Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TIỂU LUẬN
XỬ LÝ TÌNH HUỐNG
KIỂM TRA VIỆC GIẢI QUYẾT HỒ SƠ HÀNH CHÍNH
ĐĂNG KÝ KẾT HÔN VÀ ĐĂNG KÝ KHAI SINH TẠI UBND XÃ

Người thực hiện: Nguyễn Thị Ánh Nga

Lớp: Bồi dưỡng Chuyên viên thị xã Điện Bàn

Page 1
Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

Quảng Nam - 2017

PHẦN I. PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Kiểm soát thủ tục hành chính là nhiệm vụ trực tiếp, cụ thể, thiết
thực, có hiệu quả, góp phần bảo đảm thực hiện mục tiêu về cải cách
hành chính, giúp hoàn thiện và nâng cao chất lượng văn bản quy phạm
pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và
doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của bộ máy hành chính nhà
nước trong bối cảnh hội nhập khu vực và quốc tế.
Hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính là hoạt động mang tính
chuyên môn, nghiệp vụ cao, được thực hiện theo một quy trình chặt
chẽ, từ khâu kiểm soát quy định thủ tục hành chính ở giai đoạn soạn
thảo văn bản quy phạm pháp luật đến việc tổ chức thực hiện, rà soát,
đánh giá thủ tục hành chính và kiểm tra việc thực hiện kiểm soát thủ tục
hành chính. Thực hiện tốt nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính là
một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm thành công của công tác
cải cách thủ tục hành chính. Từ thực tiễn đó, vào cuối năm 2013, hoạt
động kiểm soát thủ tục hành chính đã được chuyển giao từ Văn phòng
Chính phủ về Bộ Tư pháp để khẳng định rõ vị trí, vai trò của hoạt động
này trong hệ thống quản lý hành chính nhà nước. Ở địa phương, Sở Tư
pháp có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Theo đó, Sở
Tư pháp được tiếp nhận Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính để tham
mưu, giúp Giám đốc Sở Tư pháp tổ chức thực hiện công tác kiểm soát thủ
tục hành chính.
Tôi đã tìm hiểu công việc của chuyên viên Phòng Kiểm soát thủ tục
hành chính, thuộc Sở Tư pháp Quảng Nam - là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND tỉnh, thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh
quản lý nhà nước về kiểm soát thủ tục hành chính. Được tiếp cận cách
Page 2
Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

xử lý các công việc, nhiệm vụ của phòng; được tìm hiểu về hoạt động
kiểm soát thủ tục hành chính, trải qua khóa học Bồi dưỡng kiến thức
quản lý nhà nước về ngạch chuyên viên tại lớp Chuyên viên, t ô i xin
vận dụng các kiến thức đã học và thực tiễn xử lý các công việc tại
Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính vào bài tiểu luận cuối khóa về “Xử
lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã”. Xã mà tôi chọn khảo sát là xã Điện
Trung, Điện Bàn, Quảng Nam.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Giúp cho bản thân hiểu biết về kỹ năng xử lý tình huống, nắm bắt
được tình hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, phát
hiện kịp thời những sai phạm của cán bộ, công chức trong khi thực
hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Hiểu được những khó khăn, vướng
mắc và tổng kết kinh nghiệm để có thể hướng dẫn các viên chức triển
khai có hiệu quả công tác kiểm soát thủ tục hành chính.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
-Nghiên cứu làm bài thu hoạch của lớp chuyên viên theo yêu cầu;
- Qua nghiên cứu cụ thể quy trình việc tiếp nhận và trả kết quả, rút ra
được nguyên nhân kết quả tốt/xấu, từ đó áp dụng biện pháp xử lý tốt hơn
trong thực tế nhiệm vụ của bản thân.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Việc giải quyết hồ sơ ở bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả.
-Phạm vị: Tình huống diễn ra tại UBND Xã Điện Trung, Điện
Bàn, Quảng Nam.
5. Giả thuyết nghiên cứu
Việc tiếp nhận và trả hồ sơ ở bộ phận một cửa của UBND xã Điện
Trung, huyện Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam còn chưa tốt, cần phải tìm ra
nguyên nhân khắc phục để có biện pháp xử lý tốt hơn.

