CHƯƠNG 4.

KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Kiểm soát dự án là quá trình:
 Thu thập số liệu và thông tin về việc thực hiện dự án và những thay đổi của môi trường.
 So sánh số liệu thu thập được với kế hoạch dự án, tiêu chuẩn thực hiện hoặc các tác
động mong muốn.
 Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra.
Các chỉ tiêu cần kiểm soát trong “DỰ ÁN CỬA HÀNG KINH DOANH BÁNH
CUỐN PHAN THIẾT” là thời gian, chi phí, chất lượng và rủi ro. Bốn loại chỉ tiêu đó sẽ
có 4 dạng kiểm soát tương ứng trong dự án. Nếu chỉ kiểm soát từng loại chỉ tiêu một thì
có thể đem lại hiệu quả tối đa cục bộ nhưng không chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả tối đa
toàn phần cho dự án. Vì thế, hệ thống kiểm soát dự án là sự tổ hợp kiểm soát đồng thời
của bốn chỉ tiêu nói trên.
4.1. Kiểm soát thời gian
Quản lý thời gian là quá trình chúng ta đưa ra các mốc thời gian công việc theo kế
hoạch và thực hiện kiểm soát dòng công việc nhằm đảm bảo dự án theo đúng tiến độ kế
hoạch và đạt được hiệu quả cao nhất. Quản lý thời gian không hiệu quả cũng có thể làm
tăng căng thẳng và thất vọng của thành viên trong nhóm.
*Các công cụ kiểm soát thời gian, tiến độ:
+ Milestone analysis - phân tích cột mốc
+ Tracking Gantt chart- sơ đồ Gantt
+ EVM (Earned value method) - phân tích giá trị thu được
Với dự án này, nhóm dự án đã chọn sơ đồ Gantt để theo dõi tiến độ xây dựng dự
án đúng ngày khai trương dự kiến. Sơ đồ Gantt có nhiệm vụ:
+ Xem các nhiệm vụ tiến triển theo thời gian, đánh giá tiến độ nhanh/chậm của dự
án.
+ Thể hiện các nhiệm vụ tiến triển theo thời gian, so sánh ngày dự kiến, kiểm tra
tiến trình của từng nhóm công việc.
 + Thể hiện mối quan hệ của các nhiệm vụ, biết được nên ưu tiên thực hiện những
công việc nào, thực hiện song song với những công việc gì.
Nhóm nhận thấy công cụ này có thể đo lường cho nhiều loại công việc khác nhau
(đơn vị đo lường đã được thống nhất) từ đó giúp quản lý dự án nhận biết đươc dự án đang
trong giai đoạn nào, tiến độ nhanh hay chậm, sử dụng nguồn lực có hiệu quả không,…
4.2. Quản lý chi phí
Kiểm soát chi phí nhằm đảm bảo nguồn vốn trong quá trình thực hiện dự án được
sử dụng một cách hợp lý vào những công việc phục vụ đúng với nhu cầu của dự án. Nhà
quản lý dự án cần phân tích kỹ lưỡng các mức chi phí cần dùng như vậy sẽ giúp dự án sẽ
không bị rơi vào tình trạng hao hụt nguồn vốn.
*Các công cụ kiểm soát chi phí:
+ S-Curve
+ EVM (Earned value method)
Để kiểm soát chi phí trong dự án này, nhóm đã áp dụng công cụ EVM, EVM có
thể khác phục được các nhược điểm của S- Curve như không nhắc đến khối lượng công
việc đã làm trước đó. Đây là một phương pháp đo lượng công việc thực sự của dự án, ta
có thể dự báo tổng chi phí và ngày hoàn thành dự án,
*Những đại lượng phân tích thành quả:
+ “Dự chi theo kế hoạch – BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule):
Giá trị công việc theo kế hoạch.
BCWS là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền được hoạch định
sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thể ở một thời điểm cho trước.
BCWS = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc được hoạch định cho
đến thời điểm xem xét)
+ Thực chi – ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thực tế của
công việc đã làm. ACWP là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền đã
thực chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một thời đoạn.
+ Dự chi theo tiến độ –BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed):
•Chi phí dự toán của công việc đã làm.
 •BCWP = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc thực tế đã làm cho đến
thời điểm xem xét)”
Các chỉ số thực hiện:
+ “Chỉ số hiệu quả tiến độ- SPI (Student Price Index) : là tỷ lệ giữa Dự chi theo
tiến độ và Dự chi theo kế hoạch.
