Bài tập môn Thủ tục hành chính và Kiểm soát thủ tục hành chính

(lần 2)

Tình huống bài tập: Đóng giả người dân đến Ủy ban nhân dân Phường tìm hiểu Bộ
TTHC tại Ủy ban nhân dân phường.

Tìm hiểu cách thức UBND cấp xã công khai các thủ tục hành chính?

Quan sát và nghiên cứu: Kiểm soát việc thực hiện thủ tục hành chính như thế nào?

Kiến nghị ?

A.Tìm hiểu bộ thủ tục hành chính: Bộ thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân cụ
thể là Bộ các quy trình thực hiện các thủ tục hành chính, các thủ tục hành chính
thuộc thẩm quyền giải quyết tại xã, phường, thị trấn đó.

B. (Cách thức UBND công khai các thủ tục hành chính): Thủ công và Trực tuyến

Đầu tiên là Thủ công:

Nhóm phân thành các tiêu chí đánh giá:

+ Nơi công khai, bố trí: Thường được bố trí bằng việc dán, kẹp vào các bảng, có
nơi chia ra thành nhiều bảng về mỗi lĩnh vực, có nơi gộp chung lại thành 1 bảng và
thường được gắn kính để đóng mở thuận tiện, bảo vệ, giữ gìn hoặc không có kính,
đặt tại các nơi như bãi giữ xe, cửa ra vào và trong khu hành chính.

+ Cách bố trí, trang trí : Đơn giản, không có sự thu hút hay nổi bậc, có tính khuân
khổ, chuẩn mực, được gắn trên tường, có bảng cố định và di động ( thường là cố
định, vị trí phù hợp, dễ đọc và tiếp cận, có khoảng trống để phục vụ cho việc sử
dụng. Còn về bố trí, sắp xếp các thủ tục hành chính thì có nơi có tên thủ tục hành
chính hay ký hiệu, dòng chữ nhận biết, có nơi thì không, đa số có chia ra thành các
lĩnh vực nhưng vẫn có bảng không chia. Và đặc biệt có nơi vẫn còn sử dụng kính
để che chắn bộ thủ tục hành chính, chưa đúng với quy định ( Tại Thông tư số
05/2014/TT-BTP).

+ Mức độ tiếp cận của người dân ( Mức độ tương tác): Mức độ tiếp cận nằm ở mức
hạn chế, nguyên nhân là do không có sự thu hút và người dân có thắc mắc gì theo
quan sát của chúng em là thường lại hỏi trực tiếp công chức.
+Tính đổi mới: Tùy nơi, có nơi thì đổi mới các văn bản, thủ tục khi có quy định
mới, có nơi thì để các tờ giấy vàng úa, mục luôn không thay hoặc tệ hơn nữa, có
nơi để trống không lác đác vài tờ. đổi mới ở đây là đổi mới về thông tin và đổi mới
về hình thức , về độ mới của giấy..).

+Tính khả dụng : Như đã trình bày, tính khả dụng của Bộ thủ tục được công khai
trong Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn là rất ít, do quan sát, rất nhiều người
dân thường đến trực tiếp hỏi cán bộ, công chức về thủ tục đó ( vậy phải chăng
chúng ta thiếu tuyên truyền).

Thứ hai là trực tuyến

Thì bên cạnh việc công khai bộ thủ tục hành chính theo hình thức thủ công là
trực tuyến Nhưng cách thức công khai Bộ thủ tục hành chính này thì đa phần là Ủy
ban nhân dân cấp xã chưa có, nhưng cấp Huyện thì lại có trong trang thông tin điện
tử, còn trang thông tin điện tử của cấp xã còn quá sơ khai, cơ bản, có xã còn chưa
có trang thông tin điện tử.

Về thực tế, thì để có thể đưa ra các nhận định trên, nhón đã đi đến 3 Ủy ban: 2
UBND phường ( Ủy ban nhân dân phường 5, quận Phú Nhuận và Ủy ban nhân dân
phường 12, quận Bình Thạnh) và đặc biệt có 1 Ủy ban nhân dân xã ( xã Tân Xuân,
huyện Hócmon) để không những là chỉ ra cách thức mà còn là để so sánh.

