HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC PHÁT HÀNH CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT

I. MỤC ĐÍCH
Thủ tục này được thiết lập nhằm giúp cho nhân viên nắm bắt công việc một cách
nhanh chóng và biết kiểm soát công việc theo thứ tự các bước đã được thống nhất.

II. PHẠM VI
Thủ tục này được áp dụng đối với quá trình cung cấp dịch vụ của phòng xuất khẩu

III. TRÁCH NHIỆM

Nhân viên Chứng Từ có trách nhiệm thực hiện và triển khai công việc theo đúng trình
tự các bước của HDCV này

IV. CÁC TỪ VIẾT TẮT

- Outbound : Bìa hồ sơ hàng xuất
- MB/L : Vận đơn do nhà vận chuyển phát hành
- HB/L : Vận đơn do Đại lý phát hành
- Cargo Manifest : Bảng liệt kê chi tiết hàng hóa
- H/I (Handling Instruction) : Hướng dẫn làm hàng
- Inquiry : Yêu cầu báo giá
- Booking : Xác nhận đặt hàng
- Agent : Đại lý Nước ngoài
- D/N (Debit Note) : Công nợ phải trả cho Đại lý/ Hãng tàu/ KH
- C/N (Credit Note) : Công nợ phải thu hồi từ Đại lý/ Hãng tàu/ KH
- FWD : Hãng giao nhận - Forwarder

V. NỘI DUNG
SƠ ĐỒ TÓM TẮT:

Gởi Booking/ Submit SI + VGM Kiểm tra và xác

Nhaän HI từ
Draft BL cho cho Hãng tàu/ nhận MBL từ
Sale + chi tiết
KH/Sale FWD. Hãng tàu /FWD.
hàng

Gởi chứng từ Làm Telex Lấy D/N từ File hoặc nhờ

cho Đại lý và release cho vendor chuyển vendor file
2.
KTH MBL pricing check/ AMS/ISF, ... và
chuyển KT kiểm tra kết quả
payment/issue
D/N cho KH

1
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN:

STT CÁC BƯỚC MÔ TẢ CÔNG VIỆC THỜI GIAN YÊU CẦU CẦN
THỰC HIỆN QUI ĐỊNH LƯU Ý
1 Nhận HI – - Kiểm tra các thông tin - HI duyệt từ TP.
nhập phần ban đầu trên HI: Cảng - Chỉnh sửa chi phí
mềm Fast. đi/đến, Giá bán, ETD, phải được TP/ hoặc
Release Cước, phí trả trước GĐ duyệt.
booking cho (prepaid) hay trả sau
khách. (collect) và các dịch vụ
(Lấy booking hoặc yêu cầu đặc biệt khác
của Carrier nếu : hun trùng, thu local
là hàng charge đặc biệt, hàng hoá
CONSOL/FCL đặc biệt checking …
; booking của
coloader nếu
hàng đi coload)
2 Gửi B/L cho - Xin SI & làm B/L nháp - Gửi B/L theo yêu
KH gởi đến KH/Shipper kiểm cầu KH cho bên Hun
tra và xác nhận trùng làm chứng từ
- B/L sai sót hoặc cần bổ (nếu có).
sung  điều chỉnh lại.
- B/L đã được KH xác nhận - 2 tiếng sau
 in B/L Điện (Sur.) hoặc khi có đầy đủ
B/L Gốc (Org.) khi việc thông tin làm
thanh toán đã được xác bill (case by
nhận bởi Kế toán hoặc có case if submit
thỏa thuận công nợ với MBL not later
công ty bằng HĐ. than ATD)
- Nếu S/I chưa có chỉ thị
làm B/L Sur hay Org. thì
mặc nhiên hiểu là B/L
Original.

