Trước khi lái xe lấy hàng ra khỏi kho để chở về kho riêng của khách, phải

kiểm tra tình trạng của hàng hóa.

Khi hàng đã được vận chuyển tới kho riêng của bên nhập khẩu, nhân
viên giao nhận sẽ ký xác nhận vào biên bản giao nhận hàng hóa và ghi rõ nội
dung đã nhận đủ số lượng.
Bước 9: Quyết toán và thanh lý hợp đồng
Cuối cùng, sau khi hoàn thành việc giao hàng đến người nhận, nhân
viên kế toán của công ty sẽ lập bản kê công nợ, tổng hợp các chi phí và hóa
đơn, gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán lại cho công ty.
2.3.2. Quy trình giao nhận lô hàng vải dệt thoi nhập khẩu LCL của công
ty Cổ Phần Giao Nhận Hàng Hóa TNN
2.3.2.1. Giới thiệu chung về lô hàng
- Tên hàng: GẦU TẢI NHỰA MODEL HDPE và BU LÔNG MẠ KẼM
- Tổng trọng lượng: 269 KGM
- Thể tích: 1.440 CBM
- Số lượng: 1 Pallet
- Tổng trị giá hàng hóa: 635 USD
- Cảng đi: SHANGHAI, CHINA
- Cảng đến: NAM DINH VU, HAIPHONG, VIETNAM
- Địa điểm lưu kho: CFS CTY VIDIFI DHAI
- Số container/ số chì: TRHU4103768/SJJC881140
- Tên tàu chuyên chở: JJ SUN 2331S
- Đến ngày : 20230815
- Đến cảng : HAI PHONG
- Kho hàng: KHO CFS CTY VIDIFIDHAI(KMG) - 03EEC16
Người xuất khẩu: ZHENJIANG SANWEI CONVEYING EQUIPMENT
CO., LTD.

23
Địa chỉ: NO.1, PANZONG ROAD, ZHENJIANG,JIANGSU,CHINA
Người nhập khẩu: Công Ty TNHH Hồng Phúc Thắng
Địa chỉ: Số 40 Đường Kim Giang, Phường Kim Giang, Quận Thanh Xuân,
Thành phố Hà Nội
2.3.2.2. Trách nhiệm của các bên liên quan
Phân chia trách nhiệm trên hợp đồng mua bán theo điều kiện Incoterm:
 Người xuất khẩu (Wujiang Pengnuo Textile Co., LTD)
 Book chỗ
 Thanh toán phí Local charges tại đầu cảng xếp
 Thanh toán phí xếp hàng tại kho người bán, hạ hàng tại kho CFS và chi phí
vận tải từ kho riêng về kho CFS
 Cung cấp các giấy tờ xuất khẩu cần thiết: C/O, Packing List, Hợp đồng mua
bán
 Thanh toán chi phí mở tờ khai hải quan hàng xuất (kiểm hóa nếu có).
 Người nhập khẩu (Công Ty TNHH Hồng Phúc Thắng)
 Trả phí cước biển
 Trả chi phí local charges tại đầu cảng đến
 Trả chi phí mở tờ khai hải quan hàng nhập (kiểm hóa nếu có)
 Thanh toán phí bốc hàng từ kho CFS lên xe để chở về kho riêng
 Chịu chi phí vận chuyển lấy hàng từ kho CFS về kho riêng
 Chịu chi phí dỡ, xuống hàng tại khi hàng về kho riêng.
2.3.2.3. Diễn giải quy trình
Bước 1: Ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận
Công ty Cổ Phần Giao Nhận Hàng Hóa TNN sau khi tiếp nhận nhu cầu
nhập khẩu của khách hàng thì tiến hành xem xét, báo giá, hai bên thỏa thuận,
đàm phán thành công với Công Ty TNHH Hồng Phúc Thắng, sau đó ký kết

