Phần 4

* Lập kế hoạch
- Lập kế hoạch là tổng thể các hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán - dự báo và huy
động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho tổ chức.
Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng trong quản lý, đặc biệt là trong doanh nghiệp. Nó giúp
xác định mục tiêu trong tương lai và phương tiện thích hợp để đạt tới những mục tiêu đó. Lập kế
hoạch là một quy trình gồm nhiều bước, bao gồm đánh giá, dự đoán, dự báo và huy động các
nguồn lực. Trọng tâm của lập kế hoạch chính là hướng vào tương lai, xác định những gì cần phải
hoàn thành và hoàn thành như thế nào. Kết quả của lập kế hoạch chính là bản kế hoạch, một văn
bản hay thậm chí là những ý tưởng xác định phương hướng hành động mà tổ chức sẽ thực hiện.
*Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu,
nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình hóa.
Kế hoạch bao gồm các nhân tố cơ bản như xác định mục tiêu, xây dựng nội dung, lựa chọn
phương thức, thời gian và địa điểm. Các tên gọi phổ biến của kế hoạch bao gồm chiến lược, chính
sách, chương trình, v.v. Chiến lược là một loại kế hoạch đặc biệt, thông thường được gọi là những
kế hoạch lớn với những mục tiêu dài hạn, phương hướng lớn, nguồn lực tổng hợp và quan trọng.
Các chính sách là một dạng kế hoạch theo nghĩa chúng là những điều khoản hoặc những quy
định hướng dẫn hoặc khai thông những ách tắc và tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên.
Sơ đồ 8 bước

Bước 1 : Đánh giá thực trạng các nguồn lực

Trong quá trình quản lý và lập kế hoạch là đánh giá thực trạng các nguồn lực, bao gồm nhân
lực, vật lực, và tài lực. Các nguồn lực không cố định mà có khả năng biến đổi theo thời gian,
đòi hỏi nhà quản lý phải dự báo sự xuất hiện và biến đổi của chúng trong tương lai. Việc xác
định nguồn lực cần phải liên kết chặt chẽ với mục tiêu cụ thể và đề xuất phương án sử dụng
chúng một cách hiệu quả.
Lập kế hoạch là hoạt động hướng về tương lai, yêu cầu nhà quản lý nhận thức đúng về hiện
trạng tổ chức bằng cách phân tích các nguồn lực như nhân lực, vật lực, tài lực và các kế
hoạch đã triển khai. Phương pháp SWOT được đề xuất để đánh giá các yếu tố này, giúp nhà
quản lý nhìn rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của tổ chức liên quan đến nguồn
lực. Từ thông tin này, nhà quản lý có thể nhận biết cơ hội và xây dựng kế hoạch hành động
phù hợp.
Bước 2: Dự đoán - dự báo
Nhà quản lý, dựa trên nhận thức về hiện trạng tổ chức, cần dự đoán về môi trường, chính
sách, kế hoạch tổ chức và nguồn lực có thể huy động. Quan trọng là phải đánh giá chính xác
ảnh hưởng của các yếu tố này và dự đoán biến động và phát triển của chúng. Sự hiểu biết
sâu rộng về tiền đề và cơ sở khách quan là quyết định để lập kế hoạch hiệu quả. Việc giải
thích và tạo điều kiện cho những người quản lý khác hiểu rõ về các điều kiện này là trách
nhiệm của người quản lý cao nhất trong tổ chức. Đầu tư vào công tác điều tra, khảo sát, và
tiếp thị là cần thiết để hiểu và đánh giá chính xác các điều kiện và cơ sở khách quan cho kế
hoạch.
Bước 3: Xác định mục tiêu
Trong quá trình lập kế hoạch, việc xác định mục tiêu là bước quan trọng, đặc biệt là khi
những mục tiêu này phải đáp ứng kỳ vọng của nhiều nhóm lợi ích và chủ thể khác nhau.
Không chỉ đưa ra mục tiêu, nhà quản lý còn phải xác định cách thức đo lường chúng để đánh
giá mức độ hoàn thành.
Mục tiêu không chỉ là điểm kết thúc của kế hoạch, mà còn là điểm kết thúc của công tác tổ
chức, quyết định về biên chế, lãnh đạo và kiểm tra. Trong quá trình xác định mục tiêu, cần
chú ý đến thứ tự ưu tiên, xác định thời gian và khả năng đo lường. Thứ tự ưu tiên giúp nhà
quản lý đánh giá và xếp hạng mức độ quan trọng của từng mục tiêu. Việc xác định mục tiêu
theo khung thời gian (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) quyết định đến sự ưu tiên hoàn thành
chúng để đảm bảo sự tồn tại của tổ chức.

