PRACTICE: BUSINESS LETTERS AND DOCUMENTS

PRACTICE 1: ENGLISH-VIETNAMESE

Dear Sir/ Madam

We are a chain of retailers based in Birmingham and are looking for a manufacturer who can
supply us with a wide range of sweaters for the men's leisurewear market. We were impressed
by the selection of sweaters that were displayed on your stand at the "Menswear Exhibition"
that was held in Hamburg last month.
As we usually place very large orders, we would expect a quantity discount in addition to a
20% trade discount off net list prices. Our terms of payment are normally 30-day bill of
exchange, documents against acceptance (D/A).
If these conditions interest you, and you can meet orders of over 500 garments at one time,
please send us your current catalogue and price-list.
We hope to hear from you soon.
Yours faithfully
Peter Crane (Mr.)
Chief Buyer

Chào Ông/Bà,
Chúng tôi là một chuỗi cửa hàng bán lẻ có trụ sở tại Birmingham và đang tìm kiếm nhà sản
xuất có thể cung cấp số lượng lớn áo len cho thị trường trang phục hằng ngày dành cho nam
giới. Chúng tôi rất ấn tượng về bộ sưu tập áo len được trưng bày trên gian hàng của quý công
ty tại triển lãm quần áo nam Menswear Exhibition, được tổ chức ở Hamburg vào tháng trước.
Vì chúng tôi thường đặt những đơn hàng rất lớn nên chúng tôi hy vọng quý công ty sẽ áp dụng
chính sách chiết khấu số lượng, và chiết khấu thương mại 20% trên giá niêm yết. Các điều
khoản thanh toán của chúng tôi thường là hối phiếu phương thức thanh toán trả sau D/A, có
kỳ hạn 30 ngày,
Nếu quý công ty đồng ý với những điều kiện thanh toán nêu trên và có thể đáp ứng đồng thời
các đơn hàng trên 500 sản phẩm may mặc cùng một lúc, vui lòng gửi cho chúng tôi danh mục
sản phẩm và bảng giá hiện tại. Chúng tôi rất hy vọng sẽ nhận được phản hồi sớm từ phía quý
công ty.
Trân trọng
Peter Crane (Mr.)
Trưởng phòng mãi vụ/ Giám đốc mua hàng
1
PRACTICE 2: ENGLISH-VIETNAMESE

Dear M Morreau
Thank you for your enquiry of 27th June in which you expressed an interest in relating a
selection of our products in your shops in France.
Please find enclosed our current brochure and price list. As regards your request/in response to
your request for a 20% trade discount, we regret that we cannot offer more than 15%.
However, we do give a 5% quantity discount on shipment for over £10,000. We are sure that
you will agree that these terms are highly favorable. We are confident that we can deliver the
products within two months as you require, but wish to emphasize that our terms of payment
will have to be by sight draft until we have established a business relationship.
Thank you for your interest in our products and we hope to hear from you soon.
Yours sincerely
Glaston Pottiers Ltd
(Signed)
Sales managers

Gửi Ông Morreau,

Cảm ơn ông đã gửi cho chúng tôi thư hỏi hàng về ngày 27 tháng 6, trong đó ông bày tỏ sự
quan tâm đối với bộ sưu tập các sản phẩm của chúng tôi tại các cửa hàng ở Pháp.
Vui lòng xem tài liệu quảng cáo và bảng giá hiện hành đính kèm. Đối với yêu cầu của ông về
chiết khấu thương mại 20%, chúng tôi rất lấy làm tiếc rằng chúng tôi không thể chiết khấu
nhiều hơn 15%. Tuy nhiên, chúng tôi áp dụng chiết khấu số lượng 5% cho đơn hàng có giá trị
trên 10.000 bảng Anh. Chúng tôi chắc chắn ông sẽ đồng ý rằng các điều khoản này rất ưu đãi.
Chúng tôi đảm bảo rằng có thể giao hàng trong vòng hai tháng theo yêu cầu của ông, nhưng
chúng tôi buộc phải nhấn mạnh rằng điều khoản thanh toán của chúng tôi là thanh toán bằng
hối phiếu trả ngay cho đến khi chúng ta thiết lập được mối quan hệ kinh doanh.
Cảm ơn ông đã quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi và chúng tôi hy vọng sẽ sớm nhận được
phản hồi từ ông.
Trân trọng
laston Pottiers Ltd
(đã ký)
Quản lý kinh doanh

2
 PRACTICE 3: ENGLISH-VIETNAMESE

Terms of Payment
1. Payments shall be made by net cash against sight draft with Bill of Lading attached showing
the shipment of the goods. Such payment shall be made through Bank of China. The Bill of
Lading shall not be delivered to the Buyer until such draft is paid.

