CHECKING OUT

I. CÁC CÔNG VIỆC LIÊN QUAN ĐẾN

THU NGÂN
 NHẬP CHI PHÍ BẰNG PHƯƠNG PHÁP THỦ CÔNG (1)
(**) Nhập chi phí là nhập dữ liệu về tất cả các chi phí dịch vụ của khách vào

folio của khách hoặc hóa đơn chính. Hầu hết các chi phí đều được tự động cập

nhật, hoặc trực tiếp (như đối với chi phí phòng và thuế) hoặc thông qua việc

chuyển dữ liệu trong mạng máy tính nội bộ giữa các bộ phận dịch vụ (F&B,

điện thoại). Một số chi phí được cập nhật thủ công như chi phí giặt là, mini bar

hoặc các dịch vụ khác

(**) Đôi khi, hệ thống nối mạng bị hỏng và thu ngân các bộ phận không thể

cập nhật vào hệ thống hóa đơn của họ. Lúc này, Lễ tân sẽ là người hỗ trợ cập

nhật thủ công vào hóa đơn tổng của khách

NHẬP CHI PHÍ BẰNG PHƯƠNG PHÁP THỦ CÔNG (2)
1. Kiểm tra trên chứng từ đủ các thông tin sau:
– Dịch vụ KH đã sử dụng
– Tên khách
– Số phòng
– Chi phí
– Ngày tháng
– Chữ ký của khách
– Chữ ký của thu ngân
2. Đối chiếu khớp với thông tin khách hàng trên PMS
3. Nhập chứng từ:
– Sử dụng đúng code qui định trên PMS billing
– Đảm bảo cập nhật ngay sau khi nhận chứng từ từ thu ngân
– Các giao dịch đã được cập nhật cần đóng dấu POSTED
4. Lưu chứng từ:
– Lưu chứng từ trong ngăn hồ sơ đúng theo số phòng của khách
– Kiểm tra lại tên và số phòng trước khi lưu
 ĐỔI NGOẠI TỆ
1. Chấp nhận ngoại tệ:
- Nhận ngoại tệ & đếm chậm rãi, rõ ràng trước mặt khách
- Kiểm tra các tờ tiền xem có bị rách hoặc khả nghi không
- Đảm bảo rằng tỉ giá quy đổi được hiển thị & cập nhật trên bảng => cần hướng dẫn
cho khách biết và thông báo về số tiền Việt tương đương
- Khi nghi ngờ => liên hệ với giám sát
2. Nhập số tiền cần đổi vào PMS
- Khẳng định số tiền bằng lời với KH
- In phiếu đổi tiền
3. Trả tiền:
- Giải thích với khách về phiếu đổi tiền (số tiền sau quy đổi)
- Đề nghị khách ký vào phiếu đổi tiền & đưa cho khách bản sao
- Lấy tiền từ két dự phòng, đếm tiền trước mặt khách và giao cho khách
- Hỏi xem khách có cần cho tiền vào phong bì không
 ĐỔI NGOẠI TỆ

❑ Quy định chung

✓ Chỉ chấp nhận các loại tiền theo quy định của khách sạn

✓ Tuân theo quy định về chuyển đổi ngoại tệ trước khi nhập tiền

vào máy

❑ Các loại ngoại tệ phổ biến

✓ Đô la Mỹ ✓ Yên Nhật

✓ Euro ✓ Đô la Canada/ Úc

✓ Bảng Anh ✓ Nhân dân tệ TQ

TRẢ PHÒNG (CHECK OUT)
Guest Cycle in Hotel
 NỘI DUNG CHÍNH

• Các bước cơ bản trong công tác chuẩn bị thanh toán

trả phòng và tiễn khách
• Các phương thức thanh toán phổ biến
• Quy trình thanh toán cơ bản
• Các thủ tục đóng quầy thu ngân.

