TRƯỜNG CAO ĐẲNG CSND II CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRUNG TÂM LT&TV Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2022

BIÊN BẢN HỌP LÃNH ĐẠO TRUNG TÂM LT&TV

Hôm nay vào lúc giờ ngày / /2022. Tại Phòng Giám đốc Trung tâm
LT&TV.Tiến hành họp lãnh đạo Trung tâm LT&TV
Chủ trì: Đ/c Lê Thanh Hóa - GĐTT
Thư ký: Đ/c …………………………………..
Tổng số cán bộ tham dự họp gồm: …… đ/c vắng ….. đ/c có lý do
Nội dung họp: Thống nhất một số nội dung công tác tháng 5 năm 2022
1. Công tác tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trong nhà trường:
Căn cứ theo chức năng của Trung tâm LT&TV thì chỉ lưu trữ những tài liệu
phục vụ cho cán bộ, giáo viên và học viên nghiên cứu, giảng dạy và học tập nhằm
đảm bảo công tác giáo dục - đào tạo của nhà trường. Không lưu trữ những loại tài
liệu, hồ sơ về lĩnh vực kinh tế của các đơn vị: Phòng Hậu Cần( Ban quản lý dự án,
Đội tài vụ,…) và Phòng Quản lý đào tạo, Phòng Khảo thí, Phòng QLHV, Phòng
hành chính tổng hợp,…
Căn cứ vào việc chỉ đạo của đ/c Hiệu trưởng và đ/c chí Phó hiệu trưởng phụ
trách đơn vị Trung tâm LT&TV là Trung tâm LT&TV không tiếp những loại hồ
sơ, tài liệu về lĩnh vực kinh tế của các đơn vị: Phòng Hậu Cần( Ban quản lý dự án,
Đội tài vụ,…) và Phòng Quản lý đào tạo, Phòng Khảo thí, Phòng QLHV, Phòng
hành chính tổng hợp,…
Do vậy các đ/c lãnh đạo khi tiếp nhận thông tin hay nhận được sự chỉ đạo về
việc này phải báo cáo với đ/c Giám đốc trung tâm.
2. Công tác Chỉnh sửa các quy trình
Các đồng chí trước khi xây dựng quy trình phải rà soát và xem xét các công
việc hiện tại mình đang làm để xây dựng quy trình và khi xây dựng quy trình phải
theo tiêu chuẩn của Phòng Khảo thí và các tiêu chuẩn chung của quốc gia, không
theo chuẩn của đơn vị đặt ra được.
Đ/c Nghệ, đ/c Tâm và đ/c Vân Hương chỉnh sửa 5 quy trình theo Phòng Khảo
thí yêu cầu và hoàn thiện vào chiều mai để nộp về Phòng khảo thí và để đăng ra
hội đồng nghiệm thu
 3. Công tác bàn giao tài sản và tài liệu giữa các tổ
Theo yêu cầu của đ/c Tâm và đ/c Độ khi về nhận quản lý Bộ phận Thư viện và
Bộ phận quản trị mạng theo sự chỉ đạo và phân công công tác của đ/c Giám đốc trung
tâm thì đ/c Nghệ phải bàn giao lại tài sản và tài tiệu liên quan đến 2 bộ phận.
Đ/c Giám đốc đã chỉ đạo cho các Bộ phận làm thủ tục và biên bản bàn giao.
Nhưng theo thực tế công tác thì các 2 đồng chí Tâm và đ/c Độ về nhận công tác tại
Trung tâm thì có trách nhiệm tiếp nhận công việc và quản lý các tài sản và các tài liệu
có liên quan đến công tác mình quản lý, không phải bàn giao bằng văn bản vì trong 1
đơn vị nên không cần phải bàn giao (chỉ khi nào các đồng chí chuyển công tác sang
đơn vị khác thì mới phải bàn giao bằng văn bản)
4. Công tác thanh lý, tiêu hủy tài liệu
Theo chức năng nhiệm vụ của Trung tâm thì hằng năm đơn vị sẽ lập kế hoạch
thanh lý, tiêu hủy tài liệu, nhưng do tình hình dịch bệnh nên năm 2020-2021 đơn vị
không làm kế hoạch thanh lý tài liệu, năm 2021-2022 đơn vị mới làm kế hoạch thanh
lý, tiêu hủy tài liệu theo sự chỉ đạo của đ/c Hiệu trưởng là thanh lý, tiêu hủy các tài
liệu của các trường T49, T51, T52 sát nhập về mà những tài liệu của các trường thuộc
Bộ phận Tư liệu quản lý nên đ/c Giám đốc chỉ đạo trực tiếp cho Bộ phận Tư liệu lập
kế hoạch và hoàn thiện hồ sơ thanh lý, tiêu hủy tài liệu, đ/c Giám đốc cũng đã xin ý
kiến của Ban giám hiệu thông báo cho các Khoa/ Phòng trong nhà trường thu gom các
tài liệu không còn giá trị đưa về trung tâm để thanh lý cùng với tài liệu của các trường,
công tác thanh lý, tiêu hủy tài liệu cũng đã được Bộ phận tư liệu báo cáo bằng văn bản
và đưa nội dung vào cuộc họp cấp ủy và cuộc họp chi bộ tháng 3, tháng 4 để lấy ý
kiến góp ý của các đ/c cán bộ, đảng viên trong đơn vị và chi bộ thì toàn thể các đ/c
trong đơn vị không có ý kiến góp ý và đã thông qua.
Đ/c Giám đốc đã xin ý kiến chỉ đạo và được đ/c Hiệu trưởng duyệt cho thanh tý,
tiêu hủy các loại tài liệu: tài liệu cũ hết giá trị của các trường và các tài liệu của các
đơn vị trong nhà trường nộp về.
Trên đây là những nội dung công tác đã thực hiện trong thời gian vừa qua, xin ý
kiến góp ý của các đ/c.
3. Ý kiến góp ý của các đ/c:
- Ý kiến 1:…………………………………………………………………….
- Ý kiến 2:…………………………………………………………………….
- Ý kiến 3:…………………………………………………………………….
1. Kết luận chỉ đạo của Đ/c Giám đốc trung tâm
- Công tác nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trong nhà trường không thuộc chức
năng, nhiệm vụ của Trung tâm nên không tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị
trong nhà trường
………………………………………………………………………………………….
- Công tác chỉnh sửa các quy trình: Đ/c Nghệ, đ/c Tâm và đ/c Vân Hương chỉnh sửa 5
quy trình theo Phòng Khảo thí yêu cầu và hoàn thiện vào chiều mai để nộp về Phòng
khảo thí và để đăng ra hội đồng nghiệm thu.
…………………………………………………………………………………………
- Công tác bàn giao tài sản và tài liệu giữa các tổ: Không phải bàn giao bằng văn bản,
các đ/c quản lý 2 Bộ phận Thư viện và quản trị mạng chịu trách nhiệm quản lý.
…………………………………………………………………………………………
- Công tác thanh lý, tiêu hủy tài liệu: ……………………………...............................
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
- Cuộc họp kết thúc lúc …. cùng ngày và không có ý liến gì khác./.
TRUNG TÂM LT&TV