Professional Documents
Culture Documents
2. Thuật ngữ:
- Business Analysis: the practice of enabling change in an enterprise by defining needs and
recommending solutions that deliver value to stakeholders. (phương pháp tạo điều kiện cho
sự thay đổi trong doanh nghiệp bằng cách xác định nhu cầu và đề xuất các giải pháp mang
lại giá trị cho các bên liên quan)
- Business Analysis Information: những thông tin liên quan đến phân tích, chuyển đổi, báo
cáo hoặc bất kì thông tin nào trong quá trình làm việc của BA.
- Design: bản mô tả giải pháp, tập trung vào giá trị mà giải pháp có thể đem lại.
- Enterprise: Doanh nghiệp là một hệ thống gồm một hoặc nhiều tổ chức và các giải pháp mà
họ sử dụng để theo đuổi một tập hợp các mục tiêu chung. Các giải pháp này (còn được gọi là
khả năng tổ chức) có thể là các quy trình, công cụ hoặc thông tin. Với mục đích phân tích
hoạt động kinh doanh, ranh giới doanh nghiệp có thể được xác định liên quan đến sự thay
đổi và không cần bị ràng buộc bởi ranh giới của một pháp nhân, tổ chức hoặc đơn vị tổ
chức. Một doanh nghiệp có thể bao gồm bất kỳ số lượng doanh nghiệp, chính phủ hoặc bất
kỳ loại hình tổ chức nào khác.
- Organization: 1 nhóm người tự quản dưới sự quản lý của một cá nhân hoặc hội đồng quản
trị, hoạt động hướng tới các mục tiêu và mục tiêu chung. Các tổ chức thường có ranh giới
xác định rõ ràng và hoạt động liên tục, trái ngược với nhóm sáng kiến hoặc dự án, nhóm này
có thể bị giải tán sau khi đạt được mục tiêu.
- Plan: kế hoạch là một đề xuất để thực hiện hoặc đạt được điều gì đó. Kế hoạch mô tả một
tập hợp các sự kiện, sự phụ thuộc giữa các sự kiện, trình tự dự kiến, lịch trình, kết quả, vật
liệu và nguồn lực cần thiết, và các bên liên quan.
- Requirement: bản mô tả những yêu cầu/nhu cầu của khách hàng để giải quyết vấn đề
- Risk: rủi ro (xác định, đánh giá rủi ro và đưa ra biện pháp đối phó rủi ro: tránh rủi ro hoàn
toàn bằng cách không sử dụng phương án ngay từ đầu, giảm thiểu rủi ro bằng cách chia sẻ
với các bên khác hoặc chấp nhận rủi ro để đạt đc mục đích lớn hơn…)
Trước khi bắt đầu làm gì cũng cần lập kế hoạch, lộ trình cụ thể, rõ ràng.
Khi làm IT BA, trước khi bắt đầu 1 dự án cần lên kế hoạch, lập team như nào, phương pháp tiếp
cận dự án, cần dùng công cụ gì, cần tài liệu gì,…
Đối với non-IT BA, trước khi bắt đầu làm việc với một đối tượng nào đó, vd là 1 cty thì cần xác
định cty đó làm về lĩnh vực gì, hoàn cảnh cty đó hiện tại ra sao, gặp những vấn đề gì, cty có
mong muốn nhu cầu gì?...
1. Plan Business Analysis Approach: cách lên kế hoạch tiếp cận vấn đề
- Mục đích: xác định phương pháp tiếp cận thích hợp để tiến hành các hoạt động phân tích
nghiệp vụ.
- Nghĩa là lập 1 bảng kế hoạch, xác định 1 phương pháp tổng thể sẽ sử dụng trong suốt quá
trình thực hiện công việc, xác định cách thức và thời gian thực hiện cũng như hiệu suất đầu
ra. Đồng thời xác định các kĩ thuật sẽ sử dụng. Trong quá trình làm việc cần tuân thủ theo
những tiêu chuẩn nhất định (vd có những tiêu chuẩn về quản trị chất lượng, tiêu chuẩn về
bảo mật, về mặt quản lý) để đảm bảo chất lượng công việc.
