Chương 2

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

CÔNG VIỆC
 NỘI DUNG CHÍNH
 Phân tích công việc – nền tảng của quản trị nguồn nhân
lực

 Kết quả phân tích công việc

 Tiến trình phân tích công việc
 Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
 Phân tích yêu cầu năng lực
 Thiết kế công việc
 Thực hành
VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
VÀ ỨNG DỤNG

Bước 1: Mỗi cá nhân viết bản mô tả công việc

Bước 2: Hoàn thành theo gợi ý

- Bản mô tả công việc
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bước 3: Thảo luận ứng dụng kết quả phân tích công
việc
 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
 Tên công việc [Chức danh / mã số / cấp bậc,…]

 Bộ phận
 Báo cáo

 Mục đích
 Trách nhiệm

 Đặc điểm công việc, Điều kiện, Phương tiện làm việc (thù
lao, thời gian làm việc, yêu cầu trong công việc, thiết bị sử
dụng,…)
 Thông tin khác
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
 Bằng cấp, Chương trình đào tạo
 Năng lực chuyên môn
- Kiến thức
- Khả năng
- Kỹ năng (chuyên môn, nghiệp vụ)
 Năng lực hành vi (năng lực công tác)
- Năng lực cốt lõi
- Năng lực nhóm công việc
- Năng lực đặc biệt
 Thái độ, Hành vi, Phẩm chất nghề nghiệp, Kinh nghiệm
 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
 Quá trình thu thập, phân tích, sắp xếp thông tin một
cách hệ thống nhằm đạt được sự hiểu biết chi tiết về
những đặc điểm công việc.
 Kết quả của phân tích công việc thể hiện trong bản
mô tả công việc (thông tin chung, trách nhiệm /
nhiệm vụ, thông tin mô tả khác) và bản tiêu chuẩn
thực hiện công việc (yêu cầu về năng lực, phẩm chất
và các đặc điểm cá nhân cần thiết)
 Hoạt động nhóm
ỨNG DỤNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
 BƯỚC 1: Thảo luận kết quả của phân tích công việc
(bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện
công việc) sử dụng trong các chức năng QTNNL
nào?
 BƯỚC 2: Giải thích cách thức nó được sử dụng
trong các chức năng QTNNL.
 TIẾN TRÌNH
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
• Mục tiêu
• Công việc • Làm cho tổ
cần phân Chuẩn bị chức sẵn
tích PTCV sàng
• Người • Thu thập
phân tích • Loại thông thông tin
tin thu thập • Phân tích dữ
• Nguồn liệu Báo cáo
Xác định thông tin thu kết quả
phạm vi thập PTCV
PTCV Thu thập
• Phương thông tin và
pháp thu phân tích dữ
thập thông liệu
tin
LOẠI THÔNG TIN THU THẬP
 Nội dung
 Thông tin mô tả công việc
 Thông tin tiêu chuẩn thực hiện công việc
 Dữ liệu
 Định tính
 Định lượng
 NGUỒN THÔNG TIN
Con người Tài liệu

Nhà phân tích Các bản mô tả và tiêu chuẩn công việc hiện tại
công việc Hồ sơ bảo trì thiết bị
Nhân viên thực Kế hoạch thiết kế thiết bị
hiện công việc
Sơ đồ thiết kế nơi làm việc
Nhà quản trị
Phim, hình ảnh ghi hình việc nhân viên thực hiện
/Giám sát viên
công việc
Các chuyên gia
Các tài liệu đào tạo hàng năm hoặc tài liệu khác
công việc
Các ấn phẩm phổ biến, tạp chí, báo,…
PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN

 Tự báo cáo / Nhật ký công việc

 Nguồn thông tin rõ ràng và sẵn có nhất về một
công việc là những người đang đảm nhiệm công
việc đó.
 Không nên là nguồn duy nhất sử dụng để phân
tích công việc
PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN

 Quan sát trực tiếp

 Thông qua việc quan sát người đảm nhiệm công
việc thực hiện công việc của họ.
 Camera video có thể được sử dụng để ghi lại hình
ảnh một người đang làm việc.
PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN

 Phỏng vấn
 Người phỏng vấn có kỹ năng và được huấn luyện,
người vừa hiểu bản chất của công việc được phân
tích nói riêng và công việc trong tổ chức nói chung.
 Có kỹ năng thực hiện phỏng vấn như đặt câu hỏi và
thăm dò các câu trả lời để có được các câu trả lời
chi tiết và hoàn chỉnh từ những người được phỏng
vấn.
 QUÁ TRÌNH PHỎNG VẤN
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
 Chuẩn bị phỏng vấn
 Bắt đầu phỏng vấn
 Điều khiển phỏng vấn
 Kết thúc phỏng vấn
 PHƯƠNG PHÁP THU THẬP
THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
 Xem xét các tài liệu
 Đánh giá thành tích, các báo cáo kiểm soát nội bộ
và của các nhà tư vấn bên ngoài về các vấn đề tại
nơi làm việc, và các bản mô tả công việc trước
đó.
 Các ghi chép về phàn nàn của khách hàng
 Các thông cáo nội bộ về các sự kiện, khó khăn
bất thường mà nhân viên gặp phải trong công
việc.
PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN
 Bản câu hỏi khảo sát
 Thay cho việc phải cần đến thời gian và công sức các
chuyên gia làm việc để phát triển thông tin cần thiết cho
phân tích công việc.
 Người phân tích công việc thường yêu cầu đáp viên xếp
hạng tầm quan trọng của các nhiệm vụ khác nhau về công
việc.
 Bước tiếp theo là lựa chọn các yêu cầu của công việc từ
một danh sách các yêu cầu
 Cuối cùng, nhận diện các loại thành tích công việc sử
dụng một thang xếp hạng
 LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP
THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