Page 3
Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

6. Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp chuyên gia: Nhằm có sự tư vấn về việc tìm ra nguyên
nhân của việc thực hiện chưa tốt và biện pháp để áp dụng xử lý tốt hơn;
- Phương pháp điền dã: Điều tra thực tế tại địa phương để có tình
huống cụ thể, sát thực;
- Kết hợp với các thao tác tư duy: nghiên cứu phân tích, so sánh,
tổng hợp, thống kê… nhằm làm sang tỏ vấn đề nghiên cứu.
7. Kết cấu tiểu luận
Có 3 phần: Phần mở đầu; Nội dung; Kết luận và kiến nghị.

Page 4
 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

PHẦN 2. NỘI DUNG

2.1. Mô tả tình huống
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam thành lập Đoàn kiểm tra liên
ngành, tiến hành kiểm tra hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính tại UBND xã
Điện Trung, Điện Bàn, Quảng Nam.
Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra về công tác chỉ đạo điều hành; công tác
rà soát, công khai thủ tục hành chính; công tác giải quyết thủ tục hành chính; tình
hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và việc thực hiện
quy định hành chính của UBND xã.
Khi kiểm tra về công tác giải quyết thủ tục hành chính, đoàn kiểm tra xem xét
Sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết TTHC của đơn vị, phát hiện có nhiều trường
hợp giải quyết quá thời hạn quy định. Cụ thể, với hồ sơ đăng ký kết hôn của anh
Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh. Trong hồ sơ lưu tại Bộ phận một cửa gồm
có: 01 Tờ khai đăng ký kết hôn; 01 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của anh
Nguyễn Hoàng Nam; 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của anh Nguyễn
Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, 02 bản sao chứng thực Sổ hộ khẩu của anh
Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh. Trong sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết
thủ tục hành chính, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả trên phiếu là
16/4/2015 và ngày công dân nhận kết quả là 16/4/2015.
Đoàn kiểm tra tiếp tục kiểm tra xác suất một số hồ sơ về đăng ký khai sinh,
cụ thể hồ sơ đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, hồ sơ gồm: 01 Giấy
chứng sinh, 01 Tờ khai đăng ký khai sinh, 01 Bản sao chứng thực Giấy Chứng nhận
kết hôn của anh Đinh Công Anh và chị Hoàng Thị Mai, 01 bản sao Sổ hộ khẩu và
02 bản sao Chứng minh nhân dân của anh Công Anh và chị Mai (các bản sao này
đều đóng dấu “đã đối chiếu bản chính”).
Đoàn kiểm tra yêu cầu Trưởng bộ phận một cửa của xã giải trình về việc hẹn
trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh vượt quá thời hạn quy
định 05 ngày làm việc và việc đơn vị đã lưu các giấy tờ xuất trình của công dân khi
làm thủ tục mà không phải là giấy tờ yêu cầu công dân phải nộp, dẫn tới tình trạng

Page 5
 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

lưu thừa thành phần hồ sơ trong hầu hết các thủ tục mà đoàn đã kiểm tra.
Đại diện Bộ phận một cửa đã trả lời, trong thời gian đó, UBND xã có tổ chức
cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại UBND xã đi tham quan, du lịch tại
Đảo Lý Sơn, nên cán bộ chuyên môn chưa xử lý được hồ sơ; vì vậy, bộ phận một
cửa đã đẩy thời gian hẹn trả lên thêm vài ngày để giải quyết. Còn về việc lưu thừa
thành phần hồ sơ, đơn vị giải trình rằng đơn vị lưu cả những giấy tờ xuất trình của
công dân với giấy tờ công dân cần nộp khi làm thủ tục, vì hiện nay chưa có quy định
rõ ràng về việc lưu giấy tờ xuất trình. Vấn đề này cũng được đưa ra tại cuộc họp
giao ban 06 tháng với Sở Tư pháp, tuy nhiên vẫn chưa có thống nhất việc cần lưu
hay không cần lưu các tài liệu xuất trình. Vì vậy, cán bộ một cửa đã tự photo các
giấy tờ khi công dân xuất trình và đóng dấu “đã đối chiếu bản chính” để lưu, không
cần công dân nộp, để làm căn cứ xác định trách nhiệm khi xảy ra vấn đề.
Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các vấn đề trên vào biên bản kiểm tra và thông qua
tại cuộc họp với UBND xã Điện Trung.
Phân tích tình huống:
Thứ nhất, trong tình huống trên, xét về thời hạn giải quyết thủ tục hành
chính đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, theo quy
định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày nhận đủ
giấy tờ hợp lệ, nếu xét hai bên nam nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật
hôn nhân và gia đình thì UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho hai bên nam nữ. Trong
trường hợp cần xác mình, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 05
ngày. Nhưng trong hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh, không có việc
phải xác minh, nên thời hạn giải quyết là 03 ngày. Tuy nhiên, ngày tiếp nhận hồ sơ là
06/4/2015, ngày hẹn trả là 16/4/2015, là 10 ngày, nếu xét ngày làm việc 09 ngày
làm việc, vượt quá thời hạn quy định về giải quyết thủ tục hành chính.

