Phần 1:

Câu 1: Một dự án có những tính chất đặc trưng nào?

Dự án có tính duy nhất: Bản chất của một dự án là duy nhất. Các hoạt động lặp đi lặp
lại không phải là dự án. Đây cũng là đặc tính cơ bản phân biệt hoạt động dự án với các
nghiệp vụ thường xuyên của một doanh nghiệp hay tổ chức. Dự án thường hướng tới
một sự thay đổi để cải thiện hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, tổ chức. Ví dụ dự án
phát triển một sản phẩm mới thêm vào các dòng sản phẩm hiện tại của doanh nghiệp,
dự án xây dựng thêm cơ sở vật chất, lắp đặt hệ thống mạng thông tin hỗ trợ hoạt động
của tổ
chức…
▪ Dự án có mục đích rõ ràng:
- Dự án có mục tiêu xác định: Dù là xây dựng một tổ hợp chung cư cao 28 tầng hoàn
thành vào ngày 30 tháng 11 hoặc phải hoàn thành việc chuyển đổi sang hệ thống thông
tin mới trong vòng 1 năm. Tính mục tiêu thường không đặt ra đối với các hoạt động
thường ngày đang diễn ra trong công ty, ví dụ như đối với những người công nhân
trong một phân xưởng may.
- Mục tiêu tổng thể của dự án là kết quả cuối cùng mà nhà đầu tư mong đợi. Để đạt
được mục đích, có thể phân chia kết quả mong muốn thành các mục tiêu cụ thể cần đạt
được trong từng giai đoạn của dự án. Các mục tiêu này cần được xác lập nhằm đảm
bảo nguyên tắc: cụ thể, đo lường được, khả thi, cân đối về nguồn lực, có thời hạn nhất
định.
▪ Thời gian tồn tại của dự án là hữu hạn: do có mục tiêu xác định nên dự án có thời
điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Ví dụ sau khi hoàn thành dự án xây cầu vượt qua
ngã tư Hàng Xanh thì một người kỹ sư có thể được chuyển sang làm việc cho một dự
án xây cầu khác.
▪ Dự án bị giới hạn bởi các nguồn lực hạn chế: trong thực tế quản lý, luôn xảy ra
tình trạng không đủ nguồn lực. Lúc thì không đủ tiền vốn, khi thiếu máy móc thiết bị,
khi khác lại không đủ số lượng một loại lao động cụ thể nào đó. Cùng một thời điểm,
các nhà QLDA cần phải xử lý tình huống này sao cho vẫn đạt được các mục tiêu quản
lý với chi phí và những đánh đổi thấp nhất.
Nguồn lực bị hạn chế thường xảy ra trong một số trường hợp như: (thời gian, kinh phí)
- Mặt bằng chập hẹp, không thể bố trí nhiều lao động (hay thiết bị) để đồng thời thực
hiện các công việc cùng lúc.
- Số lượng máy móc, thiết bị không đủ theo yêu cầu thi công, sản xuất, do không có
hoặc không thể cung cấp thêm.
- Do yêu cầu đảm bảo sức khoẻ, không thể triển khai cùng lúc tại một nơi nhiều lao
động để thực hiện công việc.
- Đường vào nơi thi công quá nhỏ hẹp, nguy hiểm, không thể đưa nhiều thiết bị tới
thực hiện các công việc cùng một lúc...
▪ Dự án mang tính rủi ro cao: Tính chất này một phần liên quan tới tính duy nhất của
dự án, tức là dự án chưa có tiền lệ. Một phần khác do các nguồn lực được phân bổ từ
đầu, trong khi đó điều kiện môi trường hoạt động của dự án thay đổi theo thời gian.

DỰ ÁN NÀO CŨNG CÓ TÍNH RỦI RO CỦA NÓ. Ví dụ dự án của nhóm (nước

dưỡng tóc tinh dầu bưởi cocoon)

Câu 2: Vòng đời (chu kỳ) của một dự án gồm những giai đoạn nào?

- Chu kỳ dự án, là các thời kỳ mà một dự án cần phải trải qua, bắt đầu từ thời điểm
có ý định đầu tư cho đến thời điểm kết thúc dự án. Hầu hết các dự án đều trải qua các
giai đoạn giống nhau, từ lúc khởi đầu cho tới khi hoàn thành.
- Một vòng đời dự án nhìn chung trải qua 4 giai đoạn kế tiếp nhau: Xác định dự án, lập
kế hoạch, thực hiện dự án, bàn giao kết thúc dự án.

