M C TIÊU C A CH NG

Tìm hi u v Chu trình chi phí

CHU TRÌNH CHI PHÍ Nh n bi t ho t ng trong Chu trình chi phí

TRONG H TH NG THÔNG TIN K TOÁN Mô t dòng d li u trong chu trình

T ch c công tác k toán trong chu trình chi phí
Tìm hi u ho t ng ki m soát n i b trong chu
trình chi phí.

2. Các ho t ng và dòng thông tin trong

1. T ng quan v chu trình chi phí chu trình chi phí
Chu trình chi phí hay còn g i là Chu trình chi tiêu là
chu trình liên quan t i các ho t ng mua hàng và
thanh toán v i ng i bán.
Chu trình chi phí bao g m:
Ho t ng Yêu c u hàng
Ho t ng t mua hàng
Ho t ng Nh n hàng, nh p kho
Ho t ng ch p nh n hóa n
Ho t ng thanh toán ti n

4 MINHLX@BUH.EDU.VN
2.1. Ho t ng Yêu c u hàng 2.2. Ho t ng t mua hàng

B ph n có nhu c u B ph n mua hàng

(VD Kho hàng) •
• Ki m tra yêu c u • Xem xét, ki m tra
• Xác nh nhu c u
yêu c u
• G i yêu c u mua • Ch n ng i bán:
hàng t i b ph n Giá c , ch t l ng • Tr l i ch p thu n
mua hàng hàng, v n giao hay không t hàng
hàng mua hàng
• Xét duy t t hàng
L u ý: Các b ph n liên quan khác nh bán hàng, s n xu t • G i thông tin t
ho c các BP có nhu c u TSC , CCDC u có th l p yêu c u hàng cho ng i bán Thông báo các b ph n
mua hàng (purchase order) liên quan v t hàng

2.4. Ho t ng Ch p nh n hóa n bán hàng -

2.3. Ho t ng Nh n hàng, nh p kho
Theo dõi ph i tr

K toán ph i tr
Nh n hàng Kho hàng/Yêu c u
• Nh n hóa n bán hàng
• Ki m tra s l ng, • Tham gia ki m tra s
l ng, ch t l ng • i chi u ki m tra ch ng t liên quan
ch t l ng hàng nh n
• Ch p nh n vi c giao hàng nh n
• Ch p nh n hóa n bán hàng
hàng • Nh p kho hàng nh n
• Ghi nh n thông tin • Xác nh n thông tin • Theo dõi ph i tr ng i bán
nh n hàng nh n hàng
• G i thông tin nh n
hàng cho các b ph n
liên quan
2.5. Ho t ng Thanh toán ph i tr 3. T ch c k toán trong chu trình
HT thông tin k toán x lý chu trình chi phí
Thanh toán ti n
S ki n kinh t
• Th qu! thanh toán ti n theo u" quy n • D li u gì c thu th p?
• Ghi, ký b sung n i dung liên quan vào ch ng t chi ti n • Thông tin gì c t o ra? Ch ng t g c
• Chuy n ch ng t chi ti n cho nh ng b ph n liên quan • T ch c chi ti t x lý
thông tin S nh t ký
• Làm sao m b o KSNB
S tài kho n
thông tin?

Báo cáo
!

S t ng quát chu trình chi phí DFD chu trình chi phí c p lu n lý
 DFD t hàng DFD nh n hàng

"

DFD ch p nh n hoá n và theo dõi ph i tr DFD thanh toán

"
 Theo dõi chi ti t ph i tr ng i bán Theo dõi chi ti t ph i tr ng i bán
Theo dõi theo t ng ng i Theo dõi theo t ng hóa n Theo dõi theo t ng ng i Theo dõi theo t ng hóa n
bán bán hàng (h th ng Voucher) bán bán hàng (h th ng Voucher)
• c i m: • c i m
– H bán hàng c phân lo i – H bán hàng c phân lo i ban Ng i bán Ng i bán
ban u theo t ng ng i bán u theo th i h n d' nh thanh
– S d#ng s chi ti t ph i tr toán
ng i bán – S d#ng Voucher- ch ng t thanh H Ti n
toán. Không s d#ng s chi ti t H Ti n
• u:
ph i tr ng i bán Chi ti t Chi ti t
– D$ dàng bi t c s d , c%ng TTNB
• u$ TTNB Dùng Voucher
nh tình hình thanh toán v i
t ng ng i bán – D$ dàng theo dõi th i h n thanh Dùng s chi ti t phân lo i H Thanh toán
Thanh toán
phân lo i H theo ngày NB
• Nh c: toán. D$ dàng l p k ho ch ti n NB
theo NB thanh toán
– Khó kh&n theo dõi th i h n • Nh c:
thanh toán – %hó kh&n bi t c s d , c%ng
– Khó kh&n l p k ho ch ti n nh tình hình thanh toán v i t ng
ng i bán m t cách h th ng
H NB, s chi ti t NB H NB, s chi ti t NB