SPI = BCWP/BCWS (SPI <1: dự án chậm tiến độ)
+ Chỉ số hiệu quả chi phí: là tỷ lệ giữa Dự chi theo tiến độ và Thực chi
CPI = BCWP/ACWP (CPI <1: dự án vượt chi phí)
+ Sai lệch về tiến độ – SV (schedule variance):
SV = BCWP – BCWS (SV < 0: Chậm tiến độ)
+ Sai lệch về chi phí – CV (cost variance):
CV = BCWP –ACWP (CV < 0: Vượt chi phí
+ Dự báo chi phí thực hiện tương lai
•Chi phí còn lại FCTC (Forecast Cost To Complete project):
FCTC = (BCAC – BCWP)*ACWP/BCWP= (BCAC – BCWP)/CPI
•Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án FCAC (Forcast Cost At Completion)
FCAC (EAC) = ACWP + FCTC
Trong quá trinh thực hiện dự án, các chi phí và chỉ số này sẽ giúp nhóm dự án
nhận biết được dự án có vượt tiến độ trong khi triển khai để điều chỉnh lại khi tính được
SPI và CPI thể hiện thước đo chi phí hiệu quả. Hơn hết, sẽ giải đáp được các câu hỏi như
sau:
+ Bao nhiêu công việc đã được thực hiện?
+ Tổng chi phí được phân bổ cho dự án là bao nhiêu?
+ Chi phí còn lại sau khi đã chi cho lượng công việc là bao nhiêu?
4.3. Kiểm soát chất lượng
Theo ISO 9001:2015, thì “Chất lượng của một sản phẩm hay dịch vụ không những
là bao gồm khả năng công dụng dự kiến mà còn bao gồm cả cảm nhận của khách hàng,
một tổ chức mà tập trung vào chất lượng thì sẽ thúc đẩy nhiều thứ, trong đó có văn hóa,
hành vi ứng xử với mục đích cuối cùng là mang lại giá trị cho khách hàng bằng cách đáp
ứng nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan. Chất lượng của một sản phẩm hay dịch
vụ được xác định bằng khả năng đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng và ảnh
hưởng mong muốn cũng như không mong muốn của các bên liên quan” qua đó ta có thể
thấy việc kiểm soát chất lượng không chỉ giúp ổn định đầu ra của sản phẩm mà còn giúp
tiết kiệm được những chi phí do sai sót từ đó có thể đáp ứng được yêu cầu của khách
hàng.
Một số tiêu chí cần phải kiểm soát về mặt chất lượng:
 Chất lượng của máy móc, trang thiết bị
 Chất lượng của phần mềm quản lý bán hàng
 Chất lượng của sản phẩm
 Chất lượng của nhân viên
 Chất lượng xây dựng cửa hàng (Có đảm bảo đúng bản vẽ thiết kế? Chính xác về
mặt các thông số? Có đúng tiến độ ?)
Để có thể giảm thiểu được rủi ro, chi phí cũng như đảm bảo tốt về mặt chất lượng
thì cần có các công cụ để kiểm soát chất lượng. Sau đây là một số công cụ kiểm soát chất
lượng thường gặp:
 Biểu đồ Pareto (Pareto diagram) giúp cho việc xác định các vấn đề chất lượng
cần ưu tiên giải quyết.
 Biểu đồ Nhân – Quả (Cause-Effect diagram) được sử dụng để xác định các
nguyên nhân gốc rễ của vấn đề chất lượng từ quá trình thực hiện dự án.
 Biểu đồ phân tán (Scatter diagrams) là một đồ thị biểu hiện mối tương quan qua
giữa nguyên nhân và kết quả hoặc giữa các yếu tố ảnh hưởng đến một chỉ tiêu chất lượng
nào đó.
 Biểu đồ kiểm soát (Control charts) là đồ thị cho thấy rằng hình ảnh sự biến
động của chỉ tiêu chất lượng trong quá trình thực hiện dự án.
Tùy vào từng trường hợp khác nhau mà sử dụng các công cụ này khác nhau, như
để kiểm soát được chất lượng của máy móc trang thiết bị một cách đơn giản dễ làm thì có
thể sử dụng kết hợp giữa phiếu kiểm soát và biểu đồ kiểm soát để kiểm tra về chất lượng
của máy móc, trang thiết bị cũng như theo dõi tình trạng của máy móc móc, trang thiết bị.
Để đo lường về chất lượng của sản phẩm cũng như tiến độ của dự án biểu đò nhân quả sẽ
là một lựa chọn hữu ích, biểu đồ này sẽ giúp ta tìm ra được nguyên nhân dẫn đến vấn đề
một cách nhanh chóng từ đó có thể có hành động tạm thời và đưa ra giải khắc phục. Tuy
nhiên đối với chất lượng của sản phẩm thì cần kết hợp thêm một số công cụ nữa như
phiếu kiểm soát, biểu đồ mật độ phân bố, biểu đồ phân tán và biểu đồ kiểm soát vì sản
phẩm đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với dự án, nguồn doanh thu chính dựa vào sản
phẩm qua các công cụ đó việc kiểm soát về chất lượng của sản phẩm sẽ trở nên dễ dàng
hơn.
4.4. Kiểm soát rủi ro
Kiểm soát rủi ro là hạn chế được những điều bất lợi, thừa thải cũng như loại bỏ tối
đa những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án nhằm tăng tỷ lệ thành công
cho dự án, đẩy nhanh tiến độ và tiết kiệm chi phí.