+ Giai đoạn xác định dự án: Thiết lập các mục tiêu của dự án, xác định các yêu cầu
của dự án, thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy và kết thúc dự án là một bản văn kiện dự án
trình bày những nét chung nhất về dự án như mục tiêu dự án, các yêu cầu, phạm vi
công việc, thời gian, ngân sách, cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự và phân công trách
nhiệm cho nhân sự quản lý dự án, rủi ro.
+ Giai đoạn lập kế hoạch: Xây dựng các kế hoạch dự án như kế hoạch tiến độ, kế
hoạch chi phí, kế hoạch huy động và quản lý các nguồn lực, kế hoạch quản lý rủi ro
(xác định những rủi ro tương ứng với từng nhóm hoạt động chính của dự án), kế hoạch
về quản lý nhân sự dự án và các kế hoạch giám sát cũng như kiểm soát dự án.
+ Giai đoạn thực hiện dự án: Các hoạt động chính của dự án được thực hiện, ví dụ
như cầu được xây dựng, phần mềm được viết lệnh. Trong giai đoạn này công tác quản
lý dự án chú trọng vào theo dõi và giám sát tình hình thực hiện các hoạt động của dự
án: kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng. Quản lý sự thay đổi, đưa ra các dự báo về
thời gian và chi phí thực hiện dự án.
+ Giai đoạn bàn giao và kết thúc dự án: Bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách
hàng và bố trí lại các nguồn lực dự án. Bàn giao dự án cho khách hàng thường kèm
theo đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng. Bố
trí lại các nguồn lực dự án thường bao gồm điểu chuyển nhân viên, các trang thiết bị
máy móc sang các dự án khác, tổ chức tổng kết đánh giá dự án và rút ra những bài học
kinh nghiệm.

Câu 3: Liệt kê những vai trò chính của người quản lý dự án

- Lập kế hoạch dự án: Mục đích của lập kế hoạch là đảm bảo thực hiện mục tiêu của
dự án và chỉ ra phương pháp để đạt các mục tiêu đó một cách nhanh nhất. Cán bộ quản
lý dự án phải quyết định cái gì cần làm, mục tiêu và công cụ thực hiện trong phạm vi
giới hạn về nguồn lực.
- Tổ chức thực hiện dự án: Cán bộ quản lý dự án có nhiệm vụ quyết định công việc
được thực hiện như thế nào. Họ có trách nhiệm lựa chọn, đào tạo các thành viên của
nhóm dự án, báo cáo kết quả và tiến trình thực hiện dự án của nhóm cho cấp trên,
thông tin cho cả nhóm để cùng biết và có kế hoạch cho giai đoạn sau nhằm huy động
và sắp xếp hợp lý các nguồn lực, vật tư, thiết bị và tiền vốn. Tổ chức thực hiện dự án
nhằm phối hợp hiệu quả giữa các bên tham gia, phân định rõ vai trò và trách nhiệm
cho những người tham gia dự án.
- Chỉ đạo hướng dẫn: Sau khi nhận nhiệm vụ quản lý, cán bộ quản lý dự án chỉ đạo và
hướng dẫn, uỷ quyền, khuyến khích động viên, phối hợp mọi thành viên trong nhóm
thực hiện tốt dự án, phối hợp các lực lượng nhằm đảm bảo thực hiện thành công dự án.
- Kiểm tra giám sát: Cán bộ quản lý dự án có chức năng kiểm tra giám sát sản phẩm
dự án, chất lượng, kỹ thuật, ngân sách và tiến độ thời gian. Kiểm tra giám sát là một
quá trình 3 bước bao gồm: đo lường, đánh giá và sửa chữa. Cần xây dựng các tiêu
chuẩn thực hiện, các mốc thời gian và dựa vào đó để so sánh đánh giá tình hình thực
hiện dự án, đồng thời phải xây dựng một hệ thống thông tin hữu hiệu để thu thập và xử
lý số liệu.

- Chức năng thích ứng: Trong hoạt động, cán bộ quản lý dự án thường xuyên
phải đối đầu với những thay đổi, từ đó dẫn đến những kế hoạch, các hành động,
chuẩn mực thực hiện cũng thay đổi theo và do vậy cần linh hoạt thích ứng với
môi trường.

