QUY TRNH

KIM SOT TI LIU

M hiu

: TCHC.QT.01

Ln ban hnh

: 01

Ngy hiu lc : 27/8/2013

Ngi son tho

H v tn
Ch k
Ngy k

Ngi kim tra

Ngi ph duyt

QUY TRNH
KIM SOT TI LIU

BNG THEO DI NHNG THAY I

Ngy
Trang
Mc
Stt
sa i
sa i
sa i
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

M hiu: TCHC.QT.01
Ln ban hnh : 01
Ngy hiu lc: 27/8/2013
Trang: 2/12

Ni dung sa i

Ghi ch

1 MC CH
Quy trnh ny nhm quy nh thng nht cch thc bin son, ph duyt, phn
phi v qun l cc ti liu thuc H thng qun l cht lng ti Trng i hc
Kinh t TP. H Ch Minh (UEH).
2 PHM VI P DNG
2.1 i tng p dng
Quy trnh ny p dng cho vic kim sot ti liu thuc h thng qun l cht
lng ca UEH.
2.2 Trch nhim p dng
Tt c cc n v trc thuc UEH.
3 NH NGHA, THUT NG, CC CH VIT TT, TI LIU THAM KHO
3.1 nh ngha v thut ng
- Ti liu: L d liu c ngha v phng tin h tr, c s dng nghin cu,
tham kho, lm cn cu thc hin cng vic. Ti liu gm 02 loi:
+ Ti liu ni b: L ti liu do UEH bin son v ban hnh, xem xt sa i
v cp nht bao gm: Cc ti liu h thng (Chnh sch, mc tiu, chng
trnh, s tay cht lng, quy trnh, hng dn cng vic v biu mu),
cc vn bn gi ra bn ngoi (quyt nh, cng vn, thng bo).
+ Ti liu c ngun gc bn ngoi: L ti liu do c quan bn ngoi ban hnh
m UEH cam kt tun th.
- Ti liu in t (mm): L cc ti liu c lu trong my tnh hoc cc cng
c lu tr khc (CD, a mm, cng di ng).
- Ti liu tham kho: L ti liu c cp n trong ti liu ang s dng.
- Ti liu c kim sot: L ti liu c ng du ca UEH.
TRNG I HC KINH T TP. HCM

TI LIU KIM SOT

- Ti liu li thi: L ti liu ht hiu lc s dng, c ti liu mi thay th;
theo quyt nh hy b ca UEH i vi cc ti liu ni b hoc c quan c

QUY TRNH
KIM SOT TI LIU

M hiu: TCHC.QT.01
Ln ban hnh : 01
Ngy hiu lc: 27/8/2013
Trang: 4/12

thm quyn i vi ti liu c ngun gc bn ngoi, v c ng du Ti

liu li thi ca UEH
TRNG I HC KINH T TP. HCM

TI LIU LI THI
3.2 Cc t vit tt
T vit tt chung:
- CBVC: Cn b, vin chc;
- DL: i din lnh o;
- HT:

H thng;

- HTQLCL: H thng qun l cht lng;

- UEH:

Trng i hc Kinh t TP. H Ch Minh.

T vit tt cc vn bn h thng:
- BM:

Biu mu;

- CS:

Chnh sch;

- CT:

Chng trnh;

- HD:

Hng dn cng vic;

- MT:

Mc tiu;

- QC:

Quy ch;

- Q:

Quy nh;

- QT:

Quy trnh;

- STCL:

S Tay cht lng.

QUY TRNH
KIM SOT TI LIU

M hiu: TCHC.QT.01
Ln ban hnh : 01
Ngy hiu lc: 27/8/2013
Trang: 5/12

3.3 Ti liu tham kho

- Lut Lu tr s 01/2011/QH13 thng qua ngy 11/11/2011 v c hiu lc t
ngy 01/7/2012;
- Ngh nh s 01/2013/N-CP ngy 03 thng 01 nm 2013 Quy nh chi tit thi
hnh mt s iu ca Lut lu tr;
- Thng t s 07/2012/TT-BNV ngy 22 thng 11 nm 2012 v/v Hng dn
qun l vn bn, lp h s v np lu h s, ti liu vo lu tr c quan;
- Thng t 01/2011/TT-BNV k ngy 19/01/2011 v/v Hng dn th thc v k
thut trnh by vn bn hnh chnh;
- H thng qun l cht lng theo tiu chun TCVN ISO 9001:2008.

