Mã tài liệu: MTCV01- CN01

Lần sửa đổi: 00

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Ngày ban hành: 25/09/2013
Số trang: 1

Chức danh công việc : Nhân viên Thư ký

Ban : Hành chính Nhân sự
Quản lý trực tiếp : Trưởng Ban Hành chính Nhân sự
Nơi làm việc : Công ty Cổ phần Tập đoàn Hải Thạch

I. Mục đích
- Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo vị trí Thư ký;
- Hướng dẫn cho nhân viên biết được chức năng, nhiệm vụ của mình, định ra
mục tiêu và tiêu chuẩn cho thực hiện công việc;
- Đánh giá việc thực hiện công việc.
II. Phạm vi:
Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn cho vị trí Thư ký.
III. Nội dung

A. Chức năng:

- Trợ giúp Tổng Giám đốc nhận, chuyển và bảo quản hồ sơ, công văn, tài liệu.
- Sắp xếp và thông báo lịch làm việc cho Tổng Giám đốc

B. Nhiệm vụ:
1. Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng trong Công ty trình Tổng Giám
đốc phê duyệt.
2. Truyền đạt thông tin của Tổng Giám đốc tới các Phòng và nhận thông tin phản
hồi từ các Phòng trong Công ty cho Tổng Giám đốc.
3. Lên lịch, sắp xếp và đăng ký lịch làm việc của Tổng Giám đốc.
4. Ghi chép, sắp xếp các chương trình và thời gian họp của Tổng Giám đốc với
các đối tác. Chuẩn bị các chuyến đi công tác của Tổng Giám đốc.
5. Quản lý, lưu trữ tài liệu, hồ sơ của Tổng Giám đốc.
6. Chuẩn bị tài liệu, phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Tổng Giám
đốc.

MTCV01-CN01 Lần ban hành: 01

 Mã tài liệu: MTCV01- CN01
Lần sửa đổi: 00
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Ngày ban hành: 25/09/2013
Số trang: 2

7. Theo dõi, ghi chép và lập biên bản làm việc, biên bản các cuộc họp.
8. Lập danh sách các thành phần khách mời tham dự các cuộc họp, liên lạc thông
báo nội dung, địa điểm, thời gian của các cuộc họp.

C.Quyền hạn:
Từ chối các công việc không thuộc thẩm quyền, các trường hợp không đúng
theo quy định Công ty.
D. Trách nhiệm:
- Sắp xếp lịch làm việc của Tổng Giám đốc phù hợp, không sai sót, nhầm lẫn.
- Tiếp nhận và truyền đạt thông tin, tài liệu kịp thời tới các cá nhân, đơn vị trong
Công ty.
- Chuẩn bị đầy đủ, chu đáo tài liệu cho các cuộc họp, gặp gỡ của Tổng Giám đốc
- Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy định của Công ty

E. Yêu cầu:
1. Trình độ học vấn : Đại học
2. Trình độ ngoại ngữ : Giao tiếp, soạn thảo văn bản tốt bằng tiếng Anh
3. Trình độ tin học : Thành thạo tin học văn phòng
4. Kiến thức : Am hiểu nghiệp vụ Thư ký
5. Kỹ năng : Giao tiếp tốt, nhanh nhẹn
6. Sức khỏe : Tốt
7. Kinh nghiệm : Trên 1 năm
8. Giới tính : Nữ
9. Độ tuổi : 24-30

MTCV01-CN01 Lần ban hành: 01