Chương 4: Tổ chức
Nguyên tắc cơ bản
I. Khái niệm, mục tiêu, nguyên tắc cơ bản
1. Khái niệm
Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công
việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức
sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả
vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
2. Mục tiêu
- Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực.
- Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh.
- Tổ chức công việc khoa học.
- Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động
yếu kém trong tổ chức.
- Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có.
- Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh
thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn
vị.
Suy cho cùng mục tiêu của tổ chức cũng là để: Tạo môi
trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, bộ phận phát huy
được năng lực và nhiệt tình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn
thành mục tiêu chung.
3.
a. Thống nhất chỉ huy:
Đảm bảo rõ ràng về người đứng đầu và cơ cấu quản lý.
Theo nguyên tắc này, mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu
trách nhiệm báo cáo cho một người quản lý duy nhất. Điều
này giúp tránh xung đột và mơ hồ trong việc xác định trách
nhiệm và chịu trách nhiệm.
b. Gắn liền với mục tiêu:
Các hoạt động tổ chức phải hướng đến đạt được mục tiêu
tổng thể của tổ chức. Bộ máy xây dựng dựa trên mục tiêu đã
đề ra. Nguyên tắc này đề cập đến sự quan trọng của việc
đảm bảo rằng mọi hoạt động và quyết định của tổ chức phải
phục vụ mục tiêu và chiến lược tổng thể của tổ chức. Các
hoạt động và nguồn lực cần phải hướng về cùng một hướng
để đạt được mục tiêu chung.
c. Cân đối:
Đạt sự cân đối giữa yếu tố nhân lực, tài chính và cơ cấu tổ
chức. Cân đối có thể liên quan đến cân đối quyền hành và
trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị vs nhau.
Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp và phải có
cân đối trong mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung.
d. Hiệu quả:
Đảm bảo sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất. Bộ máy tổ chức
phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí điều hành và
thực hiện mục tiêu đạt kết quả cao nhất. Nguyên tắc hiệu
quả đề cập đến việc sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ
chức để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Điều này
bao gồm cải thiện quy trình, giảm lãng phí và tối ưu hóa sự
sử dụng tài sản và nhân lực.
e. Nguyên tắc linh hoạt
Tổ chức phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay
đổi của môi trường bên ngoài. Nhà quản trị cũng phải linh
hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự
thay đổi của tổ chức. Nguyên tắc này đề cập đến khả năng
của tổ chức để thích nghi và thay đổi khi cần thiết để đối phó
với môi trường kinh doanh thay đổi. Tổ chức cần phải có
khả năng thích nghi với tình hình mới và điều chỉnh chiến
lược và hoạt động một cách linh hoạt.
II. Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức.
1.Tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị là khái niệm được dùng để chỉ về số
lượng nhân viên cấp dưới mà các nhà quản trị phải có trách
nhiệm điều hành, quản lý, kiểm soát dựa vào quy mô của
công ty.
*Tầm hạn quản trị rộng: chỉ số lượng các nhân viên có trong
doanh nghiệp mà những nhà quản lý có thể điều khiển bằng
một cách tối ưu nhất (ít cấp quản trị).Ví dụ: một xí nghiệp có
12 công nhân được tổ chức theo mô hình tầm quản trị rộng
có 2 cấp, một giám đốc điều hành trực tiếp điều hành 12
nhân viên dưới quyền.
*Tầm hạn quản trị hẹp: sẽ phụ thuộc vào số lượng nhân viên
để nhà quản trị có thể đưa ra những cách điều khiển sao cho
hữu hiệu nhất (nhiều cấp quản trị). Ví dụ, một xí nghiệp có
48 công nhân; ở đây giám đốc điều hành sẽ trực tiếp giám
sát 2 phó giám đốc, mỗi phó giám đốc giám sát 2 người
đứng đầu hai bộ phận ở cấp 3; bốn người đứng đầu 3 bộ
phận cấp 3- mỗi người sẽ giám sát 6 nhân viên cấp dưới.
III. Cơ cấu tổ chức.
1. Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các
bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách
nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn
nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các
chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức. Cơ cấu tổ
chức càng hoàn thiện thì công việc quản trị càng có hiệu quả
và ngược lại, cơ cấu tổ chức không tốt sẽ kìm hãm sự phát
triển của tổ chức.