Câu 4: Trình bày 5 giai đoạn phát triển đội nhóm của Bruce Tuckman

Phát triển đội dự án là quy trình cải thiện năng lực, cải thiện giao tiếp giữa các thành
viên trong dự án và cải thiện môi trường đội dự án để tăng hiệu suất dự án, cải thiện
tinh thần làm việc nhóm, tăng cường kỹ năng mềm và năng lực, động viên nhân viên,
và giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Kỹ thuật phát triển tổ đội dự án (5 giai đoạn phát triển đội nhóm của Bruce
Tuckman)
Forming: Hình thành. Các thành viên gặp gỡ, trao đổi về dự án. E dè, ít cởi mở.
(Giai đoạn này là lúc các thành viên trong nhóm gặp gỡ và tìm hiểu về dự án
cũng như vai trò và trách nhiệm chính thức của họ. Các thành viên trong nhóm
có xu hướng độc lập và không cởi mở trong giai đoạn này)
▪ Storming: Đấu tranh. Trao đổi công việc, các quyết định kỹ thuật, cách tiếp cận dự
án. Tranh giành vị trí, cố gắng khẳng định mình. (Trong giai đoạn này, nhóm bắt
đầu giải quyết công việc dự án, các quyết định kỹ thuật và phương pháp quản lý
dự án. Nếu các thành viên trong nhóm không hợp tác hoặc cởi mở với những ý
tưởng và quan điểm khác nhau thì môi trường nhóm có thể trở nên phản tác
dụng)
▪ Norming: Hoàn thiện. Thống nhất và thiết lập các thông lệ và quy định công việc.
Bắt đầu tin tưởng, làm việc cùng nhau. (Giai đoạn này diễn ra khi nhóm đã giải
quyết xong mâu thuẫn và bắt đầu làm việc hiệu quả hơn. Các thành viên bắt đầu
hiểu rõ vai trò của mình và của người khác, và mối quan hệ trong nhóm trở nên
mạnh mẽ và tích cực)
▪ Performing: Phát triển. Đồng lòng nhất trí vì mục tiêu chung. Thực hiện có hiệu
quả các mục tiêu đã đặt ra. (Giai đoạn này diễn ra khi nhóm đã ổn định và bắt đầu
tập trung vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án. Các thành viên làm việc hiệu
quả, sáng tạo và tự giải quyết vấn đề.)
▪ Adjourning: Kết thúc. Hoàn thiện, chuyển sang dự án khác. (Giai đoạn cuối cùng
diễn ra khi dự án hoặc nhiệm vụ đã hoàn thành. Nhóm tổ chức các buổi tổng kết,
chia sẻ kinh nghiệm, và chuẩn bị cho việc giải tán)

Câu 5: Liệt kê các phương pháp quản lý xung đột.

Câu 6: So sánh 3 mô hình tổ chức quản lý theo ma trận: mạnh, cân bằng và yếu

Cơ cấu tổ chức dạng ma trận là một cơ cấu tổ chức lai ghép trong đó cơ cấu quản lý
theo chiều ngang của dự án được, lồng ghép vào cơ cấu tổ chức theo chiều dọc của
công ty. Trong cơ cấu tổ chức dạng ma trận thường có hai hệ thống chỉ huy, một hệ
thống chỉ huy theo kênh chức năng và một hệ thống theo kênh dự án. Thay vì phân bổ
từng phần công việc dự án cho các bộ phận chức năng để tạo ra các nhóm tự quản, các
thành viên tham gia dự án báo cáo kết quả công việc đồng thời cho trưởng phòng ban
chức năng và nhà quản lý dự án. Các công ty áp dụng cơ cấu tổ chức dự án dạng ma
trận theo nhiều cách thức khác nhau. Mô hình ma trận được chi làm ba cấp độ: Ma trận
yếu, ma trận mạnh, và ma trận cân bằng.
a) Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận yếu:
Mô hình ma trận yếu có các đặc điểm gần giống với mô hình tổ chức dạng chức năng.
Trong mô hình này sẽ không có vai trò quản lý dự án mà chỉ có người điều phối dự án.
Nhân sự quản lý dự án được huy động từ nhân sự các bộ phận chức năng. Các nhân sự
này kiêm nhiệm triển khai công việc dự án và công việc của bộ phận chức năng của
mình. Thẩm quyền của điều phối dự án sẽ không cao bằng thẩm quyền của các trưởng
phòng chức năng trong các quyết định dự án
Mô hình ma trận cân bằng xuất hiện vai trò quản lý dự án với thẩm quyền ngang bằng
với các trưởng phòng chức năng trong các quyết định dự án. Nhân sự quản lý dự án
cũng được huy động từ nhân sự các bộ phận chức năng. Các nhân sự này vẫn kiêm
nhiệm triển khai công việc dự án và công việc của bộ phận chức năng của mình.
c) Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận mạnh:
Mô hình ma trận mạnh có các đặc điểm gần giống với mô hình tổ chức dạng dự án.
Trong mô hình này người quản lý dự án trực thuộc phòng dự án chuyên trách và báo
cáo trực tiếp cho trưởng bộ phận dự án của doanh nghiệp. Nhân sự dự án được huy
động từ nhân sự các bộ phận chức năng. Các nhân sự này kiêm nhiệm triển khai công
việc dự án và công việc của bộ phận chức năng của mình. Sức mạnh của quản lý dự án
sẽ cao hơn sức mạnh của các trưởng phòng chức năng trong các quyết định dự án.

