Mục lục

Xuất khẩu Nhập khẩu

1. Xin giấy phép xuất khẩu 1. Làm thủ tục nhập khẩu
2, Thực hiện những công 1 Thực hiện những công việc
việc ở giai đoạn đầu của ở giai đoạn đầu của khâu
khâu thanh toán thanh toán

3. Chuẩn bị hàng hóa để xuất 3. Thuê phương tiện vẩn tại

khẩu
4. Kiểm tra hàng hóa xuất
khẩu
5, Thuê phương tiện vận
tải
6, Làm thủ tục hải quan
7, Mua bảo hiểm cho
hàng hóa xuất khẩu
8, Giao hàng cho người
vận tải
9, Lập bộ chứng từ
thanh toán
10, Khiếu nại và giải
quyết khiếu nại
4, Mua bảo hiểm cho
hàng hóa xuất khẩu
5, Làm thủ tục hải quan
6, Thanh toán
7. Làm thủ tục nhập
khẩu
8. Kiểm tra hàng nhập
khẩu
9. Khiếu nại
10 ,Thanh lý hợp đồng
 I. Tổ chức hợp đồng xuất khẩu

1. Xin giấy phép xuất khẩu cho hàng hoá

Để biết hàng hoá cần phải xin giấy phép xuất khẩu hay không?
Xác định tên gọi, HS code hàng hóa
Xác định tên gọi ( mô tả hàng hoá)
 hàng hoá đang chịu sự quản lý kiểm soát của bộ nào? ( Bộ NNPTNT, Bộ Công
Thương, Bộ Khoa Học Công Nghệ, …) Ví dụ như hạt điều chịu sự quản lý của
bộ NNPTNT xem có cần xin giấy phép xuất khẩu không? ( giấy chứng nhận
kiểm dịch, giấy phun trùng, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy giám định chất lượng
, số lượng hàng hoá ….)
 hàng hoá có phải xin giấy phép xuất khẩu không? Theo PL3 - NĐ 69/2018/ TT
của các bộ
 hàng hoá có phải là hàng hoá cấm xuất khẩu ? Theo PL1 - NĐ 69/2018
 hàng hoá cho các chính sách ban ngành xuất khẩu không?
HS Code là mã phân loại hàng hoá được quốc tế quy chuẩn dựa trên Công ước HS, dùng
để xác định thuế suất xuất nhập khẩu hàng hoá
Mục đích : trở thành ngôn ngữ chung cho hàng hoá, là công cụ không thể thiếu trong
hợp đồng thương mại quốc tế, xác định thuế hải quan, nguồn gốc hàng hoá, kiểm soát
cửa khẩu, hạn ngạch, ….
Điều kiện để tra HS code là phải biết chính xác mô tả về loại hàng hoá bao gồm (
tên, cấu tạo, xuất xứ, mục đích, …)
Cách tra cứu HS code hàng hoá - tra cứu trên word, excel - biểu thuế XNK
áp dụng với từng năm - tra cứu trên các trang web online như Hải Quan Việt Nam, Cơ
sở dữ liệu pháp lý CASEAW,..
Dùng HS code của hàng hoá để tra xem thuế xuất khẩu của hàng hoá là bao nhiêu
? Tra trên biểu thuế bản hiện hành mới nhất
2. Kiểm tra thanh toán của khách hàng trước khi tiến hành xuất khẩu
 Thanh toán bằng TT trả trước : nhắc nhở người mua chuyển tiền đầy đủ và đúng
hạn ( người bán sẽ gửi chứng từ bao gồm hoá đơn chiếu lệ + booking cho khách
hàng) . Chờ ngân hàng báo có mới tiến hàng giao hàng
  Thanh toán bằng LC: Nhắc nhở người mua mở L/C, kiểm tra khả năng uy tín của
ngân hàng bảo lãnh khả năng thanh toán cho người mua, khi nhận được LC từ
ngân hàng thì phải kiểm tra lại LC có chính xác chưa theo điểu khoản chứng từ
trong hợp đồng
 Thanh toán bằng CAP: Nhắc người mua mở tài khoản tín thác đúng theo yêu
cầu, khi tài khoản đã được mờ cần lỉên hệ với ngân hàng đề kiềm tra điều kiện
thanh toán, cần đặc biệt chú ý: tên các chứng từ cần xuất trình, người cấp, số
bản… Kiểm tra xong, nếu thấy phù hợp mới tiến hành giao hàng.
3. Chuẩn bị hàng hoá và kiểm tra hàng hoá xuất khẩu
 Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù
hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy
định trong hợp đồng thương mại quốc tế.
 Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu là công việc cần thiết, là sự tiếp tục quá trình các
công đoạn thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế, kiểm tra mức độ phù hợp của
hàng hoá xuất khẩu so với yêu cầu đã đề ra trong hợp đồng thương mại quốc tế.
Sự phù hợp ở đây là phù hợp về chất lượng, bao bì, số lượng,...
Trước khi giao hàng người có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về chất lượng, số lượng,
trọng lượng bao bì,...
Kiểm tra hàng xuất khẩu có tác dụng:
 Thực hiện trách nhiệm của người xuất khẩu trong thực hiện hợp đồng
thương mại quốc tế, từ đó đảm bảo uy tín của nhà xuất khẩu cũng như
đảm bảo tốt mối quan hệ buôn bán trong thương mại quốc tế.
 Ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu dẫn đến các khuyết tật, đổi hàng mới,
giao hàng bù, hạ giá,... làm giảm hiệu quả của hoạt động xuất khẩu.
 Phân tích được trách nhiệm của các bên trong quá trình xuất nhập khẩu,
đảm bảo được quyền lợi của khách hàng và của người xuất khẩu.
Việc kiểm tra hàng hoá xuất khẩu thực hiện ở hai cấp:
 Ở cơ sở: Việc kiểm tra ở cơ sở giữ vai trò quan trọng quyết định và có tác dụng
triệt để nhất.
Nội dung kiểm tra thường là:
 Kiểm tra về chất lượng.
  Kiểm tra số lượng và trọng lượng.
 Ở các cửa khẩu:
Trước khi bốc hàng lên phương tiện vận tải, người xuất khẩu phải kiểm tra lại
hàng hóa. Việc kiểm tra hàng hóa có thể do các lý do sau:
 Thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở.
 Trong nhiều trường hợp theo quy định của Nhà nước, một số mặt hàng
khi xuất khẩu phải kiểm tra nhà nước về mặt chất lượng.
 Hoặc theo yêu cầu của người Mua (đã được quy định trong hợp đồng)
người xuất khẩu phải mời các cơ quan giám định độc lập để tiến hành
giám định hàng xuất khẩu.