Tuy nhiên trong trường hợp không có tiêu chuẩn nào cả, BA cần làm việc với các bên liên
quan để đưa ra những tiêu chuẩn nhất định để xác định cách thức hoàn thành công việc.
Phương pháp phân tích nghiệp vụ nên:
+ khớp với mục tiêu tổng thể của sự thay đổi (nghĩa là các kế hoạch, hoạt động phân tích,..
đi đúng hướng, khớp với các yêu cầu của sự thay đổi)
+ sắp xếp, định vị công việc, hiệu suất đầu ra 1 cách hoàn chỉnh, có thứ tự rõ ràng
+ bao quát được các đầu việc để có thể quản trị bất kì rủi ro nào gây giảm thiểu chất lượng
của hiệu suất đầu ra hoặc gây ảnh hưởng tới hiệu quả công việc
+ tận dụng, nâng cấp các phương pháp hoặc các kĩ thuật, công cụ đã sử dụng tốt trước đó
- Đầu vào: xác định vấn đề hoặc cơ hội mà khách hàng phải đối mặt.
- Các thành phần/yếu tố liên quan:
+ Phương pháp lập kế hoạch: phương pháp dự đoán và phương pháp thích ứng (predictive
approach and adaptive approach)
+ Hình thức và mức độ chi tiết của các phương pháp tiếp cận:
2. Plan Stakeholder Engagement: lập kế hoạch về sự tham gia hợp tác cho các bên liên quan
- Mục đích: thành lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với các bên liên quan.
- Nghĩa là lập kế hoạch tham gia của các bên liên quan, phân tích kĩ lưỡng các đặc điểm của
các bên liên quan, từ đó xác định phương thức cộng tác với các bên liên quan, lập ra kế
hoạch làm việc phù hợp nhất: xem xét vấn đề 1 cách đa chiều, xử lí rủi ro ở nhiều khía cạnh
khác nhau. (dựa theo context)
Mỗi hoàn cảnh (context) khác nhau sẽ có những bên liên quan khác nhau (xét mô hình
BACCM kĩ lưỡng bởi các key concepts đều có mối tương quan)
- Đầu vào:
+ Needs: nhu cầu nghiệp vụ của các bộ phận của 1 tổ chức, mỗi bộ phận sẽ có nhu cầu
nghiệp vụ khác nhau
+ Phương thức tiếp cận: kết hợp phương pháp tiếp cận vào việc vào các phương pháp phân
tích, cộng tác và giao tiếp với các bên liên quan => đảm bảo tính nhất quán.
- Các yếu tố liên quan:
+ Phân tích các bên liên quan: xác định các bên liên quan bằng cách xem xét những người bị
tác động trực tiếp hay gián tiếp bởi sự thay đổi và thực hiện phân tích đặc điểm của họ. =>
hiểu đc nhu cầu, mong muốn của các bên liên quan.
Cách xác định các bên liên quan: xem sơ đồ tổ chức => xác định các khối phòng ban và
chức năng tương ứng; xác định các nhà tài trợ (khách hàng cũng là 1 dạng sponsor), các bên
liên quan ngoài tổ chức có thể xác định thông qua hợp đồng, nhà cung cấp dịch vụ, các đối
tượng có mối quan hệ với tổ chức, các cơ quan quản lí, cơ quan nhà nước có ảnh hưởng, cổ
đông, các nhà cung cấp cũng đc xem xét khi tìm kiếm các bên liên quan ngoài tổ chức.
+ Vai trò: để hiểu đc vị trí, cách thức mà các bên liên quan đóng góp vào các sáng kiến, vào
luồng công việc, hiểu rõ vai trò của các bên liên quan đối với từng vị trí, từng công việc
trong dự án.
