2.2.

1 Sơ đồ và các phần mềm quản lý trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất
khẩu bằng đường hàng không của DHL

2.2.1.1Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không

Hoạt động giao nhận hàng hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không là một
quá trình tương đối phức tạp đòi hỏi nhiều giấy tờ, chứng từ cũng như có sự tham gia
của nhiều bên liên quan. Quy trình dưới đây được trình bày theo góc độ của công ty,
bao gồm các bước từ lấy hàng từ tay người gửi, phân loại các hàng hóa, phân luồng
vận tải, khai báo hải quan và xuất khẩu hàng hóa. Quy trình được thể hiện tổng quát
bằng 5 bước theo sơ đồ dưới đây: 

Khai thác Khai thác

Hẹn giờ Nhận tại trung tại trung Giải đáp
lấy hàng hàng tâm dịch tâm khai thắc mắc
vụ thác

Hình 2.1. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường hàng không

tại công ty DHL

2.2.1.2Các phần mềm quản lý và sử dụng hàng hóa trong quy trình

Hiện tại, công ty DHL đang sử dụng các phần mềm sau trong quy trình giao nhận
của mình:

- Cis.tpx: Chương trình kiểm tra thông tin hàng hóa. Trong Cip.tpx bao gồm
thông tin về hàng hóa, mã vận đơn, khu vực nhận hàng, thời gian nhận hàng. Nhân
viên sẽ cập nhật khi lấy hàng và cập nhật trạng thái hoặc truy xuất thông tin trong các
bước khác của quy trình.

- Sclap10.tpx: Chương trình cho hoạt động gom hàng. Chương trình này dùng để
gom các lô hàng nhỏ lẻ vào các bao bì lớn, cập nhật khối lượng và thể tích của lô hàng
và sử dụng khi hải quan yêu cầu giữ lại hàng.

- Gop.tpx: Chương trình cập nhật thông tin giữ lại theo yêu cầu của hải quan.
Khi hải quan không cho phép lô hàng được xuất khẩu, thông tin của lô hàng sẽ được
cập nhật trên phần mềm này để thông báo lại với khách hàng.
 - Hic.tpx: Chương trình cập nhật thông tin hàng hóa lưu, nhập kho. Khi hàng hóa
bị yêu cầu giữ lại, thông tin của lô hàng và tình trạng của lô hàng sẽ được cập nhật vào
phần mềm.

- IPC: Chương trình in bảng kê hải quan. Sau khi gom các lô hàng nhỏ lẻ, thông
tin của các lô hàng sẽ được tổng hợp lại trong phần mềm này để phục vụ cho mục đích
in bảng kê nộp cho đơn vị hải quan.

Các phần mềm công ty DHL sử dụng cho quy trình giao nhận hàng hóa xuất
khẩu chủ yếu có phần mở rộng là .tpx giúp tối ưu hóa lưu lượng thông tin trong các
chương trình, giảm tải đường truyền cho hệ thống.

2.2.2 Phân tích chi tiết quy trình

2.2.2.1Hẹn giờ lấy hàng

Khi nhân viên nhận được thông tin về nhu cầu gửi hàng của khách hàng hoặc
nhận được thông tin về lô hàng khách muốn gửi là lúc hẹn giờ lấy hàng. Thông tin
nhận được ghi nhận là hợp lệ khi có đầy đủ thông tin về địa điểm gửi hàng (đầy đủ số
nhà, đường, phường, quận), các thông tin về hàng hóa như tên hàng, kích thước, trọng
lượng, số lượng. 

Sau đó, nhân viên sẽ phải hẹn giờ lấy hàng thông qua tổng đài của công ty. Thời
gian mà nhân viên hẹn với khách hàng sẽ bao gồm ngày lấy hàng và thời điểm tương
ứng tùy thuộc vào gói cước và toàn trình đơn hàng là: trước 11h30 hoặc trước 18:30.
Khi hẹn giờ lấy hàng, yêu cầu khách hàng đóng gói hàng hóa hoặc bán thêm các dịch
vụ đóng gói và cấp mã AWB cho khách hàng để theo dõi.

