PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

MỤC TIÊU
Hiểu được các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

Hiểu rõ các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng của nó
trong các hoạt động Quản trị Nguồn nhân lực
Biết được các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phục vụ
cho phân tích công việc trong tổ chức.
Biết được tiến trình phân tích công việc trong tổ chức
Khái niệm liên quan đến công việc
Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể
mà mỗi người lao động phải thực hiện
Vị trí (vị trí việc làm): biểu thị tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng
một người lao động.
Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc
tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động.
Nghề: là tập hợp các công việc tương tự về mặt nội dung và có liên quan với
nhau ở mức độ nhất định với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao động có
những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo và
kinh nghiệm cần thiết để thực hiện.
Khái niệm PTCV
Phân tích công việc (PTCV): là quá trình thu thập các tư liệu
và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng
có liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức nhằm
làm rõ bản chất của từng công việc.
Các dữ liệu cần thu thập
• Người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì? Thủ tục? Quy
trình?
• Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?
• Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó ở đâu?
•
Để làm rõ được bản chất Thực hiện các nhiệm vụ đó bằng cách nào?
•
của từng công việc, cần Thực hiện các nhiệm vụ đó như thế nào thì được coi là hoàn thành?
• Người lao động cần có những yêu cầu gì về năng lực để hoàn thành
trả lời được những câu công việc đó?
hỏi sau:
Thông tin cần thu thập cho PTCV
Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc.
Thu thập đầy đủ
Làm rõ mức độ thường xuyên, cả hao phí thời gian (ước tính)
Tầm quan trọng của từng nhiệm vụ
Các máy móc, thiết bị, công cụ và dụng cụ phụ trợ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và kết quả của công việc.

Điều kiện làm việc: điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội...

Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện: yêu cầu về thể lực, yêu cầu về trí lực (khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức,
các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc) cần thiết...
Thông tin cần thu thập cho PTCV
Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ cần thực hiện
thuộc công việc.
 Thu thập đầy đủ
 Làm rõ mức độ thường xuyên, cả hao phí thời gian (ước tính)
 Tầm quan trọng của từng nhiệm vụ
Các máy móc, thiết bị, công cụ và dụng cụ phụ trợ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và
kết quả của công việc.
Điều kiện làm việc: điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian
làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội...
Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện: yêu cầu về thể lực, yêu
cầu về trí lực (khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh
nghiệm làm việc) cần thiết...
Các kết quả của PTCV
Bản mô tả công việc: là văn bản viết giải thích về những
nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề
có liên quan đến một công việc cụ thể.
Nội dung:
◦ Phần xác định công việc
◦ Phần tóm tắt công việc
◦ Các điều kiện làm việc
Các kết quả của PTCV
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện: liệt kê các
đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến
thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và
đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các
yêu cầu cụ thể khác.
Nội dung
◦ Yêu cầu thể lực (tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe, hình thức, …)
◦ Yêu cầu trí lực (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, …)
Các kết quả của PTCV
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ
tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng
của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản
mô tả công việc.
Nội dung:
◦ Chỉ tiêu định lượng (doanh thu, thị phần,…)
◦ Chỉ tiêu định tính (sự phàn nàn của khách hàng, …)
Ứng dụng các kết quả của PTCV
Kế hoạch hóa NNL: đưa ra các loại công việc
Tuyển mộ NL: xác định vị trí trống, và thông tin để quảng cáo về
các vị trí việc làm mới.
Tuyển chọn NL: tiêu thức sàng lọc ứng viên
Định hướng: giúp người lao động biết các hoạt động mà họ phải
làm.
Đánh giá thực hiện công việc: xác định tiêu thức và tiêu chuẩn
đánh giá
Ứng dụng các kết quả của PTCV
Đào tạo & phát triển NNL: sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo
Thù lao lao động: xác định mức thù lao phù hợp
Kỷ luật: được sử dụng để xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể chấp nhận
được mà người lao động cần đạt được.
An toàn lao động: được sử dụng để xác định các quy trình làm việc an toàn để nhằm
thay đổi hoặc chấm dứt các hoạt động không an toàn.
Thiết kế lại công việc: được sử dụng để phân tích các đặc trưng của công việc cần phải
thay đổi trong các chương trình thiết kế lại công việc.
Bảo vệ về mặt luật pháp: được sử dụng để xác định các chức năng cơ bản mà người lao
động phải thực hiện và rất có ích cho việc bào chữa trong các vụ tranh chấp, khiếu nại...
Các phương pháp thu thập thông tin
phân tích công việc N
h
ậ
t

k
ý

c
ô
n
Sử dụng cácGhi Hội
gchép
bản Phỏng
thảo
các
câu hỏi được vấn
sựchuyên
Quan kiện
thiết kế gia
sát quansẵntrọng
(phiếu điều tra)

