BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP. HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
-----o0o----

MÔN: QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ

Tên đề tài:
CÁC LOẠI CHỨNG TỪ TRONG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU

Nhóm 4
GV hướng dẫn: Trần Thị Xuân Viên

Thành phố Hồ Chí Minh, 4 tháng 3 năm 2024

 DANH SÁCH NHÓM

Họ và tên MSSV Công việc Mức độ hoàn thành

Lê Thanh Sang 2013213374 100%

Ngô Thị Thúy Hằng 2013211435 100%

Huỳnh Thị Kim Phụng 2013210425 100%

Đỗ Nguyễn Khánh Vy 2036213927 100%

Lê Thị Thúy Duyên 2013213158 100%

Trần Thị Hồng Hương 2013211281 100%

Nguyễn Thị Anh Thư 2036210443 100%

Nguyễn Mạc Khánh Bank 2013213126 100%

Nguyễn Hữu Phúc 2013212153 100%

Phạm Thị Hà 2013213189 100%

 MỤ C LỤ C

Mục lục
1. Hóa đơn thương mại............................................................................................................4
2. Vận đơn đường biển/hàng không...........................................................................................5
3. Phiếu đóng gói..................................................................................................................11
4. Giấy chứng nhận chất lượng...............................................................................................13
5. Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng................................................................................13
6. Giấy chứng nhận xuất xứ....................................................................................................14
7. Chứng từ bảo hiểm............................................................................................................16
8. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh........................................................17
9. Giấy chứng nhận hun trùng:................................................................................................18
10. Các chứng từ khác:........................................................................................................19
Chương 4: Các loại chứng từ trong kinh doanh xuất nhập khẩu

1. Hóa đơn thương mại

1.1. Sơ lược về HĐTM:
- Hóa đơn thương mại - Commercial invoice là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán,
được dùng để thanh toán giữa người bán và người mua và yêu cầu người mua phải
thanh toán đúng theo thỏa thuận
- HĐTM được phát hành sau khi hàng hóa đã được gửi hoặc đóng hàng vào container.
Vì đó là thời điểm đã có chính xác đầy đủ các thông tin về tên, loại hàng hóa, sản
phẩm, số lượng,...
- Hóa đơn thương mại không chỉ thể hiện chức năng nguyên thủy của một hóa đơn là
thanh toán, mà còn là cơ sở dùng để tính các loại thuế phí khác cũng như lưu sổ sách
hay để đối chiếu kiểm tra với các loại chứng từ khác như vận đơn, phiếu đóng gói.
1.2. Mục đích chính của HĐTM:
- Mục đích chính: Xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, Xuất trình cho công ty
bảo hiểm để tính chi phí bảo hiểm, Cho hải quan để tính thuế…
- Là để làm chứng từ thanh toán - một loại chứng từ có giá trị pháp lý, làm căn cứ để
bên bán thu lại tiền từ bên mua một cách hợp pháp. Do đó, những thông tin ghi trên
hóa đơn bắt buộc phải chính xác, minh bạch và trình bày rõ ràng. Đặc biệt, trên loại
giấy tờ này không thể thiếu số tiền phải thanh toán, thông tin về hàng hóa, số lượng,
điều khoản thanh toán,..
- Lưu ý, nội dung trên hóa đơn cần được thao tác kỹ lưỡng, không nên bổ sung, chỉnh
sửa chứng từ để tránh xảy ra những rắc rối về sau.
1.3. Tầm quan trọng của HĐTM
- Hóa đơn thương mại có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, cụ thể:
- Được dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất
khẩu và người nhập khẩu, hóa đơn thương mại là căn cứ để người bán yêu cầu
thanh toán và người mua thực hiện thanh toán.
- Được dùng để xác định các khoản thuế xuất nhập khẩu và cung cấp thông tin
cần thiết cho việc khai báo hải quan.
- Được dùng để đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực
hiện hợp đồng và thủ tục xuất nhập khẩu.
1.4. Nội dung chính
- Thông tin người mua, người bán: Bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty,
email, địa chỉ, số điện thoại, số fax và người đại diện. Tùy theo điều kiện thanh toán,
có thể bao gồm thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu.
- Thông tin về hóa đơn: gồm mã số hóa đơn và ngày ra hóa đơn, thường thì invoice
được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa
(ngày trên vận đơn – Bill of Lading tức ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển) để
cho phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
- Phương thức thanh toán
- Thông tin hàng hóa
- Nước xuất xứ hàng hóa
 - Tổng tiền
- Điều kiện Incoterms
- Các chi phí liên quan (nếu có): phí bảo hiểm, cước phí vận tải, chi phí đóng gói
1.5. Lưu ý về HĐTM:
- Dưới đây là những lỗi mà doanh nghiệp cần tránh trong quá trình áp dụng hóa đơn
thương mại để không gây ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hóa:
- Hóa đơn không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất),
hay CIF (kèm tên cảng nhập)
- Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (ví dụ giá CIF) nhưng chỉ ghi
hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và cũng không ghi chi phí phát sinh
tiếp theo.
- Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn
thương mại chỉ ghi giá thực thu và ghi rõ số tiền chiết khấu.
- Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng
vào cùng một loại
- Các thông tin trên hóa đơn có đúng như khi đặt hàng không: số lượng, mã
hàng hóa, tên hàng hóa, người lập,...