10
 CHU TRÌNH PHỤC VỤ KHÁCH
(GUEST SERVICE CYCLE)

PRE-ARRIVAL

DEPARTURE GUEST CYCLE ARRIVAL

STAGE

IN-HOUSE
 BÀI TẬP NHÓM 5’

-NHỮNG CÔNG VIỆC NÀO CẦN CHUẨN BỊ KHI

KHÁCH TRẢ PHÒNG?
-THUỘC TRÁCH NHIỆM NHỮNG CA NÀO?

12
CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ CHO TRẢ PHÒNG

1. In báo cáo khách check out ngày mai

• Làm bởi ca tối hôm trước
• Đánh dấu những phòng còn nợ tiền
2. Chuẩn bị hồ sơ thanh toán
• Kiểm tra kỹ từng khoản trong hóa đơn
• So sánh với hóa đơn bán lẻ
• In hóa đơn nháp
• Kẹp hóa đơn nháp & hóa đơn bán lẻ
3. Kiểm tra các khoản thanh toán
• Kiểm tra các khoản & so sánh với HD lập hóa đơn
• Nhập & kiểm tra chi phí do bên thứ 3 thanh toán
4. Kiểm tra lại
• Thực hiện bởi ca sáng => làm lại hết các trình tự trên
CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ CHO TRẢ PHÒNG

Xác định thời gian chính xác khách trả phòng

Chuẩn bị danh sách khách đi

CHUẨN
BỊ
TRẢ Thông tin cho các bộ phận dịch vụ liên quan
PHÒNG

Kiểm tra sự hoạt động của các thiết bị thanh toán

Kiểm tra và chuẩn bị trước các khoản chi phí dịch vụ

khách đã sử dụng
 Trang thiết bị phục vụ cho dịch vụ trả phòng

-Máy cà thẻ điện tử/ thủ công: kiểm tra điện, đường truyền,
giấy in bấm lên sẵn
-Máy tính casio: hoạt động tốt
-Máy vi tính- PMS (New way)
- Máy in: nạp đủ giấy cho máy in nháp & hóa đơn VAT cho
máy in VAT
-Các liên hóa đơn dùng cho máy cà thẻ, hóa đơn bán lẻ:
chuẩn bị sẵn 3 tập
- Hóa đơn khấu trừ, chiết giảm.
15
 QUY TRÌNH CHECK-OUT

Cám ơn, tạm

Giải thích hóa Trình hóa đơn
Chào khách biệt & tiễn
đơn nháp bán lẻ nếu cần
khách

Hỏi tên khách và - CSAT

số phòng Xin chữ ký KH
In hóa đơn nháp - Thu lại
vào HĐ nháp
Lấy lại chìa khóa - Trả lại

Gọi HK check
Xin chữ ký &
phòng Cập nhật hóa Tiến hành thanh
giao bản sao cho
Báo Bell chuyển đơn trên PMS toán
KH
hành lý

Hỏi: Hỏi khách:

Làm hóa đơn
-mở két an toàn - Cần xe sân bay In hóa đơn
VAT nếu KH
- Thu dọn hết đồ - Chi phí mới chính thức
yêu cầu
đạc phát sinh
 1. CHÀO VÀ HỎI THÔNG TIN
❑ HỏI tên khách và số phòng

✓ Em chào chị (tên khách). Chị muốn trả phòng ạ?

✓ Chị vui lòng cho em xin tên và số phòng

✓ Chị đã thu dọn hết đồ đạc trong phòng và mở két sắt chưa ạ?

✓ Nếu khách có mượn đồ (adaptor): nhắc khách trả

 2. KIỂM TRA- NHẮC NHỞ- MỜI THÊM DV

✓ Sáng nay, Anh/ chị (tên khách) có dùng thêm dịch vụ gì trong khách sạn

nữa không ạ?