Đầu tiên là Ủy ban nhân dân phường 12, quận Bình Thạnh: Bố trí Bộ thủ tục
hành chính tại 2 nơi,bảng cố định,có đặt tại vị trí thích hợp, thứ nhất là trong Ủy
ban ( có một bảng thống kê toàn bộ Bộ thủ tục hành chính và quy trình theo thủ
tục, ở ngoài cũng có công khai, đó là tại nơi để xe, có khoảng trống đủ rộng để tiếp
cận nhưng lại có gắn kính và tại đây thì chia ra thành nhiều lĩnh vực, nhiều bảng,
hình thức có đổi mới, sạch đẹp.( Công khai trực tiếp)

Thứ hai là Ủy ban nhân dân phường 5, Quận Phú Nhuận: Chỉ có một nơi thể hiện
Thủ tục hành chính, đó là tại chính giữa lối ra vào và được trang hoàng lên 2 bảng
đối lập 2 bên, cũng chia thành 2 bảng với 1 bảng là các thủ tục hành chính chung
và một bảng là chia thành các lĩnh vực, cũng có gắn kính nhưng ở đây thì chất
lượng bố trí không bằng UBND phường 12, quận Bình Thạnh, nhưng khi vào bên
trong thì cũng còn một bảng nữa về VH-XH, các chính sách, ở đây thì trang hoành
sạch đẹp hơn, bên trên có để các lĩnh vực.( Công khai trực tiếp)
 Cuối cùng là tại UBND xã Tân Xuân, Huyện Hocmon: Được bố trí tại 2 bảng,
một bảng ngoài sân, gần bãi để xe, có thể di động, có gắn kính đóng, một bảng bên
trong: Tại đây thì có 2 bảng lớn về quy trình, thủ tục . Tuy bảng lớn thể hiện rất
nhiều thủ tục hành chính nhưng lại không có để các ký hiệu , nhìn rất rối và đó
cũng là lý do cản trở việc nhiều dân tiếp xúc với bộ thủ tục này.

=>Nhìn chung, cách thức công khai các thủ tục hành chính ổn định và đều có sự
công khai trực tiếp, bảng gắn trên tường, có cả di động và cố định nhưng thường là
cố định, vị trí đặt bảng phù hợp, dễ nhìn, dễ tiếp cận, có khoảng trống đầy đủ để
tiện cho việc sử dụng nhưng chỉ khác nhau ở cách thức bố trí, phân chia, trình bày,
trang trí,nhưng đều là công khai trên bảng, thuận tiện cho việc tiếp cận của người
dân, và đa phần là việc công khai thủ tục hành chính bên trong thường được trang
hoành kỹ lượng và sạch đẹp hơn và việc công bố, công khai thủ tục hành chính
cũng là cơ sở, để người dân có thể kiểm soát việc thực hiện thủ tục hành chính vì
nó có cộng khai các quy trình ( các bước của thủ tục hành chính).

=> Có một điều chúng em để ý được, đó là công khai bộ quy trình, thủ tục cho
người dân, nhưng khi người dân lại xem, thì bao nhiêu ánh mặt của cán bộ, công
chức xã, phường, thị trấn lại đổ về người dân đó nhìn rất chăm chú , ngỡ ngàng
cũng có, liếc ngang, liếc dọc cũng có, vậy câu hỏi là sự ngỡ ngàng này là như thế
nào ? Là bất ngờ khi lâu lắm mới có một người lại xem nên bất ngờ hay coi người
lại xem là có vấn đề ?

# Một số hình ảnh: Đã chụp

C. Quan sát và nghiên cứu: Kiểm soát việc thực hiện thủ tục hành chính.

Khái niệm:

Thủ tục hành chính: Là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện
do các cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công
việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức.

Kiểm soát thủ tục hành chính: Là việc xem xét, đánh giá, theo dõi nhằm đảm bảo
tính khả thi ) của quy định về thủ tục hành chính, đáp ứng yêu cầu công khai, minh
bạch trong quá trình tổ chức thực hiện thủ tục hành chính.

Nguyên tắc kiểm soát thủ tục hành chính:

+ Kiểm soát thủ tục hành chính phải đảm bảo thực hiện có hiệu quả mục tiêu cải
cách thủ tục hành chính, thủ tục hành chính.

+Kịp thời phát hiện để loại bỏ hoặc chỉnh sửa thủ tục hành chính không phù hợp,
phức tạp, bổ sung thủ tục hành chính cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực tế, đảm bảo
các quy định thủ tục hành chính đơn giản, dễ thực hiện, tiết kiệm thời gian, chi
phí, công sức của đối tượng và cơ quan thực hiện thủ tục hành chính.

Nhóm đưa nguyên tắc vào đây vì nhóm xem đây là mục đích, tiêu chí để đánh giá
mức độ hiệu quả của việc kiểm soát việc thực hiện thủ tục hành chính như thế
nào?