2. Vận đơn đường biển/hàng không

2.1. Sơ lược về giấy tờ Vận đơn
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) là chứng từ vận tải đường biển do người
chuyên chở hoặc người đại diện của họ cấp phát cho người gửi hàng sau khi đã xếp
hàng lên tàu hoặc sau khi người chuyên chở đã nhận hàng để vận chuyển.
- Vận đơn hàng không (Airway Bill AWB) là là chứng từ do người chuyên chở (hãng
hàng không) hoặc đại diện của họ phát hành cho người gửi hàng xác nhận việc nhận
lô hàng để vận chuyển bằng máy bay. Đây là chứng từ bắt buộc có trong bộ chứng từ
xuất nhập khẩu khi giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không.
- Tóm gọn lại:
- Là biên lai nhận hàng để chở của người chuyên chở.
- Là bằng chứng xác nhận quyền sở hữu những hàng hóa ghi trên vận đơn
- Là bằng chứng của hợp đồng vận tải đã được ký kết giữa các bên
2.2. Mục đích chính của giấy tờ vận đơn:
- Các giấy tờ vận đơn được dùng để xác nhận hàng hóa, thường là biên lai của người
vận chuyển giao cho người gửi hàng, là bằng chứng quan trọng chứng minh cho việc
bàn giao hàng hóa giữa hai bên
- Ngoài ra còn giúp cung cấp thông tin, theo dõi quá trình vận chuyển và hỗ trợ cho
việc bảo hiểm hàng hóa
2.3. Phân loại:
2.3.1. Vận đơn đường biển:
- Căn cứ vào tình trạng xếp dỡ, có hai loại: vận đơn đã xếp hàng và vận đơn nhận để
 xếp:
- Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on Board B/L) là vận đơn do người chuyên
chở hoặc đại diện người chuyên chở cấp khi hàng hóa đã xếp lên tàu. Đây là
loại vận đơn được dùng bổ biến, vì người mua khi yêu cầu xuất trình bộ chứng
từ để thanh toán tiền hàng thường yêu cầu xuất trình vận đơn đã xếp hàng, tức
hàng hóa đã thực sự được xếp lên tàu. Đây là tiêu chí để ngân hàng chấp nhận
thanh toán
- Vận đơn nhận để xếp (Received for Shipment B/L) là vận đơn phát hành sau
khi người chuyên chở nhận hàng và cam kết sẽ chuyên chở hàng hóa bằng
chính con tàu ghi trên vận đơn. Loại vận đơn này có thể bị Ngân hàng từ chối
thanh toán, trừ khi từ tín dụng (L/C) quy định cho phép.
- Căn cứ vào khả năng lưu thông, có ba loại: vận đơn theo lệnh, vận đơn đích danh và
vận đơn vô danh:
- Vận đơn theo lệnh (Order B/L) là vận đơn trên đó không ghi rõ tên, địa chỉ của
người nhận hàng mà ghi theo lệnh của ai đó. Trên vận đơn theo lệnh có thể ghi
rõ theo lệnh của người gửi hàng, của người nhận hàng, của Ngân hàng. Nếu
không ghi rõ theo lệnh của ai thì hiểu là theo lệnh của người gửi hàng. Vận
đơn theo lệnh có đặc điểm là có thể chuyển nhượng được cho người khác bằng
phương pháp ký hậu thông thường (Endorsement)
- Vận đơn đích danh (Straight B/L) là vận đơn mà trên đó có ghi rõ tên, địa chỉ
của người nhận hàng. Chỉ người có tên ghi trên vận đơn mới nhận được hàng.
Loại vận đơn này không thể chuyển nhượng được theo tập quán thông thường
(bằng cách ký hậu hoặc mua bán trao tay).
- Vận đơn vô danh (Vận đơn xuất trình/vận đơn cho người cầm – To bearer
B/L) là vận đơn trên đó không ghi tên và địa chỉ người nhận hàng và cũng
không ghi theo lệnh của ai. Thuyền trưởng sẽ giao hàng cho người nào cầm
vận đơn (B/L holder) và xuất trình cho họ. Vận đơn này được chuyển nhượng
bằng cách trao tay vì bất kỳ ai cầm vận đơn đều có thể nhận được hàng. Vận
đơn này tính rủi ro rất cao, vì vậy, ít được sử dụng.
- Căn cứ vào phê chú trên vận đơn, có hai loại: vận đơn sạch và vận đơn không sạch
- Vận đơn sạch hay hoàn hảo (Clean B/L) là loại vận đơn không có phê chú xấu
của thuyền trưởng về hàng hóa cũng như tình trạng của hàng hóa lúc giao. Vận
đơn hoàn hảo là vận đơn mà trên đó không có những điều khoản nói rõ ràng
rằng hàng hóa hoặc bao bì có khuyết tật. Hay nói một cách khách, trên vận
đơn không có những ghi chú, những nhật xét xấu hoặc những bảo lưu về tình
trạng bên ngoài của hàng hóa.
- Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L – Faul B/L – Claused B/L) là vận đơn
trên đó có phê chú xấu của thuyền trưởng về hàng cũng như tình trạng hàng
hóa lúc giao.
- Căn cứ vào hành trình vận chuyển, có ba loại: vận đơn đi thẳng, vận đơn chở suốt và
 vận đơn đa phương thức
- Vận đơn đi thẳng (Direct B/L) là vận đơn được phát hành khi hành trình của
hàng hóa không có chuyển tải dọc đường (Trong trường hợp hàng hóa được
chuyên chở từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng bằng một con tàu)
- Vận đơn chở suốt (Through B/L) là vận đơn được phát hành khi hàng hóa có
chuyển tải ở cảng dọc đường. Vận đơn chở suốt có các đặc điểm: có điều
khoản cho phép chuyển tải, có ghi rõ cảng đi, cảng đến, cảng (có thể cả tên
tàu) chuyển tải. Người cấp vận đơn chở suốt phải chịu trách nhiệm về hàng
hóa trong suốt hành trình đường biển từ cảng đi cho đến cảng đích, kể cả trên
chặng đường do người chuyên chở khác thực hiện.
- Vận đơn (chứng từ) đa phương thức (vận tải liên hợp) (Multimodal transport