Thứ hai, xét về thành phần hồ sơ. Với thủ tục đăng ký kết hôn, công dân phải
nộp Tờ khai đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người cư trú tại
nơi khác đến đăng ký kết hôn. Xuất trình chứng minh nhân dân để đối chiếu. Tuy

Page 6
 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

nhiên, viên chức một cửa của xã đã thu cả 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân
dân của chị Hạnh và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu, mà đây là những
giấy tờ xuất trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm về việc lưu hay không lưu
những giấy tờ xuất trình này. Tương tự như vậy, với thủ tục đăng ký khai sinh của
cháu Đinh Thu Trang, cán bộ bộ phận một cửa đã lưu giấy tờ công dân cần xuất trình.
Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ, do cán bộ
bộ phận một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có quy định,
chưa có sự thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình, nên đoàn kiểm
tra đã ghi nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp giao ban với UBND
xã, sẽ đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toàn thành phố để trao đổi lấy ý
kiến.
2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống
Giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra: Nếu không thực hiện quá trình kiểm
tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại xã Điện Trung thì sẽ không phát hiện ra rất
nhiều trường hợp giải quyết hồ sơ quá thời hạn của cán bộ tư pháp tại đây.
Kịp thời chấn chỉnh những sai phạm của các cán bộ, công chức tư pháp, bảo
đảm pháp chế, quyền lợi ích chính đáng của công dân.
Nắm bắt được thực tế thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính và
những vướng mắc chưa được thống nhất trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành
chính. Có hướng chỉ đạo và hướng dẫn kịp thời trong hoạt động kiểm soát thủ tục
hành chính.
Giải quyết hài hòa giữa tính pháp lý, lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội.
2.3. Phân tích nguyên nhân và kết quả
2.3.1.Nguyên nhân chủ quan dẫn đến tình huống
Xét về vấn đề giải quyết hồ sơ quá thời hạn, nguyên nhân chủ quan là do tinh
thần trách nhiệm làm việc của viên chức tư pháp và viên chức bộ phận một cửa của
UBND xã Điện Trung. Hoạt động ngoại khóa, du lịch mà UBND xã tổ chức là rất
thiết thực và cần thiết, tuy nhiên cần có sự sắp xếp về thời gian và bố trí nhân sự hợp
lý, tránh việc cả cơ quan đi tham quan mà không có người trực tiếp công dân; và

Page 7
 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

việc giải quyết thủ tục hành chính không đúng theo quy định. Lỗi dẫn đến việc giải
quyết quá hạn là do lỗi trực tiếp của viên chức xã. Mặt khác, viên chức một cửa đã tự
ý hẹn trả kết quả quá thời hạn quy định của pháp luật mà chưa thông qua lãnh đạo
UBND xã.
2.3.2.Nguyên nhân khách quan dẫn đến tình huống
Xét về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ do sự không rõ ràng giữa các quy định
của pháp luật dẫn đến việc không thống nhất trong việc lưu hồ sơ. Bởi hiện nay, chưa
có văn bản nào quy định rõ ràng việc lưu giấy tờ xuất trình. Thực tiễn hiện nay là
cải cách hành chính, hướng đến việc đơn giản hóa thủ tục theo hướng có lợi cho
người dân và cho cả cơ quan nhà nước. Việc cắt giảm một số thành phần hồ sơ
không quan trọng trong thủ tục hành chính là cần thiết, vì vậy không cần lưu
những giấy tờ xuất trình của công dân. Tuy nhiên, có một số ý kiến lại cho rằng,
giấy tờ cần công dân xuất trình vẫn phải lưu thành bộ hồ sơ, để làm căn cứ khi xác
định trách nhiệm, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ
sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch chỉ quy định
“các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được
lập thành 01 bộ hồ sơ” . Vấn đề này cũng đã được đưa ra tại Cuộc họp giao ban của
Sở Tư pháp và các phòng Tư pháp trên địa bàn tỉnh nhưng chưa thống nhất, do vậy
một số phòng Tư pháp của các quận huyện vẫn hướng dẫn việc lưu các giấy tờ xuất
trình, nhưng các giấy tờ này do cán bộ một cửa tự photo để lưu mà không yêu cầu
công dân nộp.
Khi nghe đơn vị giải trình và xét trên thực tiễn kiểm tra tại một số đơn vị khác
trên địa bàn tỉnh, đoàn kiểm tra cũng ghi nhận thực tế này xảy ra ở một số các quận
huyện, xã phường mà đoàn đã tiến hành kiểm tra.
2.3.3.Phân tích kết quả
Thứ nhất, sự thiệt hại về kinh tế: việc lưu các giấy tờ xuất trình của công dân,
bộ phận một cửa UBND xã Điện Trung giải trình rằng là do cán bộ một cửa tự photo
khi công dân xuất trình để làm căn cứ, lập thành hồ sơ lưu. Như vậy, đặt ra câu
hỏi, vậy chi phí về máy photo, giấy photo, mực,… do ai bỏ ra? Trên thực tế, chi phí

