Trình tự giao nhận hàng hóa bằng đường bộ

1. Chuẩn bị hàng:
- Thu gom hàng: Nếu việc buôn bán được tiến hành với số lượng lớn thì các
doanh nghiệp cần phải thu gom tập trung hàng hóa thành lô. Việc gom hàng
có thể tiến hành trên nhiều đơn vị doanh nghiệp, công ty tư nhân khác nhau.
Cần đảm bảo thu gom hàng trước thời hạn giao hàng nếu không sẽ vi phạm
điều khoản hợp đồng.
- Đóng gói bao bì: giúp bảo quản và nhận biết hàng hóa. Các loại bao bì được
sử dụng như sau:
• Case, box: tất cả những hàng có giá trị tương đôi cao, hoặc dễ hỏng đếu
được đóng vào
hòm để bảo quản dễ hơn và tốt hơn.
• Bao: những sản phẩm nông nghiệp hay hóa chất sẽ được đóng vào trong
bao bì để
không bị hư hỏng, hóa chất không tác dụng ngay với không khí.
• Kiện hay bì: các hàng hóa có thể ép gọn lại nhưng không ảnh hưởng đến
bản chất hay
phẩm chất hàng hóa đều sẽ được đóng kiện.
• Thùng: thường được dùng để đóng gói các hàng lỏng, chất bột và nhiều
loại hàng khác.
2. Chuẩn bị giấy tờ:
a) Giấy tờ đối với bên gửi hàng:
Theo thông tư số 94/2003/TTLT, hàng hóa trên đường vận chuyển phải có
hóa đơn, chứng từ kèm theo chứng minh nguồn gốc hàng hóa là hợp pháp
ngay tại thời điểm kiểm tra và cụ thể như sau:
- Hàng hóa được điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa
hàng hạch toán hoặc ngược lại phải có:
- Hợp đồng giá trị gia tăng hoặc hợp đồng bán hàng
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ
- Hàng hóa xuất kho để bán: phải có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hợp đồng
bán hàng đúng với số lượng và giá trị của số hàng đã xuất bán.
- Cơ sở kinh doanh xuất nguyên liệu đưa đi gia công phải có phiếu xuất kho
ghi rõ xuất hàng đưa gia công kèm theo hợp đồng gia công. Khi trả lại, cơ sở
gia công phải có phiếu
 xuất kho ghi rõ xuất sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị gia công kèm theo
hợp đồng gia công.
- Hàng hóa của công ty đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm phải có
lệnh điều động nội bộ cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao
cho người vận chuyển.
- Đối với hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng phải trả lại, bên bán phải có
một trong các loại hợp đồng như: HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc HĐ
tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường.
- Các sản phẩm là hàng hóa mà người bán không thuộc đối tượng phải lập hợp
đồng bán hàng bao gồm:
- Các cơ sở mua lâm, thủy, hải sản do người dân sản xuất, khai thác phải lập
hợp đồng thu mua hàng lâm, thủy, hải sản, nông sản theo mẫu số 06/TMH-
3LL ban hành kèm theo thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của
Bộ Tài chính.
- Đối với đồ dùng của cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, cơ sở kinh
doanh mua lại để bán hay nhận hàng ký gửi phải lập bảng kê mua hàng,
nhận hàng ký gửi bán.
- Cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới
mức quy định không phải lập hợp đồng nhưng phải lập bản kê khai bán lẻ
hàng hóa theo từng lần bán hàng, từng loại hàng…
Giấy tờ đối với bên chuyên chở:
a) Giấy tờ xe bao gồm:
 Giấy đăng ký xe ô tô.
 Giấy chứng nhận có dán tem kiểm định.
 Giấy chứng nhận bảo hiểm các loại.
 Giấy lưu hành cho xe quá tải, quá khổ (nếu có)
b) Giấy tờ của chủ phương tiện:
 Là giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ
thể.
 Giấy tờ của người điều khiển phương tiện vận tải đường bộ.