2. Các mô hình cơ cấu tổ chức
a. Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
b. Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng
c. Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức năng
d. Cơ cấu quản trị theo ma trận
e. Cơ cấu quản trị theo địa lý
Trụ sở chính là nơi công ty mẹ quyết định chiến lược
tổng thể và điều phối hoạt động của các cơ sở khác. Các
công ty con tại các khu vực khác căn cứ vào mục tiêu của
công ty mẹ để đề ra mục tiêu riêng, bao gồm sản xuất, tiếp
thị, và tài chính. Sự tuân thủ và thực hiện chiến lược của
công ty mẹ củng cố chiến lược tổng thể mà không gây cản
trở.
Theo mô hình này, các bộ phận khu vực hoạt động
như đơn vị độc lập, có quyền ra quyết định cho người quản
lý tại từng khu vực hoặc quốc gia. Mỗi đơn vị có các phòng
ban riêng: cung ứng, Nghiên cứu và Phát triển, tiếp thị và
bán hàng... và tự quản lý kế hoạch chiến lược của mình để
phù hợp với địa phương.
 Mô hình này thường được các doanh nghiệp sử dụng
khi họ theo đuổi chiến lược đa quốc gia, cho phép các công
ty ở từng nước điều chỉnh phù hợp với điều kiện thị trường
địa phương.
f. Cơ cấu quản trị theo sản phẩm
Khi phương thức tổ chức theo chức năng gặp nhiều
hạn chế hơn lợi ích của nó, những nhà quản lý có xu hướng
tổ chức bộ phận theo mục tiêu độc lập, chẳng hạn như theo
sản phẩm. Điều này dẫn đến việc xuất hiện các bộ phận hoặc
đơn vị thực hiện các hoạt động liên quan đến phát triển, sản
xuất và phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Tổ chức
theo sản phẩm cho phép tập trung tất cả hoạt động liên quan
đến một loại sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm tương đồng
trong một đơn vị cơ cấu. Phương thức này thường được áp
dụng trong các tổ chức lớn, đa sản phẩm, phục vụ nhiều
nhóm khách hàng và hoạt động trên nhiều thị trường để tăng
khả năng thích nghi với môi trường.
Chương 6: Kiểm tra/Kiểm soát
I. Khái niệm, mục đích II. Tiến trình kiểm tra
1. Khái niệm:
Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được
trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện
ra sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ ở đó đưa ra
biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt
được mục tiêu.
2. Mục đích:
- Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế hoạch đã
định 1. Xây dựng các tiêu chuẩn
- Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu Tiêu chuẩn kiểm soát là cơ sở để dựa vào đó các nhà
- Xác định và dự đoán sự biến động của các yếu tố đầu vào quản trị tiến hành đánh giá và kiểm định đối tượng bị quản
lẫn đầu ra trị. Đó là những định mức, những chuẩn mực, những kế
- Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của hoạch cụ thể. Tiêu chuẩn kiểm soát được đặt ra khác nhau
từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức tùy thuộc vào đặc tính của đối tượng cần kiểm soát. Nó có
- Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, thể biểu hiện dưới dạng định tính hoặc dưới dạng định
chỉ huy, quyền hành và chế độ trách nhiệm. lượng.
- Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biểu + Tiêu chuẩn định lượng: công nhân là những tiêu chuẩn
mẫu thích hợp có thể lượng hóa được qua các con số cụ thể. Ví dụ như số
- Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị
lượng sản phẩm, chi phí, giá cả, số giờ làm việc… do đó
những thông tin mang tính định lượng thường dễ kiểm soát.
+ Tiêu chuẩn định tính: khó lượng hóa bằng các con số cụ
thể. Ví dụ như ý thức trách nhiệm, thái độ lao động…nên rất
khó kiểm soát và thường đánh giá chúng qua các nhân tố
trung gian (ví dụ dùng tiêu chuẩn phẩm chất để đánh giá mặt
đạo đức của con người).
Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát cần lưu ý:
+ Tránh đưa ra tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan
trọng.
Vd: chất lượng nước, bao bì nhãn mác, cấu trúc chai nước,
dung tích nước,…
+ Tránh đưa ra tiêu chuẩn quá cao, không thể đạt được.