Page 8
 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

này do tự UBND chi trả, tốn một khoản ngân sách của Nhà nước. Mặt khác, đơn vị
giải trình rằng không yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, nhưng trên thực
tế, khi kiểm tra có thấy rằng một số giấy tờ xuất trình như Chứng minh nhân dân, sổ
hộ khẩu,… trong hồ sơ lưu là bản sao có chứng thực. Khi đoàn kiểm tra hỏi về việc
đơn vị tự photo, nhưng một số hồ sơ lại là bản sao có chứng thực, đơn vị giải trình
rằng do công dân xuất trình bản sao có chứng thực nên cán bộ một cửa lưu luôn mà
không photo lại. Do vậy, chưa thể xác thực tính chính xác có hay không việc cán
bộ một cửa yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình. Nếu cán bộ một cửa yêu
cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, đã vi phạm, gây tốn kém chi phí cho công
dân.
Thứ hai, việc cán bộ một cửa hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký kết
hôn của chị Hạnh và anh Nam quá thời gian quy định là vi phạm quy định của pháp
luật, giảm sút tính nghiêm minh của pháp luật, mất uy tín và lòng tin của công dân
vào cơ quan, cán bộ công chức nhà nước.
2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết
2.4.1. Phương án 1
2.4.1.1. Nội dung phương án 1
Trong khoảng thời gian UBND xã Điện Trung tổ chức đi tham quan cho cán
bộ, công chức, viên chức làm việc tại xã, Lãnh đạo xã cần sắp xếp thời gian hợp lý vào
cuối tuần, ngày nghỉ để không ảnh hưởng đến công việc của UBND. Ngoài ra, nếu
UBND xã tổ chức trong ngày hành chính, cần sắp xếp một số cán bộ ở lại trực, để
tiếp và trả kết quả cho công dân, tránh để tình trạng cả cơ quan nghỉ trong ngày làm
việc. Trước đó, các công chức, viên chứcchuyên môn cần giải quyết hồ sơ trong
thời hạn quy định, hoặc giải quyết trước hạn chuyển ra bộ phận một cửa để trả cho
công dân đúng trong thời hạn quy định.
Đối với việc lưu hồ sơ, những giấy tờ tài liệu cần công dân xuất trình, viên
chức một cửa không lưu, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ
sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch quy định
“các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được

