CHƯƠNG 1

1) Trình bày khái niệm VP. Phân tích các chức năng của VP.

Khái niệm VP

VP là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm xử lý thông tin và
điều hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài.

Các chức năng của VP

 Chức năng tham mưu tổng hợp:

+ Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của CQ

+ Tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.

 Chức năng giúp việc điều hành:

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.

+ Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.

+ Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của CQ.

 Chức năng hậu cần

Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho CQ.

2) Trình bày khái niệm QTHCVP. Trình bày khái quát các chức năng của
QTHCVP.

Khái niệm QTHCVP

Là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt
động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt, để đạt được mục tiêu của mình.

Các chức năng của QTHCVP

 Hoạch định

Đề ra mục tiêu, công việc cụ thể, xác định các biện pháp thực hiện và soạn
thảo thành các kế hoạch.
  Tổ chức

Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của VP.

 Lãnh đạo.

Phân công nhiệm vụ, hướng dẫn, động viên, tạo động lực cho nhân viên thực
hiện hiệu quả các công việc đã đề ra.

 Kiểm tra

Theo dõi, kiểm tra thực hiện công việc VP hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng;
phát hiện các sai lầm kịp thời điều chỉnh, làm cho hoạt động VP đi đúng mục tiêu đã
định.

3) Phân tích các kỹ năng và vai trò của nhà quản trị HCVP.

Các kỹ năng của nhà quản trị HCVP

 Kỹ năng nghiệp vụ

+ Chứng tỏ được năng lực chuyên môn trong phạm vi công việc của mình.

+ Trang bị kiến thức về máy tính, sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm,
máy photo, máy fax…

 Kỹ năng nhân sự

+ Là người thương thuyết tốt để dung hòa được quan điểm, quyền lợi; diễn đạt và
truyền tải chính xác các thông điệp để bộ máy vận hành trơn tru.

+ Duy trì kỷ luật và chất lượng công việc.

+ Công bằng và nhất quán trong mối quan hệ với cấp dưới.

 Kỹ năng tư duy

+ Khả năng tư duy hệ thống, phân tích mối liên hệ giữa các vấn đề một cách
logic…

+ Quản lý thời gian hiệu quả

 Vai trò của nhà quản trị HCVP

 Quan hệ với con người

+ Kiểm soát lực lượng lao động về tốc độ và chất lượng công việc cũng như hiệu
quả sử dụng tài nguyên của tổ chức.

+ Hỗ trợ và huy động tốt nhất nỗ lực của nhân viên: làm gương, tư vấn nhân sự…

+ Quan hệ đối ngoại với những người ngoài tổ chức, khách hàng, đối tác…

 Thông tin

+ Khi ban quản trị cấp cao soạn thảo kế hoạch và chính sách cho tổ chức, NQT có
nhiệm vụ diễn đạt lại các kế hoạch đó và hoạch định cách thức tiến hành.

+ Thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập thông
tin cần thiết và phổ biến cho mọi người.

CHƯƠNG 2

4) Phân tích chức năng HOẠCH ĐỊNH trong QTHCVP.

Khái niệm

Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt
mục tiêu đó.

Nội dung

+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của CQ, VP.

+ HĐ các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội.

+ HĐ các chuyến đi công tác của lãnh đạo.

+ HĐ cơ sở vật chất, phương tiện làm việc.

+ HĐ tài chính, kinh phí đảm bảo cho CQ hoạt động.

Tác dụng

+ Giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị VP.
+ Làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác của VP, CQ.

+ Là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của VP
trong thời gian nhất định.

5) Phân tích chức năng Tổ chức trong QTHCVP.

Khái niệm

Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý các mối quan hệ
giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu
của tổ chức.

Nội dung

+ Thành lập đơn vị làm công tác VP

+ Xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị đó.

+ Xác định nhân lực

+ Phân bổ lao động

Tầm quan trọng

+ Hình thành cơ cấu tổ chức hợp lý để các cơ chế vận hành thông suốt.