M hiu: TCHC.QT.01
Ln ban hnh : 01
Ngy hiu lc: 27/8/2013
Trang: 6/12

QUY TRNH
KIM SOT TI LIU

NI DUNG
3.4 Kim sot ti liu ni b
3.4.1 Lu
STT
1

TRCH
NHIM

LU QUI TRNH

Cc thnh vin
ca HT

Yu cu son tho/ sa i ti liu

DL/ngi
2
c y quyn
DL/ngi
3
c y quyn
Ngi
c
4 phn cng

Theo
bng
phn cng

DL/ngi
c y quyn

Vn th/Phng
7 TCHC

8 Cc n v

Cc n v/
Phng TC-HC

Xem xt

Khng
chp
nhn

TI LIU/
BIU MU
Phiu ngh son
tho/sa i ti liu
(TCHC.QT.01.01)
Phiu ngh son
tho/sa i ti liu
(TCHC.QT.01.01)

Phn cng son tho/sa i

Phiu ngh son

tho/sa i ti liu
(TCHC.QT.01.01)

D tho ti liu
Gp v d tho

Phiu gp ti liu
(TCHC.QT.01.02)

Sot xt

Bn d tho ti liu

Ph duyt

Bn d tho ti liu

Khng t

Khng ng

Ban hnh, cp nht,

phn phi, hy b

p dng

Lu h s

Hng dn qun l
cng vn i, n
(TCHC.HD.01)
S cng vn i, n
TCHC.HD.01.01
Danh mc ti liu ni b
(TCHC.QT.01.03)
Thng bo sa i ti
liu
(TCHC.QT.01.04)

QUY TRNH
KIM SOT TI LIU

M hiu: TCHC.QT.01
Ln ban hnh : 01
Ngy hiu lc: 27/8/2013
Trang: 7/12

3.4.2 Din gii:

a. Yu cu son tho sa i ti liu: Trong qu trnh p dng HTQLCL, cc
n v hoc c nhn khi c yu cu sa i hoc bin son ti liu mi phc v
hot ng qun l, cng vic lp Phiu ngh son tho/Sa i ti liu
(TCHC.QT.01.01) trnh DL hoc ngi c y quyn xem xt.
* Ghi ch: Trong trng hp lnh o Trng yu cu phi bin son/sa
i hoc kt qu ca xem xt ca lnh o th Phng TC-HC s in cc
thng tin vo biu mu Phiu ngh son tho/Sa i ti liu
(TCHC.QT.01.01) gi cho n v c phn cng.
b. Xem xt: DL/Trng n v xem xt, nu ng vi yu cu son
tho/sa i ti liu th phn cng ngi thc hin. Nu khng ng th gi
tr li v gii thch tha ng cho n v/c nhn c yu cu (thi gian khng
qu 02 ngy lm vic).
c. Phn cng son tho/sa i: Ty theo ni dung, mc yu cu,
DL/ngi c y quyn phn cng c th trch nhim son tho, sot
xt, ph duyt theo bng phn cng sau (thi gian t 03 n 10 ngy lm
vic):
STT Loi ti liu
1