B/L – Combined Transport B/L) là vận đơn được sử dụng trong trường hợp
hàng hóa được chuyên chở từ nơi đi đến nơi đến bằng hai hay nhiều phương
thức vận tải khác nhau. Trên vận đơn này thường ghi rõ nơi nhận hàng để chở
và nơi giao hàng.
- Căn cứ phương thức thuê tàu, có 2 loại: vận đơn tàu chợ và vận đơn theo hợp đồng
thuê tàu
- Vận đơn tàu chợ (Liner B/L) là một chứng từ quan trọng trong hoạt động vận
tải hàng hóa bằng tàu biển. Nó đóng vai trò như một hợp đồng và đồng thời là
chứng từ sở hữu hàng hóa, cho phép người gửi hàng và người nhận hàng ủy
quyền cho một công ty vận tải tàu biển (liner) vận chuyển hàng hóa từ nơi
xuất phát đến nơi đến.
- Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (B/L to charter party): Nếu người nhận hàng
là người ký hợp đồng thuê tàu, khi nhận hàng, có xảy ra tranh chấp với người
chuyên chở, sẽ dùng hợp đồng. Nếu người nhận không ký hợp đồng thuê tàu,
nếu có tranh chấp với người chuyên chở, sẽ dùng B/L. Vì vậy, người nhận
hàng nên lưu ý ràng buộc người chuyên chở bằng những điều kiện nhất định:
chất lượng tàu, tuổi tàu … Trường hợp vận đơn đã chuyển nhượng: người
nhận hàng thấy có tranh chấp với người chuyên chở thì vẫn dùng vận đơn làm
cơ sở giải quyết
2.3.2. Vận đơn hàng không (AWB):
- Vận đơn hàng không (AWB) được phát hành theo bộ gồm ít nhất là 9 bản, trong đó có
3 bản gốc (Original) và 6 bản sao (Copy) trở lên. Khi phát hành AWB:
- Bản gốc 1 - màu xanh lá cây: giao cho người chuyên chở
 - Bản gốc 2 - màu hồng: gửi cùng hàng hóa đến cho người nhận
- Bản gốc 3 - màu xanh da trời: giao cho người gửi hàng
- Bản sao 4 - màu vàng: dành cho người vận chuyển cuối
- Bản sao 5: dành cho sân bay đến
- Bản sao 6: dành cho người vận chuyển thứ 3
- Bản sao 7: dành cho người vận chuyển thứ 2
- Bản sao 8: dành cho người vận chuyển thứ 1
- Bản sao 9: dành cho đại lý
- Phân loại:
- Vận đơn của hãng hàng không (Airline Airway Bill): Do hãng hàng không
phát hành, trên vận đơn có ghi biểu tượng và mã nhận dạng của người chuyên
chở
- Vận đơn trung lập (Neutral Airway Bill): Vận đơn này sẽ do đại lý của người
chuyên chở hoặc người giao nhận phát hành.
- Vận đơn chủ (Master Airway Bill): Do hãng hàng không cấp cho người gom
hàng có vận đơn nhận hàng tại cảng nhập. Đây là chứng từ giao nhận hàng hóa
giữa người chuyên chở và người gom hàng. Đồng thời là để điều chỉnh mối
quan hệ giữa người chuyên chở hàng không và người gom hàng.
- Vận đơn thứ của người gom hàng (House Airway Bill): Do người giao nhận
cấp để nhận hàng hóa và điều chỉnh mối quan hệ giữa người gom hàng và các
chủ hàng lẻ.
2.4. Nội dung chính
2.4.1. Vận đơn đường biển:
- Gồm 2 mặt: trước và sau
- Mặt trước:
- Tiêu đề và số B/L
- Thông tin người gửi hàng và nhận hàng
- Thông tin về phương tiện vận chuyển: Tên tàu, số chuyến, số
container, số niêm chỉ
- Thông tin về cảng: cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng
- Thông tin về hàng hóa
- Thông tin các cước phí
- Mặt sau: có thể in các điều kiện chuyên chở do các hãng tàu phát hành vận
đơn quy định hoặc để trắng
 - Các khái niệm
- Trách nhiệm của người chuyên chở
- Miễn trách của người chuyên chở
- Xếp, dỡ và giao hàng
- Cước phí và phụ phí
- Điều khoản về cầm giữ hàng
- Điều khoản về chậm giao hàng
- Điều khoản về tổn thất chung
- Điều khoản về chiến tranh
- Điều khoản về đình công
- Xếp hàng trên boong và súc vật sống
- Hàng đặc biệt, hàng nguy hiểm
- …
2.4.2. Vận đơn hàng không:
- Gồm 23 thông tin chính thức (TỰ THÊM VÀO NHA, T LƯỜI QUÉT QÁ)
- Shipper name and address: Thông tin tên và địa chỉ người gửi hàng
- Consignee name and address: Thông tin tên và địa chỉ người nhận
hàng
- AWB number: Số vận đơn
- Airport of departure: Sân bay xuất phát
- Issuing carrier’s name and address: Tên và địa chỉ của người phát hành
vận đơn
- Issuing carrier’s agent: Ðại lý của người chuyên chở
- Routine: Tuyến đường
- Accounting information: Thông tin thanh toán
- Currency: Tiền tệ
- Charges codes: Mã thanh toán cước
- Charges: Cước phí và chi phí
- Declare value for carriage: Giá trị kê khai vận chuyển
- Declare value for customs: Giá trị khai báo hải quan
- Amount of insurance: Số tiền bảo hiểm
- Handling information: Thông tin làm hàng
- Number of pieces: Số kiện
- Other charges: Các chi phí khác
 - Prepaid: Cước và chi phí trả trước
- Collect: Cước và chi phí trả sau
- Shipper of certification box: Ô ký xác nhận của người gửi hàng
- Carrier of execution box: Ô dành cho người chuyên chở
- For carrier of use only at destination: Ô chỉ dành cho người chuyên
chở ở nơi đến
- Collect charges in destination currency, for carrier of use only: Cước
trả sau bằng đồng tiền ở nơi đến, chỉ dùng cho người chuyên chở.
2.4.3. Quy trình phát hành:
2.4.3.1. Vận đơn đường biển