✓ Gọi cho HK thông báo số phòng: Mục đích: để HK vào phòng kiểm tra

minibar, trang thiết bị trong phòng. Nếu HK báo có tiêu dùng minibar =>

kiểm tra xem đã được post chưa, nếu chưa => post tiền vào máy

✓ Chị có cần em cho người lên phòng hỗ trợ chị chuyển hành lý không ạ?

 nếu không cần: Chị cho em xin lại chìa khóa phòng ạ

✓ Anh chị có cần xem bố trí xe đi sân bay không ạ? => nếu có => làm hóa

đơn & post tiền

 3. CẬP NHẬT VÀ LÀM HÓA ĐƠN NHÁP

Xin chữ
Cập nhật Cho KH
Giải thích ký của
các In hóa xem hóa
hóa đơn khách
khoản chi đơn nháp đơn bán
nháp trên hóa
phí lẻ nếu cần
đơn nháp
❑ In hóa đơn

✓ Đưa cho khách bằng hai tay: Dạ đây là hóa đơn nháp của anh/ chị (tên

khách). Đây là tổng số tiền (khoanh tròn) Anh chị vui lòng kiểm tra

kỹ và cho em xin chữ ký vào đây ạ (tick)

✓ Nếu khách có thắc mắc: giải thích :

➢ Chi phí tiền phòng

➢ Các chi phí khác

➢ Các chi phí đã được thanh toán bởi bên thứ 3

➢ Chi phí mới phát sinh

➢ Thuế và phí phục vụ

❑ LƯU Ý: Không tiết lộ giá phòng nếu thanh toán qua công ty
du lịch hoặc đặt phòng có giấu giá
 4. TIẾN HÀNH THANH TOÁN

Hỏi xem
khách có In hóa đơn
Thanh toán Xin chữ ký
cần hóa cuối cùng
đơn GTGT
CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN
 4.1. THANH TOÁN VỚI THẺ TÍN DỤNG

✓ Mượn thẻ của khách

✓ Kiểm tra kỹ: tên trên thẻ, ngày hết hạn, hữ ký ở mặt sau

✓ Kiểm tra xem thẻ có trùng với số thẻ đã nhập vào máy lúc check in không,

nếu không => sửa lại số thẻ trên PMS

✓ Cà thẻ (sale): bấm đúng số tiền

✓ Đưa sale slip cho khách ký

✓ Tách liên khách hàng để sẵn

 4.2. THANH TOÁN VỚI TIỀN MẶT

✓ Nhận tiền & đếm lại tiền trước mặt khách

✓ Đếm chậm, rõ từng tờ

✓ Xác nhận lại số tiền với khách

✓ Không chấp nhận tiền rách, tiền bị mờ

✓ Kiểm tra các tờ tiền có mệnh giá lớn

✓ Nếu khách trả bằng ngoại tệ khác USD => qui đổi ra VND

✓ Trả lại tiền nếu cần: VND/ USD

✓ Sau khi nhận, để tiền vào ngăn kéo và đóng/ khóa ngay ngăn kéo đựng tiền
 4.2. THANH TOÁN VỚI TIỀN MẶT

XỬ LÝ KHI TIỀN ĐẶT CỌC THỪA

✓ Xin lại phiếu đặt cọc

✓ Thông báo vói khách về số tiền đăt cọc và tiền hóa đơn

✓ Trả lại tiền thừa cho khách

✓ Đóng dấu (hoặc ghi) ĐÃ THANH TOÁN vào phiếu đặt cọc

✓ Xin chữ ký của khách vào dấu Đã thanht toán

 4.3. PHIẾU THANH TOÁN

❑ Xác định phiếu thanh toán

✓ Voucher xác nhận

✓ Voucher thanh toán (miễn phí giảm trừ %)

✓ Nếu phiếu thanh toán đã được thu từ lúc check in => kiểm tra xem có

cần phải xin chữ ký khách vào hóa đơn thanh toán bằng phiếu không

✓ Chuyển chi phí được thanh toán bằng phiếu sang folio City Ledger

❑ Các chi phí khác

✓ Thanh toán như bình thường

 4.4. THƯ XÁC NHẬN THANH TOÁN
✓ Khi mở một tài khoản thanh toán với công ty, KS phải có danh sách

những người được quyền sử dụng và thỏa thuận về hạn mức cho các hóa

đơn riêng lẻ

✓ Các thỏa thuận thanh toán: trả toàn bộ chi phí, trả tiền phòng, tiền ăn.