+ Tác động hiệu quả đến các hoạt động của CQ để nâng cao hiệu suất.

+ Tạo điều kiện sử dụng tốt nhất các nguồn nhân lực.

6) Phân tích chức năng KIỂM SOÁT trong QTHCVP.

Khái niệm

Kiểm soát là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng
VP với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so
với mục tiêu đã đề ra.

Tiến trình
+ Thiết lập các tiêu chuẩn

+ Đo lường công việc

+ Sửa chữa những sai lệch

Tác dụng

+ Đảm bảo tính đúng đắn của các quyết định quản trị.

+ Phát hiện các sai lệnh có thể có giữa thực tiễn với hoạch định.

+ Bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức không đi chệnh hướng mục tiêu đã định.

+ Bảo đảm cho các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hợp lý và hữu ích.

+ Phát hiện kịp thời sai lầm, thiếu sót để hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra.

7) Trình bày các tiêu chí phân loại hồ sơ. Cho VD.
 Chức năng của hồ sơ Trách nhiệm quản lý của từng bộ phận
Hồ sơ tác nghiệp Hồ sơ thuộc bộ phận HCVP
Hồ sơ phục vụ hoạt động mua bán, kinh doanh; hồ sơ Các quyết định, công văn, biên bản, tờ trình… hình thành
kế toán tài chính trong quá trình hoạt động của DN.
Hồ sơ hành chính Hồ sơ về tổ chức nhân sự
Các biên bản, công văn, thư từ giao dịch Hồ sơ của từng nhân sự trong DN, các quyết định khen
thưởng, kỷ luật, hồ sơ BHXH, trợ cấp
Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ về hoạt động sản xuất
Các bản điều lệ, các quy định về nghiệp vụ Kế hoạch sản xuất, báo cáo sản xuất, tồn kho, các kế hoạch
quản lý vật tư, các phiếu xuất nhập kho
Hồ sơ nhân sự Hồ sơ kinh doanh
Lý lịch, quá trình đào tạo, khen thưởng, đề bạt nhân sự Hợp đồng mua bán, các kế hoạch bán hàng, các bảng báo giá
Sách báo Hồ sơ về tài liệu kỹ thuật
Gồm nhiều chủ đề khác nhau, nhằm phục vụ cho quá Bản thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu về máy móc kỹ thuật, quy
trình nghiên cứu, tham khảo cho các cán bộ trong DN trình công nghệ
Hồ sơ về tài chính kế toán
Văn bản pháp quy, các quy định về công tác tài chính kế toán,
các bản báo cáo tài chính, chứng từ sổ sách kế toán
8) Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, ưu nhược điểm của mỗi phương
pháp. Cho VD.

Sắp xếp theo vần, mẫu tự

Nội dung

+ Hồ sơ có tên tiếng Việt: xếp theo tên; tên tiếng nước ngoài: xếp theo họ.

+ Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp theo vần mẫu tự A, B, C.

+ Hồ sơ cùng một tên: sắp xếp theo từng giai đoạn.

+ Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên: đặt mã phụ sau tên hoặc sử dụng bìa

hồ sơ có màu khác để phân biệt.

Ưu điểm

- Dễ lưu trữ, dễ hiểu

- Nhanh chóng kiểm soát xem có tài liệu nào bị lưu trữ sai không.

Nhược điểm

- Dễ trùng những tên thông dụng

- Khi hệ thống mở rộng quá lớn sẽ tốn nhiều thời gian và công sức để truy tìm

Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề

Nội dung

Các tài liệu sẽ được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề.
Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn.