4. Thuê phương tiện vận tải (nếu người xuất khẩu bán hàng theo điều kiện nhóm
C, D )
Căn cứ vào hợp đồng thương mại, khối lượng đặc điểm hàng hoá, điều kiện vận tải
để thuê phương tiện vận tải
Các phương thức vận tải chính hiện nay gồm có : đường biển, đường hàng không, đường
bộ, đường sắt, đường ống
Tuy nhiên có thể nói vận tải biển đóng vai trò quan trọng nhất trong vận chuyển hàng
hóa ngoại thương, chiếm tới khoảng 80% khối lượng hàng hóa trong buôn bán quốc tế.
Có 2 phương thức thuê tàu ( đường biển)
 Thuê tàu chợ
 Thuê tàu chuyến
Có 2 loại hình hàng hoá là FCL và LCL
- FCL (Full Container Load) là xếp hàng nguyên container, người gửi hàng và người
nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng và dỡ hàng khỏi container. Khi người gửi
hàng có khối lượng hàng đồng nhất đủ để chứa đầy một container hoặc nhiều container,
người ta thuê một hoặc nhiều container để gửi hàng.
- LCL (Less than Container Load) là cách thức vận chuyển hàng hoá khi chủ hàng không
đủ hàng để đóng nguyên một container, mà cần ghép chung với một số lô của chủ hàng
khác. Khi đó, công ty dịch vụ sẽ kết hợp nhiều lô hàng lẻ (LCL shipments), sắp xếp,
phân loại và đóng chung vào container, sau đó thu xếp vận chuyển từ cảng xếp tới cảng
đích. Việc kết hợp đóng chung như vậy gọi là gom hàng, hay consolidation.
So sánh hàng FCL và LCL
- Chi phí vận chuyển: LCL có cước phí đắt hơn FCL và được tính theo giá cước của
mỗi khối hàng hoặc trọng lượng hàng. Chưa kể nhiều chi phí của hàng lẻ được cố định
bất kể trong container đó có nhiều hay ít hàng. Tuy nhiên so với việc vận chuyển đường
air thì hình thức gửi hàng LCL vẫn tiết kiệm hơn cho chủ hàng.
- Quy trình vận chuyển: Quy trình vận chuyển của hàng LCL phức tạp và mất nhiều
thời gian hơn hàng FCL. Người gom hàng phải kiểm đếm lô hàng lẻ khác nhau của các
chủ hàng khác nhau, thực hiện hàng loạt chứng từ chỉ cho một container hàng sau đó
sắp xếp để giao cho từng chủ hàng. Trong quá trình thông quan, vì trục trặc của một lô
hàng nào đó mà có thể ảnh hưởng đến toàn bộ khách hàng có hàng trong container đó
khiến cho thời gian nhân hàng bị trì hoãn.
- Rủi ro đối với hàng hóa: Hàng LCL làm tăng rủi ro đối với hàng hóa hơn hàng FCL
vì dễ xảy ra hư hỏng, nhiễm mùi, thất lạc hàng hóa khi có nhiều loại hàng hóa đóng
chung trong một container.
=> Từ những thông tin trên chọn làm phương thức vận tải là đường biển và hàng FCL
- Quy trình thuê phương tiện vận tải
Đường biển : Hàng FCL
Có 2 cách book tàu qua hãng tàu hoặc công ty forwarder
 Book trực tiếp qua hãng tàu trên website
 Gửi email cho các công ty forwarder để realease booking confirmtion
Trước khi book kiểm tra tình trạng hàng hoá
Nội dụng viết email
 Ngày tàu chạy ( theo điều kiện hàng hoá đã sẵn sàng, điều kiện giao hàng)
 tên hàng
 số lượng cont ( cont 20’, 40’, cont lạnh, cont khô) hàng FCL
 số kiện, kg, CBM hàng LCL
 Cảng bốc hàng
 Cảng dỡ hàng
 Các yêu cầu khác….
Sau khi nhận được email cty forwarder/ hãng tàu sẽ phát hành booking confirmation
Kiểm tra và xác nhận lại booking confirmation
 nơi cấp cont, thời gian được lấy cont rỗng
 nơi hạ bãi, thời gian hạ bãi ( closing time)
 Ngày tàu chạy, ngày truyền SI/VGM
 cảng hạ , cảng bốc, cảng dỡ, giao hàng
 Số lượng và loại cont
 Tên hàng hoá, …
5. Khai báo tờ khai hải quan xuất khẩu
Phải được thực hiện trước khi hạ hàng vì hải quan không thông quan tờ khai thì
không hạ hàng được
Khai báo thủ tục hải quan là những thủ tục bắt buộc tại cửa khẩu, cảng biển, cảng
hàng không, cho phép hàng hoá, phương tiện vận tải được phép xuất/nhập khẩu ra khỏi
biên giới quốc gia VN hoặc ra khỏi các khu vực đặc biệt được hải quan quản lý
Mục đích của việc khai báo hải quan
 quản lý hàng hoá, đảm bảo hàng hoá ra vào lãnh thổ VN không thuộc
trong các danh mục hàng hoá cấm xuất
 nhà nước dễ dàng tính và thu thuế
Quy trình khai báo hải quan
- Chuẩn bị Bộ chứng từ cần có để khai báo hải
quan
 booking confirmation
 sale contract
 invoice
 packing list
 cont/seal no
 VGM
- Khai và truyền tờ khai hải quan xuất khẩu hàng
hoá
Thực bước này trên phần mềm khai báo hải quan VNACCS ECUS
6. Xử lý đối với các trường hợp phân luồng hải quan
Sẽ có 3 trường hợp xảy ra: tờ khai sẽ đươc phân luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ
 luồng xanh: trình mã vạch và tờ khai thông quan cho bộ phận vào sổ tàu
( FCL) để đối chiếu xác nhận tờ khai là hoàn tất thủ tục thông quan
 luồng vàng: Trình bộ hồ sơ gồm tờ khai hải quan xuất khẩu, hoá đơn
thương mại hoặc các chứng từ có giá trị tương đương
Chờ hải quan kiểm tra hồ sơ:
 hồ sơ đúng - hải quan sẽ thông quan
 hồ sơ sai - hải quan sẽ yêu cầu khai bổ sung, có thể nộp phạt lỗi sai- nộp
phạt- khai bổ sung - thông quan
Sau khi đóng hàng xong, cont được di chuyển đến cảng hạ theo hướng dẫn trên booking
confỉm, sau khi cont được hạ và đóng tiền hạ cont, cần mã vạch và tờ khai thông quan
xuất để vô sổ tàu - nhận được phiếu đk tàu xuất - hoàn thành thủ tục thông quan xuất
khẩu
 luồng đỏ: chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ giống như luồng vàng để cơ quan hải
quan kiểm tra chi tiết hồ sơ, chuẩn bị các điều kiện để kiểm tra thực tế
hàng hoá
Bộ phận kiểm hoá sẽ xem xét hồ sơ để quyết định mức độ kiểm hoá llà bao nhiêu phần
trăm
Có 3 mức độ kiểm tra thực tế căn cứ theo TT 112/2005/TT-BTC
 kiểm tra toàn bộ lô hàng
 kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu phát hiện vi phạm sẽ kiểm tra cho đến
khi kết luận được mức độ vi phạm
 kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu phát hiện vi phạm sẽ kiểm tra cho đến
khi kết luận được mức độ vi phạm
Cán bộ kiểm hoá sẽ đưa ra đánh giá và quyết thông thông quan cho hàng hoá xuất khẩu.
Khi có quyết định thông quan và được cấp mã vạch các bước riếp theo như luồng vàng
7.Tổ chức giao nhận hàng cho phương tiện vận tải
Đường biển
Lập kế hoạch ngày đóng hàng, ngày kéo container rỗng về kho công ty, ngày hạ bãi.
 tránh phát sinh phí lưu rơ móc của bên vận tải
 phí detention, demurrage
  thời gian hàng hoá sẵn sàng đóng vô cont
 thời gian truyền chứng từ cho hãng tàu để tránh phát sinh phí khi truyền
trễ chứng từ
 thời gian khai báo hải quan
 thời gian hạ cont tại bại
 thời gian làm kiểm hoá, giám định hàng hoá,
Chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho container hạ bãi
7.1 Các chứng từ cần thiết cho container hạ bãi bao gồm:
-Phiếu giao container (Delivery order): Là giấy tờ chứng nhận việc giao container từ
đơn vị cho khách hàng. Nó sẽ được đính kèm trên container và cần thiết cho việc hạ bãi.
-Phiếu thu (Receipt): Là giấy tờ chứng nhận việc nhận container từ khách hàng. Nó sẽ
được ký kết khi container được hạ bãi và trả về cho đơn vị.
-Biên bản kiểm tra (Inspection report): Là giấy tờ chứng nhận việc kiểm tra container
trước khi hạ bãi. Biên bản này sẽ ghi lại tình trạng container, các vết trầy xước hoặc hư
hỏng nếu có.
-Giấy tờ vận chuyển (Transport documents): Là giấy tờ chứng nhận việc vận chuyển