Văn bản này phải có trước hoặc trong thời điểm check in

✓ Các hóa đơn trên PMS phải phân tách riêng: khoản bên thứ 3 thanh toán,

khoản nào khách tự thanh toán

✓ Lễ tân giữ một bản sao văn bản xác nhận thanh toán và nhận biết người

sử dụng dịch vụ. Bản sao này được đính kèm vào hóa đơn có chữ ký và

tên đầy đủ của khách để bộ phận kế toán dễ dàng tham khảo

 4.4. THƯ XÁC NHẬN THANH TOÁN

✓ Quy trình thanh toán:

➢ Yêu cầu khách kiểm tra hóa đơn
➢ Lấy chữ ký và tên đầy đủ của khách để xác nhận hóa đơn là đúng
➢ Đính kèm văn bản xác nhận việc thanh toán vào hóa đơn được ký
➢Chuyển phần chi phí đó sang folio City Ledger. Để riêng hóa đơn này
và chuyển cho bộ phận kế toán
✓ Trường hợp bảo mật giá phòng (công ty du lịch):
➢ Cần chuẩn bị 02 hóa đơn:
➢ 1 để khách ký không thể hiện giá phòng

➢ 1 có đầy đủ chi tiết và không lấy chữ ký

❑ Các chi phí khác: thanh toán như bình thường

 5. LÀM HÓA ĐƠN TÀI CHÍNH

✓ Nhập hình thức thanh toán chính xác

trên PMS, balance phải về 0

✓ Xin thông tin: tên công ty, địa chỉ, mã

số thuế (check đủ 10 số)

✓ Cập nhật vào PMS hoặc viết trên hóa

đơn đỏ. Ghạch chéo phần còn trống

✓ In hóa đơn đỏ

✓ Xin chữ ký và tên đầy đủ trên hóa đơn

✓ Trao cho khách liên dành cho khách

hàng => bỏ vào phong bì KS

 6. CHECK OUT TRÊN PMS

✓ Check out trên hệ thống

✓ Tách liên hóa đơn khách hàng cho vào

phong bì trao cho khách. Nếu thanh

toán bằng thẻ tín dụng => liên thẻ kẹp

vào góc trên bên trái của hóa đơn

 7. KHẢO SÁT CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ (CSAT)

✓ HỏI cảm nghĩ của khách hàng về kỳ

nghỉ tại khách sạn

✓ Xin nhận xét của khách hàng về các

dịch vụ trong KS

✓ Khuyến khích khách hàng viết phiếu

khảo sát chất lượng

✓ Cảm ơn nếu khách hàng có lời khen

ngợi

✓ Xin lỗi nếu khách hàng phàn nàn

 8. CẢM ƠN VÀ TIỄN KHÁCH

✓ Cám ơn khách đã ở tại KS

✓ Chúc khách một chuyến đi an

toàn/ vui vẻ

✓ Hẹn gặp lại khách

✓ Nhờ Bellman hỗ trợ hành lý

✓ GRO / Bellman tiễn khách ra

cửa
 EXPRESS CHECK-OUT (CHECK OUT NHANH)

• Khách hàng có thể lựa chọn dịch

vụ Express check out ở các khách
sạn lớn nếu họ không muốn làm
check out tại quầy.

• Khi lựa chọn dịch vụ này, lễ tân cần

làm verify thẻ tín dụng trước và lấy
được mã chấp nhận của ngân
hàng cho giao dịch thẻ không có
chữ ký của khách
 EXPRESS CHECK-OUT
• “Express Check-out” form:
– Có thể điền ngay lúc check in

– trong quyển Thông tin khách sạn ở trên phòng

– Tại quầy lễ tân

• Vào ngày khách check out, khách sẽ bỏ phiếu express check out tại

hộp Express check out tại quầy lễ tân.

• Lễ tân tiến hành thanh toán theo mã cấp quyền thẻ tín dụng

• Lễ tân in hóa đơn bằng giấy logo của khách sạn và gửi cho khách

theo đường bưu điện.