Chnh sch cht lng; Mc tiu

cht lng ca Trng

Mc tiu cht lng ca n v

S tay cht lng

Quy trnh, hng dn, quy nh,

biu mu km ti liu cp trng
Cc biu mu c lp ca n v

Bin son

Sot xt

DL

DL/ Ph

Ph trch
n v
DL

Hiu trng
/Ngi c
y quyn

Trng n v

(NPC)
NPC

Hiu
trng

Ngi c
phn cng

Ph duyt

Trng n v

QUY TRNH
KIM SOT TI LIU

STT Loi ti liu

M hiu: TCHC.QT.01
Ln ban hnh : 01
Ngy hiu lc: 27/8/2013
Trang: 8/12

Bin son

Sot xt

NPC

Trng n v

Ph duyt

Quy trnh, hng dn, quy nh,

biu mu km ti liu cp n v

trc thuc
Cc biu mu c lp ca n v

trc thuc

Ngi
c y

NPC

Trng n v

quyn

d. Son tho ti liu/vn bn:

Cc ti liu khi son tho phi trnh by ng cc quy nh Ph lc 1Hng dn trnh by ti liu HTQLCL ca quy trnh ny
i vi vic son tho cc vn bn, tun theo Ph lc 2: Mu ch v chi
tit trnh by th thc vn bn.
e. Gp d tho:
Sau khi son tho/sa i ti liu, n v/c nhn c phn cng son
tho gi bn d tho v Phiu Gp ti liu (TCHC.QT.01.02) (bng bn
cng hoc qua email/mng ni b ca UEH) n cc n v/c nhn lin
quan ly kin gp hon chnh ti liu. Trng hp ti liu c nhiu
vn cn tho lun th t chc cc cuc hp gm n v son tho, ph
trch n v lin quan thng nht kin (thi gian t 02 n 10 ngy lm
vic);
f. Sot xt: Vic sot xt c thc hin theo quy nh ti bng phn cng
nu trn Mc 4.1.2.c. Nu xt thy cha t th DL/ngi c y
quyn gi tr CBVC/n v c phn cng gp , tho lun tip cho n
khi c chp nhn (thi gian khng qu 02 n 05 ngy lm vic);
g. Ph duyt ti liu: Hiu trng s ph duyt ban hnh ti liu (thi gian
khng qu 03 ngy lm vic);
h. Ban hnh, cp nht, phn phi ti liu:

QUY TRNH
KIM SOT TI LIU

M hiu: TCHC.QT.01
Ln ban hnh : 01
Ngy hiu lc: 27/8/2013
Trang: 9/12

- Chuyn vin ISO ca Phng TC-HC thc hin:

+ Tp hp bn cng v bn mm ban hnh v lu tr thch hp vo
my vi tnh hoc cc phng tin lu tr khc (CD-ROM, USB, a
mm, cng, cp nht website);
+ Cp nht ti liu c ph duyt vo S cng vn i, n
(TCHC.HD.01.01).
- Vn th Trng thc hin:
+ Sao chp s b ti liu cn cp pht (cn c vo ni nhn ti quyt
nh ban hnh), ng du trn ca trng (tr b gc dng sao
chp);
+ Cp pht

cho cc n v theo

S cng

vn i, n

(TCHC.HD.01.01).
+ Bn gc khng ng du v c lu ti b phn vn th d tm
kim, tra cu khi cn thng tin lin quan.
- Cc Trng n v thc hin:
+ Phn cng vin chc cp nht ti liu vo biu mu Danh mc ti
liu ni b (TCHC.QT.01.03) ca n v mi khi c cp ti liu
mi v lu gi ti liu ni thun tin, d tra cu, s dng;
+ Hng dn, ph bin cho cc vin chc thuc n v cch thc thc
hin cc ni dung quy nh trong ti liu nhm m bo tnh nht
qun.
i. Kim sot sa i:
- i vi cc ti liu c sa i, thay th, B phn Hnh Chnh ca
Phng TC-HC lp thng bo sa i ti liu: theo biu mu Thng bo sa
i ti liu (TCHC.QT.01.04) v gi cho cc n v lin quan.