Ưu điểm

- Tạo sự dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ

- Truy cập hệ thống hồ sơ nhanh chóng theo chủ đề

Nhược điểm

Phải thiết lập các chỉ mục khá phức tạp để truy cập hệ thống hồ sơ
VD

Những giấy tờ, hồ sơ liên quan đến hoạt động mua bán nhà đất sẽ được đặt
chủ đề là bất động sản. Trong nhóm này sẽ có những nhóm nhỏ như nhóm đất,
nhóm nhà…

Sắp xếp hồ sơ theo địa danh

Nội dung

Các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo các khu vực địa lý tỉnh, thành phố, quận
huyện… Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.

Ưu điểm

- Dễ hiểu, giúp người dùng truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm
- Cho phép 1 số người sử dụng hồ sơ mà không gây cản trở cho nhau

Nhược điểm

- Đòi hỏi người dùng phải có hiểu biết nhất định về khu vực địa lý có liên
quan
- Cần phải có các chỉ mục hỗ trợ mới dễ dàng truy cập hồ sơ

Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số

Nội dung

Sử dụng dãy số tự nhiên để gán cho các hồ sơ và thường sắp xếp theo thứ tự
tăng dần của dãy số.

Bên cạnh đó, có thể sử dụng hệ thống lưu trữ bằng mã số. VD: hồ sơ nhân
sự phát sinh trong năm 2012 được đặt mã số là NS-2012.

Ưu điểm

- Dễ phân loại, dễ nhận diện

- Mở rộng hệ thống lưu trữ dễ dàng
 - Mang lại sự bảo mật nhất định cho hệ thống lưu trữ

Nhược điểm

- Đòi hỏi phải có 1 khoản chi phí để chuẩn bị 1 chỉ mục

- Mất thời gian để mã hóa và xây dựng các chỉ mục; dễ sai sót khi mã hóa

Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

Nội dung

Căn cứ vào trình tự thời gian phát sinh của hồ sơ để tiến hành sắp xếp. Theo
đó, hồ sơ có thể được sắp xếp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…

Thường được sử dụng phối hợp với các phương pháp khác để tạo sự thuận
lợi cho quá trình truy cập hồ sơ.

Ưu điểm

Tiết kiệm không gian, giúp quá trình truy vấn diễn ra nhanh gọn

Nhược điểm

- Đòi hỏi phải xây dựng các chỉ mục

- Nếu không kết hợp với các phương pháp khác thì rất khó mở rộng được hệ
thống lưu trữ
9) Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đến.
B1. Kiểm tra và phân loại

 Nếu không thuộc CQ/DN của mình thì phải gửi trả lại nơi gửi
 Nếu phong bì bị bóc, bị rách hoặc bị mất bì thì phải lập biên bản
 Phân loại sơ bộ văn bản:

+ Loại phải vào sổ đăng ký: là những công văn gửi CQ, thủ trưởng, lãnh đạo

+ Loại không phải vào sổ đăng ký: thư riêng, sách báo

+ Loại bóc bì: VB ngoài bì đề tên CQ, chức danh thủ trưởng CQ, không có dấu
mật

+ Loại không bóc bì: Chỉ vào sổ nhưng không bóc bì, chuyển cả bì gồm công văn
gửi Đảng ủy, các đoàn thể và Công văn ngoài bì có ghi rõ tên người nhận.

B2. Mở phong bì văn bản

 Được tiến hành tùy vào quy định cụ thể của mỗi tổ chức
 Văn bản có dấu "hỏa tốc", "thượng khẩn", "khẩn" cần được bóc trước
 Khi bóc không được làm rách văn bản, mất địa chỉ nơi gửi

B3. Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến

Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày,
tháng, số văn bản đến

B4. Trình xem

Trình văn bản cho chánh VP (hoặc trưởng phòng hành chính) xem xét.

B5. Vào sổ công văn đến

Văn bản cần được vào sổ ngay trong ngày đến.

B6. Chuyển giao văn bản

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, chuyển giao văn bản
đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
B7. Theo dõi việc giải quyết công văn

Tất cả văn bản có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về
thời hạn giải quyết.

10) Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đi.
B1. Kiểm tra lại văn bản

 Kiểm tra các phần và thể thức của văn bản

 Sai sót → báo cho người có trách nhiệm để sửa chữa, bổ sung

B2. Vào sổ đăng ký văn bản đi

 Ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ vào từng cột, mục các thông số: số, kí hiệu,
ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận…
 Tùy theo yêu cầu của CQ có thể ghi thêm: người ký , đơn vị ký văn bản, đơn
vị soạn thảo, số lượng soạn thảo…

B3. Chuẩn bị bìa thư

 Bìa thư đựng văn bản có thể dùng nhiều loại khác nhau song không vượt quá
kích thước do bưu điện quy định. Giấy làm bìa là loại bền, dai, nhìn ngoài
không rõ chữ bên trong VB, nếu bị ướt không mủn.
 Ngoài bao thư nên ghi rõ ràng, không viết tắt.

B4. Chuyển văn bản đi

 VB phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày vào sổ
và đăng kí phát hành.
 VB có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến nơi nhận, nhưng đều phải
vào sổ chuyển VB và người nhận VB phải kí nhận vào sổ

B5. Sắp xếp bản lưu văn bản

Mỗi VB đi phải lưu ít nhất 2 bản chính: 1 bản để lập hồ sơ và theo dõi công
việc ở đơn vị thừa hành; 1 bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần.
 CHƯƠNG 4

11) Phân tích các nguyên tắc bố trí không gian làm việc.
Một: Đáp ứng nhu cầu sử dụng

Trước khi bố trí VP hay cần thay đổi cách bố trí hiện tại, người quản lý cần
biết rõ nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc cũng như thiết bị VP.

Hai: Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban

 Sắp xếp sao cho khi một tổ chức phát triển, chúng ta có thể dễ dàng thay đổi
vị trí các phòng ban.
 Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau.
 Bộ phận nào cần tập trung suy nghĩ thì bố trí ở khu vực yên tĩnh.

Ba: Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng

Loại ghế sử dụng cho VP thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có
tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết.

Bốn: Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh

 Nhiệt độ

Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khỏe con người. Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng
lượng của cơ thể bị tiêu phí không phải để làm việc mà để chống lạnh vì vậy khả
năng tập trung sự chú ý của nhân viên bị giảm nhanh.

 Ánh sáng

+ Các VP cần được thiết kế cửa sổ sao cho tiếp nhận ánh sáng mặt trời dễ dàng
nhất.

+ Trong việc mắc đèn, người ta nhận thấy tường nhà và trần bẩn sẽ làm giảm
đến 50% công suất đèn. Tường phòng nên sơn màu càng sáng thì hệ số phản chiếu
ánh sáng càng cao.

 Màu sắc.
 Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện nâng cao vẻ bề ngoài của
CQ mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm mệt mỏi, nâng cao tinh thần của
NV.

 Âm thanh

Khung cảnh quá ồn ào làm con người bị lãng trí. Nếu tiếng động cứ liên tục
và lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn thần kinh. Biện pháp giải quyết tiếng động
thường xảy ra trong CQ như sau:

- Nhân viên lớn tiếng gọi nhau để hỏi han công việc: khuyên họ nói nhỏ lại.

- Tiếng đóng cửa: dùng nẹp cao su để khi đóng lại cửa không kêu.

- Tiếng ồn do ghế di động: nên lót dưới đế chân ghế một miếng cao su cho êm.

Năm: Không gian VP mở

- Hạn chế sử dụng VP riêng: chiếm nhiều diện tích, chi phí tăng…
- Sử dụng vách ngăn: Thay vì bố trí nhiều phòng riêng, các công ty thường bố
trí các vách ngăn để ngăn cách nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện
hoặc giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc.
12) Phân tích phương pháp bố trí phòng làm việc cho nhân viên.