container từ địa điểm gốc đến điểm đến. Các giấy tờ này bao gồm hóa đơn vận chuyển,
vận đơn và bảng điều khiển hàng hóa.
-Giấy tờ bảo hiểm (Insurance documents): Là giấy tờ chứng nhận việc đóng bảo hiểm
cho container trong quá trình vận chuyển và hạ bãi.
- Giấy tờ hải quan (Customs documents): Là giấy tờ cần thiết để đăng ký và kiểm tra
hàng hóa khi nhập khẩu và xuất khẩu container ra nước ngoài.
-Giấy tờ pháp lý (Legal documents): Là giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu container,
giấy phép kinh doanh và các giấy tờ liên quan đến vấn đề pháp lý.
7.2 Truyền SI , VGM ( hàng FCL ) để xác nhận hàng hóa sẵn sàng lên tàu .
- Truyền SI (Shipping Instruction) và VGM (Verified Gross Mass) là hai
chứng từ quan trọng để xác nhận hàng hóa sẵn sàng lên tàu khi vận chuyển hàng FCL
(Full Container Load).
 Shipping Instruction (SI): Đây là chứng từ cung cấp thông tin chi tiết về hàng
hóa, tàu và địa điểm xuất phát và đích đến. SI được cung cấp bởi khách hàng
 hoặc người đại diện cho khách hàng và được gửi đến đơn vị vận chuyển trong
thời hạn quy định. SI cần bao gồm các thông tin sau:
- Tên và địa chỉ của người xuất khẩu và người nhập khẩu
- Tên và số lượng container được vận chuyển
- Tên và mã số tàu
- Cảng xuất phát và đích đến
- Thời gian đóng container và thời gian dự kiến đến nơi đích
- Verified Gross Mass (VGM): Đây là chứng từ xác nhận trọng lượng tịnh của
container bao gồm hàng hóa, bao bì và pallet (nếu có). VGM được cung cấp bởi khách
hàng hoặc đại diện cho khách hàng và nó cần được xác nhận bởi một tổ chức kiểm định
được chấp thuận trước khi container được đóng. VGM cần bao gồm các thông tin sau:
- Tên và địa chỉ của người xuất khẩu và người nhập khẩu
- Tên và số lượng container được vận chuyển
- Trọng lượng tịnh của container, bao gồm hàng hóa, bao bì và pallet (nếu có)
- Ngày và chữ ký của người xác nhận trọng lượng
Việc truyền đầy đủ và đúng các thông tin SI và VGM sẽ đảm bảo quá trình vận chuyển
hàng hóa diễn ra thuận lợi và đúng tiến độ.
7.3 Phát lệnh hạ container sau khi đóng hàng xong :
Việc phát lệnh hạ container sau khi đóng hàng xong là một bước quan trọng nhằm đảm
bảo an toàn cho hàng hóa và giúp quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi. Để phát lệnh
hạ container, bạn cần thực hiện các bước sau:
-Kiểm tra container: Trước khi phát lệnh hạ container, bạn cần kiểm tra container để
đảm bảo rằng nó được đóng chặt chẽ và an toàn. Kiểm tra hàng hóa bên trong container
để đảm bảo không có bất kỳ vật phẩm nào bị rơi hoặc di chuyển.
- Xác nhận thông tin container: Kiểm tra các thông tin container để đảm bảo rằng nó
đang đứng ở đúng vị trí và đúng số container. Xác nhận các thông tin liên quan đến tàu
và cảng để đảm bảo rằng container sẽ được hạ xuống đúng địa điểm.
- Liên hệ với đơn vị hạ container: Sau khi kiểm tra xong, bạn cần liên hệ với đơn vị hạ
container để phát lệnh hạ container. Đơn vị này sẽ gửi đội ngũ nhân viên và thiết bị cần
thiết để hạ container.
- Giám sát quá trình hạ container: Bạn cần giám sát quá trình hạ container để đảm bảo
rằng container được hạ xuống đúng vị trí và an toàn. Theo dõi việc sử dụng thiết bị hạ
container để đảm bảo rằng chúng đang hoạt động đúng cách.
- Xác nhận khi container được hạ xuống: Sau khi container được hạ xuống đúng vị
trí, bạn cần xác nhận với đơn vị hạ container để đảm bảo rằng container đã được hạ
xuống an toàn và đúng địa điểm. Sau đó, bạn có thể tiếp tục quá trình vận chuyển hàng
hóa đến đích.
7.4 Giao hàng cho người vận tải. Xác nhận hàng lên tàu ( vào sổ tàu )
Việc xác nhận hàng lên tàu là quá trình quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa đã được
đưa lên tàu đúng thời điểm và đảm bảo rằng các chứng từ và thủ tục liên quan đến vận
chuyển hàng hóa đã được hoàn thành. Quá trình này bao gồm các bước sau:
- Kiểm tra hàng hóa: Trước khi xác nhận hàng lên tàu, bạn cần kiểm tra xem hàng hóa
đã được đóng gói và chuẩn bị sẵn sàng để được đ lên tàu. Kiểm tra lại số lượng hàng
hóa và đảm bảo rằng chúng được đóng gói chặt chẽ và an toàn.
- Xác nhận thủ tục: Kiểm tra các chứng từ và thủ tục liên quan đến vận chuyển hàng
hóa, bao gồm các chứng từ vận chuyển, thủ tục hải quan và các giấy tờ khác. Đảm bảo
rằng tất cả các chứng từ và thủ tục đã được hoàn tất và chính xác.
- Xác nhận tàu: Xác nhận thông tin về tàu và đảm bảo rằng tàu đã sẵn sàng để đón hàng
hóa. Xác nhận thông tin về tên và mã số tàu, cảng xuất phát và đích đến, thời gian đóng
cửa và thời gian dự kiến đến nơi đích.
- Xác nhận sổ tàu: Điền đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng hóa vào sổ tàu và xác
nhận thông tin này với đại diện của tàu. Sổ tàu là một tài liệu quan trọng cho việc vận
chuyển hàng hóa, nó cung cấp thông tin về hàng hóa, container, tàu và địa điểm xuất
phát và đích đến.
-Xác nhận hàng lên tàu: Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn có thể xác nhận hàng lên
tàu. Đưa container và hàng hóa lên tàu và xác nhận với đại diện của tàu rằng hàng hóa
đã được đưa lên tàu thành công.
8 . Yêu cầu cấp chứng nhận xuất xứ,chứng thư bảo hiểm, phun trùng, kiểm dịch...
( nếu có)
Việc yêu cầu cấp chứng nhận xuất xứ, chứng thư bảo hiểm, phun trùng, kiểm dịch là
các yêu cầu phổ biến trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Các yêu cầu này có thể được
áp dụng tùy thuộc vào loại hàng hóa cụ thể và địa điểm xuất phát và đích đến. Các yêu
cầu này bao gồm các bước sau:
- Chứng nhận xuất xứ: Đây là một tài liệu quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa được
sản xuất và xuất phát từ đâu. Chứng nhận xuất xứ thường được cấp bởi cơ quan chức
năng của quốc gia xuất phát và cung cấp thông tin về nơi sản xuất, ngày sản xuất và
xuất xứ của hàng hóa.
- Chứng thư bảo hiểm: Đây là một tài liệu quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa được
bảo vệ trong quá trình vận chuyển. Chứng thư bảo hiểm thường được cấp bởi công ty
bảo hi hóa và mức độ bảo hiểm được cung cấp.
Chứng chỉ bảo hiểm xuất khẩu có thể bao gồm nhiều loại bảo hiểm khác nhau, tùy thuộc
vào yêu cầu của khách hàng và quy định của đất nước xuất khẩu. Những loại bảo hiểm
thường được bao gồm trong chứng chỉ bảo hiểm xuất khẩu: Bảo hiểm tàu biển và hàng
hóa,Bảo hiểm hàng không,. Bảo hiểm đường bộ, Bảo hiểm cháy nổ,Bảo hiểm trách
nhiệm dân sự, Bảo hiểm tiền tệ
- Phun trùng: Đây là một yêu cầu phổ biến để đảm bảo rằng hàng hóa được bảo vệ khỏi
sâu bệnh và dịch bệnh. Phun trùng thường được thực hiện bằng cách sử dụng khí độc
để tiêu diệt sâu bệnh và dịch bệnh trên hàng hóa.
Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận phun trùng
+ Báo địa điểm, tên hàng, số lượng hàng hóa (FCL / LCL / AIR)
+ Thời điểm cụ thể, người liên hệ, nước NK
+ Scan hoặc fax vận đơn thứ chuẩn (HAWB) cho công ty hun trùng để họ có thông tin
cấp chứng thư
+ Nhận bản chứng thư copy, kiểm tra thông tin trên chứng thư và xác nhận nếu đầy đủ
và chính xác.
+ Nhận chứng thư gốc và thanh toán nếu cần chu

