I.

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1. Khái niệm
- Phân tích công việc là tiến trình thu thập thông tin về công việc để xác
định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc,
mức độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn
thành và các năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực
hiện công việc được giao.

- Phân tích công việc là hoạt động nhằm xác định:

+ Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
+ Các mối quan hệ tương tác khi thực hiện công việc.
+ Điều kiện làm việc.
+ Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
+ Phẩm chất, kỹ năng cần có để thực hiện tốt công việc.
2. Tầm quan trọng của việc phân tích công việc
Có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành
và đạt được mục tiêu trong sản xuất.
- Xác định đầy đủ số lượng nhân viên cần thiết để hoàn thành công việc,
tránh tình trạng thừa hoặc thiếu lao động khiến cho người lao động cảm
thấy mệt mỏi ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Cho thấy những yêu cầu
và đòi hỏi của công việc để người lao động học tập và nâng cao trình độ.
Có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc.
- Phân tích công việc nêu lên những công việc người lao động cần phải
thực hiện và đòi hỏi những kiến thức, kỹ năng cần thiết mà người lao
động cần có để đáp ứng công việc từ đó giúp quá trình tuyển dụng đạt
hiệu quả hơn.
Có thể phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồng
chéo công việc giữa các bộ phận / cá nhân trong doanh nghiệp.
- Khi chưa có bảng mô tả công người lao động khó biết được đầy đủ nội
dung công việc cần phải thực hiện đồng thời nhà quản trị cũng gặp khó
khăn trong việc phân công công việc gây ảnh hưởng không tốt tới chất
lượng và hiệu quả.
Có thể xây dựng các chương trình đào tạo thiết thực hơn.
Có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn.
Có thể xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng hơn.
- Thông qua phân tích công việc, người quản lí sẽ tóm tắt được các công
việc ở vị trí khác nhau và cũng thấy được chức năng, nhiệm vụ của từng
công việc của các vị trí khác nhau. Từ đó nhà quản trị có thể xây dựng hệ
thống lương, thưởng sao cho hợp lý.

3. Khó khăn khi phân tích công việc

Nhà quản lý không ủng hộ: Quan điểm của các nhà lãnh đạo rất rộng lớn
đến hoạt động phân tích công việc, tất cả các hoạt động quản lý nói chung
và cũng như các hoạt động quản lý nguồn nhân lực nói riêng đều chịu sự
chi phối từ lãnh đạo cấp cao.
Nhân viên không ủng hộ: Đôi khi nhân viên họ nghĩ phân tích công việc
là cách để sa thải những người làm việc chưa tốt hay tăng thêm áp lực
công việc cho họ.
Định kiến tự nhiên của chuyên viên phân tích công việc: Chuyên viên nội
bộ dễ bị chủ quan khi thu nhập và phân tích thông tin do họ cũng là một
phần của tổ chức.Nhiều doanh nghiệp có xu hướng thuê ngoài hoặc mời
các chuyên gia bên ngoài để đảm bảo.
Sử dụng duy nhất một nguồn thông tin: Dẫn đến sự thiếu chính xác so
với sử dụng nhiều nguồn thông tin đối chiếu để có dữ liệu thật.
Không xác định nhu cầu phân tích công việc: Nếu không làm rõ mục tiêu
và nhu cầu thì kết quả có thể vô ích và thiếu trọng tâm.

4. Quy trình phân tích công việc

BƯỚC 1: Nhu cầu phân tích công việc.
- Hỗ trợ hoạt động quản trị nhân lực: giúp tuyển đúng người, đánh giá
chính xác nhu cầu đào tạo, có chính sách trả lương công bằng.
- Đơn giản hóa công việc quản lý: giúp cho người thực hiện lẫn nhà quản
lý có những thông tin công việc cụ thể và đơn giản hơn, tăng năng xuất.
- Xây dựng tiêu chuẩn làm việc: Giúp xây dựng tiêu chuẩn làm việc do
phân tích nêu rõ những nhiệm vụ cần hoàn thành và tiêu chuẩn đánh giá
hoàn thành.
BƯỚC 2: Xác định công việc cần phân tích
- Dựa trên: + Sơ đồ tổ chức/ sơ đồ các phòng ban.
+ Dòng công việc.

BƯỚC 3: Thu thập thông tin công việc

Phương pháp Ưu điểm Nhược điểm

Phương Pháp Ưu điểm Nhược điểm

Quan sát Hạn chế thông tin sai Tốn thời gian, khó áp
lệch, dùng cho lao dụng cho công việc trí
động tay chân. óc, đòi hỏi có kĩ năng
quan sát.
Phỏng vấn Nhanh chóng có thông Cần có kinh nghiệm,
tin, phù hợp với công thông tin có thể bị bóp
việc khó quan sát. méo.
Bằng câu hỏi khảo sát Thu thập được thông Mất thời gian xây
tin của nhiều người dựng bảng câu hỏi,
nhanh chóng và hiệu khó diễn dịch những
quả. câu hỏi mở.
Nhật ký công việc Thu nhập được thông Đôi khi không chính
tin khi sự việc xảy ra. xác và trung thực.

BƯỚC 4: Xây dựng bảng mô tả và bảng tiêu chuẩn công việc.

- Bảng mô tả công việc.

- Bảng tiêu chuẩn công việc.

5. Kết quả của quá trình phân tích công việc.

- Bảng mô tả công việc: + + + Nhận diện công việc
+ Tóm tắt công việc
+ Trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn
+ Các tiêu chuẩn hoàn thành công việc
+ Điều kiện làm việc
- Bảng tiêu chuẩn công việc:
+ Học vấn
+ Chứng chỉ đào tạo
+ Kỹ năng và kinh nghiệm
+ Tính cách và trí lực