Việc thanh toán phải thực hiện thông qua tiền mặt đổi lấy hối phiếu trả ngay kèm Vận Đơn
chứng minh hàng đã được chuyển đi. Việc thanh toán đó phải được thực hiện ở ngân hàng
Trung Quốc, Bên Mua chỉ nhận được Vận Đơn cho tới khi hối phiếu trả ngay đã được thanh
toán.

2. Within 15 days from the date of this Agreement the Buyer shall establish an irrevocable L/C
with a first-class bank in compliance with the terms and conditions set forth in this contract.

Trong vòng 15 ngày kể từ ngày Hợp đồng này có hiệu lực, Bên Mua phải lập/ mở thư tín dụng
không thể hủy ngang ở một ngân hàng hạng nhất theo các điều khoản và điều kiện quy định
trước đó trong Hợp Đồng này.

3. The Seller may present the sight draft together with the shipping documents through the
Seller's Bank to the Buyer for collection after shipment. Since D/P (documents against
payment) is agreed on, the collecting bank will deliver the documents against receipt of
payment.

Thông qua ngân hàng của bên Bán, Bên Bán phải trình cho Bên Mua hối phiếu trả ngay cùng
với chứng từ chuyển hàng để nhờ thu hộ sau khi hàng hóa được chuyển đi. Sau khi các chứng
từ đổi lấy thanh toán được phê duyệt, ngân hàng thu hộ sẽ chuyển các chứng từ đổi lấy hóa
đơn thanh toán.

4. The Buyer shall open a 100% confirmed, irrevocable, divisible and negotiable letter of
credit in favor of the Seller within 5 calendar days from date of the agreement through the
issuing Bank. The letter of credit shall be drawn against draft at sight upon presentation of the
following documents:
 Full set of the Seller's Commercial Invoice.
 Full set of clean, blank, endorsed Bill of Lading.
 Inspection Certificate of Quality and Quantity.

3
Bên mua phải mở một thư tín dụng được chứng thực 100%, không thể hủy ngang, có thể phân
chia và có thể chuyển nhượng cho Bên Bán thông qua ngân hàng phát hành trong vòng 5
ngày kể từ ngày ký kết trên hợp đồng. Thư tín dụng phải được trình ra cùng các giấy tờ sau để
đổi lấy hối phiếu trả ngay:
Bộ hoá đơn Thương mại đầy đủ của Bên bán,
Bộ Vận đơn đường biển đầy đủ, có chứng nhận hàng đã chất lên tàu,
Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng và số lượng.

5. The Buyer shall send a confirmed, irrevocable, and transferable letter of credit to be drawn
by sight draft to the Seller before Nov 20th, 2005. The letter of credit remains valid until 15
days after the above mentioned delivery and will expire on Dec 30th, 2005. Meanwhile, a
deposit of 10% of the total price should be paid by the Buyer immediately after signing the
Contract.

Bên Mua có nghĩa vụ gửi thư tín dụng được chứng thực, không hủy ngang và có thể chuyển
nhượng được ký phát bằng hối phiếu trả ngay cho Bên Bán trước ngày 20/11/2005. Thư tín
dụng có hiệu lực trong vòng 15 ngày từ thời điểm giao hàng nêu trên và hết hạn vào ngày
30/12/2005. Bên cạnh đó, Bên Mua phải đặt cọc 10% tổng giá trị đơn hàng ngay sau khi ký kết
hợp đồng này.

6. Payment is effected by confirmed, irrevocable, transferable, and bank's acceptance L/C at

sight with partial (từng phần) shipment (hàng hóa được giao nhiều đợt), remaining valid for
negotiation in China until 15th day after the date of delivery. In the meantime, the L/C should
be opened in favor of the Seller within 15 days after the signing of the contract.

Việc thanh toán được thực hiện bằng L /C được xác nhận, không hủy ngang, có thể chuyển
nhượng đổi lấy hối phiếu trả ngay với hàng hóa được giao nhiều đợt,có giá trị thương lượng
tại Trung Quốc trong vòng 15 ngày kể từ ngày giao hàng. Đồng thời, Bên Bán phải có nghĩa
vụ mở tín dụng thư Bên Bán hưởng lợi trong vòng 15 ngày sau khi ký hợp đồng này.
in favor of: được hưởng lợi
7. Fifty percent (50%) of the value of goods by Irrevocable and Confirmed Letter of Credit at
sight and remaining 50% on collection basis D/P at 30 days sight. All the documents are not to
be delivered to the Buyers until full payment of invoice value is made. In case of non-payment
in collection item, the documents shall be held by the Issuing Bank at the entire disposal of the
Sellers.