Page 9
 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

lập thành 01 bộ hồ sơ” và đối với một số thủ tục như thủ tục đăng ký khai sinh có
quy định “Trong trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của
cha mẹ trẻ em, thì không bắt buộc phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn”. Như
vậy, các giấy tờ này chỉ cần công dân xuất trình, hoặc không cần xuất trình nên không
cần lưu.
Trong trường hợp này, đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản về việc giải quyết thủ
tục đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh Nguyễn Hoàng Nam quá thời hạn
quy định, và việc lưu thừa thành phần hồ sơ, những giấy tờ công dân chỉ cần xuất
trình mà không phải nộp.
2.4.1.2. Những lợi thế, thuận lợi của phương án 1
Với phương án này, các vi phạm của cán bộ, công chức, viên chức xã sẽ bị
lập biên bản, xem xét về trách nhiệm trong việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục
hành chính tại địa phương. Đoàn kiểm tra sớm phát hiện những sai phạm trong việc
kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn chặn kịp thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với
những sai phạm. Yêu cầu chấm dứt và nghiêm túc thực hiện theo quy định của
pháp luật. Chấn chỉnh ý thức trách nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội
ngũ cán bộ công chức trên địa bàn, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng cho công dân.
Đối với việc không cần lưu hồ sơ xuất trình, viên chức một cửa sẽ không mất
nhiều thời gian, UBND không mất nhiều chi phí cho việc photo tài liệu, tiết kiệm
nhân lực và kinh phí cho nhà nước.
2.4.1.3. Hạn chế của phương án 1
Tuy nhiên, phương án này cũng có một số những hạn chế. Việc không lưu các
giấy tờ xuất trình sẽ gặp phải khó khăn trong một số trường hợp xảy ra, có sự mâu
thuẫn, hoặc có vấn đề trong việc giải quyết hoặc trả kết quả hồ sơ, khi đó khó xác định
trách nhiệm của người đi làm các thủ tục hành chính.
2.4.2 Phương án 2
2.4.2.1. Nội dung của phương án 2
Đối với việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nguyễn
Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, xem xét lý do của đơn vị giải trình do UBND xã tổ

Page 10
 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

chức tham quan biển đảo cho cán bộ, công chức, nhân viên tại xã. Đoàn kiểm tra có
thể ghi vào biên bản với mức độ nhắc nhở, cảnh cáo, và hướng dẫn đơn vị nên có
sự sắp xếp hợp lý về thời gian cũng như nhân sự để bảo đảm công việc.
Đối với việc lưu cả các giấy tờ xuất trình của công dân, đoàn kiểm tra
thống nhất với ý kiến của cán bộ xã, sẽ tự photo để làm căn cứ mà không cần yêu
cầu công dân nộp, và không ghi vào biên bản kiểm tra.
2.4.2.2. Những lợi thế, thuận lợi của phương án 2
Phương án 2 này mang tính nhắc nhở, răn đe những sai phạm của cán bộ
UBND xã, bởi thực chất kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành
chính để nắm bắt tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính trên địa
bàn, có hướng chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, không mang tính xử phạt nặng nề. Đối
với việc lưu các giấy tờ công dân xuất trình sẽ có căn cứ xác định trách nhiệm của
cá nhân khi xảy ra vấn đề.
2.4.2.3. Những hạn chế của phương án 2
Phương án này cũng bộc lộ rất nhiều hạn chế, việc chỉ nhắc nhở, răn đe
những hành vi sai phạm sẽ tạo tiền lệ xấu, sự không cứng rắn trong việc xử lý các
sai phạm, dễ xảy ra tình trạng tương tự, vi phạm các quy định trong thời gian sau đó
trong việc thực hiện giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại UBND xã Điện
Trung nói riêng cũng như trên toàn địa bàn nói chung.
Việc cho lưu hồ sơ xuất trình như cán bộ UBND xã đang làm sẽ gây tốn kém
nhân lực cũng như những kinh phí về photo tài liệu của Nhà nước. Có thể xảy ra
một số trường hợp, cán bộ một cửa yêu cầu công dân phải nộp để lưu, gây tốn kém,
phiền hà cho công dân, đi ngược với quy định tinh giảm gọn nhẹ thủ tục hành
chính, ảnh hưởng quyền và lợi ích của công dân.
2.4.3 Phương án 3
2.4.3.1. Nội dung của phương án 3
Đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản những hành vi sai phạm về việc quy định quá
thời hạn hẹn trả kết quả hồ sơ đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh Nguyễn
Hoàng Nam.