Mục tiêu cũng cần phải đo lường được, dễ hiểu và thích hợp với người thực hiện. Mức độ đo
lường cũng phải phản ánh đúng tiêu chí và đánh giá mục tiêu đó. Bằng cách này, quá trình
lập kế hoạch sẽ trở nên hiệu quả và sự sử dụng nguồn lực của tổ chức sẽ được tối ưu hóa.
Bước 4: Xây dựng các phương án
Trong quá trình lập kế hoạch, các phương án hành động đóng vai trò quan trọng và ảnh
hưởng đến thành công hay thất bại của mục tiêu. Mối quan hệ giữa phương án hành động và
mục tiêu là nhân quả, với phương án hành động là nguyên nhân giúp thực hiện mục tiêu.
Chức năng của quá trình lập kế hoạch không chỉ là xác định phương án nào để thực hiện
mục tiêu mà còn là chỉ ra phương án hành động hiệu quả nhất. Nhà quản lý có thể sử dụng
các tiêu chí và phương pháp khác nhau để đánh giá hiệu quả của các phương án hành động.
Để giải quyết các vấn đề trong tương lai, việc có nhiều phương án là cần thiết. Đối với những
vấn đề phức tạp, quan trọng và thách thức, nhà quản lý cần phải tạo ra nhiều phương án để
có thể chọn lựa phương án tối ưu. Quá trình nghiên cứu và xây dựng các phương án là sự tìm
tòi và sáng tạo của nhà quản lý, và mức độ công phu, khoa học và sáng tạo càng cao, thì khả
năng xây dựng được các phương án đúng đắn và hiệu quả càng lớn.
Bước 5: Đánh giá các phương án
Sau khi xây dựng các phương án thực hiện mục tiêu, nhà quản lý cần đánh giá điểm mạnh và
điểm yếu của từng phương án dựa trên tiền đề và mục tiêu. Trong trường hợp có nhiều mục
tiêu khó lượng hoá, việc đánh giá và so sánh trở nên khó khăn. Có các phương pháp như lựa
chọn chỉ tiêu quan trọng, xem xét mức độ quan trọng của các mục tiêu, và tổng hợp đánh giá
chung để xác định phương án nào giải quyết nhiều vấn đề quan trọng nhất. Quá trình này đòi
hỏi sự cân nhắc tỉ mỉ và hiểu biết sâu sắc, và trong các vấn đề phức tạp, có thể cần sự hỗ trợ
từ chuyên gia hoặc sử dụng các phương pháp định lượng để đảm bảo tính chính xác.
Bước 6: Lựa chọn phương án
Sau khi so sánh và đánh giá các phương án, nhà quản lý quyết định lựa chọn phương án tối
ưu, có thể chọn một hoặc nhiều phương án thích hợp. Quyết định dựa trên kinh nghiệm, thực
nghiệm, nghiên cứu, mô hình hoá và sự sáng tạo của nhà quản lý, linh hoạt thay đổi theo ngữ
cảnh và yếu tố biến động của môi trường.
Bước 7: Xây dựng các kế hoạch bổ trợ
Trên thực tế, hầu hết các kế hoạch chính đều yêu cầu sự hỗ trợ từ các kế hoạch phụ để đảm
bảo thực hiện hiệu quả. Các kế hoạch bổ trợ này được thiết kế phù hợp với từng tổ chức, dựa
trên mục tiêu, chức năng, và nhiệm vụ cụ thể của tổ chức đó.
Bước 8: Chương trình hoá tổng thể
Lập kế hoạch bằng cách lượng hoá thông qua việc thiết lập ngân quỹ là khâu cuối cùng, bao
gồm các khía cạnh như chủ thể tiến hành công việc, nội dung công việc, yêu cầu thực hiện,
tài chính, và các công cụ khác. Mặc dù có sự phân chia giữa các bước lập kế hoạch, nhưng
chúng có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Quá trình áp dụng các bước lập kế hoạch cần phải
căn cứ vào đặc thù cụ thể của từng tổ chức.
Phần 1(chắc chắn có 5đ)
* Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản

Cơ cấu trực tuyến có các đặc điểm như tuyến quyền lực đơn đường, cấp quản lý có quyền
hạn và trách nhiệm rõ ràng. Mỗi cấp quản lý đảm nhận nhiều chức năng và hoạt động độc
lập. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận được chuyên môn hóa cao, tuy nhiên, phối hợp
giữa các bộ phận cùng cấp bị hạn chế.
Ưu điểm:
Giảm tải cho cấp quản lý.
Dễ tìm kiếm người quản lý.
Quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng.
Thuận lợi trong việc kiểm tra.
Hạn chế:
Bộ máy cồng kềnh, nhiều tầng cấp gây tốn kém về tài chính.
Tính liên kết bị hạn chế.
Thông tin bị nhiễu.
Phù hợp chỉ với tổ chức nhỏ, có chức năng đơn giản.
Cơ cấu trực tuyến thường được sử dụng trong tổ chức có quy mô nhỏ và công việc không
phức tạp.
2. Cơ cấu trực tuyến - chức năng

Cơ cấu trực tuyến - chức năng có các đặc điểm như thêm bộ phận chức năng vào cơ cấu tổ
chức trực tuyến, đóng vai trò tham mưu và chi phối các bộ phận cấp dưới. Nó tạo điều kiện
cho sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức và có thể bao gồm bộ phận
tham mưu dưới hình thức trợ lý, cố vấn, tư vấn.
Ưu điểm:
Sử dụng đội ngũ chuyên gia, chuyên viên.
Giảm tải cho cấp quản lý.
Tạo điều kiện phối hợp cho các bộ phận.
Hạn chế:
Cấp dưới bị chi phối bởi nhiều chủ thể.
Tạo nên sự không rõ ràng về trách nhiệm.
Thông tin dễ bị nhiễu.
Cơ cấu trực tuyến chức năng thường được áp dụng ở tổ chức có quy mô lớn, năng lực
quản lý tốt và đang có nhu cầu tập trung vào nhiều hoạt động và chuyên gia khác nhau.
3. Cơ cấu tổ chức theo chương trình - mục tiêu
Cơ cấu chương trình - mục tiêu có các đặc điểm như thiết kế từ mô hình trực tuyến và mô
hình hỗn hợp bằng cách thêm bộ phận chương trình - mục tiêu. Người quản lý chương trình
chịu trách nhiệm trước người quản lý cao nhất và được uỷ quyền chi phối, điều hành các bộ
phận khác để thực hiện chương trình.
Ưu điểm:
Thực hiện được yêu cầu của công việc mới mà các cơ cấu khác không đáp ứng được.
Phối hợp nguồn lực và các bộ phận bên trong một cách tối ưu.
Tạo điều kiện phối hợp với các tổ chức bên ngoài.
Hạn chế:
Phức tạp mối quan hệ nội bộ trong tổ chức.
Dễ bị lẫn lộn về vị trí và vai trò của người phụ trách chương trình với các vị trí quản lý khác
trong tổ chức.Khó xác định trách nhiệm.
Cơ cấu chương trình - mục tiêu thường được ứng dụng trong các tổ chức lớn như tập đoàn
kinh tế, công ty đa quốc gia, khi cần phối hợp nhiều chủ thể và hoạt động khác nhau.
4. Cơ cấu tổ chức ma trận
Đặc điểm của cơ cấu ma trận:

Tính đa dạng của quyền lực: Cấu trúc này có sự phân chia quyền lực phức tạp và linh hoạt,
cho phép quản lý từ nhiều hướng khác nhau.
Mạng lưới các bộ phận: Tạo ra một hệ thống bộ phận độc lập nhưng liên kết, giúp thích ứng
linh hoạt với các mục tiêu đa dạng.
Ưu điểm của cơ cấu ma trận:
Thực hiện đa mục tiêu: Có khả năng đồng thời thực hiện nhiều mục tiêu khác nhau.
Tối ưu hóa nguồn lực: Phối hợp hiệu quả nguồn lực để giải quyết vấn đề phức tạp và đa
chức năng.
Phát triển nguồn nhân lực: Tạo điều kiện để đào tạo và phát triển nguồn nhân lực với
chuyên môn cao.
Nhược điểm của cơ cấu ma trận:
Yêu cầu năng lực quản lý cao: Đòi hỏi những người quản lý có khả năng quản lý môi trường
phức tạp và linh hoạt.
Vấn đề về cơ chế quản lý: Có thể phát sinh các vấn đề về cách thức tổ chức và quản lý
trong môi trường ma trận.
Cơ cấu ma trận thường được áp dụng trong các tổ chức lớn, tập đoàn kinh tế hoặc khi có
nhu cầu mở rộng quy mô. Tuy nhiên, cũng có các mô hình khác như cơ cấu chức năng, trực
tuyến-tham mưu, theo địa lý, theo sản phẩm, theo khách hàng, phù hợp với điều kiện cụ thể
của tổ chức.
Phần 2 : Chức năng kiểm tra