QUY TRNH
KIM SOT TI LIU

M hiu: TCHC.QT.01
Ln ban hnh : 01
Ngy hiu lc: 27/8/2013
Trang: 10/12

- Chuyn vin thng trc ISO: Cp nht ti liu son tho/sa i

c ph duyt v chuyn vn th phn phi theo quy nh.
* Chuyn vin qun l mng: Chu trch nhim cp nht cc ti liu ny ln
mng ni b ca UEH.
- Nhn vin vn th ca n v: C trch nhim qun l, bo qun ti liu
HLQLCL ca UEH (dng bn cng v bn mm) trnh h hng v cp
nht khi c s thay i trn my tnh v cc phng tin lu tr khc, m
bo ti liu c s dng l mi nht tng ng vi bn cng ang s
dng. Cp nht cc ti liu c phn phi vo Danh mc ti liu ni b
(TCHC.QT.01.03).
j. Thu hi v hy b ti liu:
n v nhn ti liu mi chu trch nhim hy ti liu ti liu li thi.
Khi c nhu cu gi li tham kho th nhng ti liu ny phi ng du
TRNG I HC KINH T TP. HCM

TI LIU HT HIU LC
cc trang (bn cng), bn mm phi lu trong th mc ring trch s dng
v tnh ti liu li thi.
k. Lu h s
- B phn vn th Trng v cc n v: Lu h s d dng tm kim
v truy xut.

QUY TRNH
KIM SOT TI LIU

M hiu: TCHC.QT.01
Ln ban hnh : 01
Ngy hiu lc: 27/8/2013
Trang: 11/12

1.2 Kim sot ti liu c ngun bn ngoi

1.2.1 Kim sot ti liu c ngun gc bn ngoi:
Ti liu c ngun gc bn ngoi c cp nht t cc ngun sau:
- T ngun cng vn n (bn cng);
- T tm kim, cp nht (bn cng hoc bn mm) t cc ngun khc.
a. i vi ti liu c ngun gc bn ngoi m n v cam kt hoc bt buc
phi tun th cc n v phi lp danh mc cc ti liu bn ngoi ang c
s dng ti n v mnh theo biu mu Danh mc cc ti liu bn ngoi
(TCHC.QT.01.05)
b. Kim sot tnh hin hnh ca ti liu: Trong qu trnh thc hin, cc n v
c trch nhim thng xuyn kim tra, cp nht m bo cc ti liu ang
s dng l hin hnh. Nhng ti liu no khng cn hiu lc phi gch b
trong danh mc, hy hoc chuyn sang ti liu tham kho.
2 H S
Tn H s

Stt

Phiu ngh son tho/sa

i ti liu
Phiu gp ti liu trc khi
ban hnh

M biu mu (nu c)

TCHC.QT.01.01

TCHC.HD.01.01

Danh mc ti liu ni b

TCHC.QT.01.03

Thng bo sa i ti liu

TCHC.QT.01.04

gc bn ngoi
7 Bn tho ti liu c gp

PH LC, BIU MU

lu

Thng trc ISO

TCHC.QT.01.02

S cng vn i, n

Thi gian

03 nm

Danh mc ti liu c ngun

B phn lu

TCHC.QT.01.05

Vn th, cc n v
lin quan
Khng xc
nh
Cc n v
Ngi bin son

01 nm

QUY TRNH
KIM SOT TI LIU

M hiu: TCHC.QT.01
Ln ban hnh : 01
Ngy hiu lc: 27/8/2013
Trang: 12/12

- Ph lc 1: Hng dn trnh by vn bn HTQL cht lng;

- Ph lc 2: Mu ch v chi tit trnh by th thc vn bn;
- Ph luc53: Hng dn qun l cng vn i, n.
Cc biu mu:
- TCHC.QT.01.01: Phiu ngh son tho/sa i ti liu.
- TCHC.QT.01.02: Phiu gp ti liu trc khi ban hnh.
- TCHC.QT.01.03: Danh mc cp pht ti liu.
- TCHC.QT.01.04: Danh mc ti liu ni b.
- TCHC.QT.01.05: Thng bo sa i, b sung ti liu.
- TCHC.QT.01.06: Danh mc ti liu c ngun gc bn ngoi.