Theo dõi chi ti t ph i tr ng i bán Theo dõi chi ti t ph i tr ng i bán

• X lý: • K t h p theo dõi theo ch ng t và theo ng i bán

– c i m:
– L p ch ng t thanh toán-CTTT (disbursement Voucher)
• Ngoài s d#ng các b c nh thanh toán theo ch ng t ,
– Ghi s ch ng t thanh toán (Voucher Register- Purchase Journal) &' toán còn s d#ng thêm s chi ti t ng i bán t ng
h p thanh toán theo t ng ng i bán
– L u h s CTTT ch a thanh toán
– u i m:
– Thanh toán: l p séc thanh toán • % t h p u i m c a 2 hình th c
– Ghi thông tin v séc vào s chi séc ( Check Register-Check – Nh c:
Journal) và s CTTT • Kh i l ng công vi c nhi u, (hi phí l n. Ch( phù h p
v i x lý b)ng máy
– T ng h p CTTT ch a thanh toán

#
Thu th p, l u tr và luânchuy n thông tin trong chu trình Thu th p, l u tr và luânchuy n thông tin trong chu trình

Thu th p, l u tr và luânchuy n thông tin trong chu trình Thu th p, l u tr và luânchuy n thông tin trong chu trình

"
 Thu th p, l u tr và luânchuy n thông tin trong chu trình
T ch c h th ng báo cáo qu n lý
Yêu c u thông tin?

Ki m soát ho t ánh giá hi u Tình tr ng

ng KD qu ho t ng ngu n l c
mua hàng, nh n
• KS nhu c u hàng. • Báo cáo tình tr ng
hàng, và vi c
• KS t hàng. hàng t n kho
thanh toán k p
• KS công n . • Báo cáo ng i
• KS thanh toán và
th i. bán
ti n thanh toán. • V.v..

Yêu c u thông tin tu theo ng i s d ng: lo i thông tin và n i

dung thông tin

T ch c h th ng báo cáo qu n lý T ch c h th ng báo cáo qu n lý

• T ch c báo cáo • T ch c báo cáo (tt)
– B ng kê ho t ng kinh doanh: lo i ho t ng và trình t' th i gian:
Báo cáo qu n lý các K ho ch s d ng và b
• B ng kê ho t ng t hàng
ngu n l c sung
• B ng kê nh n hàng
• B ng kê thanh toán • Báo cáo hàng t n kho • KH t hàng b sung
– Báo cáo phân tích các ho t ng kinh doanh • Báo cáo ng i bán hàng
• Phân tích mua hàng; theo m t hàng, theo ng i cung c p • Báo cáo công n • Tìm ki m ng i bán.
• Phân tích s l ng H theo nhân viên, m c áp ng yêu c u • Báo cáo l ng ti n t n • Báo cáo yêu c u ti n cho
mua hàng thanh toán.
• Phân tích thanh toán theo t ng t hàng • V.v..
• Phân tích công n theo t ng th i h n n , theo hóa n…
• …
 T ch c h th ng báo cáo qu n lý T ch c h th ng báo cáo qu n lý
• Báo cáo c a chu trình chi phí • Báo cáo c a chu trình chi phí (tt)
Các it ng/ngu n l c
Ho t ng
Danh sách các it ng/ngu n l'c s Báo cáo tình tr ng các i
B ng kê các ho t ng/s' ki n Phân tích các ho t ng theo i
d#ng t ng/ngu n l'c
trong k* t ng/ngu n l'c liên quan

Danh m c hàng t n kho Báo cáo d n NCC

B ng kê mua hàng Báo cáo mua hàng theo NCC Ngày:…
T ngày… n… T ngày… n… Kho Mã HH Tên VT i m H Mã NCC N N quá h n
SH Ngày NCC Giá tr NCC SH Ngày Giá tr 1 PC-03 B Cái 90 NCC01 1,000,000 600,000
001 12/3 ABC 1,000 ABC 001 12/3 1,000 2 PC-04 C Cái 10 NCC02 500,000 200,000
002… 002 15/3 3,000
EFG 023 20/3 4,000
Báo cáo tình hình hàng t n
Các b ng kê hàng hóa, nhà cung kho, d n nhà cung c p,
Các b ng kê n t hàng, mua hàng, Báo cáo các ho t ng theo nhà c p, …
cung c p, nhân viên, hàng hóa…
phân tích tu i n …
nh p kho, thanh toán
!