Phương thức, cách thức kiểm soát khi theo dõi trực tiếp và tìm hiểu : Hiện nay,
trên địa bàn thành phố HCM có rất nhiều phương thức kiểm soát thủ tục hành
chính: Nhóm chia thành 2 phương thức: Trực tuyến và Trực tiếp.

C.1: Trực tuyến : Kiểm soát Nội bộ và Ngoài Nội bộ ( tức người dân, và đối với
người dân thì việc kiểm soát qua trực tuyến là gián tiếp, vì người dân không thể
xem được toàn bộ quy trình, chỉ xem được kết quả như: đang xử lý, chưa xử lý tại
phần Tra cứu kết quả giải quyết hồ sơ tại trang vpub.hochiminhcity.gov.vn hay tại
trang hochiminhcity.gov.vn cũng có mục là tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ, tra
cứu hồ sơ một cửa thì đây là cách thức để người dân kiểm soát).

Hiện nay, tại TPHCM, việc kiểm soát được thực hiện bằng việc có các trang điện
tử ,điển hình như có trang vpub.hochiminhcity.gov.vn , trong phần công khai xử lý
hồ sơ, công việc của UBND TP cụ thể là có 2 phần:Tình trạng thực hiện văn bản
chỉ đạo và tình trạng xử lý hồ sơ : Gồm các mục: Nội dung công việc;đơn vị thực
hiện;Phòng chuyên viên theo dõi và tình trạng xử lý. Nhưng mục tình trạng xử lý
hồ sơ thì tại mục nhỏ là tình trạng xử lý vẫn đang để trống.

Vì vậy có thể nói, đầu mối của việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính nói
chung tại TPHCM là Văn phòng UBND, trong đó, có cơ quan chuyên trách tham
mưu giúp Văn phòng thực hiện việc kiểm soát thủ tục hành chính đó là Phòng kiểm
soát TTHC, trước đây là thuộc Sở Tư pháp.

Ngoài ra bên góc tay phải, còn có phần Hồ sơ quản lý theo ISO tính đến cuối
năm 2018 thì số phần trăm giải quyết thủ tục hành chính đạt được là 97,6% ( đối
với trang hochiminhcity.gov.vn thì đã cập nhật đến tháng 3/2019 là 99% hồ sơ một
cửa điện tử giải quyết đúng hạn) và dưới nữa còn có mục tra cưu kết quả giải
quyết hồ sơ của các cơ quan trên địa bàn thành phố như Thành ủy, Sở Ban Ngành,
Quận Huyện..

Hoặc có một phương thức kiểm soát nữa, đó chính là tại chính các trang thông
tin của Ủy Ban nhân dân cấp Quận- Huyện sẽ có phần Kiểm soát thủ tục hành
chính ( VD: Ủy ban nhân dân quận Tân Bình có phần tra cứu kết quả hồ sơ bằng
việc nhập mã biên nhận, Hay Ủy ban nhân dân quận 12, trang thông tin điện tử
trong đó có 2 mục trong phần dvc đó là Tra cứu tiến độ hồ sơ và Theo dõi tiến độ
hồ sơ bằng việc nhập mã số giao dịch, hay Trang TTĐT của UBND Quận 10 cũng
có phần Tra cứu tình trạng hồ sơ bằng việc nhập mã số biên nhận.

Còn tại các cơ quan nói chung và tại cấp xã nói riêng, kiểm soát việc thực hiện
thủ tục hành chính như thế nào, đó là có phần mềm xử lý văn bản ( hệ thống quản
lý văn bản và điều hành), nhưng hạn chế là còn rất nhiều phường, xã chưa có
trang thông tin điện tử, nhưng nếu có thì chỉ là trang đơn giản với những thông tin
như giới thiệu, tổ chức, và các thủ tục hành chính chứ chưa có kiểm soát thủ tục
hành chính. Và chưa được cập nhật, liên thông lên trang của VP UBND, vì VP
UBND chỉ có cấp Quận-Huyện.Vì vậy, việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính
tại UBND cấp xã trong nội bộ đa phần là thủ công, đó là tại các Ủy ban nhân dân
xã, phường, thị trấn, thì họ kiểm soát thủ tục hành chính bằng cách có một bộ phận
văn thư, là người trung gian chuyển văn bản đến các bộ phận và trình ký, ngoài ra
theo quan sát, thì văn thư kiểm tra lại rất kỹ các văn bản, hồ sơ trước khi trình ký .
( mang tính thủ công)

C.2 Trực tiếp ( thủ công ): Đó là việc người dân kiểm soát thủ tục hành chính
bằng việc theo dõi, nghiên cứu Bộ thủ tục hành chính, vì trong đó có trình tự, thủ
tục các bước do luật định.), đảm bảo quyền và nghĩa vụ của mình, cũng như về thời
gian, lệ phí, giấy tờ..Hay cũng có thể kiểm soát bằng việc theo dõi, giám sát quy
trình thực hiện thủ tục hành chính tại ủy ban và kiểm soát bằng việc gặp trực tiếp
người có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết để nắm bắt thông tin.