Văn phòng chia nhỏ Văn phòng bố trí mở

VP truyền thống với không gian
Mọi người sử dụng không gian
kín, các phòng làm việc được bố
Khái làm việc chung, ít có sự phân
trí thành từng phòng riêng biệt,
niệm chia giữa các phòng ban riêng
sử dụng bức tường hoặc vách
biệt.
ngăn để ngăn cách.
- Tính riêng tư, không gian cá - Dễ giám sát mọi người.
nhân cao. - Giao tiếp giữa các viên chức
- Đảm bảo tính bảo mật dễ dàng hơn.
- Đảm bảo sự yên tĩnh trật tự, - Thực hiện công việc sẽ trở
Ưu
đặc biệt đối với những công việc nên nhanh chóng hơn (đi từ bàn
điểm
cần có sự tập trung tư tưởng. này sang bàn khác thay vì đi từ
phòng này sang phòng khác)
- Sử dụng không gian có hiệu
quả hơn.
- Chiếm nhiều diện tích. - Ồn ào hơn vì không có sự
- Nhân viên có thể không sử ngăn cách.
dụng hết khoảng không gian - Nhân viên dễ bị phân tán bởi
Nhược
dành cho mình gây lãng phí. bước chân người qua lại.
điểm
- Chi phí bảo dưỡng, lau chùi, - Môi trường làm việc không có
chiếu sáng, sưởi ấm, làm lạnh sẽ tính cá nhân.
tốn kém hơn.

13) Phân tích phương pháp bố trí khu vực tiếp tân.
- Ghế tiếp khách và đủ ghế cho khách nếu phải ngồi đợi
- Bàn để đặt nước mời khách
- Giá để treo nón, dù, áo mưa
 - Kệ nhỏ đặt tài liệu thông tin về công ty, báo, tạp chí (chú ý không để báo quá
cũ)
- Có thể bố trí điện thọai dành cho khách
- Không nên bố trí khu vực tiếp tân quá xa buồng vệ sinh, phòng khi cần thiết
cho khách.

CHƯƠNG 5

14) Trình bày các nội dung của việc quản lý tài sản trong tổ chức
(bàn giao, điều chuyển, kiểm tra, kiểm kê, sử dụng)

 Bàn giao tài sản

Tài sản của CQ được bàn giao trong các trường hợp:

- Tuyển dụng nhân viên mới hoặc thành lập bộ phận mới
- Bổ sung tài sản cho nhu cầu sử dụng của các bộ phận, cá nhân
- Nhân viên nghỉ việc thì phải bàn giao lại tài sản cho quản lý bộ phận đó.

Quy trình bàn giao:

- Người bàn giao chuyển toàn bộ tài sản theo danh sách cho người nhận.
- Người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng, vận hành thử.
- Người nhận ký vào biên bản bàn giao, người giao tài sản chuyển lại biên bản
cho nhân viên văn thư lưu trữ và cập nhật vào hồ sơ quản lý của công ty.
- Người nhận báo cáo số lượng, chất lượng với trưởng bộ phận làm căn cứ theo
dõi.

 Điều chuyển tài sản

Việc điều chuyển phải được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của CQ.

Nguyên tắc điều chuyển:

 - Việc điều chuyển tạm thời trong nội bộ bộ phận thì do bộ phận đó quyết
định, không cần thông báo cho Phòng Hành chính.
- Việc điều chuyển tài sản giữa các bộ phận thì phải có ý kiến đồng ý của
phòng Hành chính.
- Đối với tài sản có giá trị lớn thì phải có ý kiến của lãnh đạo CQ.
- Đối với trường hợp di chuyển tài sản ra khỏi khu vực thì phải có văn bản
cho bảo vệ lưu.

 Kiểm tra tài sản

Phòng Hành chính được quyền kiểm tra đột xuất tình hình sử dụng tài sản
của các bộ phận tối đa 2 lần/năm. Các bộ phận phải tạo điều kiện cho Phòng Hành
chính thực hiện theo nhiệm vụ chức năng trên đây.