 NHẬP CHI PHÍ VÀO FOLIO CỦA KHÁCH

• “
 CHIA 2 HÓA ĐƠN (SHARE BILL)

1. Mở hóa đơn của khách

2. Tick vào mũi tên ➔ để chuyển phần cần
share
3. Chọn tên khách
4. Đánh số % cần share (thông thường là 50%)
5. Save
 CHIA 2 HÓA ĐƠN (SHARE BILL)

- Vào Folio nhóm : chưa trả tiền => chọn số folio mang tên khách được share
- Chọn Xem HĐ => 1 tab mới mở ra với HĐ nháp
- In hóa đơn nháp cho khách xem
- Nếu khách đồng ý trả => quay trở về màn hình trước => chọn thanh toán => In
hóa đơn chính thức
- Làm tương tự với khách thứ 2
 THANH TOÁN CHO PHÒNG KHÁC

• Từ sơ đồ phòng, chọn phòng sẽ đứng ra thanh toán hộ phòng khác

• Chọn Xem/ Sửa chi tiết => chọn Folio
• Màn hình tạo hóa đơn (create folio) xuất hiện => Chọn TRẢ HỘ => chọn phòng cần thanh toán hộ
=> Thêm
• Chọn khoản cần chuyển để tạo thanh toán => LƯU
• Nếu thanh toán luôn thì chọn Thanh toán
• Nếu chỉ dừng lại ở việc ghi nhận thì đóng cửa sổ lại
• Màn hình sẽ quay về phòng nhận thanh toán, ở phần Chi tiết sẽ có câu “Thanh toán cho phòng….và số
tiền đã chuyển
• Tiếp tục làm thanh toán cho phòng nhận thanh toán
THANH TOÁN CHO PHÒNG KHÁC
THANH TOÁN CHO PHÒNG KHÁC
XỬ LÝ KHOẢN CHARGE PHỤ TRỘI

Kiểm tra các bills bán lẻ từ các outlets

Đối chiếu trên phiếu theo dõi chi phí của khách

Các bước Xác nhận sự cố

xử lý Xin lỗi khách và thực hiện giải quyết

Hoàn tất thông tin chi tiết trên hóa đơn khấu trừ

Xin chữ ký xác nhận của khách

 CHECK-OUT: CHI PHÍ TRANH CHẤP

Tiêu chuẩn:

• Sau giờ check out (12h trưa), những khách chưa trả phòng sẽ phải được liên hệ để
làm rõ về giờ/ ngày trả phòng.
 CHECK-OUT: CHI PHÍ TRANH CHẤP
(DISPUTE CHARGES)

1. Tiếp nhận các chi tiết:

- Lắng nghe giải thích của KH về chi phí KH không đồng ý:

- Giải thích chi phí cho KH

- TÌm các chứng từ/ tài liệu liên quan trong hồ sơ. Kiểm tra số phòng & tên trên chứng từ

- Nếu thắc mắc về giá phòng: check hồ sơ đặt phòng & HD thanh toán
 CHECK-OUT: CHI PHÍ TRANH CHẤP

Nếu hóa đơn/ chứng từ có chữ ký của khách:

- Giải thích lại chi phí với khách và đề nghị thanh toán

- Tiếp tục với quy trình trả phòng (bước 5)

 CHECK-OUT: CHI PHÍ TRANH CHẤP

Nếu hóa đơn/ chứng từ không có chi phí của khách:

-Xin lỗi khách
- Khấu trừ chi phí ra khỏi hóa đơn kèm theo lý do
- Giải thích cho KH khách sạn sẽ kiểm tra lại, nếu chi phí là đúng,
KS sẽ tính chi phí này vào chi phí muộn cho KH
- Nếu là chi phí nhỏ: telephone, minibar => khấu trừ (rebate)
- In hóa đơn mới cho khách & đề nghị KH xác nhận hóa đơn mới
- Tiếp tục với các bước check out
 QUY TRÌNH CHECK OUT TRÊN NEW WAY
• Mở phòng khách, chọn TẠO HÓA ĐƠN THANH TOÁN