Sau khi xác minh thông tin đơn hàng và thông báo với khách hàng các điều
khoản, nhân viên sẽ cập nhật thông tin lên hệ thống của DHL. Dựa vào những thông
tin như thời gian, địa điểm, khối lượng hàng hóa, hệ thống sẽ đưa ra lộ trình lấy hàng
cho bộ phận nhân viên vận chuyển và hàng hóa sẽ được chuyển đến từng nhân viên
tương ứng. Lúc này, bước đầu tiên của quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại
đường hàng không của công ty DHL sẽ được hoàn thành.

2.2.2.2Nhận hàng

Sau khi nhận được thông tin từ phía khách hàng, phía DHL sẽ sắp xếp lịch trình
để tới lấy hàng. Phía DHL dựa vào phạm vi địa bàn của khách hàng để tạo các tuyến
đường tối ưu tỏa đi khắp khu vực. Mỗi tuyến đường sẽ có các chuyến xe với mã số
riêng quy định để lấy hàng với yêu cầu thời gian lấy hàng ở mỗi vị trí không được
vượt quá 15 phút. 

Nhân viên khi tới lấy hàng sẽ yêu cầu công ty khách hàng cung cấp bộ chứng từ
hàng xuất. Bộ chứng từ không nhất thiết phải có đầy đủ các loại chứng từ mà còn tùy
thuộc vào loại hàng hóa và những quy định của nước nhập khẩu. Bộ chứng từ được coi
là hợp lệ nếu tất cả nội dung đều giống với nhau như: tên, địa chỉ, số điện thoại, tên
hàng, cảng bốc, cảng dỡ, điều kiện thanh toán, số chuyến bay,… Công việc kiểm tra
bộ chứng từ vô cùng quan trọng bởi nếu có sự sai lệch hoặc không hợp lệ giữa các
chứng từ thì hải quan sẽ không chấp nhận đăng ký tờ khai và việc điều chỉnh lại chứng
từ sẽ rất mất thời gian và chi phí.

Sau khi kiểm tra hoàn tất, nhân viên sẽ lấy mã số AWB của lô hàng, cập nhật lên
hệ thống bằng máy Scan tay (Escan), hệ thống CIS.tpx của công ty DHL sẽ tự động
hiển thị thông tin hàng hóa đã được lấy bao gồm khu vực nhận hàng và ngày, giờ nhận
hàng đồng thời yêu cầu khách hàng ký xác nhận đã giao bộ chứng từ lên máy Scan.
Thủ tục nhận hàng lúc này xem như đã hoàn thành.

2.2.2.3Khai thác hàng đi tại khu vực trung tâm dịch vụ

Sau khi hàng về tới Trung tâm dịch vụ, nhân viên của DHL sẽ cập nhật thông tin
lên hệ thống để thông báo tới bên khách hàng rằng lô hàng đã được mang về bằng cách
truy cập vào hệ thống CIS.tpx, điền số AWB của lô hàng và thay đổi thông tin. Lúc
này, bên cạnh thông tin hàng hóa đã được nhận sẽ có thông tin: Processed  có nghĩa
hàng đã được mang về trung tâm dịch vụ khách hàng.

Nhân viên DHL tiếp tục kiểm tra hàng hóa để xem hàng có cần gia cố cho chắc
chắn hay không, đồng thời kiểm tra lại lần nữa bộ chứng từ.

