Professional Documents
Culture Documents
Là chương đầu tiên của sách Kỷ Nguyên Mới Của Quản Trị của Richard L.Draft.
Với bối cảnh đầy biến động như hiện nay cùng với sự bùng nổ công nghệ 4.0 đã
dẫn đến những cơ hội giao lưu, hội nhập quốc tế về văn hóa, chính trị, xã hội,
lao động, con người,…Điều đó khiến cho thế giới thay đổi rất nhanh chóng và có
tác động đến môi trường trong nước. Từ đó ảnh hưởng đến chức năng quản trị
của các doanh nghiệp, tổ chức trong thời kì biến động đầy bất ổn. Chương này
gồm có 10 mục lớn; trong đó có 8 mục đầu tiên liên quan đến những khái niệm,
lý thuyết cần nắm, 2 mục còn lại sẽ là các mục bổ trợ cho 8 mục trên về các lưu
ý thực tế để ta có thể áp dụng một cách tốt nhất.
1. Bạn đã chuẩn bị để trở thành một nhà quản trị ?
Mở đầu là một bài kiểm tra nhỏ để giúp ta nhận thấy được những thứ tự ưu tiên
mà mình có để thích ứng với nhu cầu đặt ra cho các nhà quản trị ngày nay và
với “cách tính điểm và giải thích” ta có thể tự đánh giá xem mình đã chuẩn bị trở
thành một nhà quản trị hay chưa. Qua đó đúc kết ra kinh nghiệm rằng, ưu tiên
cao nhất của nhà quản trị chính là sự tương tác với con người, có năng lực, kĩ
năng thiết lập mối quan hệ với người khác để mở rộng mối quan hệ với bên
trong và bên ngoài tổ chức.
2. Tại sao đổi mới là một vấn đề quan trọng ?
Chính vì môi trường thế giới biến động rất nhanh chóng nên các công ty cần
phải trở nên linh hoạt và nhạy bén trong công cuộc đổi mới để mà đáp ứng được
nhu cầu của khách hàng, của thị trường trao đổi, mua bán hàng hóa. Đổi mới là
một vấn đề quan trọng bởi vì nếu không đổi mới thì sẽ không có một công ty nào
có thể hoạt động trường tồn mãi mãi với thời gian cả; không đổi mới thì mẫu mã
hàng hóa, sản phẩm sẽ dần bão hòa theo thời gian và không còn phù hợp với
nhu cầu thị hiếu của khách hàng nữa. Điều đó sẽ đem đến những bất lợi xấu cho
tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì thế mà để đạt được thành công về phương diện
dài hạn thì vấn đề đổi mới trở nên rất quan trọng.
Ví dụ: Biti’s được biết đến là nhãn hàng chuyên sản xuất giày dép nổi tiếng tại
Việt Nam. Khi thời gian qua đi, sự gia nhập của nhiều nhãn hàng giày dép nổi
tiếng trên thế giới: Adidas, Nike… với nhiều mẫu mã đẹp, độc đáo. Trong khi đó,
Biti’s lại là nhãn hàng chú trọng đến chất lượng sản phẩm, với phương châm “ăn
chắc, mặc bền”. Song vì mẫu mã không đa dạng nên giới trẻ dần chuyển sang
sử dụng những sản phẩm giày dép thời trang hơn, điều đó khiến cho sản phẩm
của Biti’s trở nên bão hòa và không còn phù hợp với xu thế thị trường nữa. Cũng
chính vì thế, Biti’s đã tiến hành đổi mới hàng hóa cho ra đời con Biti’s Hunter vào
cuối năm 2016, cùng với sự góp mặt vào MV ca nhạc của Sơn Tùng M-TP và
Soobin Hoàng Sơn đã giúp cho Biti’s có bước chuyển mình đầy ấn tượng và tái
định vị thương hiệu thành một nhãn hàng thu hút giới trẻ.
https://advertisingvietnam.com/diem-lai-kho-chien-dich-thanh-cong-cua-bitis-tu-
thuong-hieu-lau-doi-thanh-ngua-o-sang-tao-p20771
3. Định nghĩa về quản trị
Trước khi tìm hiểu về chức năng cảu quản trị thì, chúng ta cần phải hiểu rõ hơn
khái niệm về quản trị. Theo Peter Drucker, nhà lý thuyết quản trị có uy tín hiện
được xem là có công rất lớn trong việc phát triển các học thuyết về quản trị hiện
đại thì ông đã khai thác ra 5 nhiệm vụ mà một nhà quản trị giỏi cần làm để vận
hành tổ chức : thiết lập mục tiêu, tổ chức, động viên và truyền thông, đo lường,
phát triển con người. Từ đó mà người ta đúc kết ra định nghĩa về quản trị.
- Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm
đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn biến động.
- Quản trị bao gồm toàn bộ các hoạt động hướng tới việc đạt được mục tiêu
của tổ chức theo cách có hiệu quả và năng suất cao thông qua hoạt động
hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức.
Bản chất của hoạt động quản trị là chủ thể tác động đến đối tượng (khách thể)
trong một tình huống nhất định để đạt được cái mục tiêu, mong đợi, kỳ vọng
chung cảu tổ chức.
4. Các chức năng của quản trị
Đây là tập hợp nhiều công việc quản trị có cùng tính chất do phân công và
chuyên môn hóa lao động trong hoạt động quản trị tạo ra. Để đạt được mục tiêu
chung của tổ chức thì các nhà quản trị cần phải thực hiện bốn chức năng: hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Bốn chức năng sau đây sẽ góp phần hỗ trợ
cho nhà quản trị có thể thực hiện được công việc của mình một cách tốt nhất.
- Hoạch định: là tiến trình thiết lập mục tiêu và quyết định cách thức để thực
hiện mục tiêu
- Tổ chức: Sau khi hoạch định xong, tổ chức sẽ xây dựng lên kế hoạch và
với từng công ty, tổ chức kế hoạch quan trọng chính là các kế hoạch chiến
lược và căn cứ vào kế hoạch chiến lược đó người ta tiến hành hoạt động
tổ chức. Theo giáo trình, hoạt động tổ chức thường đi sau hoạch định vì
nó phản ánh cách thức mà tổ chức nỗ lực để hoàn thành kế hoạch như
thế nào. Tổ chức là tiến trình sắp xếp nguồn lực, phân phối các hoạt động
của cá nhân và nhóm để thực hiện kế hoạch
- Lãnh đạo: là chức năng liên quan đến việc gây ảnh hưởng, truyền thông
một cách có hiệu quả đến thành viên để họ thực hiện công việc. Nhà quản
trị sẽ tạo ra động lực cho cấp dưới, chia sẻ, truyền thông mục đích chung
cảu công ty đến toàn thể mọi người trong tổ chức và truyền cảm hứng đến
nhân viên và mong muốn họ làm việc với kết quả cao hơn.
- Kiểm soát: là việc thực hiện giám sát các hoạt động, so sánh kết quả với
tiêu chuẩn và điều chỉnh các hoạt động sao cho đạt được kết quả như
mong muốn.
Xét về mối quan hệ giữa các chức năng thì chức năng hoạch định thường liên
quan đến nhà quản trị cấp cao; chức năng tổ chức thường liên quan đến nhà
quản trị cấp trung; chức năng lãnh đạo thường liên quan đến nhà quản trị cấp cơ
sở và chức năng kiểm soát thì liên quan đến toàn bộ cấp bậc. Bên cạnh đó, các
chức năng quản trị đều mang tầm quan trọng khác nhau tùy thuộc vào từng vị trí
của nhà quản trị mà sử dụng từng chức năng một cách hiệu quả đế vận hành tổ
chức.
5. Thực hiện hoạt động tổ chức
Khi đã biết các chức năng của nhà quản trị rồi thì điều ta cần quan tâm đến tiếp
theo chính là việc đạt được mục tiêu của tổ chức theo cách thức có hiệu quả và
hiệu suất. Quản trị rất quan trọng do chính sự quan trọng của bản thân các tổ
chức. Trong một xã hội với nhiều sự biến đổi thì việc hình thành nên một tổ chức
hoạt động mạnh mẽ, đông đảo, cùng hướng đến mục tiêu chung là yếu tố hết
sức quan trọng và vô cùng cần thiết. Như vậy để xem xét, đánh giá một tổ chức
hoạt động có tốt hay không thì ta cần đánh giá thông qua hai khía cạnh là hiệu
quả tổ chức và hiệu suất tổ chức.
