1.

Viết thư hỏi hàng:

Liên hệ với nhà sản xuất hoặc đại lý để yêu cầu một báo giá về sản phẩm đang quan tâm.
Trong thư hỏi hàng nên yêu cầu các thông tin cần thiết như giá cả, số lượng, thời gian giao
hàng và phương thức vận chuyển.
2. Thư chào giá:
Nhà sản xuất hoặc đại lý sẽ trả lời lại với một báo giá chi tiết về sản phẩm cần mua. Thư chào
giá nên bao gồm giá cả, điều kiện và thời gian giao hàng, thể hiện rõ ràng và chính xác để
tránh hiểu nhầm.
3. Đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng ngoại thương:
Thực hiện các cuộc đàm phán để đề ra điều kiện và điểm chung, sau đó soạn thảo hợp đồng.
Trong hợp đồng cần ghi rõ thông tin đầy đủ của hai bên, mục đích giao dịch, sản phẩm cần
mua, số lượng và giá cả, điều kiện vận chuyển, thời hạn thanh toán và các điều khoản khác.
Sau khi hai bên đã đồng ý về hợp đồng, cả hai cùng ký kết.
4. Thực hiện các khâu thanh toán:
Nhà nhập khẩu phải thực hiện thanh toán phù hợp với phương thức và thời hạn đã thỏa thuận
trong hợp đồng. Phương thức thanh toán thường sử dụng trong giao dịch ngoại thương là
thanh toán thông qua ngân hàng hoặc thanh toán bằng hình thức hối phiếu. Nhà cung cấp sẽ
giao hàng cho nhà nhập khẩu sau khi nhận được thanh toán.
5. Booking - thuê tàu và gửi xác nhận booking:
Nhà vận chuyển được thuê để vận chuyển hàng hoá từ cảng nhập khẩu đến cảng xuất khẩu.
Nhà vận chuyển sẽ cung cấp thông tin chi tiết về tàu, lộ trình và thời gian. Nhà nhập khẩu cần
xác nhận bằng văn bản và thanh toán các khoản phí vận chuyển.
6. Hoàn thành thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hoá:
Nhà sản xuất hoặc đại lý cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho việc xuất khẩu hàng hóa, bao
gồm hóa đơn xuất khẩu, vận chuyển và các giấy tờ khác. Sau khi hàng hoá được vận chuyển
đến cảng, việc thông quan sẽ được thực hiện trước khi hàng được xuất khẩu.
7. Chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán gồm:
Commercial invoice: là hóa đơn gửi cho nhà nhập khẩu để thông báo giá trị hàng hoá, các chi
phí liên quan đến việc sản xuất, vận chuyển và bán hàng.
Detail packing list: chứa thông tin chi tiết về số lượng, trọng lượng và kích thước của hàng
hóa.
Certificate of original: xác nhận về nơi sản xuất của sản phẩm đang được mua bởi nhà nhập
khẩu.
Certificate of quality, quantity and weight: chứng nhận số lượng, chất lượng và trọng lượng
của hàng hoá.
Bill of lading: là tài liệu chứng nhận quyền sở hữu của hàng hoá và cũng là tài liệu giao nhận
hàng.
Insurance policy: Chứng nhận về việc bảo hiểm cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Bill of exchange: Là tài liệu bao gồm thông tin về việc thanh toán hợp đồng, được sử dụng
trong trường hợp thanh toán qua hình thức chuyển khoản.
8. Chuyển bộ chứng từ:
Nhà xuất khẩu cần chuyển bộ chứng từ thanh toán đến ngân hàng của mình để kiểm tra và xác
nhận. Sau đó, ngân hàng này sẽ gửi bộ chứng từ đến ngân hàng của nhà nhập khẩu để nhận
thanh toán.
9. Thông báo bộ chứng từ đến:
Ngân hàng của nhà xuất khẩu sẽ thông báo cho nhà nhập khẩu biết khi bộ chứng từ đã gửi đến
ngân hàng của họ và chờ đợi thanh toán.
10. Thực hiện thanh toán tiền cho người bán:
Nhà nhập khẩu sẽ thực hiện thanh toán đầy đủ cho người bán sau khi kiểm tra bộ chứng từ
thanh toán và xác nhận rằng hàng hoá đã được nhận đúng chất lượng và số lượng như đã thỏa
thuận trong hợp đồng. Thanh toán có thể được thực hiện bằng các phương thức chuyển khoản,
hối phiếu hoặc trả tiền mặt.