2.4.3.2. Vận đơn hàng không

2.5. Những điều cần lưu ý:
2.5.1. Vận đơn đường biển:
- Tính pháp lý: vận đơn đường biển được áp dụng trong trường hợp này được biết đến
như một loại hợp đồng. Chính vì thế nó có tính pháp lý ràng buộc giữa chủ hàng và
đơn vị vận chuyển hàng hóa. Đặc biệt quan trọng chính là quan hệ pháp lý giữa người
nhận hàng và đơn vị vận chuyển. Chính vì thế việc sử dụng vận đơn đường biển như
là một điều kiện không thể thiếu khi vận chuyển hàng hóa.
- Thông tin: Phải kiểm tra đầy đủ các thông tin. Tất cả các thông tin được ghi trên vận
đơn phải hoàn toàn chính xác, đúng với thông tin và cam kết của cả hai bên. Bởi vì nó
có tính pháp lý cho nên bất cứ một thông tin nào sai lệch cũng sẽ ảnh hưởng đến quá
trình vận chuyển và quyền lợi của các bên.
2.5.2. Vận đơn hàng không
- AWB không phải là chứng từ sở hữu, do đó không thể chuyển nhượng được như vận
đơn đường biển (loại theo lệnh). Trong trường hợp ngoại lệ, để thanh toán bằng tín
dụng thư (L/C), 2 bên mua bán sẽ phải thỏa thuận và phải làm thêm thủ tục cần thiết
(như thư cam kết đảm bảo) nhờ ngân hàng chấp nhận “ký hậu” vào mặt sau AWB để
lấy hàng.