- Hiệu quả tổ chức: dùng để đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ mà tổ
chức đề ra hay mức độ thành công trong công việc mà tổ chức nỗ lực
thực hiện. Gỉa sử như việc chạy quảng cáo trên các trang mạng xã hội về
loại sản phẩm nào đó với mục tiêu là kiếm them được 200 khách hàng
tiềm năng và kết quả của tháng đó là đã kiếm được 500 khách hàng tiềm
năng nên nó được xem như đã có hiệu quả tổ chức.
- Hiệu suất tổ chức: đánh dấu khả năng thực hiện nhiệm vụ được hướng
đến mục tiêu của tổ chức. Hay đó chính là nguồn lực mà ta sử dụng để
đạt được mục tiêu đề ra. Ví dụ, việc chạy quảng cáo của một nhãn hàng
với mục tiêu là kiếm được 1000 khách hàng tiềm năng thì họ phải bỏ ra chi
phí cho việc chạy quảng cáo thấp hơn so với mục tiêu của nhãn hàng thế
nên nhãn hàng đó đã đạt được hiệu suất tổ chức.
Như vậy thì mục tiêu mà nhà quản trị theo đuổi đó chính là hiệu quả và hiệu suất
đồng thời đạt được mức cao nhất trong một tổ chức. Từ đó mà đòi hỏi nhà quản
trị phải trang bị cho mình những kĩ năng tốt để hoàn thành được trách nhiệm lớn
lao của mình trong hoạt động vận hành tổ chức.
6. Các kỹ năng quản trị
6.1. Các kỹ năng quản trị
Sự thành công của con người không chỉ đến từ may mắn mà nó còn thông qua
các hành vi, biểu hiện và cách thức mà con người thực hiện để vươn đến thành
công. Để thực hiện được các chức năng quản trị trên thì đòi hỏi ở nhà quản trị
phải tự trang bị và phát triển các kỹ năng cần thiết để hỗ trợ trong việc đối phó
với sự biến đổi của môi trường cũng như sự phức tạp của tổ chức. Theo Richard
L.Draft, các kỹ năng đó được tập hợp thành ba nhóm chính: kỹ năng nhận thức,
kỹ năng quan hệ con người và kỹ năng chuyên môn.
- Kỹ năng: là khả năng sử dụng các hành vi, năng lực chuyển hóa kiến thức
thành hành động nhằm đạt được kết quả mong muốn. Như Thomas
Edison đã từng nói: Thiên tài chỉ có 1% năng khiếu bẩm sinh, còn 99% là
khổ luyện” chính vì thế nên các nhà quản trị cần phải trau dồi kỹ năng của
mình thật nhiều hơn nữa để có thể vận hành doanh nghiệp phát triển bền
vững với thời gian.
Sau đây là các kỹ năng mà các nhà quản trị cần phải trang bị cho mình:
- Kỹ năng nhận thức: là kỹ năng mà ta có khả năng về mặt tư duy với khả
năng phân tích, đánh giá, có khả năng kết nối các dữ kiện, các thông tin lại
với nhau, có cái nhìn tổng thể logic để đánh giá trong từng bối cảnh. Kỹ
năng này rất cần thiết cho các nhà quản trị và đặc biệt quan trọng với
những nhà quản trị cấp cao. Vì nhiệm vụ của nhà quản trị cấp cao là điều
hành, phối hợp các hoạt động chung của doanh nghiệp, có cái nhìn tổng
quát, khái quát hóa để đưa ra các quyết định tổ chức doanh nghiệp.
https://vietnambiz.vn/nha-quan-tri-cap-cao-top-managers-la-gi-ki-nang-cua-
nha-quan-tri-cap-cao-20190920120553185.htm#:~:text=Nh%C3%A0%20qu
%E1%BA%A3n%20tr%E1%BB%8B%20c%E1%BA%A5p%20cao%20l
%C3%A0%20nh%E1%BB%AFng%20nh%C3%A0%20qu%E1%BA%A3n
%20tr%E1%BB%8B,cu%E1%BB%91i%20c%C3%B9ng%20c%E1%BB%A7a
%20doanh%20nghi%E1%BB%87p.
