Quotation Confirm & get OPS

Inquiry (Sales) booking (4)

( Sales & Cust ) (1) (2) (Sales &Cus) (3)

Unstuffing
(Giao nhận)
(5)

Releas hàng Issue Hóa Đơn Debit khách hàng Order

(Kế toán & OPS) (Kế toán) Payment carrier (Sale & Cust)
(9) (8) (Kế toán) (6)
(7)

Bước 1 : Inquiry (Sales/Cust)

- Sales gửi thông tin: POL, POD, VOLUME, COMM, TÊN SHIPPER, SPECIAL REQUEST ( FREE TIME,
MBL ,.. ) cho Cust. Cust check với agent…và luôn CC email cho Sales. Cust sẽ báo giá all in cho
Sales ( at least 3 options .)
- Sales báo Cust ( Thalia/Donna ) thông tin những request từ tuyến lạ mà hệ thống Agent chưa có
( để Cust kịp thời tìm Agent). Julia sẽ update danh sách các nước đã có agent cho Sales để tham
khảo.

- Trường hợp Cust nhờ Sales check giá case gấp, Sales check trực tiếp agent và luôn luôn cc Cust
đang handle case đó để dễ follow up tiếp.
- Cust sẽ update cho Sales tình hình hàng hóa cho sale.

Bước 2: Quotation (Sales)

- Sales theo dõi quotation và feedback lại Cust tình hình giá thị trường và đối thủ.
- Sales phải chủ động liên lạc với khách hàng để lấy request và confirm final để lấy booking với
agent .

Bước 3: Confirm & get booking (Sales &Cust)

- Ký AA với Agent mới sau khi confirm giá và lấy booking, deal SOP, handling,..
- Sales cung cấp đầy đủ thông tin để lấy booking: POL, POD, Port of Discharge, Commodity, Hs
code, remark , … qua email để cust báo agent get booking/ pick up cargo.
- Sales báo kế toán khi khách hàng có công nợ, booking hàng Air phải có approve từ kế toán
trưởng trước khi load hàng.
- Sales phải cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng mới: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, người
liên hệ cho bộ phận OPS, Kế toán, Cust.
- Booking hàng air, Cust luôn luôn CC email kế toán và OPS.

Bước 4: B/L (OPS)

- Sales gửi contact của KH or cc OPS vào để gửi bill check CC kế toán follow hang import.
- Sau khi khách hang confirm bill thì confirm cho agent và cust check debit note agent sau khi tàu
chạy.
- Sales phải nhập order ngay khi nhận số file No từ OPS.
- Submit manifest cho co-loader// carrier khi hàng sắp về trước 2-3 ngày sau khi nhận được
email phân quyền.
- Làm A/N, D/O credit trả ra cho co-loader/ carrier.

Bước 4: Stuffing (giao nhận)

- Gửi A/N và toàn bộ chứng từ liên quan.

- Giao nhận được ứng tiền trên mỗi file có liên quan tới làm hàng với số tiền tương ứng
( không được vượt hơn tổng số tiền chi phí cho file đó ).
- Báo cáo thời gian hoàn thành thủ tục sau khi nhận được chứng từ và email confirm release từ
Kế toán và Sale để báo khách hang thanh toán sớm nhận hàng.

Bước 7: Order (Sale/Cust/OPS/Giao Nhận / Kế toán)

- Sales/ Cust order chậm nhất trước 2 ngày ETA.

- Sales / Cust feedback sai giá khi nhận Debit note/ credit note và luôn luôn CC Cust/OPS
- Sau ETA chưa có order, OPS sẽ mang file cho kế toán để tránh phát sinh phí chậm thanh toán
- Giao nhận hoàn ứng chi phí làm hàng với kế toan sau khi sale nhập order ( và chậm nhất trước
ngày 5 của tháng sau).
- Khi có những lô hàng Khách hàng cần Seahorse nhờ thu những chi phí ngoài những phí cơ bản
(O/F, BILL, SEAL, THC, AMS, TELEX, DDC, ACI) thì khi Sales lên order phải email báo lại với
OPS/accounting cụ thể từng lô hàng để tránh mis collect, làm ảnh hưởng đến khách hàng và
công ty.
Bước 8: Debit khách hàng, Payment carrier (Kế toán)

- Sau khi sale nhập giá xong, OPS issue DN và gửi A/N cho khách hang.
- Chuyển credit note trả cho co-loader/carrier cho Kế Toán.

Bước 9: Issue Hóa đơn (Kế toán).

Kế toán căn cứ trên thông tin mở file của OPS để ra hóa đơn. Kế toán gửi hóa đơn nháp cho khách kiểm
tra và xác nhận lại trước khi ra hóa đơn chính thức.

Bước 10: Release hàng ( Kế toán & OPS)

- Kế toán update list telex các lô hàng đã thu tiền của KH + thanh toán cho carrier trong ngày
- Ngoài việc consignee đã thanh toán, phải có thêm confirm release hàng của shipper/agent nếu
đã có request HOLD hàng trước đó
- Khi khách yêu cầu bill Sur/ original/LC , OPS sẽ check với kế toán đã nhận được thanh toán chưa
( nếu chuyển khoản) mới được gửi lệnh cho khách sau (kèm theo bill gốc/ bill ký hậu).
- Nếu khách hàng xin release hàng khi chưa thanh toán, phải đợi email confirm release từ kế toán &
sale mới được release hàng.
- Sau khi nhận được confirm báo cho giao nhận tiến hành giao hang cho khách hang ( nếu làm
door).

Nghĩa delta: 091.321.1888