Khi thực hiện xong tất cả các bước trên, hàng sẽ được gom lại và chất lên Pallet
để mang đến Trung tâm khai thác. Tất cả quá trình xếp hàng, chuyển hàng đều sẽ được
cập nhật lên hệ thống, thông báo hàng đã rời khỏi trung tâm dịch vụ. Khách hàng khi
kiểm tra sẽ thấy thông tin hiển thị của lô hàng tại chương trình  Cis.tpx là DF – có
nghĩa hàng đã được mang khỏi Trung tâm dịch vụ và đang được gửi đến Trung tâm
khai thác.
2.2.2.4Khai thác hàng đi tại khu vực trung tâm khai thác

Tại trung tâm khai thác, hàng hóa sẽ trải qua quy trình 3 bước như sau:

Bước 1: Hải quan kiểm tra chứng từ

Trước khi được đưa tới trung tâm khai thác, hàng hóa sẽ được hải quan kiểm tra
sơ bộ bộ chứng từ. Điều này được thực hiện để giảm thiểu thời gian của quá trình hàng
hóa được đưa đến trung tâm khai thác, sẽ có những lô hàng phải giữ lại tại hải quan và
được kiểm tra, những lô hàng còn lại sẽ được tiếp tục trên con đường đến trung tâm
khai thác. 2 loại hồ sơ thường được dựa vào để kiểm tra gồm có:

- Bảng kê hàng chi tiết hàng hóa không có thuế 

- Tờ khai hải quan và bộ chứng từ kèm theo

Bước 2 Chuyển hàng vào trung tâm

Sau khi tới nơi tại trung tâm khai thác, hàng hóa sẽ được đưa lên máng phân
luồng để bước tới bước xuất khẩu. Các lô hàng phải giữ lại để kiểm tra sẽ được lưu
kho miễn phí, nhưng sau 3 ngày, nếu lô hàng vẫn không được thông qua thì lô hàng sẽ
được trả lại cho người gửi.

Một trong những loại lô hàng thường cần kiểm tra là những lô hàng văn hóa
được định dạng vật lý như sách báo, chứng từ, tài liệu hoặc được định dạng điện tử
thông qua các thiết bị lưu trữ như ổ cứng, điện thoại,… Nếu hàng hóa bị giữ lại, nhân
viên tại trung tâm sẽ phải cập nhật các thông tin sau:

- Cập nhật lý do giữ lại hàng trên hệ thống qua chương trình Gop.tpx.

- Cập nhật thông tin của lô hóa phải lưu kho qua chương trình Hic.tpx.

Bước 3: Phân luồng vận tải

Nhân viên sẽ sàng lọc lại các lô hàng sau khi các lô hàng được đưa lên các băng
vận chuyển. Tại đó, nhân viên sẽ sàng lọc thêm 1 lần nữa và bắt đầu quá trình xuất
khẩu hàng hóa sang quốc gia điểm đến. Thông qua Destination Code – mã code của
khu vực nước nhận trên mỗi AWB, nhân viên có thể nhanh chóng sàng lọc tại máng
phân loại hàng hóa.

2.2.2.5Giải đáp thắc mắc cho khách hàng và các yêu cầu khác
 Trong một số trường hợp, hàng hóa sẽ không thể xuất khẩu do bị giữ lại ở hải
quan. Lúc này công ty sẽ có trách nhiệm thông báo lại với khách hàng và tìm phương
án để giải quyết.

Thông tin về lô hàng bị lỗi được nhân viên kỹ thuật cập nhật vào 2 chương trình
Gop.tpx và Hic.tpx. Sau đó, thông tin này sẽ được gửi đến bộ phận chăm sóc khách
hàng để nhân viên liên hệ với khách hàng, thông báo về lỗi và tìm cách khắc phục.
Những lỗi thường mắc phải sẽ là sai sót về tên hàng, số lượng hàng hóa, thông tin kê
khai không khớp với tờ khai hoặc do thiếu các giấy phép xuất khẩu. Tùy thuộc vào lỗi
mắc phải, nhân viên có thể yêu cầu khách hàng cung cấp thêm thông tin hoặc các giấy
tờ, chứng từ tương ứng để có thể tiếp tục quá trình xuất khẩu. 

Nếu khách hàng cung cấp các thông tin hoặc chứng từ cần thiết, nhân viên sẽ
thực hiện lại việc thông quan xuất khẩu lô hàng. Khi lô hàng được xuất khẩu thành
công, công ty sẽ hoàn thành quy trình xuất khẩu hàng hóa của mình.