24
hợp đồng. Công ty Cổ Phần Giao Nhận Hàng Hóa TNN phải tiến hành liên
lạc yêu cầu bên nhập khẩu chuyển các chứng từ cần thiết cho việc nhập khẩu
lô hàng và thực hiện đúng theo hợp đồng giao nhận.
Bước 2: Nhận và kiểm tra chứng từ
Sau khi ký kết hợp đồng, bên xuất khẩu sẽ cung cấp các bản chứng từ
cần thiết cho bên nhập khẩu. Sau đó, đối tác sẽ gửi các chứng từ này đến
Phòng chứng từ của công ty để đối chiếu số liệu giữa hóa đơn, hợp đồng, và
các giấy tờ có liên quan. Nhân viên sẽ xem xét về mặt hàng, khối lượng, số
lượng, chủng loại, sau đó xem đến cảng dỡ hàng, thời gian tàu đến rồi mới
đến các thông tin khác như số chuyến, số vận đơn và số container. Công ty sẽ
dùng các chứng từ này cho hoạt động giao nhận lô hàng. Bộ chứng từ mà
Công ty Công ty Cổ Phần Giao Nhận Hàng Hóa TNN nhận được bao gồm:
- Vận đơn đường biển: Bill of Lading (Phụ lục 4)
- Hóa đơn thương mại: Commercial Invoice (Phụ lục 2)
- Phiếu đóng gói: Packing list (Phụ lục 3)
- Giấy chứng nhận xuất xứ: C/O Form E
Ngoài ra, công ty nhập khẩu gửi giấy giới thiệu chưa đề tên người được
giới thiệu, có chữ kí giám đốc và đóng dấu của bên nhập khẩu là Công Ty
TNHH Hồng Phúc Thắng. Song song với kiểm tra chứng từ, nhân viên chứng
từ cần kiểm tra lại lịch tàu cũng như thời gian dự kiến tàu đến trên website
hoặc liên hệ trực tiếp với người gom hàng lẻ để cập nhật và xác nhận thông
tin cần thiết. Nếu có bất kỳ thông tin gì bất thường phải báo ngay cho khách
hàng chỉnh sửa để tránh những sai sót khi khai hải quan điện tử.
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng
 Lấy lệnh giao hàng tại đại lý người gom hàng lẻ
Công Ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh (người gom hàng lẻ) mà bên
xuất khẩu chỉ định đứng ra giao dịch với bên nhập khẩu, sẽ chịu trách nhiệm

25
lấy lệnh tại hãng tàu để chuyển cho Công ty Cổ Phần Giao Nhận Hàng Hóa
TNN. Trước khi tàu đến một ngày, Công Ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh sẽ
gửi thông báo hàng đến cho Công ty Cổ Phần Giao Nhận Hàng Hóa TNN đến
lấy lệnh và đính kèm thêm số tiền lấy lệnh phải trả để nhân viên hiện trường
tạm ứng lên Công Ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh. Nhân viên hiện trường
mang theo:
- Giấy giới thiệu do công ty Cổ Phần Giao Nhận Hàng Hóa TNN phát
hành có đóng dấu của công ty và chữ ký giám đốc
- Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) do Công Ty TNHH Toàn Cầu
Khải Minh phát hành (Phụ lục 6)
- Vận đơn: House Bill of Lading.
Đến Công Ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh, bộ phận kế toán của công
ty sẽ lên hóa đơn cho lô hàng đó. Nhân viên hiện trường thanh toán các khoản
chi phí có liên quan đến lô hàng như trên Arrival Notice. Sau khi hoàn tất
việc nộp tiền, Công Ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh sẽ gửi trả D/O (Delivery
Order) gốc, 1 House Bill của Công Ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh cho nhân
viên lấy lệnh của công ty Cổ Phần Giao Nhận Hàng Hóa TNN. Cùng lúc đó
container chứa lô hàng sẽ được chuyển về kho GLC để khai thác.
Bước 4: Truyền dữ liệu qua phần mềm khai báo hải quan
Sau khi nhận được thông tin về lô hàng và nhà nhập khẩu đã gửi đủ bộ
chứng từ cần thiết đến bộ phận giao nhận của công ty, nhân viên khai Hải
quan sẽ dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS 5 để truyền dữ liệu
lên tờ khai qua mạng. Thông tin truyền trên hệ thống dựa vào các chứng từ
sau:
- Phiếu đóng gói
- Hóa đơn thương mại
- Vận đơn đường biển

26
 - Giấy báo hàng đến
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O).
Vì khách hàng giữ chữ ký số nên nhân viên khai Hải quan sử dụng
Team Viewer để truyền tờ khai trên máy khách hàng. Sau khi truyền thành
công, hệ thống mạng của hải quan thông báo số tờ khai là: 105654081740 và
phân vào luồng vàng. (Luồng vàng: Phải kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm
tra thực tế hàng hóa) Trong trường hợp này, Công ty Cổ Phần Giao Nhận
Hàng Hóa TNN chỉ cần mang các loại chứng từ liên quan đến Chi cục Hải
quan để Hải quan kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa sẽ được thông quan qua
cảng.
Bước 5: Làm thủ tục thông quan hàng hóa
Bộ hồ sơ hải quan bao gồm:
- Giấy giới thiệu do công ty Công Ty TNHH Hồng Phúc Thắng phát
hành có chữ ký giám đốc và con dấu của công ty
- Giấy ủy quyền của Công Ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh
- Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông báo kết quả phân luồng)
- Vận đơn đường biển: B/L
- Hóa đơn thương mại: Commercial Invoice
- Chứng nhận xuất xứ: C/O Form E
- Hóa đơn giá trị gia tăng: VAT Invoice
Nhân viên hiện trường cầm bộ chứng từ trên đến Chi cục Hải quan
cảng Đình Vũ đến bàn nộp lệ phí Hải quan. Nhân viên Hải quan sẽ ký xác
nhận đã nộp lệ phí trên giấy giới thiệu. Sau đó đem bộ hồ sơ nộp tại bàn Hải
quan để phân hồ sơ. Cán bộ Hải quan ở bàn phân hồ sơ sẽ có trách nhiệm
phân hồ sơ đến cán bộ Hải quan tiếp nhận. Hải quan tiếp nhận bắt đầu kiểm
tra hồ sơ. Nếu giấy tờ đã đầy đủ và không có gì sai sót thì cán bộ Hải quan
tiếp nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ ra Hải quan bóc tờ khai, nhân viên nộp tiền phí