KHÁC NHAU GIỮA VĐ HÀNG KHÔNG VÀ ĐƯỜNG BIỂN

Vận đơn hàng không Vận đơn đường biển

- Không chuyển nhượng được. - Có thể chuyển nhượng được (nếu là

- Phát hành sau khi giao hàng cho hãng
vận chuyển.
- Phát hành ít nhất 9 bản.
- Dùng trong vận chuyển hàng không.
- Không dùng với điều kiện FAS, FOB,
CFR và CIF trong Incoterms.
- Điều chỉnh bởi Công ước Warsaw,
Công ước Hague sửa đổi, Công ước
Montreal.
loại giao hàng theo lệnh).
- Phát hành sau khi hàng đã được xếp
lên tàu.
- Phát hành bộ đầy đủ: 3 bản gốc, 3-6
bản copy
- Dùng trong vận tải biển.
- Có thể sử dụng với tất cả các điều
kiện quy định trong Incoterms 2010.
- Điều chỉnh bởi Công ước Hague,
Hague-Visby, và Bộ luật US COGSA
1936.
3. Phiếu đóng gói
3.1. Sơ lược về phiếu đóng gói
- Packing list (bảng kê/phiếu chi tiết hàng hóa/phiếu đóng gói hàng hóa) là một trong
những chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu do người bán phát
hành sau khi hoàn thiện vai trò đóng hàng gửi cho người mua.
- Thông thường trên một Packing list sẽ chỉ thể hiện quy cách đóng gói, số lượng hàng
hóa thực tế người bán giao hàng cho người mua chứ không thể hiện giá trị của lô
hàng.
3.2. Mục đích chính của phiếu đóng gói:
- Dùng để để khai báo cho hãng vận chuyển trong quá trình phát hành vận đơn.
- Chứng từ hỗ trợ thanh toán, nhưng hàng hóa phải phù hợp với những gì mô tả trên
P/L.
- Chứng từ bắt buộc phải có để thông quan trong ngành xuất nhập khẩu.
- Chứng từ xác nhận người mau có thể kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng (nhập khẩu).
- Chứng từ để hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm khi xảy mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
3.3. Nội dung chính:
- Tiêu đề phiếu : Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty
- Seller: Tên, địa chỉ, hotline, số điện thoại bên bán hàng.
- Số và ngày Packing List: Số này khá quan trọng
- Buyer: Tên, địa chỉ, hotline, số điện thoại bên mua hàng.
- Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party
(Bên thông báo khi hàng đến. Thông thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm
thông tin Notify Party này).
- Port of Loading: Cảng bốc hàng
- Port of Destination: Cảng đến
- Vessel Name: Tên tàu, số chuyến.
- ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy.
- Product: thông tin mô tả về lô hàng Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS Code
- Quantity: Số lượng hàng hóa
- Packing: Số lượng thùng hoặc hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: đơn vị là
bales – kiện, chẳng hạn có 100000 cái, đóng gói 500 cái/kiện -> Packing là 200
bales).
- NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa)
- GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng (Tính cả trọng lượng của phụ kiện đóng gói
hàng hóa ở ngoài). Trên thực tế, chúng ta không cần quá tỉ mỉ và quá chính xác GWT
này, chỉ cần GWT tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng mà hãng tàu cho
phép xếp trong 1 container là được.
- Remark: Những ghi chú thêm ( nếu có ),
- Xác nhận của bên bán hàng: Chữ ký, đóng dấu của bên bán. Khi có chữ ký và đóng
dấu thì phiếu mới được xem là hợp lệ
3.4. Những điều cần lưu ý:
- Tránh nhầm lẫn phiếu đóng gói hàng hóa ( Packing List ) và hóa đơn thương mại
(Commercial Invoice). Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về phương thức thanh
 toán của hàng hóa, là bằng chứng giao dịch thương mại giữa người mua và người bán.
Còn phiếu đóng gói thì thường thể hiện cách thức đóng gói của hàng hóa, trọng lượng
ra sao
- Phiếu đóng gói hàng hóa cần bao gồm số đơn vị, số hộp và bất kỳ thông tin đóng gói
nào khác có sẵn. Điều quan trọng, tất cả các chi tiết đó phải khớp với hóa đơn thương
mại và phản ánh các bên liên quan đến giao dịch
- Packing List phải được làm đúng theo theo quy định pháp luật quốc gia nhập khẩu về
các tiêu chuẩn an toàn hoặc vệ sinh cho hàng hóa.
- Packing List phải được làm rõ ràng và chi tiết để người nhận hàng có thể kiểm tra
được số lượng và chất lượng hàng hóa.

4. Giấy chứng nhận chất lượng

4.1. Sơ lược về giấy chứng nhận chất lượng
- Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality) là loại giấy chứng nhận chất
lượng hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn/ quy chuẩn của nước sản xuất hoặc tiêu chuẩn
quốc tế.
4.2. Mục đích chính của giấy chứng nhận chất lượng
- Chứng minh chất lượng sản phẩm: bằng chứng xác thực rằng sản phẩm đã đáp ứng
các tiêu chuẩn chất lượng được quy định, bao gồm tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế hoặc
do nhà sản xuất tự đề ra.
- Giấy chứng nhận chất lượng giúp tăng độ tin cậy cho sản phẩm, khẳng định sự an
toàn và uy tín, tạo lợi thế cạnh tranh so với các sản phẩm khác trên thị trường.
4.3. Phân loại:
- Chứng nhận hợp chuẩn là hoạt động chứng nhận chất lượng sản phẩm phù hợp với
tiêu chuẩn tương ứng trong nước hoặc các tiêu chuẩn quốc tế. Chứng nhận này được
hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện tuy nhiên trong một số trường hợp khách hàng
yêu cầu thì nó là yêu cầu bắt buộc.
- Chứng nhận hợp quy ( là hoạt động bắt buộc) là hoạt động chứng nhận chất lượng sản
phẩm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật tương ứng được thực hiện theo yêu cầu của cơ
quan quản lý nhà nước, thường là các chứng nhận liên quan đến các vấn đề an toàn,
vệ sinh, môi trường
4.4. Những điều cần lưu ý:
- Lựa chọn tổ chức cấp giấy chứng nhận chất lượng uy tín, những tổ chức có thẩm
quyền và độ minh bạch cao
- Cập nhật giấy chứng nhận chất lượng định kỳ

5. Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng

5.1. Sơ lược về Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng
- Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity): Là chứng từ xác nhận số lượng
của hàng hoá thực giao
- Giấy chứng nhận trọng lượng: Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao,
thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng
 - Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng cũng có thể do người cung cấp hoặc tổ chức
giám định hàng hóa cấp, tùy theo thỏa thuận của hợp đồng
5.2. Mục đích chính
- Hỗ trợ giao dịch thương mại bằng cách cung cấp thông tin chính xác về số lượng, đảm
bảo tính minh bạch và ngăn chặn gian lận.
- Hỗ trợ quản lý vận chuyển, đảm bảo tuân thủ các quy định về trọng lượng, và giúp
tránh gặp sự cố trong quá trình vận chuyển
5.3. Nội dung chính:
- Tên chứng từ: Certificate of Quantity – Quality and Weight
- Số và ngày chứng từ: Ngày chứng từ này thường trước hoặc ngay ngày giao hàng.
Thường trước hoặc ngay ngày của Packing List
- Các nội dung về Seller, Buyer, Notify party, Cảng đi, cảng đến, tên tàu, số chuyến…ở
phần đầu của chứng từ này phải được lập giống hệt như Invoice, P/L, B/L và các
chứng từ khác. Do vậy, người yêu cầu kiểm định phải chú ý cung cấp thông tin chính
xác cho bên kiểm định, đồng thời phải kiểm tra cẩn thận thông tin nháp trước khi xác
nhận bản gốc.
- Các chỉ tiêu/điểm được kiểm định
- Tiêu chuẩn/Cơ sở kiểm định
- Phương pháp kiểm định
- Thông số kết quả kiểm định
- Ngày kiểm định, nơi kiểm định
- Quan trọng nhất là KẾT LUẬN kiểm định rằng lô hàng phù hợp với tiêu chuẩn xuất
khẩu và đạt yêu cầu như hợp đồng quy định.
5.4. Những điều cần lưu ý
- Xác nhận đủ số lượng, ghi chú về trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bao bì
- Tổ chức cấp giấy chứng nhận chất lượng uy tín, những tổ chức có thẩm quyền và độ
minh bạch cao
- Đảm bảo thông tin nhất quán giữa giấy chứng nhận và trên hợp đồng

