QUY TRÌNH NHẬP HÀNG VÀO KHO

 Bước 1: Lập mẫu yêu cầu nhập kho chuyển cho kế toán

- Sẽ có nhân viên phụ trách kho hoặc thu mua sẽ lập mẫu yêu cầu nhập kho (gồm thời
gian, loại hàng, và số lượng cụ thể, những lưu ý cần thiết) và chuyển cho bộ phận kế toán

 Bước 2: Lập phiếu nhập kho chuyển cho bộ phận giám sát kho

- Sau khi nhận mẫu yêu cầu nhập kho, kê toán sẽ lập phiếu nhập kho (thông thường 3
phiếu) và giao cho bộ phận giám sát kho

 Bước 3: Tiếp nhận và Kiểm tra hàng hoá trước khi nhập kho

- Khi đã có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng (nhân viên nhập kho) sẽ chuyển hàng
hóa cho nhân sự kho (thường là thủ kho).

- Các bên tiến hành kiểm đếm sô lượng, chất lượng, tình trạng của hàng hoá trước khi
nhập. Nếu phát hiện sai hỏng, dư hoặc thiếu thì phải lập tức lập biên bản hiện trường,
chụp hình hiện trạng hàng hoá và báo cáo lại cấp trên để có biện pháp xử lý kịp thời.

 Bước 4: Tiến hành nhập kho

- Nếu không có sự cố bất thường, đủ lượng và tiếu chuẩn nhập kho, thủ kho và người
nhập kho sẽ ký nhận trên phiếu nhập. Một liên để giao cho người nhập hàng, 1 liên để ghi
thẻ kho, 1 liên giữ lại để kế toán lưu vào sổ theo dõi.

- Người nhập kho sẽ dán mã barcode vào hàng hoá trước khi xếp hàng vào vị trí để được
chỉ định (mã barcode bao gồm thông tin chi tiết hàng hoá, ngày nhập, vị trí đặt,..).

- Barcode sẽ giúp tác nghiệp nhanh khi truy xuất thông tin lô hàng và lấy hàng từ vị trí
đặt.

 Bước 5: Cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu kho

Kế toán sẽ cập nhật thông tin về số lượng hàng hóa vào cơ sở dữ liệu. Phục vụ cho hoạt
động kiểm kê và hạch toán hàng hóa nhập kho.