Kiến nghị về cách thức công khai bộ thủ tục hành chính:
+ Tích cực tuyên truyền, phổ biến cho người dân về nội dung,cũng như cách xem,
tìm hiểu bộ thủ tục hành chính để tạo sự tương tác và phát huy được tính hiệu quả,
khả thi của Bộ thủ tục.Khuyến khích người dân thực hiện việc theo dõi bộ thủ tục
hành chính trên trang điện tử đi đôi với đó là Đổi mới công tác công khai Bộ thủ
tục hành chính: tăng cường ứng dụng CNTT, tạo lập và nâng cấp trang điện tử
ubnd cấp xã: Hiện nay, người dân đa phần rất nhiều người tiếp cận thông tin
thông qua internet, người dân có thể ngồi tại nhà để xem bộ thủ tục hành chính và
chuẩn bị các hồ sơ liên quan.

+ Thường xuyên cập nhật, đổi mới hình thức, tạo sự thu hút hay thường xuyên cập
nhật các văn bản mới, quy định mới về trình tự, thủ tục.

+Tuyên dương, khen thưởng đối với những cá nhân thường xuyên tìm hiểu, hướng
dẫn mọi người tìm hiểu để lan rộng sự hiệu quả, tính khả thi, và khi người dân
nắm được cách thức, trình tự thủ tục của bộ thủ tục hành chính thì thứ nhất là sẽ
là cơ sở để cho ng dân thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ, chuẩn bị đầy đủ các
giấy tờ, giúp cá nhân, tổ chức và cơ quan nhà nước đề tiết kiệm thời gian, chi phí,
công sức,tránh những hạn chế, bất cập khi thực hiện thủ tục. Thứ hai là cơ sở để
nâng cao hiệu quả quy trình, cải cách hành chính từ những đóng góp, phản ánh
của người dân về Bộ thủ tục: về cách thức bố trí, về nội dung quy trình../.

Kiến nghị về kiểm soát việc thực hiện thủ tục hành chính:

+ Đầu tư xây dựng, nâng cao chất lượng đáp ứng thông tin của trang thông tin
điện tử, đặc biệt là cấp phường, xã và đi đôi với đó cũng cần tích hợp vào trang
của VP UBND TP hoặc tích hợp vào Trang điện tử Quận-Huyện.Đi đôi với đó
cũng không thể không đẩy mạnh việc xây dựng và hoàn thiện trang TTĐT của
UBND cấp xã nói chung và phần Kiểm soát thủ tục hành chính nói riêng ( vì trong
phạm vi một xã mà người dân đó cư trú, sinh sống, phạm vi sẽ hẹp lại, tính cá
nhân hóa cao, dễ tiếp cận và theo dõi, kiểm soát thủ tục hành chính của ủy ban và
của cá nhân/tổ chức đó ).

+ Các tổ chức chính trị xã hội tích cực tuyên truyền cho người dân cách thức kiểm
soát hành chính, nền hành chính hiện đại ngày nay, việc kiểm soát hành chính
không chỉ diễn ra trong nội bộ mà theo em, cần phải đẩy mạnh việc tuyên truyền
cho ng dân biết và dân kiểm soát cơ bản ( Gắn với việc đổi mới , tăng cường
tuyên truyền cho người dân nắm được bộ thủ tục hành chính, các quy trình thì
đó cũng là cách để người dân kiểm soát được việc thực hiện, thông qua công
khai quy trình các bước, thời gian.) và khuyến khích người dân kiểm soát thủ tục
hành chính, hồ sơ của mình bằng hình thức trực tuyến trên trang điện tử.

+ Đi đôi với khuyến khích là Nâng cao, hoàn thiên trang thông tin điện tử, đặc
biệt là mục kiểm soát thủ tục hành chính, hiện nay việc kiểm soát trong nội bộ
tương đối ổn định nhưng bên ngoài như người dân khi ấn vào trang thông tin điện
tử của một số ủy ban quận huyện, tại mục kiểm soát thủ tục hành chính thì còn
trống hoặc chưa sát với nội dung kiểm soát thủ tục hành chính ( Đang xử lý, đã xử
lý, chưa xử lý…)

Hết.