6. Giấy chứng nhận xuất xứ

6.1. Sơ lược về giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O) là cơ sở để xác định nguồn gốc
xuất xứ hàng hóa. Là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm quyền,
thường là Phòng Thương mại/Bộ Thương mại/Bộ Công Thương cấp để xác nhận nơi
sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.
- Một trong những công việc cần thiết và quan trọng trong thương mại quốc tế là xác
định xuất xứ hàng hóa, các quốc gia quan tâm đến xuất xứ hàng hóa để:
- Ưu đãi thuế quan.
- Áp dụng thuế chống bán phá giá và trợ giá.
- Thống kê thương mại và theo dõi hệ thống hạn ngạch
6.2. Phân loại
- Trên thế giới tồn tại nhiều hệ thống ưu đãi thuế quan, tương ứng có nhiều loại C/O:
Form A, Form B, Form ICO, Form T, Form V, Form P, Form Nam Phi, From Thổ
 Nhĩ Kỳ, From S, Form M, Form D, Form E, Form AJ, Form VJ,...
- Tại Việt Nam thì Phòng Thương mại và Công nghiệp cấp các Form A, B, ICO, T…
Còn các Form D, E, AJ, AK, VJ do Vụ xuất nhập khẩu, Bộ Công Thương quản lý.
- Form A là loại C/O dùng cho các mặt hàng xuất khẩu để được hưởng ưu đãi
thuế quan trong khuôn khổ Hiệp định ưu đãi thuế quan phổ cập GSP
(Generalized system of preferences). Chỉ được cấp khi hàng hóa được xuất
khẩu sang một trong những nước được ghi ở mặt sau Form A và nước này cho
Việt Nam được hưởng GSP.
- Form B là loại C/O được cấp cho các mặt hàng hóa sang tất cả các nước, cấp
theo quy định xuất xứ không được hưởng ưu đãi.
- Form D là loại C/O được cấp cho các mặt hàng hóa sang các nước ASEAN
thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định CEPT. Chỉ cấp cho hàng
hóa xuất khẩu từ 1 nước thành viên ASEAN sang 1 nước thành viên ASEAN
khác
- Form E là loại C/O được cấp cho các mặt hàng hóa xuất khẩu sang Trung
Quốc và các nước ASEAN thuộc diện ưu đãi thuế quan theo hiệp định
ASEAN - Trung Quốc
- Form AK là loại C/O được cấp cho các mặt hàng hóa xuất khẩu sang Hàn
Quốc và các nước ASEAN thuộc diện ưu đãi thuế quan theo hiệp định
ASEAN- Hàn Quốc
- Form AJ là loại C/O được cấp cho các mặt hàng hóa Việt Nam xuất khẩu sang
Nhật Bản và các nước ASEAN thuộc diện ưu đãi thuế quan theo hiệp định
ASEAN- Nhật Bản
- C/O Form VJ là loại được cấp cho các mặt hàng hóa Việt Nam xuất khẩu từ
Việt Nam sang Nhật Bản, được hưởng các ưu đãi thuế quan theo Hiệp định
Việt Nam - Nhật Bản
- Form S là loại C/O được cấp cho các mặt hàng hóa Việt Nam xuất khẩu sang
Lào thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định Việt Nam - Lào
- Form ICO là loại C/O theo quy định của Tổ chức Cà phê thế giới chỉ cấp cho
mặt hàng cà phê. Loại mẫu này luôn được cấp kèm theo Mẫu A hoặc Mẫu B
6.3. Tầm quan trọng
- Đối với người xuất khẩu
- Phản ánh chất lượng hàng hóa.
- Bằng chứng để chứng minh xuất xứ hàng hóa.
- Căn cứ để thông quan hàng hóa xuất khẩu.
- Chứng từ thiết yếu khi sử dụng phương thức L/C.
- Tăng khả năng cạnh tranh của hàng hóa và tăng giá hàng hóa hoặc giá gia
công của nhà xuất khẩu.
- Đối với người nhập khẩu.
- Căn cứ để làm thủ tục nhập khẩu.
- Cơ sở xác định xuất xứ của sản phẩm.
- Căn cứ để nhà nhập khẩu chứng minh không vi phạm những quy định về xuất
xứ hàng hóa.
- Căn cứ để được hưởng mức thuế ưu đãi.
 6.4. Nội dung chính:
- Gồm:
- Thông tin giữa bên mua và bên bán
- Thông tin về sản phẩm gồm: tên hàng, số lượng, mã sản phẩm
- Thông tin về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng;
- Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền
6.5. Những điều cần lưu ý
- Cần xác định rõ ràng xuất xứ của hàng hóa theo quy tắc xuất xứ của nước nhập khẩu
- Phải được ký bởi người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan cấp ℅
- C/O phải còn hiệu lực và được chấp nhận bởi nước nhập khẩu