Khái niệm:
Kiểm tra là một trong những chức năng của quy trình quản lý. Thông qua chức năng kiểm
tra mà chủ thể quản lý nắm bắt và điều chỉnh kịp thời các hoạt động để thực hiện tốt mục
tiêu đã xác định.
Đặc điểm :
* Đặc điểm của kiểm tra trong quản lý - Kiểm tra là một quá trình. - Kiểm tra là một chức
năng của quy trình quản lý. - Kiểm tra thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lý
đối với hiệu lực và hiệu quả của tổ chức. - Kiểm tra là một quy trình mang tính phản hồi.
Vai trò :
Kiểm tra trong quản lý đóng vai trò quan trọng bằng cách cung cấp thông tin về tiến độ, chất
lượng công việc và trách nhiệm của nhân viên. Qua kiểm tra, nhà quản lý có thể kiểm soát
chất lượng công việc, nhận biết ưu điểm và hạn chế trong hoạt động tổ chức, từ đó đưa ra
giải pháp thích hợp hướng tới mục tiêu. Nó cũng cung cấp căn cứ cụ thể để hoàn thiện quyết
định quản lý và điều chỉnh mệnh lệnh đã ban hành, đảm bảo sự phù hợp. Kiểm tra giúp đảm
bảo thực thi quyền lực của người quản lý, duy trì trật tự trong tổ chức và nâng cao trách
nhiệm cá nhân đối với công việc, đồng thời giúp tổ chức đối phó với sự thay đổi trong môi
trường và tạo điều kiện cho việc cải tiến và đổi mới tổ chức.
Yêu cầu :
Thiết kế theo kế hoạch và chức vị: Công việc kiểm tra cần phản ánh kế hoạch và cấp bậc
trong tổ chức để đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu và yêu cầu cụ thể.
Phù hợp với đặc điểm cá nhân của nhà quản lý: Việc kiểm tra phải linh hoạt và phù hợp với
năng lực và sở thích riêng của người quản lý để có hiệu suất cao.
Tập trung vào điểm trọng yếu: Kiểm tra cần được thực hiện tại những điểm quan trọng trong
hệ thống để đảm bảo tính toàn diện và hiệu quả.
Khách quan và phản ánh chính xác: Kiểm tra phải được thực hiện một cách khách quan và
chính xác từ việc đo lường đến báo cáo kết quả.
Phù hợp với bầu không khí và văn hoá tổ chức: Công tác kiểm tra cần thích hợp với bầu
không khí và văn hoá tổ chức, không gây xung đột hoặc phá vỡ sự cân bằng trong tổ chức.
Tiết kiệm và hiệu quả: Việc kiểm tra cần được thực hiện một cách tiết kiệm nhưng vẫn đảm
bảo kết quả hiệu quả và chất lượng.
Tạo động lực cho sự hoàn thiện và phát triển: Kiểm tra không chỉ là đánh giá mà còn tạo
động lực để tổ chức phát triển và cải thiện.
Sơ đồ 3 bước