Page 11
 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

Với những giấy tờ công dân xuất trình, đoàn kiểm tra sẽ ghi vào biên bản thực
tế diễn ra, vì đây là thực trạng chung trên một số địa bàn. Đoàn kiểm tra sẽ không lập
biên bản đây là hành vi sai phạm về việc lưu thừa thành phần hồ sơ trong việc giải
quyết thủ tục hành chính, mà sẽ ghi thực trạng tại những địa bàn này và sẽ đưa vấn
đề này vào trao đổi tại cuộc họp giao ban với thị xã và tỉnh.
2.4.3.2. Những lợi thế, thuận lợi của phương án 3
Phương án này, các vi phạm của cán bộ, công chức xã Điện Trung sẽ bị lập
biên bản, xem xét về trách nhiệm trong việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục
hành chính tại địa phương. Đoàn kiểm tra sớm phát hiện những sai phạm trong việc
kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn chặn kịp thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với
những sai phạm. Yêu cầu chấm dứt và nghiêm túc thực hiện theo quy định của
pháp luật. Chấn chỉnh ý thức trách nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội
ngũ cán bộ công chức trên địa bàn, bảo vệ quyền và lợi ích cho công dân.
Việc lưu thành phần hồ sơ xuất trình, vì đây là vấn đề mà trong các quy định
của pháp luật còn chưa rõ ràng, nên việc xác định đây là sai phạm của đơn vị là chưa
hợp lý. Vì vậy, đoàn kiểm tra sẽ ghi nhận thực tiễn và đưa ra trao đổi để có quyết
định thống nhất, hướng dẫn trên toàn địa bàn tỉnh Quảng Nam.
2.4.3.3. Những hạn chế của phương án 3
Phương án này sẽ dẫn đến tình trạng UBND xã vẫn sẽ tiếp tục lưu những
giấy tờ xuất trình của công dân cho đến khi có sự chỉ đạo, hướng dẫn chính thức của
UBND tỉnh.
* Kết luận
Từ những phân tích về nội dung, những lợi thế, thuận lợi và hạn chế của
phương án trên, tôi sẽ lựa chọn hướng giải quyết theo phương án 3. Bởi đây là
phương án giải quyết hợp tình hợp lý, vừa bảo đảm xử lý những hành vi sai phạm
của cán bộ công chức UBND xã, v ừ a bảo vệ quyền và lợi ích của công dân. Mặt
khác, với những quy định chưa thống nhất của pháp luật, đoàn kiểm tra có sự ghi
nhận thực tiễn tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính ở địa
phương để báo cáo với UBND tỉnh, có hướng chỉ đạo mang tính hướng dẫn, linh

Page 12
 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

hoạt, không cứng nhắc trong việc thực hiện giải quyết thủ tục hành chính mà vẫn
bảo đảm quyền và lợi ích của nhà nước, của công dân và của cả những cán bộ công
chức làm nhiệm vụ.
2.5. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn
STT Nội dung Chủ Thời ĐK cơ Giám sát,
phương công thể thực gian sở vật kiểm tra
án thực việ hiện thực chất, thực hiện
hiện c hiện kinh phí
Lập biên bản Thành Ngay tại Dự
thực toán - Các thành
1 những sai phạm viên của thời điểm kinh phí viên của Đoàn
trong việc hẹn trả Đoàn kiểm kiểm tra trong kế kiểm tra.
kết quả quá thời tra hoạch - Lãnh đạo
hạn quy định của kiểm tra số phòng tư pháp
cán bộ một cửa 31/KH- thị xã.
UBND xã Điện ĐKTLN - Lãnh đạo
Trung. ngày UBND
Yêu cầu đơn vị 04/6/2015 xã.
không lưu các - Cán bộ một
giấy tờ xuất trình cửa, cán bộ tư
của công dân. pháp UBND
xã.

Page 13
Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

Nhắc nhở những Thành Ngay tại Dự toán - Các thành

2 sai phạm của cán thời điểm kinh phí viên của Đoàn
bộ UBND viên của kiểm tra trong kế kiểm tra.
xã. Đoàn kiểm hoạch - Lãnh đạo
tra kiểm tra số phòng tư pháp
31/KH- thị xã.
ĐKTLN - Lãnh đạo
ngày UBND
04/6/2015 xã.
- Cán bộ một
cửa, cán bộ tư
pháp UBND
xã.

Page 14
Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

Lập biên bản Thành Ngay tại Dự toán - Các thành

3 những sai phạm viên của thời điểm kinh phí viên của Đoàn
trong việc hẹn trả Đoàn kiểm kiểm tra trong kế kiểm tra.
kết quả quá thời tra hoạch - Lãnh đạo
hạn quy định của kiểm tra số phòng tư pháp
cán bộ một cửa 31/KH- thị xã.
UBND xã. ĐKTLN - Lãnh đạo
Ghi nhận vấn đề ngày UBND
04/6/2015

Page 15
Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

lưu hồ sơ vào xã.

biên bản kiểm tra. - Cán bộ một
cửa, cán bộ tư
pháp UBND
xã..