- Kiểm dịch: Đây là một yêu cầu phổ biến để đảm bảo rằng hàng hóa được kiểm tra và
đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm dịch. Kiểm dịch thường được thực hiện bởi các cơ quan
chức năng của quốc gia đích đến và có thể bao gồm kiểm tra hàng hóa, container và các
tài liệu liên quan.

Các yêu cầu này cần phải được tuân thủ để đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển
đúng cách và đáp ứng các quy định và tiêu chuẩn hiện hành của các quốc gia liên quan.
Thủ tục kiểm dịch thực vật xuất khẩu
Bước 1: Đăng ký tài khoản để làm kiểm dịch thực vật
Bước 2: Đăng ký đơn hàng cần kiểm dịch thực vật
Bước 3: Làm thủ tục kiểm tra lấy mẫu lô hàng cần kiểm dịch thực vật
Bước 4: Khai điện tử đơn hàng cần xuất khẩu
Bước 5: Nộp hồ sơ hoàn chỉnh để lấy chứng thư kiểm dịch
Bước 6: Tiếp nhận và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ
Bước 7: Cơ quan kiểm dịch thực vật sẽ bố trí địa điểm để kiểm dịch lô vật thể
Bước 8: Cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật
9. Kiểm tra và thu thập các chứng từ (BL, Invoice, Packing list, CO,….)
Gởi khách hàng ( gởi ngân hàng đối với LC theo trường 46a)
Việc kiểm tra và thu thập các chứng từ (BL, Invoice, Packing list, CO,...) gửi cho khách
hàng là một bước quan trọng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa. Để thực hiện việc này,
bạn cần làm theo bao go các bước sau:
- Kiểm tra các chứng từ: Đầu tiên, bạn cần kiểm tra các chứng từ đã được chuẩn bị đầy
đủ và chính xác. Các chứng từ cần kiểm tra bao gồm Bill of Lading (BL), Invoice,
Packing list, Certificate of Origin (CO), và các tài liệu khác cần thiết.
- Thu thập các chứng từ: Sau khi đã kiểm tra và xác nhận các chứng từ đã đầy đủ, bạn
cần thu thập các chứng từ này và chuẩn bị gửi cho khách hàng hoặc gửi đến ngân hàng
đối với LC theo trường 46a.
- Xác nhận địa chỉ và thông tin liên lạc của khách hàng: Trước khi gửi các chứng từ,
bạn cần xác nhận địa chỉ và thông tin liên lạc của khách hàng để đảm bảo rằng chứng
từ được gửi đến đúng địa chỉ và người nhận.
- Lưu trữ các chứng từ: Sau khi đã gửi các chứng từ, bạn cần lưu trữ các bản gốc và
bản sao của các chứng từ này để sử dụng cho các mục đích khác như kiểm tra thanh
toán và các yêu cầu khác của khách hàng hoặc các cơ quan chức năng liên quan.
Việc kiểm tra và thu thập các chứng từ là rất quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa được
vận chuyển đúng cách và đáp ứng các quy định và tiêu chuẩn hiện hành của các quốc
gia liên quan.

