Công ty XYZ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /KH-XYZ
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2020
KẾ HOẠCH
Tổ chức cuộc họp tổng kết công tác Quý 1 và xây dựng phương hướng Quý 2 năm 2020

I. MỤC TIÊU, YÊU CẦU

1. Mục tiêu : Tổ chức cuộc họp tổng kết công tác Quý 1 năm 2020 và xây dựng kế hoạch công tác Quý 2 năm 2020.
2. Yêu cầu :
o Báo cáo tổng kết công tác quí 1 năm 2020, phân tích làm rõ những thuận lợi, khó khăn, vướng mắc, tìm ra
những cái được và chưa được, tiến hành tự phê bình và phê bình
o Tập trung thảo luận, đề xuất một số giải pháp, phương hướng triển khai hoạt động quí 2 năm 2020
o Báo cáo kết quả kinh doanh của 2 đơn vị xuất sắc, khen thưởng 2 đơn vị đạt doanh số kinh doanh cao và 7 cá
nhân đạt thành tích lao động xuất sắc Quý 1 năm 2020.
II. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM, THÀNH PHẦN
1. Thời gian : Buổi sáng ngày 26/04/2020
2. Địa điểm : Tại phòng họp công ty
3. Thành phần tham dự : Toàn thể Ban Giám đốc, trưởng, phó các phòng, ban trong công ty (27 người) và Giám đốc,
Trưởng Bộ phận Kinh doanh, Nhân sự, Kế toán của 5 Chi nhánh công ty ở các tỉnh, thành.
III. NỘI DUNG
1. Phân công công việc
ST Nội dung công việc Người thực hiện Thời gian bắt Yêu cầu công việc
T đầu – kết thúc
01 Xác định chủ đề và hình -Trưởng phòng 1/4 - 3/4 -Xác định được chính xác mục tiêu và
thức cuộc họp chủ đề cho cuộc họp.
02 Lập kế hoạch tổ chức -Thư ký hỗ trợ 2/4 – 10/4 -Đảm bảo kế hoạch có đầy đủ nội
cuộc họp -Chuyên viên soạn dung, nguồn nhân lực và phù hợp ngân
thảo văn bản sách
03 Phổ biến nội dung, kế -Phó phòng 11/4 – 12/4 -Phổ biến và hướng dẫn đầy đủ về nội
hoạch và phân công dung và thông tin của kế hoạch.
nhiệm vụ cho từng -Phân công công việc phù hợp với từng
người thành viên
04 Lên danh sách thành -Thư ký hỗ trợ 13/4 – 15/4 -Đảm bảo danh sách đầy đủ cá thành
viên tham dự và khách -Phó phòng viên và khách mời quan trọng
mời
05 Lập chương trình cuộc -Chuyên viên kĩ 11/4 – 15/4 -Tiến hành thiết lập và cụ thể hóa nội
họp thuật dung của kế hoạch cuộc họp
06 Chuẩn bị thư mời -Chuyên viên soạn 16/4 – 17/4 -Được gửi đúng thời gian và có sự chi
thảo văn bản tiết cụ thể về nội dung địa điểm cuộc
họp
07 Chuẩn bị địa điểm họp -Thư ký hỗ trợ 16/4 – 20/4 -Đảm bảo phòng họp phù hợp, đủ sức
và trang thiết bị cho -Chuyên viên kĩ chứa
cuộc họp thuật -Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị cần thiết
08 Tổng hợp các bảng báo -Chuyên viên tiền 16/4 – 23/4 -Các bảng báo cáo cần có thông tin
cáo và tài liệu cần thiết lương và phúc lợi chính xác về các cá nhân và các đơn vị
cho cuộc họp -Chuyên viên phụ -Tổng hợp và kiểm tra các tài liệu và
trách tổng hợp bảng báo cáo từ các phòng ban
09 Chuẩn bị cơ sở vật chất -Chuyên viên phụ 20/4 – 24/4 -Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất và vật
cho cuộc họp trách cơ sở vật chất dụng thiết yếu
10 Chuẩn bị kinh phí cho -Chuyên viên kế 20/4 – 25/4 -Đảm bảo và dự đoán kinh phí cho mọi
cuộc họp toán nội dung
 -Dự trù kinh phí cho việc cho việc phát
sinh

2. Xây dựng chương trình cuộc họp

CHƯƠNG TRÌNH
Tổ chức cuộc họp tổng kết công tác Quý 1 và xây dựng phương hướng Quý 2 năm 2020