 Tình huống, hoàn cảnh cụ thể

 Mục đích phân tích
 Những ràng buộc về thời gian và tài chính để tiến
hành phân tích công việc.
 THU THẬP THÔNG TIN VÀ
PHÂN TÍCH DỮ LIỆU
 Đầu tiên là phải làm cho tổ chức sẵn sàng.
 Nguồn sai lệch có thể tác động đến tính chính xác
của dữ liệu được thu thập.
 Đảm bảo rằng các phỏng vấn/cách thức khác phải
theo một cách thức chuyên nghiệp, phù hợp
 LÀM CHO TỔ CHỨC SẴN SÀNG

 Lôi kéo sự tham gia của quản trị cấp cao

 Hợp tác tất cả bộ phận liên quan đến dự án
 Cho nhà quản trị trực tiếp biết về lý do nói chuyện
và đạt được sự chấp thuận của họ.
 Thông tin về mục đích và tính chất của dự án
THU THẬP THÔNG TIN VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU

 Phương pháp thống kê

 Tổng hợp, so sánh
 Thống kê mô tả
 Tương quan và hồi quy
 Phân tích nhân tố
 Phân tích năng lực
 Mô hình hoá năng lực
 Kỹ thuật bộ ba
THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
Xác định các trách nhiệm / nhiệm vụ, đặc điểm, năng
lực và trình tự của công việc trong sự cân nhắc về
công nghệ, lực lượng lao động, các đặc điểm của tổ
chức và môi trường.
 CÂN NHẮC ĐỂ
THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

TỔ CHỨC

NHÂN SỰ THUẬN
VIÊN TIÊN

MÔI
TRƯỜNG
 CÂN NHẮC VỀ TỔ CHỨC
 Mỗi công việc nên đóng góp vào mục tiêu chung của
tổ chức một cách hữu hiệu và hiệu quả.
 Sứ mệnh chung của tổ chức được thực hiện thông qua
một chuỗi các hoạt động hoặc nhiệm vụ liên quan đến
nhau.
 Các hoạt động và nhiệm vụ này cần được thực hiện
một cách hiệu quả.
 Hai khái niệm cần xem xét có liên quan nhau là hiệu
quả và dòng công việc.
 CÂN NHẮC ĐỂ THUẬN LỢI CHO
THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
 Chú trọng vào việc làm cho nhiệm vụ phù hợp với
nhân viên trong nhiều hoàn cảnh thay vì ép nhân
viên phải thích ứng với các nhiệm vụ.
 Sự chú ý vào chi tiết bối cảnh công việc có thể giúp
tạo ra cải thiện đáng kể trong sự hiệu quả công
việc.
 Những cân nhắc để tạo sự thuận tiện cho người
thực hiện công việc cũng giúp duy trì sự an toàn tại
nơi làm việc.
 CÂN NHẮC VỀ NHÂN VIÊN
 Tạo lập các thái độ tích cực của nhân viên (hài lòng
công việc, cam kết, gắn kết,…)
 Động lực làm việc
 Mô hình 5 đặc điểm công việc mang tính thúc đẩy
Oldham & Hackman
 CÂN NHẮC VỀ MÔI TRƯỜNG

 Sự sẵn có của lực lượng lao động

 Các kì vọng xã hội
 Thực tiễn trong thực hiện công việc
PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
 Luân chuyển công việc:
 Dịch chuyển nhân viên từ công việc này sang công
việc khác.
 Bản thân công việc thì không thực sự thay đổi, chỉ
có nhân viên là được luân chuyển.
 Phá vỡ đi sự nhàm chán của công việc chuyên môn
hóa cao bằng cách đem đến các kĩ năng và khả năng
khác nhau.
PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
 Mở rộng công việc:
 Tăng thêm phần việc
 Giảm khối lượng công việc trong mỗi phần việc.
PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
 Làm giàu công việc
 Tăng trách nhiệm, tự chủ và kiểm soát. Việc bổ sung
những yếu tố này vào công việc đôi khi được gọi là
làm giàu theo chiều sâu. Giúp tăng động lực và
những sự cải thiện trong công việc.
 Làm giàu theo chiều ngang khi công việc được mở
rộng bằng cách bổ sung các nhiệm vụ liên quan hay
còn gọi là mở rộng công việc.
PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
 Tham gia của nhân viên và làm việc nhóm
 Lập nhóm nhằm gia tăng sự tham gia của nhân
viên
 Công việc ngày càng được tổ chức xung quanh các
nhóm và qui trình thay vì xoay quanh các hoạt
động và chức năng.
 MÔ HÌNH 5 ĐẶC ĐIỂM MANG TÍNH
THÚC ĐẨY OLDHAM & HACKMAN
Mô hình 5 đặc điểm công việc
Các biến số công Tình trạng thôi Đầu ra của cá nhân
việc cốt yếu thúc tâm lý và công việc

- Đa dạng kỹ năng; - Trải nghiệm ý - Động lực làm

Nhiệm vụ hoàn nghĩa công việc việc cao
chỉnh; Nhiệm vụ ý
nghĩa
- Thành tích và
- Tự chủ - Trách nhiệm
thoả mãn cao
với kết quả

- Phản hồi - Hiểu biết về kết - Tỷ lệ rời tổ

quả thật sự chức thấp
7-32