Vd: chai nước 350ml tiêu chuẩn: 100 chai phải đúng 350ml
vì sản xuất còn bốc hơi, vận chuyển,…
+ Tránh đưa ra tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.
+ Phải giải thích được một cách hợp lý của các tiêu chuẩn
đề ra.
2. Đo lường kết quả
Tiến hành đo lường một cách khách quan đối với những
hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra hoặc lường trước đối
với những sự việc sắp xảy ra, sau đó so sánh với những tiêu
chuẩn ở bước 1 để phát hiện ra sự sai lệch hoặc nguy cơ có
sự sai lệch làm cơ sở cho việc xác định các biện pháp sửa
chữa và điều chỉnh trong bước 3. Hiệu quả việc đo lường sẽ
phụ thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường.
Đối với những tiêu chuẩn kiểm soát biểu hiện dưới dạng
định lượng thì việc đo lường có thể đơn giản, nhưng đối với
những tiêu chuẩn là định tính thì việc đo lường phức tạp
hơn.
Đặc điểm:
+ Định lượng: lượng hóa nó ra, đong đo = 1 đơn vị nào đó
+Định tính: phù thuộc vào ý chí của mỗi người.
Vd: thời tiết hôm nay thế nào: nóng, mát, lạnh,… định tính;
nhiệt độ 37oC: định lượng
Số lượng sv trong lớp: đông định tính; sv 300sv định lượng
Định lượng dễ đo hơn định tính
Phương pháp đo:
- Truyền thống:
+ Quan sát dữ liệu: thông qua số liệu thống kê
+ Quan sát trực tiếp: quan sát trực tiếp nhân viên làm việc
Vd: quan sát
+ Bằng mắt: đứng quan sát người mua hàng chạm vào loại
hàng gì,.. để phán đoán xem ng đó định làm gì
+ Bằng máy: micro camera
+ Điều tra: lấy ý kiến khách hàng
=> Phù hợp với DN: kinh phí thấp, DN nhỏ.
- Hiện đại:
Sơ đồ mạng: Áp dụng máy điện toán:
=> Phù hợp với DN: nhiều kinh phí, DN lớn có nhiều chi
nhánh,…
Đo lường ra kết quả
Vd: Nếu chọn ngẫu nhiên ra đúng yêu cầu sản phẩm đạt
chuẩn thì ko cần kiểm soát. Nếu ko đúng điều chỉnh sai lệch.
3. Điều chỉnh các sai lệch (nếu có)
Sau khi phát hiện các sai lệch ở bước 2, cần phân tích
nguyên nhân của sự sai lệch đó, đồng thời đưa ra các biện
pháp sửa chữa và điều chỉnh khắc phục cần thiết . Tóm lại,
các công việc chủ yếu của quy trình kiểm soát có thể khái
quát qua sơ đồ sau:
+ Điều chỉnh lại tiêu chí: Vd: đóng chai nước Vĩnh
Hảo yêu cầu 100% chai nào cũng phải đóng 500ml,
không đc xê dịch thì nó sẽ không khả thi trong thực tế
→ cho nên ta điều chỉnh lại, thay vì độ chính xác của
thể tích là 500ml lúc ban đầu là như vậy nhưng khi
kiểm tra thì hơn 50% không đc 500ml thì chúng ta
điều chỉnh lại + - 10% → Như vậy có thể là 505ml
hay 499ml,...
+ Điều chỉnh điểm trọng yếu xảy ra kiểm soát, chẳng
hạn như về con người. Tiêu chí đưa ra 2 bộ phận, 2 bộ
phận kia một bộ phận đạt yêu cầu, một bộ phận không
đạt nếu không phải do máy móc, lúc này chúng ta sẽ
điều chỉnh về con người, điều chỉnh về nhân sự.
III. Hình thức kiểm soát
TH: TGĐ sắp tới kỷ niệm 60 năm thành lập cty. Gửi thư
mời 100.000 khách hàng đến dự trc thứ 6 tuần này. Thứ 5 kt
thì chỉ có 50% công việc đc hoàn thành ko kịp tiến độ. Theo
a/c nhà quản trị trên áp dụng loại hình kt nào? Ưu nhược
điểm của hình thức đó. Nhà quản trị đã thất bại vì lý do gì?
