CÔNG TY CP VẬN TẢI HÀNG KHÔNG MIỀN NAM

QUY TRÌNH PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG

CỦA TRUNG TÂM GIAO NHẬN HÀNG HÓA

A. CƠ CẤU TỔ CHỨC

Giám đốc
Trung tâm

Phó Giám đốc

Trung tâm

Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận kế

kinh doanh chứng từ giao nhận toán TT

B. QUY TRÌNH PHỤC VỤ

1) BỘ PHẬN KINH DOANH ( SALE )

 QUY TRÌNH THEO DÕI HÀNG XUẤT gồm các bước sau:

- Đội Sales tìm và phát triển khách hàng.

- Sales nhận yêu cầu từ khách hàng, đặt chỗ theo yêu cầu của khách.
- Thông báo cho khách hàng chi tiết xác nhận đặt chỗ, lịch bay, lịch tàu, ngày giờ ra hàng.
- Lập xác nhận đặt chỗ gửi cho khách hàng xác nhận (lấy trong 2 ngày kể từ ngày ra hàng)
- Nếu cần tìm một Đại lý mới, Sales yêu cầu Hiệp Hội Hàng Hoá hỗ trợ ( WCA) chọn Đại
lý, không quá 1 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu.
- Sales gởi thông tin khách hàng cho bộ phận chứng từ và các bộ phận liên quan (Giao nhận,
Kế toán,..) để theo dõi hàng, phải gửi 1 ngày trước khi ra hàng.
- Sales lập hồ sơ khách hàng với đầy thông tin (số đặt chỗ, tên khách hàng, ngày ra hàng, giá
bán, giá mua…) rồi chuyển cho bộ phận chứng từ một ngày trước khi ra hàng.
- Các công việc tiếp theo sẽ thuộc nhiệm vụ của bộ phận Chứng từ và Giao nhận làm các
chứng từ liên quan và tiến hành xuất hàng
- Sau khi bộ phận Giao nhận hoàn tất xong lô hàng, Sales nhận lại hồ sơ, nhập thông tin về
giá mua, giá bán từng lô hàng + cộng các chi phí phát sinh khác nếu có. Sau đó chuyển lại
hồ sơ cho Chứng từ không quá một ngày, bên cạnh đó Sales tiến hàng theo dõi lô hàng và
thông báo tình hình hàng hóa cho khách hàng. Các bước giải quyết về tình hình thu nợ
khách hàng thuộc phạm vi trách nhiệm của của bộ phận kế toán.
  QUY TRÌNH THEO DÕI HÀNG NHẬP gồm các bước sau:

- Sales chịu trách nhiệm tìm kiếm và phát triển khách hàng.
- Sales nhận thông tin từ khách hàng, thoả thuận với các Đại ly nước ngoài về giá và dịch vụ.
Nếu cần tìm đại lý mới, yêu cầu Hiệp Hội Hàng Hoá hỗ trợ (không quá một ngày sau khi
nhận yêu cầu của khách hàng)
- Sales tiến hàng đặt chỗ với đại lý theo yêu cầu của khách.
- Thông báo chi tiết lịch bay, thời gian dự kiến hàng về….
- Lập xác nhận đặt chỗ cho khách hàng xác nhận trong 2 ngày kể từ ngày nhận đơn hàng.
- Sales gửi thông tin khách hàng và lô hàng cho chứng từ và các bộ phận liên quan để thực
hiện hoàn tất lô hàng và lập hồ sơ với đầy đủ thông tin về khách hàng, hàng hóa, giá bán,
giá mua,… và chuyển cho chứng từ.
- Sales phải theo dõi lô hàng để cập nhật thông tin kịp thời cho đại lý và khách hàng.
- Sau khi hàng hóa đuợc hoàn tất, Sales nhận lại hồ sơ từ Chứng từ hay giao nhận, nhập toàn
bộ thông tin vào hồ sơ và chuyển lại cho chứng từ chậm nhất trong vòng 01 ngày.
- Các bước khác chịu trách nhiệm của bộ phận chứng từ, Giao nhận, Kế toán,… tuy nhiên
Sales phải phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo hàng hóa của khách hàng
được giải quyết tốt nhất.

2) BỘ PHẬN CHỨNG TỪ ( C/S )

 QUY TRÌNH LÀM CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
gồm các bước sau:

a. Hồ sơ xuất Giấy báo nợ:

- Mở hồ sơ lên file Excel.

- Nhập chi tiết vào hệ thống của TTGN.
- Chú ý: phụ phí tính trên Trọng lượng tổng, Trọng lượng tính cước, thuế GTGT.
- Chuyển Giấy báo nợ ( DN) cho Kế toán.
- Trả hồ sơ cho người phụ trách kiểm tra.

b. Hồ sơ sử dụng Vận Đơn Hàng Không phụ ( HAWB) của SATSCO:

- Nhận hồ sơ từ sale, kiểm tra có Đại lý tại Địa điểm đến chưa, liên hệ kiểm tra chi tiết.
(Chi tiết người nhận hàng trên Vận Đơn Hàng Không chủ (MAWB), Chứng từ cần thiết).
- Mở hồ sơ lên file Excel.
- Nhập chi tiết vào hệ thống TTGN.
- Xuất Vận Đơn Hàng Không phụ từ hệ thống để gửi khách hàng kiểm tra.
- Báo với bộ phận giao nhận: số Vận Đơn Hàng Không phụ, Số kiện…….để chuẩn bị làm
hàng.
- Thêm số kgs thực tế vào Vận Đơn Hàng Không phụ gửi lại khách hàng.
- Gửi Vận Đơn Hàng Không chủ, Lược Khai Hàng Hoá, Vận Đơn Hàng Không phụ gửi
Đại lý. Kiểm tra thông tin hàng đến.
- Xuất Giấy báo nợ gửi khách hàng.
- Gửi Giấy báo nợ cho Kế toán.
- Trả hồ sơ cho người phụ trách kiểm tra.

c. Đánh Vận Đơn Hàng Không chủ (MAWB):

- Yêu cầu sales cung cấp hồ sơ (số đặt chỗ, giá để thể hiện trên vận đơn).
  QUY TRÌNH LÀM CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT BẰNG ĐƯỜNG BIỂN gồm các bước
sau:

- Nhận thông tin đặt hàng từ shipper hay thông tin hàng hoá từ bộ phận kinh doanh.
- Nhận chi tiết làm vận đơn từ chủ hàng, tiến hành làm vận đơn nháp cho chủ hàng
- Sau khi chủ hàng xác nhận, gửi chi tiết vận đơn chủ cho hãng tàu.
- Kiểm tra vận đơn chủ nháp và xác nhận cho hãng tàu.
- Làm vận đơn có số container, số chì niêm phong, số khối chính xác gửi cho chủ hàng và
xuất Giấy báo nợ.
- Gửi thông báo trước cho đại lý (vận đơn phụ, vận đơn chủ, hoá đơn, phiếu đóng gói)
- Nhờ bên bộ phận giao nhận đi đóng tiền cho hãng tàu, người vận chuyển để lấy vận đơn
gốc ( giao hàng bằng điện) cho đại lý 1 ngày sau khi tàu chạy. Theo dõi lịch trình và cập
nhật tàu nối cho đại lý đến khi tàu cập cảng đến.
- Xuất Giấy báo nợ cho khách hàng theo chi phí xác nhận trên hồ sơ.

 QUY TRÌNH LÀM CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP gồm các bước sau:

a. Nhập bằng đường Hàng không

- Kiểm tra số vận đơn trên www.tcs.com.vn / www.scsc.com.vn hoặc gọi kho hàng nhập
TCS (38486489 – ext:123) xem hàng hoặc chứng từ có sai sót gì không.
- Mở hồ sơ theo thứ tự trong file hàng nhập
- Nhập dữ liệu vào hệ thống của TTGN
- Gửi Thông Báo Hàng Đến cho khách hàng (fax hoặc email nếu có)
- In Lệnh giao hàng ( D/O ) & Xuất Giấy báo nợ
- Kiểm tra hoá đơn của Đại lý xem có đúng theo báo giá không

b. Nhập bằng đường biển

- Khi có thông tin về lô hàng phải đòi chứng từ của đại lý để kịp trình Lược khai hàng hoá
cho hãng tàu.
- Kiểm tra chứng từ (thông tin vận đơn phụ, vận đơn chủ, số kiện, số kg, cont & số chì ...)
trước khi trình LƯỢC KHAI HÀNG HOÁ
- Trình Lược khai hàng hoá cho hãng tàu yêu cầu hãng tàu xác nhận đã nhận được.
- Theo dõi lô hàng trên mạng theo tên hãng tàu (nếu có) hoặc kiểm tra trực tiếp xem dự
kiến khi nào hàng về.
- Gần đến ngày hàng về thì kiểm tra lại với hãng tàu xem có bị chậm trễ hay không, nếu
không thì yêu cầu hãng tàu gửi Thông Báo Hàng Đến.
- Kiểm tra các chi phí trên thông báo hàng đến của hãng tàu.
- Điền giá vào hồ sơ dựa trên các chi phí của hãng tàu
- Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng và in Lệnh giao hàng (D/O)
- Báo cho bộ phận giao nhận (OP) biết tổng số tiền cần lấy lệnh để ứng tiền.

3) BỘ PHẬN GIAO NHẬN ( OP )

- Nhận thông tin từ bộ phận sale hay C/S cho lô hàng xuất hay nhập.
- Tiến hành các thủ tục khai hải quan ngoài cảng hay sân bay cho lô hàng xuất hay nhập như
tiếp nhận thông tin, lên tờ khai hải quan, xin xác nhận từ khách hàng, truyền dữ liệu…(tra
mã hồ sơ, mã thuế và các thông tin có liên quan đến hàng hóa).
 - Chuyên về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty như: lấy các chứng từ của khách
hàng và làm thủ tục hải quan để tiến hành nhập hàng vào kho và xuất hàng ra khỏi kho.
- Đóng hàng, đóng cước, giao chứng từ, lấy lệnh giao hàng

4) BỘ PHẬN KẾ TOÁN TTGN

- Dựa vào các debit note nhận được, tiến hành thu tiền khách hàng.
- Thanh toán chi phí các lô hàng cho airline, hãng tàu và các bên liên quan.
- Xuất hoá đơn cho khách hàng.
- Báo cáo doanh thu của Trung Tâm.
- Theo dõi tình hình công nợ của Trung Tâm và báo cáo cho phòng kế toán Công ty.

Tp.HCM ngày…..tháng…...năm 2013

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

TRẦN QUANG BÌNH