10. Chỉnh sửa chứng từ sai sót ( nếu có)

Nếu bạn phát hiện ra các sai sót trong các chứng từ đã chuẩn bị, bạn cần phải chỉnh sửa
chúng trước khi gửi chúng cho khách hàng hoặc ngân hàng đối với LC theo trường 46a.
Để thực hiện việc này, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Xác định sai sót: Đầu tiên, bạn cần xác định chính xác lỗi hoặc sai sót trong các chứng
từ. Các sai sót có thể bao gồm việc nhập sai thông tin, thiếu thông tin hoặc thông tin
không chính xác.
- Liên hệ với bên liên quan: Sau khi xác định sai sót, bạn cần liên hệ với bên liên quan
để thông báo về sai sót và đề xuất các sửa đổi cần thiết. Nếu cần, bạn cần thương lượng
để tìm ra giải pháp tốt nhất để sửa đổi các chứng từ.
- Sửa đổi các chứng từ: Sau khi đã thống nhất về các sửa đổi cần thiết, bạn cần sửa đổi
các chứng từ bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế các thông tin sai sót bằng thông tin
chính xác. Bạn cũng cần đảm bảo rằng các sửa đổi được thực hiện đầy đủ và chính xác.
- Kiểm tra lại các chứng từ: Sau khi đã sửa đổi các chứng từ, bạn cần kiểm tra lại một
lần nữa để đảm bảo rằng các sửa đổi đã được thực hiện đúng cách và tất cả các thông
tin đều được cung cấp chính xác.
Việc chỉnh sửa các chứng từ sai sót là rất quan trọng để đảm bảo rằng các chứng từ đáp
ứng các quy định và tiêu chuẩn hiện hành của các quốc gia liên quan và giúp đảm bảo
rằng hàng hóa được vận chuyển đúng cách.

11. Giải quyết các vấn đề tranh chấp ( nếu xảy ra)
Trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, có thể xảy ra các vấn đề tranh chấp giữa các bên
liên quan. Để giải quyết ccần liên hệ với bên liên quan để tìm hiểu về vấn đề và thảo
luận về các giải pháp có thể áp dụng.
ác vấn đề này, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Liên hệ với bên liên quan: Đầu tiên, bạn - Thương lượng: Sau khi đã hiểu rõ về vấn
đề, bạn cần thương lượng với bên liên quan để tìm ra giải pháp hợp lý và công bằng cho
cả hai bên.
- Giải quyết bằng phương pháp hòa giải: Nếu không thể giải quyết vấn đề bằng cách
thương lượng thì bạn có thể đề xuất các phương pháp hòa giải để giải quyết tranh chấp.
- Giải quyết bằng phương pháp trọng tài: Nếu không thể giải quyết bằng cách hòa giải,
bạn có thể đề xuất giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài. Trong trường hợp
này, các bên liên quan sẽ chấp nhận quyết định của các trọng tài.
-Tìm kiếm sự giúp đỡ từ các cơ quan chức năng: Nếu vấn đề vẫn không được giải
quyết, bạn có thể tìm kiếm sự giúp đỡ từ các cơ quan chức năng để giải quyết vấn đề.
Việc giải quyết các vấn đề tranh chấp là rất quan trọng để đảm bảo rằng quá trình xuất
khẩu hàng hóa được thực hiện một cách suôn sẻ và đảm bảo quyền lợi cho các bên liên
quan.

12.. Lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ là một phần quan trọng của quá trình xuất khẩu hàng hóa. Việc lưu trữ hồ
sơ đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đến quá trình xuất khẩu được lưu trữ theo
cách thức hợp lý và có thể truy cập được khi cần thiết.
Để lưu trữ hồ sơ, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Sắp xếp hồ sơ: Đầu tiên, bạn cần sắp xếp các hồ sơ theo từng loại và đặt nhãn cho từng
tài liệu.
- Chọn nơi lưu trữ: Bạn cần chọn một nơi lưu trữ an toàn và dễ dàng truy cập như tủ tài
liệu hoặc kệ tài liệu.
- Lưu trữ hồ sơ: Bạn cần lưu trữ các hồ sơ trong các thư mục riêng biệt và đảm bảo rằng
các tài liệu được đặt đúng vị trí.
- Đánh số hồ sơ: Bạn có thể đánh số thứ tự cho các hồ sơ để dễ dàng tìm kiếm khi cần
thiết.
-Kiểm tra hồ sơ: Bạn cần thường xuyên kiểm tra lại các hồ sơ để đảm bảo rằng các tài
liệu không bị thất lạc hoặc hư hỏng.
Việc lưu trữ hồ sơ đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đến quá trình xuất khẩu
được lưu trữ theo cách thức hợp lý và có thể truy cập được khi cần thiết. Đây là một
phần quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn hiện hành của
các quốc gia liên quan.
Ví dụ :
1. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Từ hợp đồng thương mại
1. Tên hàng
2. Số lượng/HÌnh thức đóng gói NW GW CBM
3. Thời gian sản xuất, đóng gói
4. thời gian vận chuyển hàng hoá
5. ai là người thuê ptvt
6. cách thức giao hàng
7. phân chia trách nhiệm rủi ro và chi phí
8. cách thức thanh toán
9. thời gian thanh toán
10. Bộ chứng từ thanh toán
11. Khiếu nại, trọng tài và các vấn đề khác
Lấy thông tin từ Hợp đồng VN xuất khẩu thảm xơ dừa sang Hàn
Tên hàng hoá : Thảm xơ dừa (chịu sự quản lý của bộ NNPTNT)
số lượng 2x 40’DC
đi bằng đường biển
thời gian vận chuyển: within May 2023
điều kiện giao hàng: CIF KWANGYANG PORT, KOREA, 2020
địa điểm bốc hàng: HO CHI MINH PORT, VIET NAM
điều khoản thanh toán:,
By TT 30% in advance , 70% TT after mail gửi chứng từ B/L
bộ chứng từ
1. Bill of Lading
2. Comercial Invoice
3. Packing List
4. CO
5. Phytosanitary Certificate.
Fumigation Certificate.