Năm mươi phần trăm (50%) giá trị hàng hóa được thanh toán dựa trên phương thức tín dụng
thư không hủy ngang, xác nhận trả ngay và 50% còn lại dựa trên phương thức nhờ thu chứng
4
 từ đổi lấy thanh toán trong vòng 30 ngày. Người mua sẽ nhận được tất cả các chứng từ khi
hóa đơn được thanh toán đầy đủ. Trong trường hợp Người mua không thể thanh toán theo
phương thức nhờ thu, các chứng từ sẽ được Ngân hàng Phát hành giữ lại để Người bán toàn
quyền xử lý.
at the disposal of somebody: được toàn quyền xử lý

PRACTICE 4: VIETNAMESE - ENGLISH

ĐIỀU 3: Giao hàng 75 ngày sau khi ký hợp đồng này.

ARTICLE 3: The goods will be delivered within 75 days after the contract has been signed.
ĐIỀU 4: Thiết bị máy móc sẽ được đóng vào trong những kiện bằng gỗ chắc chắn theo tiêu
chuẩn xuất khẩu. bên ngoài mỗi kiện ghi:
ARTICLE 4: The equipment and machinery shall be packed in strong wooden cases in
accordance with export standards. The outside of each package must be printed/ written:

NGƯỜI NHẬN HÀNG: ………………

RECEIVER: ………………
ĐIỀU 5: Những chứng từ cần thiết để nhận hàng và thanh toán:
- Vận đơn (3 bản)
- Hóa đơn thương mại (3 bản)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (3 bản)
- Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng và đóng gói.
- Một bộ hồ sơ vận tải biển sẽ được gửi đến bên mua bằng DHL trong vòng 7 ngày tính từ
ngày ký phát vận đơn.
ARTICLE 5: Documents (required for receiving goods and making payment /needed to receive
goods and make payment): / as followed
-BOL (3 copies)
-Commercial invoice (3 copies)
-Certificate of origin (3 copies)
-Certificate of quality, quantity and packaging a set of sea freight record will be sent to the
buyer by DHL within 7 days from the date of signing the bill of lading.

ĐIỀU 6: KIỂM TRA GIÁM ĐỊNH

5
Thiết bị máy móc trên đây sẽ được kiểm tra tại cảng PUSAN (cảng đi) về mặt chất lượng tiêu
chuẩn đã được hai bên thỏa thuận.
Article 6: (Product) Inspection
The equipment and machinery will be inspected at PUSAN port (port of departure) on the
basis of quality standard agreed by both parties.

ĐIỀU 7: Bên bán và bên mua cam kết thực hiện tất cả trách nhiệm và ràng buộc của hợp đồng
này, nếu một trong hai bên vi phạm bất kỳ điều khoản của hợp đồng sẽ phải trả 1% tổng giá trị
hợp đồng để bồi thường cho bên đối tác của mình.
ARTICLE 7:
This contract is binding on both the seller and the buyer / Both the Buyer and the Seller must
commit to perform all responsibilities and obligations stipulated in this contract. If either
party violates any term of the contract, he has to pay 1% of the total contract value to
compensate to the other/ 1% of the total contract value shall be paid to compensate to the
other.

ĐIỀU 8: Trong quá trình thực hiện hợp đồng này, bất kỳ sự đồng tình hay tranh cãi nào phát
sinh sẽ được hai bên thảo luận một cách chân tình qua các văn bản, bằng không, nếu hai bên
phải viện đến trọng tài thì quyết định của trọng tài sẽ là quyết định cuối cùng và bắt buộc hai
bên phải thi hành.
Hợp đồng này được làm tại Tp. Hồ Chí Minh, được lập thành 08 bản, 04 bản cho mỗi bên.
ARTICLE 8: In the implementation/ performance of this contract, any agreement or dispute
arising shall be settled through amicable negotiation in writing. If the settlement fails, the case
may be referred to the arbitrator for the resolution that the two parties A and B shall be
strictly adhered to./ Should no settlement be reached to negotiation, the case shall be admitted
by arbitration.
This contract is made in 8 (eight) copies in Ho Chi Minh City, 4 copies for each Party.

PRACTICE 5

FORCE MAJEURE

1. All occurrences and circumstances (binomial) which happen after the Contract has come
into force due to unforeseen and unavoidable facts of an extraordinary character beyond the

6
will and control of the contracting parties hereto, and directly affect the fulfillment of the
whole and/or part of the contractual obligations are to be considered as cases of force majeure.

Mọi sự cố (tình huống) xảy ra sau khi Hợp đồng có hiệu lực do những lý do bất khả kháng và
không thể tránh khỏi có tính chất bất thường nằm ngoài ý muốn và tầm kiểm soát của các bên
ký kết trong hợp đồng này và ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện toàn bộ hoặc một phần
nghĩa vụ theo hợp đồng được coi là trường hợp bất khả kháng.