Là a/c thì a/c sẽ làm gì để khắc phục?
Nhà quản trị trên áp dụng loại hình kiểm soát trước
công việc.
Ưu điểm: giúp cho tổ chức chủ động tránh sai lầm ngay từ
đầu. Đây là hình thức kiểm soát ít tốn kém nhất.
Nhược điểm: không phán đoán đúng tình hình, đôi khi điều
chỉnh kế hoạch rồi nhưng nó lại không phù hợp với thực tiễn
có thể dẫn tới những sai lầm.
Nhà quản trị đã thất bại trong việc đề ra kế hoạch quá
chậm trễ vì quá sát ngày mới thực hiện việc kiểm soát. Đáng
lẽ ra việc kiểm soát phải được thực hiện sớm hơn, trước 1
khoảng thời gian hợp lý (chẳng hạn trước 1 tuần) để có thể
kịp thời xử lý những vấn đề có thể xảy ra cùng một lúc mà
khó mà tránh khỏi (cùng một lúc có nhiều khó khăn xảy ra).
Khắc phục: giảm số lượng khách mời xuống khoảng
50.000 khách
1. Kiểm soát lường trước (Kiểm soát trước công việc):
➢ Kiểm soát lường trước là loại kiểm soát được tiến hành
trước khi hoạt động thực sự. Kiểm soát lường trước, theo tên
gọi của nó, là tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm
cách ngăn ngừa trước.
➢ Có tác dụng giúp cho tổ chức chủ động tránh sai lầm
ngay từ đầu. Đây là hình thức kiểm soát ít tốn kém nhất.
Chẳng hạn trước khi quyết định sản xuất sản phẩm mới để
tung ra thị trường, xí nghiệp cần nghiên cứu thị trường để
xác định khả năng thích ứng của sản phẩm, sau đó nếu kết
quả cho thấy sản phẩm mới có tính khả thi mới quyết định
sản xuất đại trà.
Ví dụ: Hệ thống siêu thị C gửi những chuyên gia kiểm soát
chất lượng đến các vườn rau theo hợp đồng cung cấp rau
xanh cho siêu thị, để hướng dẫn những người trồng rau về
quy trình kỹ thuật trồng rau sạch, điều này đảm bảo rau sạch
dù có đc thu hoạch từ nhà trồng rau nào cũng có chất lượng
như nhau.
VD: Chương trình bảo trì máy bay đc thực hiện bởi những
hãng hàng không lớn, những chương trình này đc thiết kế để
phát hiện và hy vọng ngăn chặn những nguy hiểm về kết cấu
có thể dẫn đến những thảm họa hàng không.
Ví dụ: Sản xuất nước. KT trước gồm: kt đã có đủ nhân lực
để tìm nguồn nước, điều khiển máy móc để xử lý, tiệt trùng
nguồn nước. Đã đủ các thiết bị, máy móc để thực hiện chưa,
máy móc có hoạt động bth ko, máy đã được tiệt trùng và bảo
trì theo
đúng thời gian quy định chưa. Nguồn vốn ngân sách để chi
trả cho việc mua và bảo trì máy móc, tiền công nhân lực,
tiền điện, nước, cơ sở hạ tầng.
2. Kiểm soát đồng thời (Kiểm soát trong công việc):
 ➢ Kiểm soát đồng thời là loại kiểm tra được tiến hành
trong khi hoạt động đang diễn ra.
➢ Bằng cách giám sát trực tiếp ngay trong khi thực hiện
(trong khi hoạt động đang xảy ra), nắm bắt những lệch lạc,
trở ngại, những vướng mắc trong quá trình thực hiện để đảo
bảo cho tổ chức có những biện pháp tháo gỡ kịp thời, đảm
bảo việc thực hiện kế hoạch.
➢ Việc thường xuyên theo dõi, giám sát, đánh giá và hướng
dẫn người lao động ngay trong quá trình thực hiện sẽ góp
phần nâng cao hiệu quả của loại hình kiểm soát này.