2. Kiểm tra Nhận tiền TT 30% in advance với phòng kế toán của công ty
xem đã nhận được thanh toán chưa sau đó mới tiến hành xuất hàng
3. Booking cont (hãng tàu CMA)
4. Chuẩn bị sẵn sàng hàng hoá, kéo cont về đóng hàng
5. Kiểm dịch, hun trùng hàng hoá trước khi đóng hàng
6. Lập các chứng từ IN,PL, BH, KD,HT hàng hoá
7. Mở tờ khai hải quan và thông quan hàng hoá (phân luồng và đóng thuế)
8. Lập SI/VGM truyền cho hãng tàu làm B/L và truyền manifest cho ngươi
bán, gửi qua email cho hãng tàu
9. Sau khi đóng hàng xong - di chuyển cont ra cảng để hạ ( đã khai báo tờ
khai với hải quan và đã thông quan hàng hoá + chuẩn bị các chứng từ hạ
cont Tờ khai, mã vạch, Invoice,…) để vào sổ tàu ( xác nhận hàng hoá đã
lên tàu)
10. Thanh toán tiền cho hãng tàu qua chuyển khoản để nhận B/L
11. Mail B/L cho người mua để nhận TT 70% còn lại
12. chuẩn bị và gửi BCT theo hợp đồng cho người mua nhận hàng
13. Sửa chữa chứng từ ( nếu có)
14. giải quyết tranh chấp xảy ra ( nếu có)
15. Lưu hồ sơ
 II. Tổ chức hợp đồng nhập khẩu
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi hợp đồng được ký kết, công việc hết sức quan trọng là tổ chức thực hiện hợp
đồng đó. Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền cho người bán theo hợp đồng.
Để thức hiện một hợp đồng nhập khẩu, bên mua phải tiến hành các công việc sau: xin
giấy phép nhập khẩu (nếu cần), thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán,
thuê tàu, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra hành hóa, làm thủ tục
thanh toán, khiếu nại về hàng hóa bị thiếu hụt hoặc tổn thất nếu có, thanh lý hợp đồng.
1. Làm thủ tục nhập khẩu theo quy định của nhà nước
Giấy phép tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong mỗi chuyến
hàng. Những quy định chung về hàng cấm nhập khẩu; hàng hóa nhập khẩu theo giấy phép
của bộ công thương và các bộ quản lý chuyên ngành...được quy định tại các điều 5-11 ,
NĐ 12 và các phụ lục của nghị định. Với mỗi mặt hàng cụ thể, ở từng thời điểm cuj theer,
sẽ phải tuân theo những quy định cụ thể của nhà nước/cơ quan hữu trách về giấy phép/thủ
tục nhập khẩu.
Ví dụ: Mặt hàng thịt gà đông lạnh, thời điểm 2009-2010
Muốn nhập khẩu mặt hàng này cần có giấy phép do Cục Thú Y cấp (theo Thông tư số
615/TY-KD). Để làm việc này doanh nghiệp soạn đơn xin nhập khẩu và gửi email cho
Cục Thú Y. Sau đó gửi hồ sơ bằng chuyển phát nhanh cho cục Thú ý tại Hà Nội, hồ sơ
bao gồm đơn xin đăng ký kiểm dịch động vật, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh(bản
sao có công chứng), giấy phép của các cơ quan khác có liên quan theo quy định.
2. Thực hiện các bước đầu của khâu thanh toán
o Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C thì cần thực hiện các công việc sau:
- Làm đơn đề nghị/giấy yêu cầu phát hành L/C
- Thực hiện ký quỹ để mở L/C
o Nếu thanh toán bằng CAD thì nhà nhập khẩu cần tới ngân hàng để mở tài khoản tín
thác để thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu.
o Nếu thanh toán bằng TT trả trước thì nhà nhập khẩu cần làm thủ tục chuyển tiền
theo đúng quy định trong hợp đồng
 o Nếu thanh toán bằng nhờ thu hoặc chuyển tiền trả sau thì nhà nhập khẩu chờ người
bán giao hàng rồi mới tiến hành công việc khâu thanh toán.
3. Thuê phương tiện vận tải
Trong trường hợp sử dụng Incoterms F ( FAS, FOB), người nhập khẩu thuê phương tiện
vận tải để chở hàng từ nước xuất khẩu đến địa điểm đích (có thể ở nước người nhập khẩu
hoặc nước thứ ba) vì quyền lợi của chính mình và chịu mọi rủi ro khi hàng đã được giao
theo một cách nhất định tại địa điểm giao hàng.
Tùy từng trường hợp cụ thể, người nhập khẩu lựa chọn 1 trong các phương thức thuê
tàu sau:
• Phương thức thuê tàu chợ (liner).
• Phương thức thuê tàu chuyến (voyage charter).
• Phương thức thuê tàu định hạn (time charter).
* Phương thức thuê tàu chợ. Chủ tàu đồng thời là người chuyên chở. Quan hệ giữa
người chuyên chở với chủ hàng được điều chỉnh bằng vận đơn đường biển. Thuê tàu
chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ (Booking Shipping Space) là người chủ hàng thông qua
môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu giành cho thuê một phần chiếc tàu để
cho hàng từ cảng này qua cảng khác. Thuê tàu chợ có đặc điểm: khối lượng hàng hóa
chuyên chở không lớn; mặt hàng chủ yếu là mặt hàng khô; mặt hàng đóng bao; tuyến
đường tàu đi được qui định trước; thời gian tàu chạy được biết trước; cước phí được
hãng tàu qui định trước, hai bên không đàm phán ký kết hợp đồng mà chỉ tuân theo
những điều khoản có sẵn trên mặt trái của B/L in sẵn của chủ tàu. Thủ tục thuê tàu chợ
đơn giản, nhưng cước phí cao.
* Phương thức thuê tàu chuyến: Thuê tàu chuyển là chủ tàu (Shipowner) cho người
thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu chạy rỗng để chuyên chở hàng
hóa từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác. Mối quan hệ giữa người chủ
tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng một văn bản gọi là hợp đồng thuê tàu chuyến
(C/P – Voyage Charter Party). Đặc điểm: Hàng hóa thường xuyên chở đầy tàu (từ 90
95%). Thường dùng chuyên chở hàng có khối lượng lớn: ngũ cốc, khoáng sản, phân
bón... Hai bên phải đàm phán ký kết hợp đồng thuê tàu. Thường sử dụng B/L theo hợp
đồng tàu chuyến. Thường sử dụng môi giới hàng hải. Giá cước thấp, nhưng nghiệp vụ
phức tạp, đòi hỏi người đi thuê phải giỏi và nắm chắc các thông tin có liên quan.
* Phương thức thuê tàu định hạn: Thuê tàu định hạn là chủ tàu cho người thuê tàu
con tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng hóa hoặc cho thuê lại trong thời gian
nhất định, chủ tàu có trách nhiệm chuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu cho người thuê
và đảm bảo “Khả năng đi biển” của chiếc tàu trong suốt thời gian thuê. Còn người thuê
tàu có trách nhiệm trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàu,
sau khi hết thời gian thuê phải trả cho chủ tàu trọng tình trạng kỹ thuật tốt tại cảng và
trong thời gian qui định.
4. Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu.
Khi mua hàng đường thủy theo các điều kiện FAS, FOB, CFR nhà nhập khẩu cần phải
mua bảo hiểm cho hàng hóa. Nhà nhập khẩu cần làm những công việc:
 Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm.
Nhà nhập khẩu cần căn cứ vào đặc tính của hàng hóa, cách đóng gói, phương tiện vận
chuyển,...để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp: Đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt
hiệu quả kinh tế cao.
 Làm giấy yêu cầu bảo hiểm:
Làm Giấy yêu cầu bảo hiểm: Căn cứ vào hợp đồng và LC (nếu có) điền đầy đủ các nội
dung sau trong Giấy yêu cầu bảo hiểm:
 Tên người được bảo hiểm.
 Tên hàng hóa cần bảo hiểm.
 Loại bao bì, cách đóng gói và ký mã hiệu của hàng hóa được bảo hiểm .
 Trọng lượng hay số lượng hàng hóa cần bảo hiểm.
 Tên tàu biển hoặc phương tiện vận chuyển.
 Cách thức xếp hàng được bảo hiểm xuống tàu (Xếp trên boong, dưới hầm tàu,
chở rời...).
 Nơi bắt đầu vận chuyển, chuyển tải và nơi nhận hàng hóa được bảo hiểm.
 Ngày, tháng phương tiện chở hàng được bảo hiểm bắt đầu rời bến.
 Giá trị hàng hóa được bảo hiểm và số tiền bảo hiểm.
 Điều kiện bảo hiểm.
 Nơi thanh toán bồi thường.
.- Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm:
Sau khi người bảo hiểm tính phí bảo hiểm, nhà nhập khẩu đóng phí bảo hiểm và nhận
chứng thư bảo hiểm theo yêu cầu.
5.. Làm thủ tục hải quan
Trừ điều khoản Incoterm DDP (Delivered Duty Paid: Giao đã trả thuế) người bán nhận
trách nhiệm cả thông quan 2 chiều xuất khẩu và nhập khẩu, thì tất cả các giao dịch xuất
nhập khẩu người mua đều phải làm thủ tục thông quan nhập khẩu.
5.1.1. Hồ sơ làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu:
Hồ sơ cơ bản bao gồm:
· Tờ khai hải quan
· Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý
tương đương hợp đồng
· Hóa đơn thương mại
· Vận tải đơn
Tùy trường hợp cụ thể, bộ hồ sơ hải quan được bổ sung thêm các chứng từ sau:
· Bảng kê chi tiết hàng hóa trong trường hợp hàng hóa có nhiều
chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất
· Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa hoặc
giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền cấp trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu thuộc
diện phải kiểm tra nhà nước về chất lượng.
· Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu trong trường hợp hàng hóa thuộc
diện phải khai tờ khai trị giá.
· Giấy phép nhập khẩu đối với các loại hàng hóa yêu cầu giấy phép
nhập khẩu
5.1.2. Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu
Quyết định 1951/QĐ-BTC ngày 19/12/2005 của Bộ Tài Chính về việc ban hành quy định
thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu thương mại, quy trình thủ tục hải quan gồm
các bước:
· Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra sơ bộ, đăng ký tờ khai
· Kiểm tra chi tiết hồ sơ thuế giá
· Kiểm tra thực tế hàng hóa
 · Thu lệ phí hải quan, đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ
khai cho người khai hải quan
· Thông quan hàng hóa
6. Thanh toán
Thanh toán là nghĩa vụ quan trọng của người mua trong quá trình mua bán. Tùy theo từng
phương thức, công việc thanh toán sẽ khác nhau.
Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C thì: Khi nhận bộ chứng từ do bên bán chuyển
tới, ngân hàng mở L/C sẽ kiểm tra hết sức kỹ lưỡng. Nếu chứng từ hoàn hảo thì ngân
hàng thanh toán và thông báo cho người mua, mời họ lên thanh toán cho ngân hàng, rồi
nhận bộ chứng từ đi lấy hàng.