 Kiểm kê tài sản

Là kiểm tra về số lượng và đánh giá sơ bộ về chất lượng và giá trị.

Trình tự kiểm kê như sau:

- Trưởng ban kiểm kê lập kế hoạch kiểm kê theo biểu mẫu quy định. Kết quả
kiểm kê được xác nhận trong biên bản.
- Sau khi kiểm kê xong phải đối chiếu với số liệu quản lý trên sổ sách. Nếu
chênh lệch thì tìm hiểu và đưa ra biện pháp xử lý.
- Báo cáo tình hình kiểm kê về số lượng, chất lượng và ước lượng lại giá trị
tài sản cho lãnh đạo công ty.

 Sử dụng tài sản

- Các nhân viên được huấn luyện cách thức sử dụng, bảo quản tài sản máy móc.

- Nếu tài sản bị hư hỏng trước thời gian sử dụng thì người sử dụng phải chịu
chi phí sửa chữa, bảo trì liên quan.
15) Trình bày nội dung quản lý quá trình mua sắm sửa chữa tài sản,
trang thiết bị VP (tài sản thiết bị có giá trị cao, thiết bị nhỏ lẻ)

 Đối với tài sản, trang thiết bị có giá trị cao

- Định kỳ, các đơn vị sử dụng tài sản lập nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản
phục vụ công tác năm sau và gửi cho các đơn vị chức năng.

- Phòng chức năng tiến hành tổng hợp, thẩm định tình trạng tài sản, thiết
bị…và đưa vào dự toán ngân sách rồi chuyển cho bộ phận Tài chính kế toán, sau
đó trình lãnh đạo phê duyệt.

- Dựa vào kế hoạch đã được phê duyệt, phòng chức năng lập thông báo đặt
hàng, thông báo mời thầu gửi đến các nhà cung cấp.

- Phòng chức năng sẽ tiếp nhận các báo giá, hồ sơ dự thầu và tiến hành lựa
chọn nhà cung cấp phù hợp, sau đó tiến hành ký kết hợp đồng.

 Đối với thiết bị nhỏ lẻ

- Với những trang thiết bị nhỏ lẻ, các DN thường xây dựng cách thức quản
lý quá trình mua sắm, sửa chữa riêng.

- Khi có nhu cầu mua hoặc sửa chữa tài sản, trang thiết bị nhỏ lẻ, bộ phận có
nhu cầu lập phiếu yêu cầu mua, sửa chữa thiết bị và chuyển Trưởng bộ phận xác
nhận, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt.

- Trên cơ sở phiếu yêu cầu được phê duyệt, phòng Hành chính nhân sự tiến
hành liên hệ với các nhà cung ứng để báo giá hoặc tiến hành sửa chữa.

- Sau khi ký hợp đồng, nhà cung ứng tiến hành lắp đặt, cung cấp tài sản,
trang thiết bị cho công ty. Phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm theo dõi quá
trình lắp đặt.

- Sau khi hoàn thành, nếu 2 bên đồng ý thì ký vào biên bản lắp đạt và nghiệm
thu.
 CHƯƠNG 6

16) Trình bày các biện pháp quản trị thời gian.
1. Sử dụng công cụ hoạch định thời gian biểu

2. Sổ tay, nhật ký, lịch để bàn

3. Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh

4. Tiết kiệm thời gian tiếp khách

5. Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời ĐT

6. Tiết kiệm thời gian hội họp

7. Sắp xếp chỗ làm việc hiệu quả

17) Trình bày trình tự đón tiếp khách (khách bình thường, khách quan trọng,
khách nước ngoài).

 Khách bình thường

- Khách đã có hẹn trước:

+ Hỏi tên, CQ và mục đích làm việc.

+ Xem trước lịch hẹn và trả lời cho khách biết về việc đã xếp lịch này.

+ Hướng dẫn khách ngồi đợi tại khu vực phòng chờ, mời nước rồi liên hệ với
người cần gặp.