v
i
ệ
c

(
T
ự

g
Bảng hỏi
Sử dụng bảng hỏi
◦ Thiết kế bảng hỏi
◦ Đưa bảng hỏi tới người lao động mà ta cần thu thập thông tin.
◦ Người trả lời bảng hỏi chuyển lại bảng hỏi
◦ Tổng hợp số liệu và thông tin
Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc
Ưu/ nhược điểm:
◦ Nhanh, tiết kiệm chi phí.
◦ Ít chính xác, chi phí thiết kế bảng hỏi cao.
Phỏng vấn
Phỏng vấn
◦ Hỏi trực tiếp những người lao động thực hiện công việc
◦ Tổng hợp và kiểm tra lại các thông tin thu thập được
Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho công việc mà người nghiên cứu
khó tiến hành quan sát (người quản lý, chuyên môn, kỹ thuật,…)
Ưu/ nhược điểm:
◦ Tìm hiểu sâu về công việc
◦ Tốn thời gian
Quan sát
Quan sát
◦ Quan sát quá trình làm việc
◦ Ghi lại đầy đủ các hoạt động lao động theo trình tự thực hiện
Đối tượng áp dụng:
◦ Chỉ thích hợp với những công việc giản đơn, lao động chân tay, không đòi hỏi kỹ
năng cao.
◦ Áp dụng cho công việc làm việc theo quá trình như công nhân sản xuất
Ưu/nhược điểm:
◦ Thông tin phong phú và thực tế
◦ Tốn chi phí, ảnh hưởng yếu tố chủ quan
Ghi chép các sự kiện quan trọng
Ghi chép các sự kiện quan trọng
◦ Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của
những người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động
làm việc không có hiệu quả
Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc
Ưu/nhược điểm
◦ Thích hợp trong việc mô tả các công việc và xây dựng các tiêu chuẩn
thực hiện công việc.
◦ Tốn thời gian, hạn chế xây dựng hành vi trung bình
Nhật ký công việc
Nhật ký công việc
◦ Người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện
công việc.
Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc
Ưu /nhược điểm:
◦ Thu được các thông tin theo sự kiện thực tế
◦ Độ chính xác của thông tin bị hạn chế
◦ Ghi chép khó bảo đảm được liên tục và nhất quán.
Hội thảo chuyên gia
Hội thảo chuyên gia
◦ Các chuyên gia được mời dự một cuộc họp để thảo luận về những
công việc cần tìm hiểu
Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc mới
mà các phương pháp trên không thu thập được thông tin
Ưu nhược điểm:
◦ Bổ sung các thông tin cần thiết
◦ Tốn thời gian, chi phí, ảnh hưởng chủ quan
Phòng nhân lực và tiến trình phân
tích công việc
Nhiệm vụ của phòng nhân lực trong PTCV
Tiến trình phân tích công việc
Nhiệm vụ của phòng nhân lực trong
PTCV
Kế hoạch hoá và điều
Xác định mục đích của phối toàn bộ các hệ Xác định các bước tiến
PTCV. thống, các quá trình có hành PTCV
liên quan.

Xây dựng các văn bản Chịu trách nhiệm chính

thủ tục, các bản câu Tổ chức lực lượng cán trong xây dựng bản mô
hỏi, bản mẫu điều tra bộ được thu hút vào tả công việc, bản yêu
để thu thập thông tin. phân tích công việc. cầu của công việc với
người thực hiện
Nhiệm vụ của phòng nhân lực trong
PTCV
Xác định mục đích của PTCV.
 Kế hoạch hoá và điều phối toàn bộ các hệ thống, các quá trình có
liên quan.
 Xác định các bước tiến hành PTCV
Xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, bản mẫu
điều tra để thu thập thông tin.
Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào phân tích công
việc.
Tiến trình phân tích công việc
Xác định các công việc cần phân tích

Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin

Tiến hành thu thập thông tin

Xử lý thông tin và viết các văn bản phân tích công việc
Tiến trình phân tích công việc
Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích
◦ Tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình PTCV lần đầu tiên
được tiến hành.
◦ Khi xuất hiện các công việc mới.
◦ Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả
của các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới.
◦ Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc
(thường là ba năm một lần).
Tiến trình phân tích công việc
Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin
◦ Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tthích hợp với mục đích của
phân tích công việc; thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bản câu
hỏi cần thiết.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin.
◦ Người chuyên trách làm nhiệm vụ PTCV
◦ Người quản lý trực tiếp
◦ Chính bản thân người thực hiện công việc
◦ ....
Tiến trình phân tích công việc
Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích
của phân tích công việc
◦ Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu
chuẩn thực hiện công việc, và ứng dụng các văn bản trên vào các
hoạt động quản trị nhân lực như kế hoạch hoá nguồn nhân lực, xác
định nhu cầu đào tạo, …
 Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân
chia lao động trong nội bộ tổ chức. Mỗi một công
việc được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ và được thực
Tóm lược hiện bởi những người lao động tại các vị trí việc làm.

Phân tích công việc giúp tổ chức xây dựng được: Bản
mô tả công việc, Bản yêu cầu của công việc với
người thực hiện, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Các văn bản này làm rõ bản chất của công việc và là
công cụ đắc lực của quản trị nhân lực.
Trong tiến trình phân tích công việc, phòng nhân lực
đóng vai trò chính và trực tiếp, nhưng cần có sự phối
hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác để phân tích
công việc được thực hiện thành công.