7. Nhận và kiểm tra hàng nhập khẩu

7.1. Nhận hàng
Theo quy định của Nhà nước “các cơ quan vận tải cảng có trách nhiệm tiếp nhận hàng
hóa nhập khẩu từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hóa đó trong quá trình xếp giỡ, lưu
kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị nhập khẩu, theo lệnh giao hàng của đơn vị vận tải
(hãng tàu, đại lý…) đã nhận hàng đó.
Do đó, khi hàng nhập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng, rồi
đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi. Chủ hàng phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng
làm việc này.
Lệnh giao hàng (Delivery order -D/O)
Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gửi “Giáy báo tàu đến” cho người
nhận hàng, để họ biết và tới nhận “Lệnh giao hàng” (Delivery order -D/O) tại đại lý tài.
Khi đi nhận D/O cần mang theo Original B/L và giấy giới thiệu của đơn vị. Đại lý giữ lại
B/L gốc và trao 3 bản D/O cho chủ hàng. Có D/O nhà nhập khẩu cần nhanh chóng làm
thủ tục để nhận lô hàng của mình. Bởi nếu nhận chậm sẽ phải trả phí lưu kho, bãi nhiều
và chịu mọi rủi ro tổn thất phát sinh.
Thủ tục nhận hàng
 Nhận hàng rời (số lượng không lớn, không đủ một tàu. Phương thức
LCL/LCL:nhận lẻ giao lẻ)
Chủ hàng đến cảng hoặc chủ tàu (nếu hãng tàu đã thuê bao kho) để đóng phi lưu kho và
xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó đem: Biên lại lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list,
đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu
một D/O. Chủ hàng mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ
phận này giữ một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. Đem hai phiếu xuất kho
đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để chờ hải quan kiểm
tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng. Sau khi hải quan
xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa
về địa điểm quy định
 Nhận nguyên container, hải quan kiểm tra tại kho riêng:
Sau khi đã cân nhắc kỹ hiệu quả kinh tế, chủ hàng muốn nhận nguyên container, kiểm tra
tại kho riêng, trong trường hợp này cần làm những việc:
Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng, nộp cùng bộ hồ sơ đăng ký thủ tục hải quan.
Container chỉ được phép đưa về kho riêng khi đã đăng ký trước với hải quan và kho đã
được hải quan công nhận đủ điều kiện và cấn giấy nhắn (hiện nay hải quan quy định kiểm
tra hàng hóa ngay tại cửa khẩu). Làm thủ tục mượn container tại hãng tàu, đóng tiền, ký
quỹ, phí xếp dỡ, tiền vận chuyển container từ cảng về kho riêng (nếu thuê xe của hãng
tàu).
Đem bộ chứng từ:
+ D/O (3 bản) có chữ ký của nhân viên hải quan khâu đăng ký thủ tục, đóng dấu “đã tiếp
nhận tờ khai”.
+ Biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu.
+ Biên lai thu tiền phí lưu giữ container.
+ Đơn xin mượn container đã được chấp thuận
Đến văn phòng đại lý hãng tàu để làm giấy phép xuất container khỏi bãi. Tại đây giữ một
D/O. Cùng nhân viên phụ trách bãi tìm container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container
và SEAL (kẹp chỉ). Nhận hai bản “Lệnh vận chuyển” của nhân viên kho bãi. Mang toàn
bộ hồ sơ đến hải quan kho bãi để nhân viên hải quan kiểm tra, ký xác nhận số container
và số seal, tờ khai và lệnh vận chuyển. Xuất container ra khỏi bãi, nộp một lệnh vận
chuyển cho hải cổng cảng, một cho bảo vệ cảng, đưa container về kho riêng. Đến quan
 phòng giám quản, hải quan thành phố để đón hải quan đi kiểm tra. Kiểm tra xong, nếu
không có vấn đề gì sẽ được xác nhận “Hoàn thành thủ tục hải quan”.
 Nhận nguyên tàu hoặc nhận hàng với số lượng lớn:
Sau khi nhận D/O, nộp hồ sơ cho hải quan, nhận NOR (Notice of readiness) thông báo
sẵn sàng bốc hàng, nhân viên giao nhận tiến hành nhận hàng hóa. Trước khi mở hầm tàu
cần có đại diện các cơ quan:
Đơn vị nhập hàng.
• Đại diện người bán (nếu có văn phòng đại diện tại Việt Nam).
Cơ quan kiểm định hàng hóa.
• Đại diện tàu, đại lý tàu
. • Hải quan giám sát, hải quan kiểm hóa.
• Đại diện cảng. Bảo hiểm (nếu nghi ngờ hàng có bảo hiểm bị hư hỏng).
Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường,
cập nhật số liệu từng giờ, từng ca, từng ngày. Kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp
xử lý thích hợp. Cơ quan giám định hàng hóa lấy mẫu, phân tích kết luận số lượng, chất
lượng hàng có phù hợp với hợp đồng không. Bảo hiểm xác định mức độ thiệt hại, lập biên
bản giám định (Survey Report) cảng lập “Biên bản xác nhận hàng hóa hư hỏng đổ vỡ do
tàu gây nên" (cargo out turn report), ngoài ra cảng còn lập biên bản kết toán nhận hàng
với tàu (report on receipt of cargo) và bảng kê hàng hóa thiếu hoặc thừa so với lược khai
của tàu (Certificate of short overlanded cargo and outturn report). Cuối cùng, khi giao
hàng xong, cần ký “biên bản tổng kết giao nhận hàng hóa".
Trường hợp hàng đến nhưng chứng từ chưa đến
Nếu gặp trường hợp: hàng đến nhưng chứng từ chưa đến, nhà nhập khẩu cần suy nghĩ kỹ
để chọn 1 trong 2 giải pháp: tiếp tục chờ chứng từ hoặc gửi đến ngân hàng mở L/C xin