7. Chứng từ bảo hiểm

7.1. Sơ lược về chứng từ bảo hiểm
- Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người/tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo
hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa
tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm
- Các chứng từ bảo hiểm thường được dùng
- Đơn bảo hiểm (Insurance policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, gồm
những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp
đồng này
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): là chứng từ do người bảo
hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa bảo hiểm theo điều
kiện hợp đồng
- Các loại bảo hiểm trong xuất nhập khẩu:
- Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển
- Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu đường bộ
- Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu đường sắt
- Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu đường hàng không
- Các loại bảo hiểm hàng hóa trong xuất nhập khẩu bằng đường biển:
- Loại A: Đối tượng bảo hiểm là các hàng hóa được vận chuyển bằng đường
biển, lợi ích bảo hiểm bao gồm: Mất mát toàn bộ, mất mát một phần, hư hỏng
- Rủi ro được bảo hiểm: Mất cắp, mất trộm, thiếu nguyên kiện, hoen gỉ,
gãy trong quá trình vận chuyển, rủi ro do thiên tai, hỏa hoạn, nổ, va
chạm, rủi ro do đắm tàu, chìm tàu, mắc cạn.
- Rủi ro không được bảo hiểm: Hao mòn tự nhiên, thiếu hụt do sai sót
trong đóng gói, thiệt hại do lỗi cố ý của người được bảo hiểm, chiến
tranh, khủng bố, bạo động.
- Loại B: Đối tượng bảo hiểm là các hàng hóa được vận chuyển bằng đường
biển, lợi ích bảo hiểm bao gồm: Mất mát toàn bộ, mất mát một phần, hư hỏng
- Rủi ro được bảo hiểm: Mất cắp, mất trộm, thiếu nguyên kiện, hoen gỉ,
gãy trong quá trình vận chuyển, rủi ro do thiên tai, hỏa hoạn, nổ, va
chạm, rủi ro do đắm tàu, chìm tàu, mắc cạn, rủi ro do hư hỏng máy
móc, thiết bị tàu, rủi ro do va đập, trầy xước, móc, rách, ướt nước.
 - Rủi ro không được bảo hiểm: Hao mòn tự nhiên, thiếu hụt do sai sót
trong đóng gói, thiệt hại do lỗi cố ý của người được bảo hiểm, chiến
tranh, khủng bố, bạo động.
- Loại C: Đối tượng bảo hiểm là tổn thất chung và chi phí cứu hộ liên quan đến
hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển.
- Rủi ro được bảo hiểm: Thiên tai, hỏa hoạn, nổ, va chạm, đắm tàu, chìm
tàu, mắc cạn, hy sinh chung, chi phí cứu hộ.
- Rủi ro không được bảo hiểm: Hao mòn tự nhiên, thiếu hụt do sai sót
trong đóng gói, thiệt hại do lỗi cố ý của người được bảo hiểm, chiến
tranh, khủng bố, bạo động, Mất mát một phần hoặc toàn bộ hàng hóa
- So sánh:
- Bảo hiểm loại B bao gồm nhiều rủi ro hơn Bảo hiểm loại A, ví dụ như
rủi ro do hư hỏng máy móc, thiết bị tàu, rủi ro do va đập, trầy xước,
móc, rách, ướt nước.
- Phí bảo hiểm của Bảo hiểm loại B cao hơn Bảo hiểm loại A.
- Bảo hiểm loại C chỉ bảo hiểm tổn thất chung và chi phí cứu hộ, không
bảo hiểm mất mát toàn bộ hoặc một phần hàng hóa.
- Phí bảo hiểm của Bảo hiểm loại C thấp hơn Bảo hiểm loại A và B.
7.2. Tầm quan trọng:
- Trong lĩnh vực vận tải hàng hóa, chủ doanh nghiệp cần tham gia gói bảo hiểm hàng
hóa xuất nhập khẩu để đảm bảo an toàn cho hàng hóa cũng như giảm thiệt hại, tổn
thất nếu không may xảy ra sự kiện bảo hiểm. Thêm vào đó cũng bởi những lý do sau
đây bạn nên cân nhắc tham gia gói bảo hiểm quan trọng này ngay hôm nay:
- Hàng hóa vận chuyển thường gặp rủi ro gây hư hỏng, mất mát. Đặc biệt là
bằng đường biển bởi tàu thuyền có thể bị mắc cạn, đắm, đâm, cháy nổ,...
- Theo quy định vận tải quốc tế, trách nhiệm của người vận tải không cao, quy
trình khiếu nại yêu cầu bồi thường phức tạp, mất thời gian.
- Đây là biện pháp phòng ngừa rủi ro hiệu quả, đồng thời mang đến tâm lý an
toàn cho doanh nghiệp.
7.3. Những trường hợp bảo hiểm không chi trả:
- Sự hao hụt thông thường về trọng lượng, khối lượng và các hao mòn tự nhiên khác
- Mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa xuất nhập khẩu do các nguyên nhân chủ quan
- Hư hại do bản chất của sản phẩm, các yếu tố nội tại của hàng hóa.
- Do doanh nghiệp không chi trả được các khoản nợ hoặc thiếu vốn
- Thất thoát hàng hóa xuất nhập khẩu do sử dụng các vũ khí, thiết bị gây cháy nổ.
- Người mua bảo hiểm cố ý làm hư hại sản phẩm
7.4. Những điều cần lưu ý:
- Xem xét kỹ những điều khoản được quy định trên hợp đồng.
- Xem xét chi phí thanh toán cho doanh nghiệp cung cấp bảo hiểm
- Lựa chọn gói bảo hiểm phù hợp nhất với hàng hóa mà doanh nghiệp xuất – nhập
khẩu.
- Nắm và hiểu rõ những trường hợp không được thanh toán bảo hiểm.
8. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh
8.1. Sơ lược về giấy chứng nhận kiểm dịch và Vệ sinh
- Giấy chứng nhận kiểm dịch Là văn bản do cơ quan kiểm dịch cấp, xác nhận lô hàng
đã được kiểm tra và đáp ứng các yêu cầu về kiểm dịch động thực vật
- Giấy chứng nhận vệ sinh Là văn bản do cơ quan chức năng cấp, xác nhận lô hàng đã
được kiểm tra và đáp ứng các yêu cầu về vệ sinh an toàn thực phẩm
- Đây là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các
tiêu chuẩn an toàn và vệ sinh thực phẩm của quốc gia nhập khẩu.
8.2. Mục đích chính
- Nhằm đảm bảo hàng hóa đã được kiểm định an toàn, không mang những mầm bệnh
nguy hiểm có thể lây sang người, động vật, thực vật
- Đảm bảo hàng hóa đáp ứng được các tiêu chuẩn trong nước và quốc tế về vấn đề vệ
sinh an toàn thực phẩm, chất lượng sản phẩm
8.3. Nội dung chính:
- Gồm:
- Thông tin người gửi và người nhận
- Thông tin về hàng hóa: số lượng và loại hàng hóa, bao bì, mã hiệu hàng hóa,
nơi sản xuất hàng hóa
- Thông tin về vận chuyển: phương tiện chuyên chở, cửa xuất khẩu và cửa nhập
khẩu
- Thông tin về quy trình kiểm dịch (Khai báo bổ sung)
8.4. Những điều cần lưu ý
- Có thời gian hiệu lực nhất định, đảm bảo Giấy chứng nhận được cấp bởi cơ quan có
thẩm quyền và còn hiệu lực
- Giấy chứng nhận phải được hợp pháp hóa bởi nước nhập khẩu