Ưu điểm: nhằm kịp thời tháo gỡ những vướng mắc,
những trở ngại hoặc những sai lệch xảy ra trong quá trình
thực hiện để đảm bảo cho DN đạt được những mục tiêu,
nhiệm vụ đã dự kiến trong kế hoạch. Việc giám sát trong
quá trình thực hiện sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của loại
hình kiểm soát này
Nhược điểm: làm gián đoạn công việc, có thể gây
hiểu nhầm giữa người kiểm soát và người thực hiện vì chỉ
kiểm soát tại 1 thời điểm chứ ko kiểm soát cả 1 quá trình;
gây áp lực cho nhân viên, tốn kém (kiểm soát diễn ra quá
thường xuyên: chi phí chi trả cho nhân lực…,)
Ví dụ: Quá trình kiểm soát bằng hệ thống camera giúp các
giám sát viên có thể theo dõi và kiểm soát tất cả các hoạt
động của khách hàng cũng như nhân viên phục vụ trong siêu
thị.
3. Kiểm soát phản hồi (Kiểm soát sau công việc):
➢ Đây là loại kiểm soát được thực hiện sau khi hoạt động
đã xảy ra. Mục đích của loại kiểm soát này là nhằm xác định
xem kế hoạch có được hoàn thành hay không.
➢ Ưu điểm: rút ra những bài học kinh nghiệm cho những
lần tiếp theo. Chỉ ra sai lệch giữa tiêu chuẩn và kết quả thực
tế. Và làm tăng động lực của nhân viên. Nếu như sai lệch là
đáng kể thì nhà quản trị có thể sử dụng thông tin đó để lập
một kế hoạch khác phù hợp hơn. Thông thường thì các nhân
viên đều muốn biết những thông tin mà họ có thể làm đc tốt
như thế nào và họ cung cấp thông tin đó qua kiểm soát sau.
➢ Nhược điểm của loại kiểm soát này là độ trễ về thời gian,
khi mà nhà quản trị có đc thông tin thì vấn đề đã xảy ra ko
kịp khắc phục.
VD: Giám đốc bán hàng của siêu thị điện máy xanh đc báo
cáo về doanh số bán hàng của 3 tháng đầu năm 2013 và biết
rằng doanh số bán hàng đang giảm sút và sự giảm sút đang
diễn ra rồi. Do đó, giám đốc bán hàng chỉ còn 1 lựa chọn phẩm khuyết tật nằm trong giới hạn cho phép thì có thể cân
duy nhất là cố gắng xác định tại sao doanh số giảm để từ đó nhắc tiếp tục áp dụng cho lần sau. Nếu quá nhiều sản phẩm
có những quyết định làm thay đổi tình hình bán hàng trong lỗi thì phải xem là bị ở khâu nào: do máy móc hay do con
kỳ tiếp theo. người, khâu đóng nước vào chai hay khâu làm chai hay khâu
VD: Ở nhà máy sản xuất bánh phồng tôm Sa Giang, các đóng bao bì,.. Về nhân viên, nếu làm tốt thì sẽ có thưởng,
nhân viên đóng bao bánh luôn cố gắng để đóng đc nhiều bao làm ko tốt thì phạt, nhắc nhở.
trong 1 ca làm việc vì tiền lương đc tính dựa trên số bao
bánh đạt yêu cầu, nếu muốn đạt số lượng nhiều các nhân
viên phải hàn miệng bao thật nhanh và do đó có thể có 1 số
bao bị hở, tổ trưởng sẽ kiểm tra và phản hồi cho từng nhân
viên biết số bao không đạt yêu cầu. Những người có số bao
không đạt yêu cầu vượt quá mức quy định sẽ đc thông báo
ngay khi hết ca và đc yêu cầu hiệu chỉnh thao tác vào ca sau
để đạt được năng suất cao hơn.
Ví dụ: Sản xuất nước. Trước khi sản xuất đã dự liệu chi phí
để sản xuất 1 chai nước. Sau đó kt lại xem chi phí đó tăng
hay giảm hay cân đối. Nếu giảm hoặc cân đối thì tiếp tục áp
dụng cho lần sau; nếu tăng thì phải xác định nguyên nhân
thông qua đối chiếu với các tiêu chuẩn ngân sách ban đầu.
Về chất lượng, kt xem chất lượng có đạt như đầu ko (độ tinh
khiết, dung tích mỗi chai, bao bì có bị lỗi ko,...). Nếu các sản