giấy cam kết của ngân hàng để nhận hàng khi chưa có B/L gốc.
8. Kiểm tra hàng
Thực hiện kiểm tra hàng hóa sau khi kiểm tra tài liệu liên quan và hồ sơ hải quan để đảm
bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng trước khi được vận chuyển
và lưu kho. Quá trình kiểm tra có thể bao gồm:
 Kiểm tra đóng gói: Kiểm tra đóng gói để đảm bảo rằng hàng hóa được bảo vệ và
vận chuyển đến điểm đích một cách an toàn.
  Kiểm tra số lượng: Kiểm tra số lượng hàng hóa được đưa vào để đảm bảo rằng
chúng đáp ứng với số lượng được liệt kê trong hóa đơn và giấy tờ khác.
 Kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng hàng hóa để đảm bảo rằng chúng đáp
ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn.
Cơ quan giao thông cảng phải kiểm tra niêm phong kẹp chỉ trước khi dỡ hàng ra khỏi
phương tiện. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo vị trí vận đơn thì cơ
quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định. Nếu hàng chuyên chở
đường biển mà thiếu hụt mất mát thì phải có “biên bản kết toán nhận hàng với chủ tàu”,
còn nếu có đổ vỡ thì phải có “biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng”.
Đơn vị kinh doanh nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn (bill of lading)
phải lập thư dự kháng (letter of reservation) nếu nghi ngờ hoặc thấy thật sự hàng có tổn
thất, thì phải yêu cầu lập biên bản giám định (survey report) nêu hàng hóa thực sự bị tổn
thất, thiếu hụt, không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng.
Cơ quan kiểm dịch phải thực hiện kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là động vật, thực vật.
9. Khiếu nại (nếu có)
Khiếu nại là một trong hai cách giải quyết tranh chấp phát sinh trong ngoại thương. Bằng
cách khiếu nại, các bên đương sự thương lượng trực tiếp với nhau để giải quyết tranh
chấp.
9.1. Khiếu nại người bán:
Người mua có quyền khiếu nại người bạn khi người bán không giao hàng hoặc giao hàng
chậm, giao thiếu, phẩm chất hàng hóa không phù hợp với quy định của hợp đông, bao bì
xấu, ký mã hiệu sai,...(nếu thấy không có cơ sở để quy trách nhiệm cho người chuyên
chở).
Nội dung thư khiếu nại:
- Tên, địa chỉ của bên khiếu nại, bên bị khiếu nại
- Cơ sở pháp lý của việc khiếu nại (hợp đồng số...)
- Lý do khiếu nại
- Yêu sách cụ thể đối với người bán
Trong hồ sơ khiếu nại, còn có các chứng từ kèm theo làm bằng chứng khiếu nại, thông
thường gồm:
- Hợp đồng mua bán
 - Vận đơn
- Biên bản giám định
9.2. Khiếu nại người vận tải
Tiến hành khiếu nại người chuyên chở khi bản thân họ vi phạm hợp đồng, cụ thể: khi
người chuyên chở không mang tàu hoặc mang tàu đến chậm, khi hàng hóa bị tổn thất,
mất mát, thiếu hụt, khi hàng bị kém phẩm chất...lôi cdo của người chuyên chở.
Hồ sơ khiếu nại người chuyên chở bao gồm đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo
Chứng từ kèm theo đơn khiếu nại bao gồm:
- Hợp đồng chuyên chở hàng hóa
- Vận đơn đường biển
- Phiếu kiểm kiện của bên giao hàng và bên nhận hàng
- Biên bản kết toán
- Giấy chứng nhận hàng thiếu
- Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng
- Biên bản kiểm hóa của hải quan...
10.Thanh lý hợp đồng
11.Tranh chấp bất đồng và cách giải quyết.
3.1. Những tranh chấp, bất đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập
khẩu hàng hóa
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, không thể không tránh khỏi các vấn đề tranh chấp,
bất đồng. Những vấn đề đó có thể là Người bán không cung cấp hàng hóa hoặc cung
cấp hàng không phù hợp với quy định của hợp đồng mua bán mà đôi bên đã kí kết hoặc
cung cấp hàng hóa không đúng với sự mong đợi của người mua...
3.2. Cách giải quyết
3.2.1. Thỏa thuận giải quyết: Đây là phương pháp đầu tiên cần được áp
dụng, bằng cách thảo luận, đàm phán để tìm ra giải pháp hợp lý và công
bằng cho cả hai bên. Trong quá trình thương lượng, cần lắng nghe và tôn
trọng ý kiến của đối tác, đồng thời thể hiện sự linh hoạt, sáng tạo trong việc
tìm giải pháp cho tranh chấp.
3.2.2. Hòa giải: Nếu không thể giải quyết vấn đề bằng cách thỏa thuận, ta
có thể sử dụng phương pháp hòa giải. Hòa giải là quá trình giải quyết tranh
chấp thông qua sự can thiệp của bên thứ ba trung gian có uy tín và độc lập.
Bên thứ ba sẽ giúp các bên đàm phán, thuyết phục để tìm ra giải pháp hợp
lý và công bằng cho cả hai bên.
3.2.3. Trọng tài: Nếu không thể giải quyết bằng phương pháp hòa giải, ta
có thể áp dụng phương pháp trọng tài. Trọng tài là một bên thứ ba độc lập
và có uy tín, được các bên tranh chấp thống nhất để quyết định vấn đề.
Quyết định của trọng tài là ràng buộc đối với các bên tranh chấp.
3.2.4. Tìm kiếm sự giúp đỡ từ các cơ quan chức năng: Nếu vấn đề vẫn
không được giải quyết, ta có thể tìm kiếm sự giúp đỡ từ các cơ quan chức
năng như Tổng cục Hải quan, Cục Thuế, Tòa án... để giải quyết tranh chấp.
Các cơ quan chức năng sẽ có vai trò giám sát, điều tra, phân tích, đưa ra
quyết định hoặc hỗ trợ các bên tranh chấp giải quyết vấn đề.