9. Giấy chứng nhận hun trùng:

9.1. Sơ lược về giấy chứng nhận hun trùng
- Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) là một chứng nhận bắt buộc cho
một số loại hàng hóa trước khi xuất khẩu. Chứng thư này được cấp bởi các đơn vị có
chức năng khử trùng kiểm dịch sau khi hàng hóa đã được xử lý bằng phương pháp
hun trùng để tiêu diệt côn trùng, nấm mốc và các sinh vật gây hại
9.2. Mục đích chính
- Hàng hóa trong quá trình vận chuyển trên container thời gian dài dễ xuất hiện mùi ẩm
mốc và hình thành nhiều vi khuẩn gây hại. Đặc biệt với những hàng hóa xuất khẩu
được vận chuyển theo đường biển thường kéo dài nhiều ngày, môi trường ẩm thấp
trong container đóng kín càng tạo điều kiện thuận lợi cho nấm mốc, vi khuẩn và côn
trùng sinh sôi nảy nở.
- Do đó, để tránh tình trạng lây nhiễm bệnh và các tác nhân gây hại, chứng nhận hun
trùng là minh chứng để các doanh nghiệp xuất khẩu cam kết hun trùng và vệ sinh,
đảm bảo chất lượng hàng hóa.
 9.3. Nội dung chính
- Nội dung chứng nhận hun trùng bao gồm
- Thông tin về hàng hóa: loại hàng hóa, số vận lô hàng, trọng lượng và số lượng
- Thông tin về vận chuyển: phương thức vận chuyển, số container và số seal
- Thông tin về hóa chất hun trùng: loại hóa chất hun trùng, liều lượng thuốc hun
trùng, thời gian tác dụng, nơi thực hiện quy trình hun trùng, ngày hun trùng,
thông tin về người chịu trách nhiệm hun trùng.
9.4. Những điều cần lưu ý
- Đối với đơn vị thực hiện hun trùng:
- Cần có giấy phép hoạt động hun trùng được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm
quyền.
- Cán bộ thực hiện hun trùng phải có chuyên môn cao, được đào tạo về hun
trùng.
- Sử dụng hóa chất hun trùng theo đúng quy định và đảm bảo an toàn cho sức
khỏe con người và môi trường.
- Có đầy đủ dụng cụ bảo hộ cá nhân khi thực hiện hun trùng.
- Tuân thủ các quy định về an toàn khi thực hiện hun trùng.

10. Các chứng từ khác:

10.1. Chứng từ vận tải gồm: Biên lai thuyền phó, Bản kê khai hàng hóa, Phiếu
kiểm kê, Sơ đồ xếp hàng hóa