Câu 7: Phân biệt mô hình tổ chức quản lý theo chức năng với mô hình tổ chức quản
lý theo dự án.
Câu 8: Mức an toàn về khả năng trả nợ của dự án là gì? Hãy phân tích khả năng trả
nợ của dự án.

a. Khái niệm
Mức an toàn về khả năng trả nợ chính là khả năng thanh toán các nghĩa vụ tài
chính của dự án. Doanh nghiệp nói chung và dự án nói riêng không thể có bất
 kỳ lý do gì để trì hoãn các khoản nợ đến hạn, đặc biệt là các khoản nợ ngắn hạn.
Do vậy, dự án phải luôn đảm bảo tính thanh khoản cho các khoản nợ nếu không
muốn bị những tác động tiêu cự do việc không trả nợ mang lại.

+ Phân tích khả năng trả nợ của dự án không chỉ chú trọng vào nguồn lực thực sự được
sử dụng trong dự án, mà còn tính tới các khoản thu chi có thể tác động tới sự cân bằng
tiền mặt của dự án, tính đến tất cả những thay đổi như trả nợ, trả lãi cổ phần, các
khoản chi bằng tiền mặt và nguồn thu bằng tiền mặt.
+ Phân tích mức an toàn về khả năng trả nợ được tiến hành từng năm của dự án với giá
cả hiện hành. Phân tích khả năng trả nợ sử dụng ba chỉ tiêu sau:
- Dòng tiền mặt vào: Gồm toàn bộ thu nhập bằng tiền mặt từ việc bán sản phẩm hoặc
dịch vụ của dự án (gọi là doanh thu); giá trị các khoản nợ phải thu.
- Dòng tiền mặt ra: Gồm toàn bộ chi phí mua hàng, quản lý và đầu tư, tiền thanh toán
nợ và lãi phải trả.
- Tình trạng tiền mặt: Được xác định trên cở sở của dòng tiền mặt vào và ra đã được
xác định ta có thể cân bằng tiền mặt bằng cách lấy tổng dòng tiền mặt vào trừ đi tổng
dòng tiền mặt ra.
+ Nếu cân bằng tiền mặt mang dấu dương ở thời điểm nào đó tức là dự án dư thừa tiền
mặt, khả năng thanh toán tốt.
+ Nếu cân bằng tiền mặt âm, dự án rơi vào tình trạng thiếu tiền mặt. Trường hợp này
chủ đầu tư dự án cần có những giải pháp điều chỉnh thích hợp để tạo điều kiện cho dự
án có khả năng thanh toán cao.

Câu 9: Trình bày khái niệm và đặc điểm của nguồn nhân lực trong một dự án.

Khái niệm: Nguồn nhân lực dự án bao gồm: Ban quản lý dự án; Đối tượng chịu ảnh
hưởng từ dự án; Đối tác cung cấp dịch vụ cho dự án; Chủ dự án; Cán bộ các tiểu ban
dự án; Đối tượng tài trợ cho dự án; Chuyên gia tư vấn.

Đặc điểm nhân sự trong dự án: Nguồn nhân lực của dự án có những điểm đặc trưng
so với nguồn nhân lực của tổ chức như sau:
Nhân sự trong dự án mang tính chất tạm thời: Do dự án có thời hạn hoạt động nhất
định nên nhân sự tham gia thực hiện dự án cũng hoạt động trong một thời hạn xác
định. Do vậy, ngoài việc quản lý nguồn nhân lực trong quá trình triển khai dự án, các
nhà quản trị dự án còn phải cân nhắc việc tuyển dụng, huy động nhân lực cũng như
giải quyết nguồn nhân lực khi dự án kết thúc.

Nhân sự xuất phát từ những bộ phận chức năng khác nhau: Do dự án thường là
những công việc phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp của nhiều phòng ban khác nhau, có
chuyên môn nghiệp vụ và đặc điểm nghề nghiệp khác nhau nên sẽ có sự khác biệt về
công việc, tính cách, quan điểm cá nhân. Việc hòa hợp các cá nhân này trong một mô
hình tổ chức của dự án sẽ có những thách thức nhất định so với mô hình một phòng
ban chức năng thông thường.