* Thiết lập các tiêu chuẩn

- Thiết lập tiêu chuẩn là công việc quan trọng đầu tiên trong kiểm tra, ảnh hưởng lớn đến chất
lượng của quá trình kiểm tra.
- Tiêu chuẩn yêu cầu phải hoàn thành nhiệm vụ theo quy trình khoa học để tạo ra sản phẩm
và dịch vụ chất lượng cao, có nhiều loại hình như tiêu chuẩn định tính và định lượng.
- Tiêu chuẩn định tính thường liên quan đến thái độ và trách nhiệm trong công việc, thường
khá chung chung và trừu tượng.
- Tiêu chuẩn định lượng thường liên quan đến các chỉ tiêu kỹ thuật và kinh tế, có thể được
biểu hiện qua con số cụ thể.
- Đối với việc xây dựng tiêu chuẩn, cần tuân thủ một số yêu cầu như phù hợp với mục tiêu và
năng lực của tổ chức, cụ thể, rõ ràng, chính xác và dễ sử dụng. Đồng thời, việc lựa chọn
những người có năng lực và đầu tư thời gian cũng như tài chính cần được chú ý.
* Đo lường
Đo lường là việc so sánh hoạt động và kết quả với tiêu chuẩn đã xác định để phát hiện sai
lầm và sai lệch.
Việc đo lường không luôn dễ dàng và chính xác, đặc biệt là đối với công việc phức tạp hoặc
khi tiêu chuẩn không rõ ràng.
Các phương pháp đo lường có thể bao gồm đánh giá bằng điểm và đồ thị, xếp hạng luân
phiên, so sánh cặp đôi, đo lường điểm mấu chốt, sử dụng các công cụ ISO và hộp đen.
Một số yêu cầu trong việc đo lường bao gồm không áp dụng tiêu chuẩn của một công việc
sang công việc khác, loại bỏ thành kiến cá nhân, thực hiện đo lường thường xuyên và đúng
yêu cầu, kết quả đo lường phải phù hợp và chỉ ra sai lệch cũng như nguyên nhân của chúng.
* Các giải pháp điều chỉnh
Ưu điểm: Khi phát hiện ưu điểm, nhà quản lý cần tạo điều kiện và khuyến khích phát huy, kế
thừa và mở rộng chúng. Việc động viên, khen ngợi đối với cá nhân, bộ phận là cần thiết.
Nhược điểm: Khi phát hiện sai lầm và sai sót, nhà quản lý cần phân tích nguyên nhân để đưa
ra các biện pháp điều chỉnh hữu hiệu. Sửa chữa và điều chỉnh cần thực hiện dựa trên nguyên
nhân của sai sót, có thể liên quan đến lập kế hoạch, tổ chức công việc, lãnh đạo hoặc cả
trong quá trình kiểm tra. Điều chỉnh này dựa trên nguyên nhân dẫn đến sai lầm và sai sót, có
thể gặp nhiều khó khăn.
Phần 3 : Thông tin quản lý
Khái niệm
Thông tin : được hiểu là những tri thức được sử dụng để định hướng, tác động tích cực và để
điều khiển nhằm duy trì tính đặc thù về chất, hoàn thiện và phát triển hệ thống.
Thông tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ cho việc ban hành, tổ
chức thực hiện và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý.
Đặc trưng
Thông tin không tồn tại như vật chất mà thông qua vật mang thông tin (tài liệu, sách báo),
người nhận tin có thể thu lượm giá trị khác nhau tùy vào kiến thức và quan tâm cá nhân.
Trong quản lý, thông tin đa dạng và phong phú, từ đó mỗi chủ thể quản lý có thể trở thành
trung tâm thu phát thông tin. Thông tin phản ánh trật tự và cấp bậc của quản lý, với sự khác
biệt trong việc tiếp nhận, xử lý và sử dụng thông tin của các cấp quản lý và thành viên trong
tổ chức.
Vai trò
Thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý tổ chức. Để quản lý hiệu quả, việc xây
dựng hệ thống thông tin tối ưu là không thể thiếu. Các vai trò của thông tin trong quản lý bao
gồm:
Lập kế hoạch và quyết định: Thông tin hỗ trợ nhà quản lý nhận biết vấn đề, đánh giá cơ hội và
thách thức, thiết lập cơ sở cho mục tiêu và lựa chọn các phương án thực hiện quyết định.
Công tác tổ chức: Thông tin hỗ trợ trong thiết kế tổ chức, cung cấp dữ liệu về nguồn lực và
giải quyết các vấn đề tổ chức.
Công tác lãnh đạo: Hỗ trợ quản lý hiểu đúng về động lực của nhân viên, cung cấp dữ liệu để
thiết lập nội quy, chính sách và lựa chọn phong cách quản lý.
Công tác kiểm tra: Thông tin giúp nhận biết vấn đề cần kiểm tra, xây dựng tiêu chuẩn, đo
lường và đưa ra giải pháp sửa chữa khi cần.
Thông tin là liên kết quan trọng trong toàn bộ quy trình quản lý và không thể thiếu để xây
dựng, triển khai và đánh giá các quyết định quản lý, đồng thời đóng vai trò cầu nối giữa tổ
chức và môi trường.