4. Ki m soát trong chu trình chi phí 4.1. Ki m soát ho t ng

4.1.1. Ki m soát yêu c u mua hàng
M t HTTT k toán AIS c thi t k t t nh)m cung c p ki m
soát y t các m#c tiêu sau: R!i ro Th! t c
- Toàn b nghi p v# c u" quy n úng +n • Yêu c u m t hàng không • Ph# trách b ph n ch u trách
- Ch( ghi chép các nghi p v# th'c s' x y ra c n thi t nhi m yêu c u mua hàng c a
- Ghi chép y các nghi p v# c u" quy n úng và th'c s' • Yêu c u s l ng cao b ph n
x y ra ho c th p h n nhu c u • Th t#c xét duy t u" quy n
yêu c u mua hàng (KS c# th
- Các nghi p v# c ghi chính xác
ho c ki m soát ngân sách)
- Tài s n và thông tin c b o v an toàn • S d#ng các công c# ki m
- Cung c p thông tin h u ích giúp ho t ng kinh doanh c soát hàng t n kho EOQ (PP
th'c hi n hi u n&ng và hi u qu xác nh HTK kinh t nh t);
- An toàn tài s n, thông tin MRP (PP l p k ho ch yêu
c u NVL);
- Ki m soát ho t ng x lý c a HTTT
4.1. Ki m soát ho t ng 4.1. Ki m soát ho t ng
4.1.2. Ki m soát ho t ng t hàng 4.1.3. Ki m soát ho t ng Nh n hàng

R!i ro Th! t c • %) *R!i +ro Th! t c

• t hàng không úng
ch ng lo i, qui cách theo
nhu c u
• t không úng s l ng
theo nhu c u
• Hàng kém ch t l ng
• Giá c không h p lý
• Mua hàng t nh ng ng i
cung c p không c u"
quy n
• Phân chia b ph n yêu c u (s
d#ng) và mua hàng
• t hàng d'a trên yêu c u mua
hàng
• Th t#c u" quy n, xét duy t phù
h p (trên n t hàng mua)
• Yêu c u báo giá hay th t#c u
th u phù h p
• L p danh sách ng i bán c •
ch p nh n
• Chính sách nh n quà, hoa h ng t
ng i cung c p
• Nh n hàng không t hàng
• Nh n hàng sai ch t l ng,
s l ng hàng
• L y c+p hàng
• Phân chia Nh n hàng và mua
hàng
• Phân chia nh n hàng và th kho
• B n sao t hàng mua g i cho
b ph n nh n hàng
• m, ki m hàng nh p
• S d#ng thi t b nh n di n hàng
t' ng (bar coding technology)
L p phi u nh p kho ngay khi
nghi p v# x y ra. Th kho ng
th i ký vào phi u nh p kho
"

4.1. Ki m soát ho t ng 4.1. Ki m soát ho t ng

4.1.4. Ki m soát ho t ng Ch p nh n và x lý hoá n; Theo dõi
ph i tr ng i bán 4.1.5. Ki m soát ho t ng Tr ti n

R!i ro Th! t c

• Sai sót trong hoá n • < = *( - *&'*025 *( -*0-'0*. /-*01/* • Thanh toán trùng H • Phân chia B ph n: ph i tr và
c a ng i bán > *09 * ;. nhi u l n ký séc và thanh toán ti n
• , -* + *. /-*01/*( 2* * • i chi u H ng i bán và • Thanh toán ng i bán • Phân chia ng i vi t séc, ký
& 3 * + ch ng t liên quan không có th t séc, g i séc
• 40*( -'0*& 4 *0 *025 • Ki m tra n i dung c a H • ,n c+p séc • Ch( thanh toán cho ch ng t
ng i bán g c (không ph i b n sao)
• 6 7 *89*( -*0-'0:*09 *
;.*8 - • ) *?@ * A*0 B *6 C *0D * • ánh d u ch ng t ã s d#ng
0 *025 • i chi u ngân hàng
• i chi u báo cáo ng i bán • Ng i i chi u ph i khác
• E B-*( -' *09 * ;.*> *( -*0-'0* ng i thu, chi ti n

#
 4.2. Ki m soát h th ng thông tin
4.2. Ki m soát h th ng thông tin
Ki m soát HT x lý b)ng máy
Ki m soát chung
HT k toán x lý chu trình chi phí b)ng máy

1. Xác nh báo cáo: yêu c u thông tin R!i ro Th! t c

• M t, s a ho c truy b t • L u tr DL, ch ng trình
2. Xác nh ch ng t : d li u gì ? h p pháp d li u, • Ki m soát truy n d li u
ch ng trình, • Ki m soát truy c p : phân chia trách
3. Ki m soát chung: l u tr d li u và ki m soát truy c p nhi m, m t mã, th t#c truy c p
• Thay i trong phân chia trách nhi m:
4. T ch c th t#c ki m soát ng d#ng ng i l p H (có th k t h p ch c
n&ng … ); Ng i khai báo, t o danh
sách ng i bán c ch p nh n…

Ki m soát ng d ng: ki m soát vi c nh p li u