Các nhà quản trị dự án đôi khi không thể chủ động nguồn nhân lực của dự án: Ngoài
mô hình quản trị dự án chuyên trách, khi các giám đốc dự án được chủ động tuyển
dụng nhân sự cho dự án thì các mô hình tổ chức còn lại của dự án đều bị phụ thuộc
vào các phòng ban chức năng để có đủ nguồn nhân lực.
Những đặc điểm trên dẫn đến việc quản trị nhân sự của dự án cũng đòi hỏi những
điểm đặc thù riêng về việc tuyển dụng, quản lý, đào tạo, đãi ngộ, đánh giá nhân sự và
cả việc giải quyết các vấn đề nhân sự trong quá trình kết thúc dự án.
Câu 10: Trình bày sự hiểu biết của em về các hoạt động quản lý mua bán trong dự án.

Dưới đây là một số thông tin về các hoạt động quản lý mua bán trong dự án:

1. Hoạch định nhu cầu mua bán: Trong giai đoạn này, chúng ta cần xác định
nhu cầu thực tế của dự án, bao gồm việc xác định danh mục mua sắm1. Điều
này có thể liên quan đến việc xác định các sản phẩm, dịch vụ hoặc tài
nguyên cần thiết để hoàn thành dự án2345. Việc này cũng bao gồm việc dự
báo nhu cầu thị trường
2. Thực hiện kế hoạch mua bán: Sau khi đã xác định được nhu cầu, chúng ta
sẽ tiến hành thực hiện kế hoạch mua bán. Điều này có thể bao gồm việc lựa
chọn nhà cung cấp, tiến hành các cuộc đấu thầu và cuối cùng là ký kết hợp
đồng1. Trong quá trình này, việc sử dụng các công cụ như Excel để theo dõi
và quản lý tiến trình là rất hữu ích
3. Theo dõi, quản lý mua bán: Trong giai đoạn này, chúng ta sẽ theo dõi và
kiểm soát tiến trình của các hoạt động mua bán. Điều này có thể liên quan
đến việc theo dõi tiến độ của các công việc, quản lý chi phí và giám sát hiệu
suất của dự án

Quản lý công tác mua bán là việc quản lý mối quan hệ giữa bên mua hàng và
bên cung cấp nhằmđảm bảo cho cả hai bên đều thực hiện đúng theo các yêu cầu
và quy định trong hợp đồng đã ký. Các công việc cụ thể liên quan đến việc
quản lý công tác mua bán trong dự án là xem xét hóa đơn, kiểm soát và quản lý
các thay đổi, ghi lại từng hồ sơ giấy tờ liên quan, ủy quyền thanh toán cho nhà
cung cấp, giải quyết tranh chấp, đánh giá và báo cáo tiến độ mua bán trên thực
tế so với cam kết trên hợp đồng, giám sát chi phí, đảm bảo thực hiện nghĩa vụ
pháp lý của hợp đồng, kiểm soát chất lượng, v.v.
Sau khi ký kết hợp đồng, bộ phận phụ trách mua sắm của dự án phải chịu trách
nhiệm kiểm soát tất cả các khoản thanh toán cũng như giao nhận hàng. Họ cần
 thường xuyên trao đổi với các nhà cung cấp để đảm bảo việc giao nhận hàng
được thực hiện đúng tiến độ yêu cẩu của dự án

4. Hoàn tất hoạt động mua bán: Cuối cùng, sau khi tất cả các hoạt động mua
bán đã được thực hiện, chúng ta sẽ tiến hành hoàn tất các hoạt động này.
Điều này có thể bao gồm việc thanh toán cho nhà cung cấp, hoàn thành các
thủ tục hợp pháp và cuối cùng là chuyển giao sản phẩm hoặc dịch vụ cho
khách hàng

Việc kết thúc hợp đồng mua bán đồng nghĩa với việc hoàn thành và giải quyết các điều
khoản của hợp đồng cho dự án. Nó hỗ trợ quá trình hoàn thành dự án vì quá trình kết
thúc hợp đồng mua bán giúp xác định xem công việc được mô tả trong hợp đồng có
được hoàn thành đúng tiến độ và phù hợp hay không.
Một trong những mục đích của quy trình kết thúc hợp đồng mua bán là việc gửi thông
báo xác nhận chính thức bằng văn bản cho nhà cung cấp về việc nhóm dự án chấp
thuận hoặc từ chối nhận sản phẩm/ dịch vụ mà nhà cung cấp đã bàn giao. Nếu sản
phẩm hoặc dịch vụ không đápứng được mong đợi, nhà cung cấp sẽ cần khắc phục sựcố
càng sớm càng tốt để tránh ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Nếu sản phẩm hoặc dịch vụ đã đáp ứng đúng các yêu cầu của dự án và được chấp nhận
thì người quản lý dự án sẽ có trách nhiệm thông báo chính thức bằng văn bản cho nhà
cung cấp, đồng thời báo cho họ biết rằng cả 2 bên đã hoàn tất các điều khoản hợp đồng