27
Hải quan, thuế nhập khẩu xong rút tờ khai thông quan về. Hồ sơ khai báo Hải
quan sẽ được Hải quan lưu trữ.
Bước 6: Đóng phí sử dụng tiện ích công trình, cảng biển
Phí sử dụng công trình, kết cấu hạ tầng, công trình dịch vụ, tiện ích
trong khu vực (gọi tắt là phí hạ tầng cảng biển) được Hải Phòng thu thêm áp
dụng tại khu vực cửa khẩu cảng biển Hải Phòng bắt đầu từ ngày 01/01/2017.
Loại phí này tương đối cao nên đã gây ra nhiều khó khăn cho các công ty xuất
nhập khẩu phải bỏ thêm một khoản tiền nữa để được thông quan hàng hóa.
Nhân viên hiện trường sẽ tiến hành đóng phí online qua ứng dụng ngân hàng
trên điện thoại di động. Chỉ cần vào ứng dụng, đi đến phần đóng phí hạ tầng
cảng biển, điền các thông tin cần thiết như mã doanh nghiệp, số tờ khai, ngày
làm tờ khai, mã cảng,... sau đó thanh toán số tiền 18,200 VND.
Bước 7: Đổi lệnh lấy hàng tại kho CFS
 Ký Hải quan giám sát tại kho
Nhân viên hiện trường cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mang
đến bàn Hải quan giám sát ở kho CFS GLC, bao gồm:
- Mặt 1 tờ khai Hải quan đã thông quan
- Phiếu mã vạch Hải quan
- Tờ khai phí cơ sở hạ tầng có đóng dấu “đã thu tiền” của điểm thu phí.
Nhân viên hiện trường sẽ mang tất cả các chứng từ nêu trên đến bàn
Hải quan giám sát để lấy thứ tự. Khi tới lượt mình, nhân viên đưa tờ mã vạch
Hải quan xin đóng dấu. Cán bộ Hải quan giám sát sẽ quét mã vạch rồi đóng
dấu.
 Đổi lệnh kéo hàng
Nhân viên đi lấy lệnh chuẩn bị các chứng từ cần thiết bao gồm:
- Giấy giới thiệu có dấu của công ty nhập khẩu
- CMND photo của người đi lấy lệnh

28
 - Phiếu mã vạch hải quan đã có chữ ký của Hải quan giám sát
- 2 lệnh giao hàng D/O (1 lệnh do Công Ty TNHH Toàn Cầu Khải
Minh phát cho Công ty Cổ Phần Giao Nhận Hàng Hóa TNN, 1 lệnh công ty
Cổ Phần Giao Nhận Hàng Hóa TNN phát cho Công Ty TNHH Hồng Phúc
Thắng). Nhân viên hiện trường sẽ mang tất cả các chứng từ nêu trên đặt tại
quầy kiểm tra chứng từ để lên hóa đơn. Khi cảng gọi đến tên khách hàng thì
vào giao dịch. Sau khi thanh toán tiền phí dịch vụ tại kho xong, nhân viên
giao nhận sẽ nhận được phiếu xuất kho có đóng dấu và hóa đơn thu tiền.
Bước 8: Vận chuyển hàng về kho (công ty thuê ngoài dịch vụ vận tải)
Sau khi đã hoàn thành các bước trên, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với
bộ phận vận tải (lái xe), giao lại cho lái xe phiếu xuất kho. Lái xe cầm các
giấy tờ đến kho lấy hàng. Trước khi lái xe lấy hàng ở kho để chở về kho riêng
của khách, phải kiểm tra tình trạng của hàng hóa. Lái xe liên hệ với chủ hàng
(người nhận hàng) để xác nhận lại thời gian và địa điểm giao hàng. Khi hàng
đã được vận chuyển tới kho riêng của Công Ty TNHH Hồng Phúc Thắng,
chủ hàng sẽ bố trí nhân viên kho kiểm tra hàng và bố trí trang thiết bị để dỡ
hàng ra khỏi xe. Sau khi hoàn tất việc nhận hàng, nhân viên giao nhận sẽ ký
xác nhận vào biên bản giao nhận hàng hóa và ghi rõ nội dung đã nhận đủ
hàng, tình trạng hàng tốt.
Bước 9: Quyết toán và thanh lý hợp đồng
Cuối cùng, sau khi hoàn thành việc giao hàng cho khách hàng, Nhân
viên kế toán của công ty sẽ lập bản kê công nợ, tổng hợp chi phí và các hóa
đơn và gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán cho công ty. Nhân viên kế toán
lập bảng thanh toán cho Công ty TNHH Hồng Phúc Thắng.

29
30