- Khách không hẹn trước:

+ Mời khách ngồi → liên hệ bộ phận liên quan để gặp khách.

+ Khách là đại diện CQ Nhà nước → liên hệ Trưởng phòng Hành chính xử lý.

+ Gặp Giám đốc → liên hệ thư ký xử lý.

+ Người cần gặp không liên hệ được/ từ chối gặp → trả lời khách là không liên
hệ được rồi xin thông tin của khách để liên hệ sau.
  Khách quan trọng

- Đề xuất yêu cầu: Khi phát sinh yêu cầu tiếp khách đặc biệt, người yêu cầu ghi
phiếu yêu cầu tiếp khách trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi lãnh đạo duyệt, người
đề nghị chuyển qua Phòng Hành chính lập kế hoạch tổ chức đón tiếp khách.

Lập kế hoạch: Phòng Hành chính lập kế hoạch tiếp khách theo mẫu đã quy định,
chuyển cho người đề nghị tiếp khách cùng trao đổi và thống nhất, sau đó chuyển
cho Giám đốc phê duyệt. Kế hoạch tiếp khách phải được chuyển cho thư ký giám
đốc, cho người tiếp khách và Phòng Hành chính lưu để tổ chức thực hiện.

Chuẩn bị: Về nguyên tắc, toàn bộ khâu chuẩn bị theo kế hoạch do Phòng Hành
chính tổ chức thực hiện. Tuy nhiên đối với một số công việc đặc thù liên quan đến
bộ phận chuyên môn thì có thể phối hợp với bộ phận đó để tổ chức thực hiện.
Trưởng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và các công việc
thực hiện theo kế hoạch đề ra.

Đón tiếp: Trước 2 giờ so với giờ đón tiếp, Trưởng Phòng Hành chính kiểm tra trực
tiếp các công việc cần chuẩn bị đón tiếp. Trong quá trình đón tiếp Trưởng phòng
Hành chính phải cử nhân viên túc trực để kiểm soát công việc và thực hiện công
việc phát sinh.

Quyết toán chi phí: Phòng Hành chính chịu trách nhiệm lập thủ tục thanh toán, bao
gồm cả việc lấy hoá đơn giá trị gia tăng. Công ty cần có mức khoán quy định tối đa
cho chí phí chiêu đãi, tiếp khách.

 Khách nước ngoài

- Lên lịch buổ i làm việc cho phù hợ p: Hai bên liên lạ c qua điện thoạ i, email, fax để xác định giờ giấ c
buổ i làm việc. Cầ n chuẩ n bị chu đáo về nộ i dung. Đơn vị cầ n huy độ ng các phòng, ban có liên quan đến
nộ i dung vấ n đề, khẩ n trương chuẩ n bị theo kế hoạ ch. Nếu khách là khách mờ i củ a đơn vị thì kế hoạ ch
bao gồ m nhiều mặ t hơn và nhiệm vụ củ a thư ký cũng đa dạ ng hơn như:  Xác minh thông tin toàn
đoàn, bao gồ m số lượ ng các thành viên đoàn công tác; tên, chứ c vụ củ a từ ng ngườ i.

Chuẩn bị thành phần nhân sự có liên quan để làm việc hoặc đón tiếp.

Liên hệ những CQ chức năng cần thiết.

Chọn nơi ăn nghỉ, xe đưa đón.

Chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan.

Tìm hiểu tập quán của khách.