Rủi ro bao gồm 2 loại chính là rủi ro có thể tránh được và rủi ro không thể tránh
được, tùy vào từng trường hợp, mức độ mà ta sử dụng các biện pháp xử lý rủi ro khác
nhau, từ việc né tránh rủi ro, chuyển giao rủi ro cho đến giảm bớt rủi ro và khi rủi ro
không thể nào xử lý được thì ta phải chấp nhận rủi ro đó.
Bảng 4. Bảng phân tích rủi ro
Lượng hóa
Tổng
Rủi ro Xác Tác Giải pháp hạn chế rủi ro
điểm
suất động
Chuyển giao rủi ro
- Sử dụng hợp đồng để đảm bảo rằng giá
vẫn được giữ nguyên như ban đầu thỏa
Giá nguyên vật
3 5 15 thuận hoặc sẽ tăng trong phạm vi cho
liệu có thể tăng
phép, không có sự phát sinh thêm chi phí
về việc tăng giá một cách đột ngột mà tăng
nhanh..
Nhân viên nghỉ 4 2 8 Né tránh rủi ro
việc
 - Phải thông báo trước tối thiểu 2 tuần.
- Cho nhân viên đăng ký lịch làm việc
hàng tuần.
- Trong điều khoản hợp đồng xin việc, nếu
nghỉ đột xuất không báo trước sẽ không
được nhận lương tháng đó.
Giảm bớt rủi ro
- Cần hoạch định chi tiết các công việc và
trách nhiệm được giao cụ thể để có thể dễ
Dự án chậm tiến
3 5 15 dàng biết được dự án đang bị gặp vấn đề
độ
gì.
- Kiểm tra tiến độ thường xuyên để có thể
đưa ra giải pháp kịp thời.
Giảm bớt rủi ro
- Cần lập bản chi phí dự án nếu dự án bị
vượt định mức chi phí quá nhiều phải
hoạch định lại chi phí và đề xuất xin
Dự án vượt chi thêm ngân sách bổ sung.
3 5 15 - Lập quỹ dự phòng để giảm bớt rủi ro
phí
đến từ vượt chi phí.
- Kiểm tra thường xuyên để tránh các
khoản chi không cần thiết hoặc phát
hiện kịp thời đưa ra phương án giải
quyết nhanh chóng.
Giảm bớt rủi ro
- Ngoài nhà cung ứng chủ lực thì cần tìm
thêm thông tin của một số nhà cung ứng
Nhà cung ứng phụ có thể đáp ứng chất lượng sản phẩm
không đáp ứng tương tự trừ trường hợp bất ngờ khi nhà
2 5 10
đủ nhu cầu sản cung ứng không đáp ứng đủ nhu cầu sản
phẩm phẩm.
- Theo dõi thường xuyên nhu cầu của cửa
hàng để nhập hàng dữ trữ tránh trường hợp
không đủ hàng.
 Chuyển giao rủi ro
-Sử dụng hợp đồng để đảm bảo rằng chất
lượng sản phẩm phù hợp với yêu cầu nếu
Chất lượng sản chất lượng quá kém thì trả hàng hoàn tiền
phẩm không 2 4 8
hoặc thương lượng lại với bên nhà cung
đúng yêu cầu
ứng để đổi hàng có chất lượng đảm bảo.
Ngoài ra, có kế hoạch nhập hàng khác để
đảm bảo chất lượng.
Chấp nhận rủi ro
- Cập nhật tin tức về thị trường một cách
thường xuyên để có thể phát hiện ra đối
thủ cạnh tranh từ đó đề xuất ra kế hoạch
ứng phó kịp thời như xây dựng kế hoạch
chiêu thị sản phẩm, tìm hiểu về đối thủ
(Chất lượng sản phẩm của đối thủ, giá sản
Đối thủ cạnh phẩm,...).
4 5 20
tranh - Liên tục đề xuất cải tiến cho nhà cung
ứng, để chất lượng sản phẩm ngày một cao
và có thể giảm được giá thành như vậy
việc sản phẩm đến tay người tiêu dùng sẽ
trở nên dễ dàng hơn.
- Có các chương trình khuyến mãi hay
quảng bá giúp tăng sự thu hút đối với
khách hàng.
Dịch bệnh 1 5 5 Chấp nhận rủi ro
COVID19 - Thích ứng công nghệ: bán hàng online:
đẩy mạnh bán qua các trang thương mại
điện tử (Facebook,…) và các app đặt đồ ăn
online. Có các chương trình khuyển mãi và
giao hàng tận nơi để tăng doanh số.
- Nhân sự sẽ được tuyển và training online,
 cập nhật qua phần mềm excel để
có thể giám sát tại nhà.
- Nếu dịch bệnh quá nghiêm trọng thì sẽ
thực hiện các chủ trương của nhà nước đưa
ra để đảm bảo tình hình dịch bệnh. Sau đó
sẽ có kế hoạch để kinh doanh lại khi đã
đảm bảo ổn định.
Chấp nhận rủi ro
- Tăng cường bảo mật trang web, tăng tính
Mất trang web,
1 3 3 bảo mật 3 lớp trên Facebook, thuê nhân
facebook
viên bảo mật kiểm tra định kỳ để tránh tình
trạng hacker.