hoạt động KD được
thực hiện hiệu năng và hiệu quả
❖ Kiểm soát đạt mục tiêu tuân thủ
 Rủi ro và thủ tục kiểm soát
Rủi ro
Dữ liệu không chính xác
hoặc không hợp lệ
Tiết lộ trái phép thông tin
nhạy cảm
Dữ liệu bị mất hoặc bị
hủy hoại
Thành quả hoạt động
kém
Thủ tục kiểm soát
• Kiểm soát tính toàn vẹn (xử lý
dữ liệu)
• Ngăn chặn truy cập vào dữ liệu
• Xem xét tất cả các thay đổi của
dữ liệu
• Kiểm soát truy cập
• Mã hóa
• Sao lưu dữ liệu và phục hồi sau
thiệt hại
• Báo cáo quản trị
 1. Xử lý đặt hàng
Rủi ro Thủ tục kiểm soát
Lệnh bán hàng không • Kiểm soát nhập liệu
đầy đủ/ không chính xác • Kiểm soát truy cập
Lệnh bán hàng không • Xác thực bằng chữ ký
hợp lệ
Không thu được tiền • Thiết lập hạn mức tín dụng
• Xét duyệt trong từng trường hợp
cụ thể
• Đánh giá tuổi nợ
 1. Xử lý đặt hàng
Nguy cơ Thủ tục kiểm soát
Hàng tồn kho dư thừa • Hệ thống kê khai thường xuyên
hoặc thiếu hàng tồn kho
• Sử dụng mã vạch
• Huấn luyện
• Kiểm kê định kỳ HTK
• Dự báo bán hàng và báo cáo
hoạt động
Mất khách hàng • Hệ thống CRM, trang web có
khả năng hỗ trợ và đánh giá
dịch vụ KH
 2. Giao hàng
Rủi ro Thủ tục kiểm soát
Xuất sai mặt hàng hoặc • Kỹ thuật mã vạch
sai số lượng • Đối chiếu giữa bảng kê xuất kho
với chi tiết của lệnh bán hàng
Mất cắp hàng tồn kho • Hạn chế tiếp cận vật lý với HTK
• Lập chứng từ với tất cả trường
hợp luân chuyển HTK
• Kỹ thuật mã vạch
• Kiểm đếm HTK định kỳ và đối
chiếu với sổ sách
 2. Giao hàng
Rủi ro Thủ tục kiểm soát
Lỗi trong gửi hàng (gửi • Đối chiếu chứng từ giao hàng
trễ hoặc không gửi được, với lệnh bán hàng, bảng kê xuất
sai số lượng, sai mặt kho và phiếu đóng gói
hàng, sai địa chỉ, trùng • Nhập dữ liệu qua máy quét mã
lặp) vạch
• Kiểm soát nhập liệu (nếu dữ liệu
vận chuyển được nhập trên các
thiết bị đầu cuối)
• Sử dụng hệ thống ERP để hạn
xuất trùng
 3. Lập hóa đơn
Rủi ro Thủ tục kiểm soát
Lập hóa đơn sai • Phân chia trách nhiệm giữa chức
năng lập hóa đơn và gửi hàng
• Đối chiếu định kỳ hóa đơn với lệnh
bán hàng, PXK và chứng từ gửi
hàng
• Cấu hình hệ thống để lấy giá bán tự
động
• Hạn chế truy cập dữ liệu về giá
• Kiểm soát nhập liệu
• Đối chiếu chứng từ giao hàng (PXK,
vận đơn hàng hải và phiếu đóng
gói) với lệnh bán hàng
 3. Lập hóa đơn
Nguy cơ Thủ tục kiểm soát
Lỗi cập nhật dữ liệu • Kiểm soát nhập liệu
nợ phải thu • Đối chiếu tổng lô
• Gửi báo cáo tháng đến KH
• Đối chiếu sổ chi tiết NPT với sổ cái
Bản điều chỉnh công • Phân chia nhiệm vụ giữa chức năng
nợ không chính xác xét duyệt bản điều chỉnh công nợ và
hoặc không hợp lệ chức năng nhập liệu đặt hàng và với
chức năng quản lý khách hàng
• Cấu hình hệ thống để ngăn điều
chỉnh công nợ khi chưa đủ chứng từ
từ hợp lệ
 4. Thu tiền
Nguy cơ Thủ tục kiểm soát
Mất tiền • Phân chia trách nhiệm – thủ quỹ nên tách biệt với (1)
người ghi nhận DL thanh toán, (2) người lập hoặc xét
duyệt bản điều chỉnh công nợ, (3) Đối chiếu với tài
khoản ngân hàng
• Sử dụng các phương thức thanh toán không dùng tiền
mặt
• Lập danh sách tất cả các khoản thanh toán của KH đã
nhận
• Cân nhắc và hạn chế việc chuyển nhượng các séc
thanh toán
• Gửi tiền vào ngân hàng hàng ngày với các khoản tiền
mặt nhận được
 4. Thu tiền

Nguy cơ Thủ tục kiểm soát

Các vấn đề về • Sử dụng thẻ tín dụng
dòng tiền • Chiết khấu thanh toán cho khách hàng
• Lập dự toán dòng tiền
 NỘI DUNG
Khái niệm

Quyết định và nhu cầu thông tin

Các hoạt động chính

Nguy cơ và kiểm soát

 Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử
(EDI) – phụ lục
Việc sử dụng truyền thông tin bằng máy tính
và một chương trình mã hóa tiêu chuẩn để
gửi các tài liệu kinh doanh bằng điện tử theo
một định dạng có thể được xử lý tự động bởi
hệ thống thông tin của người nhận.
Mã QR là các mã vạch hai chiều, có thể
quét bằng điện thoại thông minh
Phần mềm tổ chức thông tin về khách hàng theo
một cách thức tạo điều kiện cho dịch vụ khách
hàng hiệu quả và được cá nhân hóa