The party claiming relief from performance of his obligations under the contract due to force
majeure shall be excused as a result thereof from liquidated damages or other responsibility
and/or liability of any kind whatsoever arising from delay caused by such force majeure and
the time of performance of said obligations shall automatically be extended by a period caused
by the force majeure, provided all formalities as specified hereunder shall be strictly complied
with.

Bên yêu cầu miễn trừ việc thực hiện nghĩa vụ của mình theo Hợp đồng do những sự việc bất
khả kháng phải được miễn trừ việc thanh lý thiệt hại hoặc trách nhiệm khác và / hoặc không
phải chịu trách nhiệm dưới bất kỳ hình thức nào phát sinh từ sự chậm trễ do những sự việc bất
khả kháng đó và thời gian thực hiện của các nghĩa vụ nói trên sẽ tự động được gia hạn trong
khoảng thời gian xảy ra những sự việc bất khả kháng, với điều kiện là tất cả các thủ tục như
quy định dưới đây phải được tuân thủ nghiêm ngặt.

The party claiming relief from performance of an obligation under the Contract due to force
majeure shall inform the other party thereof by fax immediately but not more than twenty (20)
days after the commencement of such force majeure and termination thereof and confirm it
within seven (7) days of the date of such fax -by-registered air-mail letter.

Bên yêu cầu miễn trừ thực hiện nghĩa vụ theo Hợp đồng do những sự việc bất khả kháng phải
thông báo ngay lập tức cho bên kia bằng fax trong vòng 20 ngày kể từ ngày sự việc bất khả
kháng xuất hiện và chấm dứt và phải xác nhận lại bằng thư bảo đảm gửi bằng đường hàng
không trong vòng 7 ngày kể từ ngày gửi fax.

2. The said information must contain proof of the occurrence, nature of such circumstances and
their commencement and termination date and consequences. Such information shall be
confirmed as soon as possible by a certificate issued by the National Chamber of Commerce of
the country concerned verifying the existence, duration correctness of the notified
circumstances.

Thông báo nói trên phải đính kèm bằng chứng về sự cố, bản chất của sự cố đó, thời gian bắt
đầu và kết thúc cũng như hậu quả của sự cố bất khả kháng. Thông báo về sự cố bất khả kháng
này phải được xác nhận trong thời gian sớm nhất có thể; giấy chứng nhận này do Phòng
7
Thương Mại Quốc gia của quốc gia có thẩm quyền cấp xác nhận thời điểm xảy ra, thời gian
xảy ra sự cố.

3. If the above-mentioned formalities are not observed, the party claiming to be affected by
force majeure shall forfeit his right to claim relief from performance of his obligation due to
such force majeure.

Nếu không tuân thủ các thủ tục nêu trên, bên khiếu nại sẽ bị tước quyền yêu cầu miễn trừ thực
hiện nghĩa vụ hợp đồng do bị ảnh hưởng bởi nguyên nhân bất khả kháng.

4. If the case should last more than three (3) consecutive months, both contracting parties shall,
during the fifth (5th) month, confer with one another and decide the steps to be taken in order
to prevent delays.

Nếu tình trạng này kéo này hơn 3 tháng liên tục, thì trong tháng thứ 5, cả 2 bên phải bàn bạc
lại với nhau và quyết định các bước cần thực hiện để chấm dứt việc chậm trễ.

5. If, in such case no mutual understanding is reached or if force majeure continues more than
five (5) months counted from its beginning, the party against whom force majeure has been
invoked has the right to terminate the Contract totally or partially by registered letter without
further formalities and without compensation of damages to the other party caused by this
termination.

Trong trường hợp hai bên không đạt được thoả thuận hoặc nếu tình trạng bất khả kháng kéo
dài hơn năm tháng tính từ thời điểm bắt đầu, Bên không bị ảnh hưởng bởi sự cố bất khả kháng
có quyền chấm dứt toàn bộ hoặc một phần Hợp đồng này bằng cách gửi thư bảo đảm mà
không cần thêm các thủ tục khác và không phải bồi thường thiệt hại cho bên còn lại do việc
chấm dứt hợp đồng này gây ra.

6. In such case Article 22 shall be applied and Arbitration shall settle upon the liquidation of
the contractual relations, if a mutual agreement thereof is not reached.

Nếu trong trường hợp hai bên không đạt được/đi đến thỏa thuận chung, việc thanh lý hợp
đồng sẽ áp dụng theo điều 22 trong hợp đồng này và sẽ do trọng tài giải quyết/phân xử.

7. Any difficulty or delay in obtaining Export License by the Seller shall not be considered as
Force Majeure

Bất kỳ khó khăn hoặc sự chậm trễ nào trong việc Bên Bán xin Giấy phép Xuất khẩu sẽ không
được coi là sự kiện bất khả kháng.

8
9