STT THỜI GIAN NỘI DUNG NGƯỜI THỰC HIỆN

01 7h30h - 8h Đón tiếp đại biểu Ban tổ chức

02 8h - 8h10 Ổn định tổ chức Ban tổ chức

03 8h10 - 8h25 Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu MC

04 8h25 - 8h30 Giới thiệu Ban Giám đốc và thư kí MC

05 8h30 - 8h45 Giới thiệu về công ty: Phó giám đốc công ty XYZ
+ Thời gian thành lập
+ Các chi nhánh
+ Các giai đoạn phát triển

06 8h45 - 8h55 Giới thiệu tổng quát nội dung cuộc họp và MC
mời chủ trì cuộc họp điều hành cuộc họp

07 8h55 - 9h45 Đọc tham luận báo cáo tổng kết quí 1 năm Giám đốc ở chi nhánh các
2020 tỉnh

08 9h45 - 9h55 Báo cáo kết quả kinh doanh của 2 đơn vị Trưởng phòng Hành chính-
xuất sắc Nhân sự
09 9h55 - 10h05 Báo cáo triển khai nhiệm vụ quí 2

10 10h05 - 10h20 Nêu nhận xét, phát biểu chỉ đạo định hướng Tổng Giám đốc công ty
kế hoạch quí 2 XYZ

11 10h20 - 10h50 Thảo luận, thống nhất ý kiến và báo cáo với Trưởng phòng các ban
ban lãnh đạo

12 10h50 - 11h05 Nghỉ giữa giờ Ban tổ chức

13 11h05 - 11h15 Báo cáo tổng kết cuộc họp Thư kí

14 11h15 - 11h30 Khen thưởng 2 đơn vị đạt doanh số kinh Giám đốc
doanh cao và 7 cá nhân đạt thành tích lao
động xuất sắc Quý 1 năm 2020

15 11h30 - 11h35 Kết thúc buổi họp, gửi lời cảm ơn MC

16 11h35 - 12h35 Tiệc trưa Ban tổ chức

* Chương trình có thể thay đổi do các yếu tố khách quan nhưng không quá nhiều so với kế hoạch

IV. KINH PHÍ

 Số
Stt Nội dung công việc Đơn vị tính Kinh phí Thành tiền Ghi chú
lượng
1 Tài liệu cuộc họp 47 Bộ 3,000 141,000
Giấy mời họp, giấy trả
2 5 Bộ 5,000 25,000
lời, phong bì, tem thư
Trà thảo mộc
3 Trà 2 Bình 5L 100,000 200,000
pha vừa
Nước Dasani
4 Nước 3 Thùng 100,000 300,000
chai 500ml
5 Teabreak 2,000,000 2,000,000
6 Tiệc trưa 5 Bàn 2,500,000 12,500,000 10 người/bàn
Cùng một
7 Hoa để bàn 4 Lọ 100,000 400,000
mẫu
Hoa bó sự
8 Hoa thưởng 9 Bó 200,000 1,800,000 kiện, cùng
một mẫu
Phần thưởng cho các
9 2 Phần 10,000,000 20,000,000
đơn vị
Phần thưởng cho các cá
10 7 Phần 3,000,000 21,000,000
nhân
11 Phí vệ sinh 2 Giờ 120,000 240,000

TỔNG 58,606,000

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Nhân viên, chuyên viên có trách nhiệm thi hành quy chế này
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm giúp đôn đốc, theo dõi việc thực hiện qui chế
- Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc hoặc phát hiện có các quy định không hợp lý, các đơn vị báo cáo
lãnh đạo xem xét, quyết định sửa đổi hoặc bổ sung cho phù hợp

GIÁM ĐỐC

(Đã kí)

Nguyễn Văn A
Danh sách thành viên trong nhóm :

STT Họ và tên MSSV Lớp

1 Nguyễn Thượng Cẩm Giang 3119380070 DAN1193
2 Nguyễn Đăng Quốc Đạt 3119380056 DAN1194
3 Dương Mỹ Hằng 3119380083 DAN1191
4 Lê Minh Hạnh 3119380078 DAN1194
5 Phạm Thanh Hà 3119380072 DAN1195
6 Nguyễn Ngọc Mỹ Duyên 3119380049 DAN1194
7 Nguyễn Thị Kim Em 3119380067 DAN1197
8 Nguyễn Huyền My 3119380163 DAN1195
9 Nguyễn Thị Thúy Đạt 3119380057 DAN1195
10 Đinh Thị Hương Giang 3119380069 DAN1192
11 Huỳnh Minh Đạt 3119380054 DAN1192