CÁC DIỄN GIẢ VÀ ĐỘI NGŨ

THỰC HIỆN NỘI DUNG HỘI THẢO

PHƯƠNG PHÁP TÍNH ĐỊNH BIÊN
THÔNG DỤNG

Nguyễn Thị Nam Phương

Phó Chủ tịch, Trưởng ban Chiến lược Nguồn nhân lực, HRA
Phó Tổng giám đốc, Tư vấn trưởng Công ty CP Tư vấn quản lý OCD
 Khái niệm định biên nhân sự
và hoạch định nguồn nhân lực
• Định biên
– Ngôn ngữ của nền kinh tế kế hoạch và nhà nước
– hàm ý tính toán số lượng nhân sự
– là tiền đề cho hoạch định nguồn nhân lực
– liên quan tới xây dựng cấu trúc và ngân sách
– không có công thức nhất quán
• Hoạch định nguồn nhân lực
– Có hai cấp độ “chiến lược” (dài hạn) và “hoạt
động” (ngắn hạn)
– Hàm ý các biện pháp và chính sách đáp ứng số
lượng và chất lượng nhân sự
 Điều kiện để tính định biên
• Cấp công ty:
– Có chiến lược phát triển rõ ràng
– Có Kế hoạch kinh doanh với ngân sách và các
kịch bản thay đổi
• Cấp bộ phận
– Xác định được hệ thống vị trí công việc
– Xác định được tần suất các nhiệm vụ và quy
trình thực hiện công việc một cách tương đối
– Xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo và
ước lượng được kết quả đầu ra của các vị trí
– Rõ về mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực
thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý
 Các nguyên tắc tính thông dụng (1)
Nguyên tắc tỉ lệ tương quan
Nguyên tắc Ví dụ Bối cảnh áp dụng
Tỉ lệ tăng / giảm so với năm Doanh thu 2017 Công ty có quy mô
trước tương ứng với tương tăng 30% thì định rất lớn, thay đổi
quan tăng/ giảm của mức biên tăng 20% nhân sự có tính quy
luật cao
doanh thu
Tương quan giữa nhóm vị trí Trực tiếp vs gián Công ty đã có dữ
trực tiếp (kinh doanh và sản tiếp là 65% và liệu điều tra của
xuất) với vị trí gián tiếp 35%, Quản lý vs nhiều năm
nhân viên là 15% -
85%
Tương quan giữa ngân sách Chi phí / doanh thu
cho các nhóm quản lý và nhân = 78%
viên, gián tiếp và trực tiếp Quỹ lương quản lý
và nhân viên =
22% - 78%
 Các nguyên tắc tính thông dụng (2)
Nguyên tắc định mức lao động
Nguyên tắc Ví dụ Bối cảnh áp dụng
theo khối 30 sản phẩm / ca / người Công việc gắn với
lượng 100 sản phẩm /ca/ dây chuyền sản xuất hoặc dịch
(nhóm) vụ, tăng lên theo
15 khách hàng phục vụ / ngày mức độ thành thạo
Làm sạch 800 m2 sàn / ca của người thực hiện
theo hệ chỉ Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 thường áp dụng cho
tiêu hiệu tỉ) và số lượng khách hàng (200 khối kinh doanh
suất khách) / năm
theo thông Số lượng chứng từ hoàn thành, số Áp dụng cho khối
lệ thao tác báo cáo X tần suất trong năm gián tiếp
nghề nghiệp Số lượng giao dịch thực hiện / ngày
theo đối 1 nhân viên nhân sự tương ứng với Áp dụng cho khối
tượng phục 60 người trong công ty gián tiếp
vụ
 Các nguyên tắc tính thông dụng (3)
Nguyên tắc tần suất và thời lượng
Nguyên tắc Ví dụ Bối cảnh áp dụng
Dựa vào cơ Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm • Thường áp dụng
cấu chức vụ cho khối gián tiếp
danh, tần • Kiểm tra chứng từ, hạch toán,
suất và thời thanh toán – hàng ngày, 100 • Có thông lệ tham
lượng thực chứng từ / ngày khảo được giữa
hiện nhiệm • Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 các doanh nghiệp
vụ ngày/ báo cáo
• Làm việc với thanh tra thuế: cuối
mỗi quý, 3 ngày
• Hoàn thiện các chứng từ thanh
toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.):
cuối mỗi năm, 20 ngày
 Vị trí sản xuất
• Các thông số đầu vào
– Sản lượng
– Định mức lao động của mỗi vị trí
– Các vị trí trong ca
– Số ca & kíp sản xuất
• Công thức tính
– Số nhân sự = số lượng kíp x số người trong kíp
– Số người 1 kíp = (tổng sản lượng dự tính trong ca /
năng suất cá nhân = số người mỗi vị trí) x số vị trí + số
người quản lý
• Chi phí nhân sự
– lương + chi phí theo lương (bảo hiểm, phúc lợi, chế độ
đào tạo, chi phí an toàn lao động, v.v.).
– Dùng mức lương trung bình của nhóm x số lượng, không
tính lương cụ thể của toàn bộ những người đang nhận.
 Vị trí kinh doanh
• Có thể áp dụng 3 cách:
1. Tổng quỹ lương được phân bổ / lương trung
bình
2. Tổng doanh thu / định mức doanh thu trung
bình của từng ngành hàng
3. Làm cả 2 bước trên, rồi điều chỉnh về con số
tốt nhất, có xem xét tăng định mức cao hơn
 Vị trí gián tiếp
• Nguyên tắc tính
– Tính theo nguyên tắc thống kê (ví dụ tỉ lệ gián tiếp trên trực tiếp, hoặc tỉ lệ
tăng nhân sự = doanh thu mới / doanh thu cũ x 100%)
– Tính theo nguyên tắc khối lượng công việc:
• Định mức LĐ : số lượng NS= khối lượng mới / năng suất LĐ) cũ x % tăng năng
suất.