PHẦN 3. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Hoạt động kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính
là trách nhiệm của toàn hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, được thực
hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh trực tiếp hoạt
động kiểm soát thủ tục hành chính và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các
cấp có thẩm quyền về công tác này.
Đây là tình huống xảy ra tại UBND xã Điện Trung trong quá trình Đoàn
kiểm tra liên ngành của UBND tỉnh thực hiện việc kiểm tra công tác kiểm soát
thủ tục hành chính tại đây. Qua thực tiễn kiểm tra, đoàn đã nắm bắt được tình
hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, những khó khăn vướng
mắc bởi hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính là công việc mới được chuyển
giao cho phòng tư pháp, mà đây là công việc khó, đòi hỏi cán bộ, công chức
phải có trách nhiệm, kỹ năng chuyên môn cao. Tuy nhiên, hầu hết cán bộ đầu
mối thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại các xã phường thị
trấn cũng như tại các quận, huyện thị xã đều là cán bộ kiêm nhiệm nên chưa
có nhiều thời gian cho công việc. Do vậy, đoàn kiểm tra ghi nhận những sai
phạm và thực tế công tác giải quyết thủ tục hành chính tại địa phương để kịp
thời chấn chỉnh, đưa ra những hướng dẫn chỉ đạo trong công tác giải quyết thủ
tục hành chính nói riêng và công tác kiểm soát thủ tục hành chính nói chung.
Từ tình huống trên, tôi xin kiến nghị một số ý kiến sau:
Thứ nhất, cần tăng cường quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra đối với công tác
kiểm soát thủ tục hành chính để hiểu rõ tình hình triển khai, phát hiện những sai

Page 16
Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

phạm trong công tác thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Ngày 31/12/2014
Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 25/2014/TT-BTP hướng dẫn kiểm tra việc
thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, trong quy định về thẩm quyền
kiểm tra tại Điều 6, chỉ quy định thẩm quyền kiểm tra cho Bộ trưởng Bộ Tư
pháp; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan; UBND cấp tỉnh tiến hành lập kế hoạch
kiểm tra. Như vậy, UBND cấp quận huyện thị xã không được quy định thẩm
quyền về kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính, mà UBND cấp huyện
là cơ quan trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn UBND cấp xã phường trong việc triển
khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Do đó, cần quy định thêm thẩm
quyền cho UBND cấp quận huyện trong việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục
hành chính.
Thứ hai, quán triệt, chỉ đạo các phòng ban liên quan, bố trí cán bộ có năng
lực, trách nhiệm làm nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính; tăng cường trách
nhiệm của lãnh đạo, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị liên quan trong thực
hiện thủ tục hành chính. Xem xét bổ sung biên chế và cán bộ đầu mối làm công
tác kiểm soát thủ tục hành chínhmang tính chuyên trách cho các đơn vị cấp
quận, huyện, thị xã cũng như xã phường thị trấn. Quan tâm bổ sung nguồn kinh
phí để đầu tư áp dụng công nghệ thông tin và chế độ chính sách mang tính ưu
đãi cho các địa phương xã phường thị trấn.
Thứ ba, các cơ quan cấp trên cần ban hành những quy định cụ thể rõ ràng
trong một số vấn đề chưa thống nhất, hướng dẫn các đơn vị cấp dưới trong việc
thực hiện giải quyết thủ tục hành chính cũng như các công việc liên quan đến
kiểm soát thủ tục hành chính.
Thứ tư, bố trí đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho bộ phận tiếp nhận, giải
quyết thủ tục hành chính; tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn về công tác
kiểm soát thủ tục hành chính cho cán bộ bộ phận một cửa, cán bộ tư pháp làm
công tác này để nâng cao trình độ, kỹ năng thực hiện nhiệm vụ, đáp ứng yêu cầu
nhiệm vụ được giao./.

Page 17
Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành chính nhà nước (chương trình chuyên
viên) do Học viện hành chính phát hành.
2. Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/06/2010 của Chính phủ về kiểm
soát thủ tục hành chính; Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 sửa đổi,
bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành
chính.
3. Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ
tịch, Nghị định 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2015 sửa đổi, bổ sung một số điều
của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực.
4. Thông tư số 25/2014/TT-BTP ngày 31/12/2014 hướng dẫn kiểm tra
việc thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính.
6. Sổ tay nghiệp vụ Kiểm soát thủ tục hành chính trên trang
http://thutuchanhchinh.vn/huong-dan-nghiep-vu.html

Page 18