3 - Submit VGM - Yêu cầu VGM phải đóng - Theo thời - Trường hợp
cho Hãng tàu/ dấu & ký tên đầy đủ (đối gian cut off MACNELS mượn
FWD. với KH trực tiếp); mail VGM / SI Đại lý; bill thể hiện
confirm VGM ( đối với KH của Hãng tàu như sau:
là FWD ) note trên + Shipper: Macnels.
- Đối chiếu & so sánh booking. + Cnee: To Order Of
thông tin trong VGM & chi Holder Hbl No # …
tiết bill : Issued By Macnels
1. Số container. + Notify Party: Cnee
2.VGM > G.W.
- Submit SI - Submit VGM cho Hãng
cho Hãng tàu / tàu.
FWD.
- Cung cấp thông tin cho H.
2
 Tàu/ Coloader làm MB/L
gồm:
+ Shipper (Macnels)
+ Cnee là Đại lý nơi đến
trong hệ thống Đại lý của
Công ty và phải giống Đại
lý giao hàng trên HB/L.
+ Notify party
+ Tên hàng
+ Số kiện
+ G.W:
+ Số khối:
+ Cont/seal:
+ Cước: prepaid hay collect
+ Loại bill: surrendered /
seaway bill / original.
+ Shipping mark.
4 - Kiểm tra và - Trường hợp MBL cont - KH cung cấp công
xác nhận MBL consol văn cam kết cho việc
từ Hãng tàu / ( lô hàng có nhiều HB/L) đứng tên trực tiếp
FWD. --- > Ký mã hiệu, số trên MB/L.
kiện/ký/khối, tên hàng…
phải giống hoặc bằng tổng
số trên các HB/L đã phát
hành cho KH.

- Trường hợp KH muốn lấy

B/L trực tiếp Hãng tàu
(không phát hành HB/L)
--- > cung cấp cho Hãng
tàu thông tin trực tiếp
Người gửi hàng và Nhận
hàng trực tiếp.

5 File AMS, ISF, - Lấy thông tin tàu mẹ từ - Trước 48h - Hàng đi Mỹ : file
ACI, ENS, Hãng tàu/ H. Giao nhận + tàu mẹ chạy. AMS, ISF. Khách
AFR. B/L phát hành cho KH, hàng có thể tự file
điền thông tin vào mẫu ISF vì đây là trách
“file ISF” gởi cho Hãng nhiệm của nhà NK.
tàu/Coloaders để file AMS, Nếu file hộ KH, KH
ISF, AFR. Thông báo số phải cung cấp Mã số
HBL cho HTau/FWD Thu nhập (IRS) hoặc
- Cung cấp mã HS hàng - Trước 48h Giấy phép làm việc
hóa cho H.Tàu/FWD để tàu mẹ chạy. (EIN) hoặc An sinh
file ENS XH (SSN) và Bond
- Hàng đi Shanghai : file - Trước 36h vẫn còn hiệu lực
AFR không cần file HBL, ETD - Hàng đi Canada:
chỉ nộp SI đúng hạn cho H. file ACI
3
 Tàu (FCL) hoặc gửi pre-
alert sớm cho Đại lý (nếu là
hàng Consol)
6 Kiểm tra kết - xác nhận qua email với - ETD – 2
quả file: bên phụ trách filing
Carriers/Coloaders - ETD - 2
7 + 8 Lấy D/N và - Chuyển MB/L đính kèm - ETD
chuyển qua KT Hoá Đơn cho BP. Pricing
để confirm cost rồi chuyển
bợ phận KT
9 Làm Điện - Kiểm tra tiền vào tài
(Sur/Telex khoản H. Tàu /coloaders,
Release/Sea yêu cầu họ làm điện MB/L.
way bill) MBL
- Thông báo cho Đại lý khi
MB/L đã được làm điện
hoặc báo chung khi gởi
chứng từ cho Đại lý.
10 - Gời chứng từ - Gởi pre-alert cho Đại lý
(pre-alert) cho bao gồm : MB/L, HB/L,
Đại lý. Debit/Credit (nếu có) đồng
thời thông báo rõ việc giao
hàng theo B/L Điện hay
Gốc, Cước PP hay CL và
các yêu cầu đặc biệt khác
nếu có (ví dụ hàng giao
door DDU/DDP  gửi
kèm Inv./P.list theo pre-
alert); local charge đặc
- Theo dõi biệtt…
hàng đến
- Nắm các lịch chuyển tải
từ Đại lý thông báo cho
KH.
- Hỏi Đại lý tình trạng nhận
hàng trễ của Cnee ở cảng
đích để kịp thời xử lý nếu
phát sinh phí, bỏ hàng…
(nếu có )
- Hàng đi EU: file
ENS
- Hàng đi Nhật,
Shanghai: file AFR
- Sales/KH phải
cung cấp thông tin.
- Sau 1 ngày -Nếu HT/coloaders
chuyển làm điện Seaway
khoản. B/L không mất phí
 ưu tiên làm.
- Nếu KH đi trực
tiếp B/L gốc qua
HT/HGN  lấy B/L
gốc về giao KH.
Chậm nhất - Kiểm tra với Đại lý
trước 2 ngày nơi đến nếu muốn
ETA (ko tính gởi pre-alert trước 1
Thứ 7 / CN & ngày ETA.
holidays…)
- Xuất debit note
handling fee cho đại
lý căn cứ vào 1 số
tuyến đã đạt thỏa
thuận đối với hàng
FCL.
4
 B3.2, Hướng dẫn xử lý mail/ tình huống với Đại lý :