• Ví dụ
– giả định doanh thu tăng 30% thì số lượng giao dịch của kế toán từ 7000
chứng từ/giao dịch thành 10,000 chứng từ,
– việc vay vốn, làm thủ tục mở L/C / thanh toán tăng thêm khoảng 20 ngày
làm việc, áng chừng công việc tăng thêm 40% sẽ tương đương với 7 người
(5 x 140%).
– Tuy nhiên, 5 người với năng suất tăng 15% sẽ tương đương 5.75 người, do
vậy tỉ lệ tăng thực tế là 7 người / 5.75 người = 122%, tức là 5 người x
122% = 6,2 người. Phòng kế toán chỉ cần 6 người nếu năng suất / đầu
người cao hơn một chút (làm ngoài giờ) hoặc xem xét hệ thống phần mềm
đưa vào sẽ giảm nhẹ khối lượng công việc.
 Vị trí gián tiếp
• Cơ cấu / vị trí theo công nghệ
– Một số công việc thường phải tuân theo nguyên theo cơ cấu tổ chức
như lái xe (theo số lượng xe), vận hành dây chuyền (theo số nút
công nghệ), bảo vệ (tính theo số điểm kiểm soát), thủ kho (theo số
điểm kho).
 Hoạch định nguồn nhân lực

• Hoạch định hàng Bước 1:

năm được định Xác định
kế hoạch
nghĩa là hoạch
định ngắn hạn
Bước 5:
• Trải qua 5 bước Giám sát
Bước 2:
Đánh giá
và điều
cơ bản chỉnh nhu cầu

• Bao gồm những

chương trình,
chính sách, biện
pháp bảo đảm số Bước 4: Lập Bước 3:
Đánh giá
lượng và chất Kế hoạch nguồn
thực hiện cung
lượng nguồn NL
Chiến lược NNL & hoạch định nhân sự hàng năm

Bước 1:
Xác định
kế hoạch

Bước 5: Bước 2:
Giám sát
và điều Đánh giá
chỉnh nhu cầu

Chiến lược “xây”: các chính Chiến lược “mua”

sách và hoạt động về đào tạo, & “thuê”:
phát triển nghề nghiệp, đãi Bước 4: Lập Bước 3: Nguồn mục tiêu
ngộ lâu dài Đánh giá bên ngoài
Kế hoạch nguồn
thực hiện cung Chiến lược “xây”:
Chiến lược “mua” & “thuê”: nguồn mục tiêu bên
Các hoạt động và chính sách trong
tuyển dụng, hòa nhập, đãi
ngộ tức thời
Những yếu tố đảm bảo hiệu quả của
việc xây dựng định biên
 Những câu hỏi CEO sẽ hỏi bạn
• Hãy lý giải cho tôi về cách tính của bạn
• Trước khi thuê tuyển, hãy thử nghĩ về “thuê ngoài”, tuyển
thời vụ
• Đã sử dụng hết công suất / hiệu suất tài sản và con
người
• Biên lợi nhuận của sản phẩm mới
• Tỷ lệ nhân viên cam kết với công ty cao không? Có nhiều
động lực làm việc để cống hiến?
• Có thể thay thế sức người bằng máy móc?
• Có thể đo lường và phát huy được năng lực nhân viên tốt
hơn không (kiêm nhiệm, tăng trách nhiệm)
• Có cần tối ưu hóa cấu trúc & quy hoạch lại con người,
điều chuyển, luân chuyển?
• Phân tích SWOT – PEST(LE) để kết nối KH Nhân sự với
KH Kinh doanh?