o Hợp đồng xuất nhập khẩu điều đến thị trường EU

Bưới 1 : Xác định loại hàng nhập khẩu

Xác định loại hàng nhập khẩu thuộc diện nào, có tên trong danh sách hàng hoá đặc biệt, hạn chế
nhập khẩu hay cấm nhập khẩu là điều đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm. Cụ thể:
 Hàng thương mại thông thường. Đây là những lô hàng đủ điều kiện để tiến hành làm thủ tục
nhập khẩu thông thường.
 
 Hàng bị cấm: Nếu như mặt hàng mà bạn định nhập khẩu có tên trong danh mục hàng cấm nhập
khẩu thì bắt buộc phải dừng toàn bộ hoạt động nhập khẩu mặt hàng này để tránh những vướng
mắc về mặt pháp lí. Để biết thêm thông tin chi tiết, quý doanh nghiệp có thể tra cứu danh mục
hàng cấm nhập khẩu tại Nghị định 187/2013/NĐ-CP.
 
 Hàng phải xin giấy phép nhập khẩu: Nghị định 187/2013/NĐ-CP đã quy định rõ những mặt
hàng phải xin giấy phép nhập khẩu. Theo đó, quý doanh nghiệp phải hoàn tất các thủ tục trước
khi đưa hàng về cảng. Nếu không sẽ phát sinh nhiều chi phí để thuê kho chứa, thuê bãi tỏng lúc
chờ được cấp giấy phép.
 
 Hàng cần công bố hợp chuản hợp quy: Tương tự như trên, doanh nghiệp phải làm thủ tục công
bố hợp quy trước khi hàng được đưa về cảng. Quy trình làm công bố hợp quy cho lô hàng đã
được quy định rõ tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN. 
 
 Hàng cần kiểm tra chuyên ngành: Công tác kiểm tra chuyên ngành đối với những mặt hàng này
sẽ được tiến hành sau khi đưa hàng về cảng. Theo đó, cơ quan chức năng sẽ đến tận nơi để lấy
mẫu về kiểm tra. Sau khi có kết quả, doanh nghiệp sẽ tiến hành các công đoạn làm thủ tục còn
lại.
Bước 2 : Ký hợp đồng ngoại thương
Trong quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hoá, hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) là hợp đồng thể
hiện giao dịch của 2 bên. Giấy tờ này thường sẽ được yêu cầu trong tất cả các bộ hồ sơ xuyên suốt quá
trình thông quan hàng hoá. Nội dung hợp đồng cần có tên, số lượng hàng, trọng lượng, quy cách đóng
gói, giá thành
Bước 3 : Kiểm tra bộ chứng từ hóa
+ Hợp đồng thương mại (Sale Contract).
+ Vận đơn lô hàng (Bill of Landing).
+ Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice).
+ Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List).
+ Giấy chứng nhận xuất xứ lô hàng (C/O).
+ Các giấy tờ liên quan khác.

Bước 4 : Đăng kí kiểm tra chuyên ngành

Đăng ký kiểm tra chuyên ngành là thủ tục bắt buộc phải làm nếu như lô hàng của bạn có tên trong danh
mục hàng hoá phải kiểm tra chuyên ngành. Sau khi nhận được giấy báo hàng đến, tức là Arrival Notice,
doanh nghiệp cần làm đăng ký kiểm tra chuyên ngành. Thông thường, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy
này từ hãng vận chuyển khoảng 2 trước ngày khi tàu đến cảng. 

Bước 5 : Khai và truyền tờ khai hải quan

- Sau khi hãng vận chuyển gửi giấy báo hàng đến, doanh nghiệp cần tiến hành lên tờ khai hải quan.
Điều kiện cần để khai và truyền tờ khai đó là có chữ ký số và đăng ký chữ ký số với Tổng Cục Hải
Quan Việt Nam.
- Trước đây, người đại diện doanh nghiệp lên tờ khai sẽ cần đến tận nơi chi cục hải quan để làm việc.
Tuy nhiên, hiện nay, mọi thứ đã được số hoá, quy trình khai Hải quan sẽ diễn ra ngay trên hệ thống
VNACCS của tổng cục Hải quan. 

Bước 6 : Lấy lệnh giao hàng

Doanh nghiệp muốn lấy được lệnh giao hàng cần chuẩn bị bộ hồ sơ sau và mang đến hãng vận chuyển.
Bộ hồ sơ bao gồm:
+ Chứng minh nhân dân bản sao.
+ Vận đơn bản sao.
+ Vận đơn bản gốc đã được lãnh đạo công ty đóng dấu.
+ Tiền phí.

Bước 7 : Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

- Sau khi tờ khai được truyền đi, hệ thống sẽ căn cứ vào nội dung trong tờ khai để phân luồng
hàng hoá. Cụ thể, đó có thể là luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ. Tuỳ vào từng loại, doanh
nghiệp cần tiến hành các thủ tục khác nhau. 
- Nếu như là luồng xanh, doanh nghiệp không cần kiểm tra hay làm thủ tục gì thêm. Chỉ cần in tờ
khai và hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế là xong.
- Nếu như rơi vào luồng vàng, đơn vị Hải quan bắt buộc phải kiểm tra hồ sơ giấy của lô hàng.
Doanh nghiệp cần cẩn thận trong khâu này, tuyệt đối không được xảy ra sai sót.
- Còn nếu như tờ khai luồng đỏ thì chắc chắn hàng phải bị miểm hoá. Quy trình kiểm định sẽ cực
kỳ khắt khe và gắt gao, tốn nhiều thời gian hơn kéo theo nhiều chi phí phát sinh.