Tóm lại, quản lý mua bán trong dự án là một quá trình phức tạp yêu cầu sự
lập kế hoạch kỹ lưỡng, theo dõi chặt chẽ và điều chỉnh linh hoạt. Mỗi giai đoạn
trong quá trình này đều có những yêu cầu và thách thức riêng.

Câu 11: Phân biệt ưu và nhược điểm của Sơ đồ GANTT

( Sơ đồ Gantt (Henry G. Gantt, 1861–1919) thể hiện các đầu công việc hay nhiệm
vụ cụ thể bằng các ô sắp xếp theo trục thời gian. Mục đích của Gantt là xác định
một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các hoạt động khác nhau của dự án tùy thuộc
vào độ dài công việc
Cấu trúc sơ đồ Gantt gồm 2 trục: trục dọc trình bày các nội dung công việc, trục
ngang thể hiện thời gian thực hiện công việc.)
Ai có muốn lấy thêm điểm thì đọc thêm để biết nha
Ưu / Chi tiết
nhược
điểm
Ưu điểm - Hiển thị rõ ràng thời gian: Sơ đồ Gantt sử dụng các thanh ngang để
biểu thị thời gian của từng nhiệm vụ. Bằng cách hiển thị trực quan
thời gian bắt đầu và kết thúc, sơ đồ Gantt giúp mọi người có cái nhìn
tổng quan về lịch trình và kế hoạch của dự án.
- Quản lý thông tin hiệu quả: Sơ đồ Gantt cho phép xác định rõ ràng
các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ trong dự án bằng cách sắp xếp các
nhiệm vụ theo thứ tự trên sơ đồ, bạn có thể thấy những nhiệm vụ phải
 hoàn thành trước để bắt đầu các nhiệm vụ tiếp theo.
- Dùng nguồn tài nguyên hiệu quả: Sơ đồ Gantt cung cấp cho người
lập kế hoạch, quản lý dự án cái nhìn tổng quan. Nhờ đó giúp bạn phân
phối nguồn nhân lực và tài nguyên tối ưu và hợp lý nhất.
- Nâng cao năng suất: Những thông tin liên quan tới dự án như tiến
độ, người thực hiện được công khai rõ ràng trên biểu đồ. Qua đó, mọi
thành viên trong nhóm sẽ hiểu tầm quan trọng của từng mắt xích và
chủ động làm việc hơn.
Nhược - Hoạt động tốt với dự án nhỏ: Sơ đồ Gantt sẽ mất dần chức năng nếu
điểm thời lượng, tác vụ bị kéo dài qua trang khác. Bởi nó khó theo dõi tổng
quan dự án trên màn hình máy tính. Đồng thời, phải cập nhật thường
xuyên vì vậy nhà quản lý mất nhiều thời gian. Nhất là khi làm dự án
sở hữu tới hàng trăm đầu việc.
- Khó khăn khi điều chỉnh thay đổi: sơ đồ Gantt có thể giúp lập kế
hoạch ban đầu cho dự án, nhưng nó có thể gặp khó khăn khi phải thay
đổi lịch trình hoặc các nhiệm vụ trong quá trình triển khai. Khi có sự
thay đổi không mong đợi hoặc yêu cầu điều chỉnh, việc cập nhật sơ đồ
Gantt có thể tốn thời gian và công sức đáng kể.
- Không phù hợp với dự án không có thời gian cố định: Sơ đồ Gantt
dựa trên việc xác định thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ. Tuy nhiên,
không phải mọi dự án đều có thể dự đoán và xác định được thời gian
một cách chính xác từ đầu. Các dự án sáng tạo, nghiên cứu phát triển
hoặc các dự án mà yêu cầu sự thích nghi linh hoạt thường không phù
hợp với sơ đồ Gantt.