Tổ chức đón khách, tặng hoa…

- Triển khai chuẩn xác: Các khách nước ngoài đặc biệt coi trọng giờ giấc theo lịch
quy định. Phải chính xác, nếu có trở ngại gì thì phải báo ngay. Nếu giờ máy bay bị
trễ, phải thay đổi lịch cho nhanh chóng và thông báo cho các bộ phân liên quan.
Vào buổi đón khách, ở nhiểu CQ đơn vị đã đủ bề thế thì không phải trang trí gì
thêm. Tuy vậy ở nhiều đơn vị nên bố trí thêm cây cảnh ở hành lang, hoa ở phòng
họp…

- Vai trò ghi và lập biên bản của Thư ký giám đốc: Đây là một công việc rất quan
trọng, thư ký phải tập trung vào việc ghi tốc ký và nhờ một người khác sử dụng
máy ghi âm. Không được ỷ lại vào máy ghi âm mà nhất thiết phải dịch bản tốc ký
cho khẩn trương, kịp lập xong bản ghi nhớ hay biên bản cuộc họp càng nhanh càng
tốt.

18)Trình bày các nguyên tắc để tổ chức thành công các cuộc họp.

Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo: cần chuẩn bị tốt các phương tiện, thiết bị cần thiết
cho cuộc họp. Nếu là người điều hành cần chuẩn bị trước các vấn đề có liên quan,
dự kiến những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, thu thập thông tin chính xác và
cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp.

Không để cuộc họp kéo dài: không nên để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết vì
sẽ làm ảnh hưởng đến thời gian giải quyết các công việc khác. Nếu cuộc họp kéo
dài trên 2 giờ nên có thời gian để nghỉ giải lao. Nếu chưa thống nhất được vấn đề
thì để kỳ họp sau giải quyết tiếp.

Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp: người điều hành cuộc họp
nên có thảo luận sơ bộ với các đồng nghiệp về nội dung cuộc họp. Điều này giúp
buổi họp có hiệu quả hơn, tránh có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau, dễ dẫn đến
thất bại.

Nên họp đúng giờ: nếu có bộ phận hay cá nhân nào đến muộn hãy cứ bắt đầu cuộc
họp đúng giờ, tránh chờ đợi, như thế tạo thành thông lệ không hay. Trong lúc diễn
ra cuộc họp, người điều hành cần bám sát giờ giấc đã đặt ra trong chương trình.

Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn: khi thấy
buổi họp quá thụ động, người điều hành cuộc họp nên đặt ra những câu hỏi
thuộc về vấn đề chung của tất cả mọi người, không hỏi riêng 1 hoặc 1 số người nào
đó. Trong trường hợp câu trả lời mang tính cá nhân hãy khéo léo nhắc nhờ đừng
làm mất thời gian của mọi người. Nếu có nhiếu ý kiến về 1 vấn đề cấn nhắc nhở ý
kiến sau tránh trùng lặp với ý kiến trước.

Nhắc nhở mọi người tập trung vào cuộc họp: hãy quan sát những dấu hiệu phi
ngôn ngữ để nắm được không khí của buổi họp, cần ngăn chặn những tranh cãi
ngoài lề hay trao đổi riêng.

Không nói xấu nhau trong cuộc họp: không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về
người khác, nhất là những người không tham dự cuộc họp. Cần phân biệt nói xấu
và đóng góp ý kiến. Góp ý luôn mang tính xây dựng và chân thành, nói xấu mang
tính nhỏ nhen và thành kiến,

Gặp gỡ sau buổi họp: sau cuộc họp nên gặp gỡ nói chuyện thân mật với mọi người,
đánh giá cao ý kiến của họ. Hãy làm cho các thành viên thấy rằng họ thật sự cần
thiết, có ích cho cuộc họp để họ nhiệt tình tham gia những cuộc họp sau.

CHƯƠNG 7

19) Khái niệm văn bản, phân loại và quy trình soạn thảo văn bản.

Khái niệm văn bản

Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng
một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống
xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau.
 Phân loại văn bản

- Văn bản quản lý

- Văn bản pháp luật. Căn cứ vào nội dung, phạm vi tác động và tính chất pháp lý
văn

bản pháp luật được chia thành hai loại : Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản
áp dụng quy

phạm pháp luật

- Văn bản hành chính thông thường

CHƯƠNG 8

20) Phân tích các bước lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ VP.