Bước 8 : Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

Đối với các lô hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần tiến hành nộp 2 loại thuế chính, đó là:
+ Thuế nhập khẩu.
+ Thuế giá trị gia tăng VAT.
Ngoài ra, tuỳ vào một số loại hàng có tính đặc thù, doanh nghiệp còn phải nộp thêm các loại thuế đó là
thuế môi trường và thuế tiêu thụ đặc biệt.

Bước 9 : Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hóa về kho bảo quản

Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị trước 2 vấn đề sau :

- Thuê phương tiện chuyên chở đến lấy hàng về.
- Thuê nhà kho hoặc bến bãi để bảo quản lô hàng.

Lưu ý: doanh nghiệp cần chắc chắn rằng lệnh giao hàng vẫn còn hiệu lực, nếu không thì phải làm việc
với hãng tàu để tiến hành gia hạn lại. Sau đó, người đại diện doanh nghiệp sẽ đến phòng thương vụ của
Cảng để trình các giấy tờ như D/O, giấy giới thiệu của chủ hàng, mã vạch tờ khai hải quan,... Nhân vên
sẽ lên hoá đơn và cho bạn thanh toán những khoản phí cần thiết.

o Công việc cần làm khi thực hiện hợp đồng xuất/nhập khẩu
Để xuất khẩu hoặc nhập khẩu một loại mặt hàng cụ thể, nhà xuất nhập khẩu cần phải có 1 bộ chứng từ
xuất nhập khẩu đi kèm. Các chứng từ được chia thành các loại:

 Chứng từ hàng hóa

  Chứng từ vận tải
 Chứng từ bảo hiểm
 Chứng từ kho hàng
 Chứng từ hải quan.

I . Chứng từ hàng hóa trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Nằm trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất
lượng và số lượng của hàng hoá. Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi
nhận được chúng. Những chứng từ chủ yếu của loại này là hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu
đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất

1. Hóa đơn thương mại

Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải
trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của
hàng hoá ; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng.

2. Bảng kê chi tiết

Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong lô hàng. Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra
hàng hoá. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có
tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau
3. Phiếu đóng gói

Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, Container).v.v… Phiếu đóng
gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi
gắn ở bên ngoài bao bì.

Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết nếu nó có tiêu đề như vậy và
nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng gói trung lập nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người
bán. Cũng có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng 

4. Giấy chứng nhận phẩm chất

Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp
với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận
phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm
nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp.
5. Giấy chứng nhận số lượng

Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong
trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc
lá đóng bao, rượu chai v.v… Giấy này có thể do công ty giám định cấp
6. Giấy chứng nhận trọng lượng

Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao, thường được dùng trong mua bán những
hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng.
 II . Chứng từ vận tải

Chứng từ vận tải là chứng từ do người chuyên chở cấp xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở. Các
chứng từ vận tải thông dụng nhất là: cách viết giấy đề nghị tạm ứng

 Vận đơn đường biển ; Biên lai thuyền phó ; biên lai của cảng; Giấy gửi hàng đường biển, v.v…
 Vận đơn đường sắt, khi hàng được chuyên chở bằng đường sắt;
 Vận đơn hàng không, khi hàng được chuyên chở bằng máy bay

1. Biên lai thuyền phó

Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hoá trên tàu về việc đã nhận hàng
chuyên chở. Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng
hoá mà các nhân viên kiểm kiện của tàu (Ships tallyman) đã tiến hành trong khi hàng
hoá được bốc lên tàu. 

2. Giấy gửi hàng đường biển

Giấy gửi hàng đường biển là chứng từ thay thế cho vận đơn đường biển. Tuy nhiên giấy
gửi hàng đường biển thường được ký phát đích danh cho nên không có tác dụng chuyển
nhượng. Nó chỉ được dùng trong trường hợp hai bên mua bán quen thuộc nhau và
thường thanh toán bằng cách ghi sổ.

3. Phiếu gửi hàng

Là một trong những chứng từ xuất nhập khẩu nhóm chứng từ vận tải – Phiếu gửi hàng
là do chủ hàng giao cho người chuyên chở để đề nghị lưu khoang xếp hàng lên tàu đây
là một cam kết gửi hàng và là cơ sở để chuẩn bị lập vận đơn

4. Bản lược khai hàng

Lag chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu (manifest), cung cấp thông tin về tiền cước
(freight manifest). Bản lược khai thường do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai
hải quan và để cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng.

5. Sơ đồ xếp hàng

Là bản vẽ vị trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu. Nắm được sơ đồ này chúng ta có thể biết
được thời gian cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết được lô hàng của mình được
đặt cạnh lô hàng nào.

6. Bản kê sự kiện

Là bản kê những hiện tượng thiên nhiên và xã hội liên quan đến việc sử dụng thời gian
bốc/dỡ hàng (ví dụ như mưa, nghỉ lễ không thể tiếp tục bốc/ dỡ hàng). Bản kê này là cơ
sở để tính toán thưởng phạt bốc/ dỡ hàng).

7. Bản tính thưởng phạt bốc dỡ

 Là bản tổng hợp thời gian tiết kiệm được hoặc phải kéo dài quá thời hạn bốc/dỡ hàng
quy định. Trên cơ sở đó, người ta tính toán được số tiền thưởng hoặc tiền phạt về việc
bốc/dỡ hàng.

8. Biên bản kết toán nhận hàng

 Là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng) với lãnh đạo tàu về tổng số kiện
hàng được giao và nhận giữa họ.

9. Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng

Là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng về tình trạng hư hỏng, đổ vỡ, tổn thất
của hàng hoá khi được dỡ từ tàu xuống cảng.

10. Giấy chứng nhận hàng thiếu

Là chứng từ do công ty Ðại lý tài biển (Vietnam Ocean shipping Agency – VOSA) cấp
sau khi kiểm tra về hàng hoá được dỡ từ tàu biển xuống cảng.