Câu 12: Phân biệt chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp của một dự án.
Chi phí dự án là tổng số tiền cần thiết để kết thúc một giao dịch kinh doanh hoặc một
dự án công việc. Có 2 loại chi phí dự án đó là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Chi phí trực tiếp (Direct Costs): chi cho các khoản mục của dự án. Đặc điểm: Đây là
những chi phí mà có thể được theo dõi và ghi nhận một cách chính xác và dễ dàng cho
từng đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Chi phí trực tiếp bao gồm các chi phí chi trả
như:
− Các cá nhân làm việc trực tiếp trong dự án: nhân viên công ty hoặc các nhân viên,
nhân sự thuê ngoài.
− Thiết bị: công cụ và máy móc hỗ trợ nhân viên sử dụng để hoàn thành dự án
− Nhiệm vụ quản lý dự án: nghĩa là tất cả các nhiệm vụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi
cho việc hoàn thành dự án trước một thời gian nhất định và theo các yêu cầu cụ thể
− Nhiệm vụ kỹ thuật (nếu cần): tất cả công việc nghiên cứu, thiết kế và lắp đặt thiết bị
được thực hiện để hoàn thành dự án
− Vận chuyển (nếu có): giá cước tùy chỉnh, đưa thành phẩm đến nhà bán lẻ, …
Ví dụ về Chi phí trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực
tiếp, chi phí máy móc và thiết bị trực tiếp

▪ Chi phí gián tiếp (Indirect Costs): Chi phí gián tiếp là chi phí không được trực tiếp
liên kết với sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, mà liên quan đến hoạt động chung của
doanh nghiệp. Đặc điểm: Các chi phí gián tiếp thường không thể được đo lường trực
tiếp và có xu hướng phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp trong việc phân bổ chi
phí. Chúng thường bao gồm các hoạt động hỗ trợ và quản lý chung cho toàn bộ doanh
nghiệp.
− Chi phí hoạt động chung: tiền thuê văn phòng, điện nước, bảo hiểm, thiết bị văn
phòng, tài nguyên, …
− Mức lương tăng hàng năm của nhân viên, phụ cấp ngoài lương, thưởng lễ, tết, …
− Các công cụ công nghệ hỗ trợ làm việc hiệu quả.
Ví dụ về chi phí gián tiếp: Chi phí quản lý, chi phí marketing, chi phí R&D, chi phí
vận chuyển…

Câu 13: Trình bày các công việc cần thiết để xây dựng ngân sách dự án.

Để lập kế hoạch ngân sách dự án cần phải sử dụng các thông tin đầu vào như (1) thông
tin về ước tính chi phí để thực hiện các hoạt động dự án, (2) các căn cứ để đưa ra các
ước tính chi phí (ví dụ, việc có bao gồm hoặc không bao gồm các khoản chi phí gián
tiếp đưa vào trong ước tính), (3) kế hoạch phạm vi dự án đã phát triển ra, (4) bản tiến
độ dự án và kế hoạch công việc trong đó bao gồm cả thời điểm bắt đầu và thòi điểm
kết thúc của các hoạt động, các gói công việc, các hạng mục công việc (mile stones),
(5) kế hoạch sử dụng nguồn lực, (6) các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ cung cấp cho
dự án, (7) các chính sách, quy định, hướng dẫn về lập kế hoạch chi phí, các kỹ thuật
lập kế hoạch tài chính, phương pháp báo cáo kế hoạch tài chính của công ty.

Nêu thêm: Những gì mình hiểu, khái niệm ngân sách dự án, làm sao để xây dựng kế
hoạch ngân sách dự án

Ngân sách dự án (Project Budget) là một công cụ quan trọng trong quản lý dự án.
Dưới đây là một số thông tin về khái niệm và cách xây dựng kế hoạch ngân sách dự
án:

1. Khái niệm ngân sách dự án:

 Ngân sách dự án (Project Budget) bao gồm việc xây dựng cơ cấu phân tách
công việc và xác định những nguồn lực vật chất nào (nhân lực, thiết bị,
nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc của dự
án1.
 Ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quĩ cho các hoạt động dự án
nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của
dự án1.
 Ngân sách dự án là cơ sở chỉ đạo và quản lí kế hoạch chi tiêu cho các công
việc của dự án cũng như báo cáo tiến độ của dự án1.