 Gồm có: giấy phép lái xe và giấy chứng nhận huấn luyện vận chuyển
hàng.
c) Các loại giấy tờ quan trọng khác:
- Hợp đồng vận chuyển: Hợp đồng vận chuyển là cam kết được thể hiện bằng
văn bản trong đó thể hiện đầy đủ những thỏa thuận của cả 2 bên: bên thuê
vận tải và bên vận tải. Đây là chứng từ có tính pháp lý dùng để giải quyết
các sự cố tranh chấp có thể xảy ra khi vận chuyển. Trong hợp đồng vận
chuyển sẽ có những nội dung như:
• Số lượng hàng hóa
• Thời gian địa điểm nhận trả hàng
• Thời gian thanh toán
• Hình thức thanh toán
• Cước phí vận chuyển
• Các thỏa thuận khác về nghĩa vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cả 2
bên
Riêng đối với bên vận tải hàng hóa sẽ vần phải ghi rõ các thông tin thêm
như: cách xếpdỡ hàng hóa, phương thức giao nhận hàng hóa, các phòng hộ
dọc đường khi xảy ra sự cố…
- Giấy đi đường: Đây là loại giấy tờ dành riêng cho các loại xe kinh doanh
vận tải hàng hóa, được cấp cho từng chuyển hàng. Đơn vị vận tải sẽ sử dụng
giấy đi đường để giao công việc cho các lái xe. Ngoài ra, giấy đi đường cũng
được sử dụng để hạch toán chi phí kinh tế, kỹ thuật hoặc theo dõi các sự cố
xảy ra trên đường khi vận chuyển.
- Phiếu thu cước: Phiếu thu cước sẽ do đơn vị vận tải lập trong đó người lập
phiếu thu cước cần phải có trách nhiệm ghi đúng, ghi đủ, chính xác các mục
và chịu trách nhiệm về chính những ghi chép của mình. Chủ hàng sẽ căn cứ
vào phiếu thu cước để làm chứng từ xuất trả tiền cho đơn vị vận tải và xác
nhận hoàn tất công việc của đơn vị vận tải.
- Giấy gửi hàng: Giấy gửi hàng sẽ được đơn vị vận tải sử dụng để làm chứng
minh cho công việc đã được hoàn thành. Trong vận tải đường bộ, giấy gửi
hàng có thể được thay thế cho hóa đơn, phiếu xuất kho. Ngoài ra nó còn là
chứng từ pháp lý về hàng hóa được chở trên xe.
3. Thuê phương tiện vận tải: Trong quá trình làm hợp đồng, các bên thỏa
thuận nên thuê phương tiện vận tải như thế nào cho phù hợp và tiện lợi
nhất. Sau đó liên hệ với bên vận chuyển được chọn để tiến hành thuê xe.
4. Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa: Việc kiểm tra hàng hóa có
thể tiến hành trước hoặc cùng với việc vận chuyển và giao hàng. Nếu kiểm
 tra hàng hóa trước khi giao hàng thì việc kiểm tra phải tuân thủ quy định
pháp luật như sau:
• Đối với bên bán cần tạo điều kiện để bên mua kiểm tra hàng hóa trước khi
giao hàng.
• Đối với bên mua cần tiến hành kiểm tra trong thời gian ngắn trong hoàn
cảnh cho phép.
• Nếu phát hiện những khiếm khuyết khi kiểm tra hàng hóa thì bên mua
phải thông báo cho bên bán trong thời gian hợp lý.
Vì pháp luật không quy định cụ thể rõ ràng về thời gian kiểm tra, thời hạn thông
báo nên để tránh tranh chấp các bên trong hợp đồng cần tiến hành các biện pháp
sau:
• Quy định rõ về số lượng, chất lượng, mẫu mã, khối lượng, tiêu chí kĩ thuật
khi tiến hành mua bán hàng hóa.
• Quy định cụ thể về quy trình, thời gian kiểm tra hàng hóa, cũng như thời
hạn thông báo khiếm khuyết, trách nhiệm và rủi ro.
5. Bốc hàng + xếp hàng lên xe: Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa lên xe tải an
toàn và hợp lý.
- Xe tải chở hàng hóa thông thường: Hàng hóa cần phải xếp gọn gàng và
ngăn nắp thẳng hàng, các thùng hàng giống nhau nên đánh dấu và xếp chồng
lên nhau để dễ phân biệt.