• Click chuột vào dấu cộng để xem các chi phí. Nếu toàn bộ chi phí là
đúng => Click vào mũi tên để chuyển các khoản từ phiếu chưa trả
tiền
 QUY TRÌNH CHECK OUT TRÊN NEW WAY
- Chọn XEM HĐ để in hóa đơn nháp
- - Chọn THANH TOÁN để cập nhật các
hình thức thanh toán
- Có thể thanh toán bằng nhiều hình thức
cho 1 hóa đơn: tiền mặt, thẻ, ghi nợ cty,
miễn phí, chuyển khoản…
- Chọn GHI LẠI hoặc GHI LẠI VÀ XEM
- In HĐ cuối cùng cho khách
QUY TRÌNH CHECK OUT TRÊN NEW WAY
• Nếu thanh toán bằng nhiều hình thức khác nhau => nhập lần lượt từng Loại thanh
toán, nhập số tiền cho từng loại thanh toán ở cột Tổng => ghi và tiếp tục
• Số dư còn lại sẽ thể hiện ở góc trái
• Chọn THÊM để nhập thêm hình thức thanh toán khác. Cứ như vậy thanh toán cho
đến khi số dư = 0 là có thể Check out
 QUY TRÌNH CHECK OUT TRÊN NEW WAY

• Vào lại phòng đó, chuyển tình trạng sang Check out => GHI LẠI HOẶC LƯU
 CHECK-OUT: TRƯỜNG HỢP QUÁ GIỜ QUY ĐỊNH

Tiêu chuẩn:

• Sau giờ check out (12h trưa), những khách chưa trả phòng sẽ phải được liên hệ để
làm rõ về giờ/ ngày trả phòng.
CHECK-OUT: TRƯỜNG HỢP QUÁ GIỜ QUY ĐỊNH
Quy trình:

• Vào lúc 13h, lễ tân sẽ phải in danh sách khách hàng có ngày check
out hôm nay nhưng chưa trả phòng
• Lễ tân kiểm tra nếu ngày check out của khách đã được thay đổi tên
hệ thống.
• Lễ tân gọi lên phòng khách để hỏi lại về giờ check out
• Nếu không có người trả lời, lễ tân phải gọi cho HK để check phòng
CHECK-OUT: TRƯỜNG HỢP QUÁ GIỜ QUY ĐỊNH

1. Nếu phòng không còn đồ đạc và khách không ở trong phòng:

– Nếu vẫn còn tiền trong hệ thống, kiểm tra lại hình thức thanh toán:
– Nếu là thẻ tín dụng, phiếu thanh toán hoặc thư đảm bảo
thanh toán chi trả cho toàn bộ chi phí => làm thanh toán
cho khách theo đúng quy trình của từng hình thức, sau đó
check out ra khỏi hệ thống. Nếu có khoản chi phí phát sinh
và có đủ hóa đơn => làm theo thủ tục chi phí muộn
– Nếu số tiền vẫn còn dương vì đặt cọc tiền mặt không đủ:
• Kiểm tra lại xem có thể dùng hình thức thanh toán nào khác.
• Check out phòng sang tài khoản City Ledger (skipper)
• Thông báo cho trưởng bộ phận lễ tân & kế toán.
• Giữ lại toàn bộ hồ so tại FO để chờ giải quyết
CHECK-OUT: TRƯỜNG HỢP QUÁ GIỜ QUY ĐỊNH

2. Nếu phòng vẫn còn đồ của khách và khách không có trong phòng:

• Gửi thư nhắn lên phòng khách, yêu cầu khách liên hệ với bộ phân Lễ Tân

• Kiểm tra hình thức thanh toán của khách

• Nếu khách không phản hồi gì sau 18h và hình thức thanh toán là credit card
=> lễ tân sẽ gia hạn lưu trú thêm 1 đêm và thông báo cho HK về việc này

• Nếu khách đặt cọc tiền mặt => làm thẻ chìa khóa mới và vô hiệu hóa chìa
khóa cũ. Lúc này khách sẽ phải qua quầy lễ tân để làm chìa khóa

• Nếu khách sạn kín phòng và không thể gia hạn lưu trú thêm cho khách =>
gửi thư nhắn lên phòng khách yêu cầu qua quầy lễ tân để cập nhật lại giờ
check out
CHECK-OUT: TRƯỜNG HỢP QUÁ GIỜ QUY ĐỊNH