Để xây dựng kế hoạch ngân sách cho dự án, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Ước tính nguồn lực: Xác định các nguồn lực mà dự án yêu cầu, số lượng
của mỗi nguồn lực yêu cầu là bao nhiêu, khi nào yêu cầu các nguồn lực, và
chi phí của các nguồn lực là bao nhiêu1.
 2. Xác định ngân sách dự án: Tổng hợp các chi phí ước tính của từng hoạt
động hoặc gói công việc để xây dựng một bản tổng dự toán chi phí1.
3. Lập kế hoạch ngân sách dự án: Xác định các khoản tiền chi ra là bao
nhiêu, chi cho việc thực hiện các hoạt động nào và khi nào thì chi các khoản
tiền đó và được cấp quản lý phê duyệt sẽ trở thành bản kế hoạch ngân sách
dự án1.
4. Sử dụng thông tin đầu vào: Cần sử dụng các thông tin đầu vào như thông
tin về ước tính chi phí để thực hiện các hoạt động dự án, các căn cứ để đưa
ra các ước tính chi phí, kế hoạch phạm vi dự án đã phát triển ra, bản tiến độ
dự án và kế hoạch công việc1.
5. Quản lý rủi ro: Ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra2.
6. Dự toán ngân sách: Có thể sử dụng một trong những phương pháp như Dự
toán ngân sách từ trên xuống, Dự toán ngân sách từ dưới lên, Dự toán ngân
sách kết hợp, Dự toán ngân sách theo dự án3.

Câu 14: Rủi ro có những đặc điểm nào?

Dưới đây là một số ví dụ về các đặc điểm của rủi ro mà bạn đã nêu:

1. Tính khẩn cấp (Urgency): Đây là mức độ cần thiết phải giải quyết rủi ro.
Ví dụ, nếu một doanh nghiệp phát hiện ra một lỗ hổng bảo mật trong hệ
thống của họ, việc khắc phục lỗ hổng này sẽ có tính khẩn cấp cao1.
2. Tính tiệm cận (Proximity): Đây là mức độ gần gũi của rủi ro với doanh
nghiệp. Ví dụ, rủi ro về việc mất khách hàng do sự cạnh tranh có tính tiệm
cận cao với doanh nghiệp1.
3. Ngủ mê (Dormancy): Đây là thời gian chờ đợi trước khi rủi ro xảy ra. Ví
dụ, rủi ro về việc sản phẩm mới không được chấp nhận trên thị trường có thể
ngủ mê cho đến khi sản phẩm được ra mắt1.
4. Khả năng quản lý (Manageability): Đây là khả năng của doanh nghiệp
trong việc quản lý và kiểm soát rủi ro. Ví dụ, rủi ro về việc nhân viên không
tuân thủ các quy tắc và quy định có thể được quản lý thông qua việc đào tạo
và giám sát1.
5. Khả năng kiểm soát (Controllability): Đây là khả năng kiểm soát rủi ro
của doanh nghiệp. Ví dụ, rủi ro về việc nhà cung cấp không giao hàng đúng
hạn có thể được kiểm soát thông qua việc có nhiều nhà cung cấp1.
6. Khả năng phát hiện (Detectability): Đây là khả năng phát hiện sớm rủi ro.
Ví dụ, rủi ro về việc hệ thống IT bị hỏng có thể được phát hiện sớm thông
qua việc giám sát liên tục1.
7. Kết nối (Connectivity): Đây là mức độ mà rủi ro liên quan đến các yếu tố
khác trong doanh nghiệp. Ví dụ, rủi ro về việc không đạt được mục tiêu
doanh thu có liên kết chặt chẽ với nhiều yếu tố khác như chiến lược tiếp thị,
chất lượng sản phẩm, và sự hài lòng của khách hàng1.
8. Tác động chiến lược (Strategic impact): Đây là mức độ mà rủi ro có thể
ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Ví dụ, rủi
ro về việc không tuân thủ các quy định pháp luật có thể ảnh hưởng lớn đến
chiến lược kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp1.
9. Tính tương trợ (Propinquity): Đây là mức độ mà các bên liên quan cảm
nhận được rủi ro. Ví dụ, rủi ro về an toàn lao động có tính tương trợ cao với
nhân viên1.

Câu 15: Liệt kê các chiến lược đối phó với rủi ro.
Câu 16: Trình bày cách nhận biết và mô tả rủi ro. Nêu ví dụ minh hoạ.

Lựa chọn rủi ro có thể phân loại theo nhiều cách. Đưa ra ví dụ trong bài dự án của
mình. Hiểu nó có những rủi ro gì
Ví dụ minh họa: Một doanh nghiệp sản xuất có thể xác định mối nguy hại là máy
móc hỏng hóc. Rủi ro từ mối nguy hại này có thể là việc sản xuất bị gián đoạn, gây
thiệt hại về tài chính và tiếng tăm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sau đó phân tích
để xác định khả năng và mức độ của rủi ro này, sau đó tìm ra các biện pháp như
bảo dưỡng định kỳ để kiểm soát rủi ro. Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch và
giám sát để đảm bảo rằng việc bảo dưỡng được thực hiện đúng21.