THỜI
STT SỰ VIỆC PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT GIAN QUY LƯU Ý
ĐỊNH
1 Gởi chứng từ Có mail xác nhận của Đại lý, nếu 4h làm việc Cc mail cho
(pre-alert) cho chưa  remind mail hoặc gọi kể từ khi gởi nhiều người để
Đại lý điện cho đến khi Đại lý xác nhận pre-alert. tránh thất lạc
2 Lô hàng sai Kiểm tra, đối chiếu lại thông tin Chậm nhất
số liệu, chi với các bên liên quan như Hãng 4h làm việc.
phí hoặc cần tàu/Cảng/Kho hoặc người đưa SI/
cung cấp Biên bản đóng hàng và báo lại
thêm thông cho Đại lý.
tin chứng từ
3 Cập nhật tình - Cập nhật tình trạng lấy D/O cho ETA + 3 - Cài mặc định
trạng hàng hàng LCL đi chuyển tải trên mail yêu
đến cảng đích - Khi có yêu cầu của KH cần biết Trong ngày cầu Đại lý tự
tình trạng hàng đến cảng đích: làm việc của động cập nhật
ETA, hư hỏng, rách bể, mất, Đại lý nơi thông tin KH
thiếu, nhầm hàng,….  kiểm tra đến chưa nhận D/O
với Đại lý. sau 7 ngày ETA
khi giao dịch với
Đại lý
- Gọi điện thoại
cho Đại lý để
đốc thúc nếu
cung cấp thông
tin chậm.
4 Inquiry của Chuyển tiếp mail cho bộ phận P. Trong vòng
Đại lý hỏi giá ĐL báo giá (Pricing) 15 phút
DV Xuất từ
VN
5 KH chưa Thông báo ngay cho Shipper để Trong buổi
hoặc từ chối làm việc với Cnee và yêu cầu làm việc
nhận hàng thanh toán các khoản phí + tiền
phạt của HQ Cảng đến.
Kiểm tra giá trị lô hàng để có giải
pháp xử lý nhanh.
6 Theo dõi lịch Đối với các lô hàng chuyển tải đi ETA Transit
chuyển tải tiếp tới cảng đích, yêu cầu Đại port
(Transit lý/Carriers cung cấp lịch chuyển
Report) tiếp các lô hàng đó

* CÁC ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI GIAO B/L CHO KH **

- Giao B/L cho Khách sớm nhất là ngày tàu chạy hoặc giao trước ETD phải có xác
nhận của BGĐ/TP.VT.

5
 - Thu phí trước khi giao B/L (local charge + Cước): Giao B/L cho KH sau khi nhận
được thanh tóan hoặc có xác nhận việc thanh toán của KH từ sales đối với các KH có
thỏa thuận thanh toán công nợ với Công ty.
- Nếu có bất kì nghi ngờ về các thông tin trên S/I như Giá, B/L Sur hay Gốc…, vui
lòng liên hệ bộ phận phụ trách để được làm rõ. Mọi chỉnh sửa trên chứng từ phải
được ký nháy xác nhận lại của Người phụ trách hoặc Người quản lý cao hơn nếu việc
chỉnh sửa liên quan đến số tiền.

** CÁCH FILE HỒ SƠ XUẤT **

o Debit/Credit
o P/L sheet
o Shipping Instruction
o Booking/Lệnh cấp cont. của Hãng tàu
o Đề nghị Cước (HĐ Carrier/Vendor)
o MB/L
o HB/L
o VGM
o Các chứng từ liên quan khác (nếu có) như mail giao dịch, (H/I & COST
NOTE) chỉ thị của Đại lý, Khách hàng, sales,...

- Tất cả hồ sơ được lưu trữ vào bìa còng và được xếp theo thứ tự ngày gần nhất ở
trên.
- Mỗi bìa hồ sơ được đánh máy, ghi rõ loại hồ sơ, thời gian … và đưa vào tử lưu trữ
của Công ty