- Nếu hình thức thanh toán là thư bảo đảm công ty: kiểm tra lại
với Đặt phòng xem công ty của khách có gửi thêm thư xac nhận
sẽ trả thêm cho check out muộn/ ngày ở thêm. Nếu không có =>
phải liên hệ ngay với công ty để làm rõ
 CHECK-OUT: TRƯỜNG HỢP QUÁ GIỜ QUY ĐỊNH

3. Nếu khách ở trong phòng:

• Hỏi khách về giờ check out

• Thông báo với khách về giá cho phí check out muộn sau 14h.

• Nếu khách đồng ý với phí check out muộn, ghi nhận vào hệ thống và post ngay tiền
phí check out vào hóa đơn, điều chỉnh lại giờ check out

• Thông báo cho HK về giờ check out mới để tránh HK làm phiền khách
 CHECK-OUT: CHI PHÍ MUỘN

• Chi phí muộn (late charge) là các khoản phí phát sinh sau khi
khách đã check out. Tất cả các chi phí này phải được cập
nhật tại quầy lễ tân.

• Những lý do của chi phí muộn:

– Khách check out và rời khách sạn trước khi toàn bộ chi
phí được cập nhạt vào tài khoản (VD: minibar, laundry,
F&B)
 CHECK-OUT: CHI PHÍ MUỘN
1. Kiểm tra các chi tiết trên chứng từ & PMS

- Số phòng & tên khách

- Ngày trên chứng từ phù hợp với thời gian lưu trú

2. Kiểm tra xem khách hàng có đặt phòng trong thời gian tới
không, nếu có:
• Post chi phí vào Dummy room Late charge
• Alert vào booking trên PMS để trao đổi với khách khi check in
3. Kiểm tra hình thức thanh toán
 CHECK-OUT: CHI PHÍ MUỘN
3.1. Nếu hình thức thanh toán là Credit card:

- Mở lại hồ sơ của khách (reinstate), trên New way: chuyển lại thành tình
trạng check in

- Nhập late charge vào PMS

- Mô tả rõ về nội dung của chi phí

- Tính tiền vào thẻ tín dụng của khách, gắn kèm phiếu đăng ký vào sale
slip

- Gửi bản sao chi phí phát sinh muộn & phiếu giao dịch thẻ cho khách
 CHECK-OUT: CHI PHÍ MUỘN

5. Nếu khách trả tiền mặt

5.1: Khi có cơ hội thu được chi phí đó:
- Xác định chi tiết về địa chỉ của khách
- Mở lại hồ sơ trên PMS (instate)
- Nhập chi tiết chi phí muộn và chuyển chi phí này vào Dummy
room (Late charge follow ups)
- Mô tả rõ ràng nội dung chi phí
- In bảng thanh toán cùng chi phí phát sinh muộn
- Gửi thư cho khách cùng bảng thanh toán mới để đề nghị KH vui
lòng thanh toán cho phí này
5.1: Khi không có cơ hội thu được chi phí đó:
- Báo Duty để hủy chi phí (rebate) hoặc chuyển chi phí sang
Dummy room theo dõi một thời gian, nếu không thể thu hồi sẽ
rebate
 THỦ TỤC ĐÓNG CA THU NGÂN

Tập hợp tất cả các chứng từ giao dịch trong ca

Cân đối các chứng từ giao dịch với số tổng của kế toán
Điền vào báo cáo thu ngân và cân đối các phương thức thanh
toán
Cất tiền và các hóa đơn thẻ tín dụng vào két/ giao nộp kế
toán
Đếm lại tiền quỹ giao dịch tại bộ phận lễ tân, bàn giao ca và
đăng xuất khỏi hệ thống nếu có sử dụng PMS
 THỦ TỤC ĐÓNG CA THU NGÂN
❑ Submit to Finance

✓ VAT invoice

✓ CC Pay slip if any

✓ Reservation / Booking confirmation (Book by TA)

✓ Other invoice, supporting bills of guest stay