• Những hàng nhẹ xếp lên trên, nặng gấp bên dưới.
• Hàng hóa gồ ghề, nhiều kích cỡ khác nhau nên cho vào một góc riêng.
• Không nên để các khoảng trống giữa các thùng hàng, vì khi vận chuyển
hàng hóa có thể xê dịch khiến hàng hóa bị ảnh hưởng.
- Xe tải chở đồ dùng chuyển nhà:
• Máy móc, vật nặng nên để sát phía trong, gần cabin vì vị trí này khó bị tác
động.
• Các đồ vật có kích thước lớn, dài như bàn ghế sofa, nệm nên để bên hông
để tiết kiệm chỗ.
• Phần giữa xe nên để các thùng đồ lớn, nặng.
• Các không gian xung quanh còn lại có thể nhét các túi đồ nhỏ, nên làm đầy
các khoảng trống để cố định không để đồ đạc bị xê dịch.
- Xe tải chở máy móc:
• Không xếp chồng các máy lên nhau.
• Dùng dây chằng cố máy móc chắc chắn.
 • Nếu máy có chứa xăng dầu, cần rút cạn nhiên liệu ra khỏi máy, tránh sự cố
cháy nổ.
• Nên có miếng lót sàn tránh sàn thùng bị dơ.
Xe tải chở hàng rời (đất, đá, cát, … những loại hàng không cần đóng gói) •
Nên chọn loại xe tải có thùng (kín hoặc lửng có vải bạt) hoặc xe container. •
Chở hàng trong giới hạn trọng tải để đảm bảo an toàn.
- Xe chở hàng dạng ống
• Đặt đứng hàng nếu chiều dài ống ngắn (nhỏ hơn đường kính)
• Tùy theo chiều dài ống mà thực hiện xếp ngang hoặc xếp dọc theo thân
xe
• Phải buộc dây kèm với giá đỡ, chèn lọt cẩn thận để cố định hàng
• Trường hợp ống trụ có bề mặt trơn nhẵn, dễ trượt thì phải chia các ống
trụ thành từng nhóm nhỏ rồi buộc dây cố định lại hoặc chèn vào giữa các
miếng đệm để gia cố chắc chắn, hạn chế trơn trượt
6. Vận chuyển: Người lái xe cần lái an toàn, tỉnh táo và tuân thủ luật giao
thông đường bộ
7. Làm thủ tục hải quan để xuất khẩu:
Việc thông quan hàng hóa xuất khẩu nhất định cần phải có thủ tục hải quan.
Làm thủ tục hải quan theo những bước sau:
• Bước 1: làm khai báo hải quan
• Bước 2: xuất trình hàng hóa
• Bước 3: thực hiện các quyết định của hải quan
Theo đó, giấy tờ hải quan được cấp cho hàng hóa xuất khẩu đối với những
hàng hóa đạt đủ tiêu chuẩn và không vi phạm bất cứ quy định nào trong luật
thương mại.
8. Làm thủ tục hải quan để nhập khẩu:
- Thủ tục Hải quan để nhập khẩu hàng hóa thường có 5 bước cơ bản sau:
• Bước 1: khai thông tin nhập khẩu (IDA)
• Bước 2: đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC)
• Bước 3: kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai
• Bước 4: phân luồng kiểm tra, thông quan: khi tờ khi đã được đăng ký, hệ
thống tự động
phân luồng gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ
• Bước 5: khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan
- Đối với từng loại hình, từng loại mặt hàng sẽ yêu cầu những chứng từ khác
nhau, thông thường khi làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa cần những
giấy tờ và chứng từ sau:
• Hợp đồng
• Hóa đơn thương mại
• Danh sách hàng hóa
• Giấy chứng nhận nguồn gốc
• Kiểm dịch thực vật
• Công bố chất lượng
• Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng
9. Nhận hàng và dỡ hàng tại điểm đến:
Giới thiệu khu vực nhận hàng đối với xe chở hàng nặng. Mục tiêu xây
dựng nên mô hình này là để giúp việc bốc dỡ hàng an toàn và hiệu quả
hơn. Để việc bốc hàng được năng suất, hiệu quả và an toàn, cần có thêm
các thiết bị hỗ trợ