+ Thái độ làm việc, mức độ hợp tác của các bên liên quan: cần lập kế hoạch giao tiếp, sử
dụng thời gian 1 cách có hiệu quả đối với các đối tượng khác nhau; khả năng teamwork của
các thành viên trong dự án. Đôi khi các bên liên quan cảm thấy họ không liên quan đến vấn
đề, BA có trách nhiệm giải thích rõ ràng giá trị của các bên liên quan trong 1 dự án, trau dồi
quan hệ giữa các bên để thúc đẩy trao đổi, hợp tác suôn sẻ.
+ Thẩm quyền đưa ra quyết định: xác định cấp độ quyền hạn của bên liên quan có đối với
từng hoạt động trong công việc phân tích => tránh trường hợp lấn sân, tránh tạo mâu thuẫn
trong quá trình làm việc, đảm bảo khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra cũng sẽ có đc thẩm quyền
quyết định chính xác.
+ Cấp độ quyền lực và mức độ ảnh hưởng: hiểu rõ quyền lực và mức độ ảnh hưởng của các
bên liên quan (vd: quyền quyết định)
+ Xác định mức độ hợp tác của các bên liên quan: xác định mục tiêu cần hợp tác, phương
pháp làm việc, tần suất và thời gian hợp tác (hợp tác tức thời hoặc lâu dài), địa điểm hợp tác
(có thể khác thành phố => cần có kế hoạch hợp tác cụ thể)…
+ Nhu cầu giao tiếp của các bên liên quan: những gì cần truyền đạt, phương thức trao đổi
(văn bản, lời nói,…), vị trí của các bên liên quan (cần công cụ để giao tiếp hiệu quả), trong
trường hợp phải bảo mật thông tin,…
- Đầu ra: danh sách các bên liên quan và vai trò tương ứng, trách nhiệm của các bên liên quan
đối với công việc và đối với sự thay đổi, phương pháp cộng tác, phương pháp giao tiếp của
BA với các bên liên quan.
5. Identify Business Analysis Performance Improvements: xác định phương pháp cải thiện
hiệu suất.
- Mục đích: đánh giá hiệu suất công việc phân tích và lên kế hoạch cải thiện khi cần thiết.
- Đầu vào:
+ Performance Objectives (external): mục tiêu hoạt động (kết quả hoạt động mong muốn,
goals, KPI,…)
+ Business Analysis Approach: phương pháp tiếp cận
- Các yếu tố liên quan:
+ Performance Analysis: phân tích hiệu suất: đối với IT BA có các báo cáo hiệu suất, báo
cáo liên quan đến khối lượng công việc, thời gian hoàn thành công việc, khả năng hoạt động
của hệ thống, tần suất xảy ra lỗi,… Đối với non-IT BA thì có các báo cáo hoạt động kinh
doanh, sử dụng nguồn lực,…
+ Assessment Measures: các biện pháp đánh giá:
Accuracy and Completeness: sự chính xác trong quá trình làm việc.
Knowledge: đánh giá khả năng, kĩ năng và kinh nghiệm làm việc của BA.
Effectiveness: sản phẩm đầu ra có hiệu quả, dễ sử dụng không?
Organizatinal Support: có đủ nguồn lực sẵn có để phục vụ công việc không?
Significance: xem xét lợi ích thu được từ sản phẩm, xem xét về thời gian, chi phí, nguồn
lực có đáng để đầu tư cho sản phẩm không?
Strategy: xem xét các mục tiêu kinh doanh đã đc đáp ứng chưa? Các vấn đề đã đc giải
quyết chưa? Đạt được những cải thiện, tiến bộ nào không?
Timeliness: đánh giá các công việc BA có đáp ứng đúng thời hạn được giao không?
+ Analyze Results: phân tích kết quả: hiệu suất được đánh giá bởi các bên liên quan.
+ Recommend Actions for Improvement: đề xuất cải tiến:
Presentive: phòng ngừa
Corrective: khắc phục
Improvement: cải thiện