- Kỹ năng quan hệ con người: là khả năng làm việc với con người, là khả
năng nhà quản trị làm việc thông qua người khác để thực hiện công việc
một cách có hiệu quả với tư cách là thành viên của nhóm. Kỹ năng đó còn
được biểu hiện rõ như việc ta hợp tác làm việc với một người hay một
nhóm người khác để đem lại kết quả cao trong công việc. Ngoài ra nó còn
bao gồm các khả năng động viên, hỗ trợ, thúc đẩy, phối hợp hay giải quyết
xung đột trong các mối quan hệ và tạo đông lực cho mọi người làm việc.
Kỹ năng quan hệ con người là kỹ năng quan trọng đối với nhà quản trị cấp
trung. Bởi vai trò chính của nhà quản trị cấp trung là trực tiếp quản lý và
điều hành công việc của đội ngũ nhân viên hoặc bộ phận cấp cơ sở trong
tổ chức.
https://www.pace.edu.vn/tin-kho-tri-thuc/quan-ly-cap-trung#:~:text=Vai%20tr
%C3%B2%20ch%C3%ADnh%20c%E1%BB%A7a%20nh%C3%A0,ti
%C3%AAu%20chung%20c%E1%BB%A7a%20t%E1%BB%95%20ch
%E1%BB%A9c.
- Kỹ năng chuyên môn: là kỹ năng chuyên môn thể hiện sự thông hiểu và
thông thạo trong việc thực hiện công việc. Kỹ năng này bao gồm kỹ năng
sử dụng các phương pháp và kỹ thuật cần thiết, kỹ năng và kiến thức đặc
thù để con người phát triển trong lĩnh vực hoặc ngành nghề cụ thể. Ví dụ:
như trong lĩnh vực marketing, để người ta làm việc, thực hiện nhiệm vụ
một cách có hiệu quả và năng suất thì đòi hỏi người đó phải có kỹ năng
chuyên môn giỏi về lĩnh vực marketing: nghiên cứu thị trường, định vị
thương hiệu, hoạch định ngân sách hay kế hoạch chiến lược,…Chính vì
thế nên kỹ năng chuyên môn đóng vai trò rất quan trọng cho các nhà quản
trị cấp cơ sở.
Tất cả ba kỹ năng đều quan trọng, song tầm quan trọng tương đối của kỹ năng
kỹ thuật, kỹ năng quan hệ con người và kỹ năng chuyên môn sẽ tùy thuộc vào
cấp bậc của các nhà quản trị mà đóng vai trò chính yếu khác nhau. Dù vậy thì
nhà quản trị vẫn nên duy trì và phát huy cả ba kỹ năng, không nên bỏ đi kỹ năng
nào cả. Không những thế các nhà quản trị phải tận dụng các kỹ năng linh hoạt
nếu không sẽ dễ dẫn đến những sai lầm, thất bại trong việc vận hành, quản lý tổ
chức đặc biệt là trong thời kỳ của sự bất ổn hay khủng hoảng.
6.2. Khi thất bại trong việc sử dụng các kỹ năng
Quả thật trách nhiệm của nhà quản trị đóng vai trò rất lớn trong tổ chức. Đặc biệt
là trong thời kỳ bất ổn cùng với sự biến đổi nhanh chóng của môi trường thì nhà
quản trị cần phải linh động, linh hoạt trong việc sử dụng các kỹ năng quản trị để
đảm bảo được lợi ích chung của tổ chức và các đối tượng hữu quan. Thế nhưng
bất kỳ một ai đều có thể mắc sai lầm, thiếu sót và những khuyết điểm và chính
những nhà quản trị-người điều hành, làm việc trong tổ chức cũng không thể nào
tránh khỏi. Theo nghiên cứu gần đây đã phát hiện ra mười nguyên nhân gây ra
sự thất bại của nhà quản trị. Trong đó, yếu tố chính yếu dẫn đến sự thất bại của
các nhà quản trị là do kỹ năng và thực tiễn truyền thông kém, thiếu kỹ năng quan
hệ nên không thể tạo dựng các mối quan hệ làm việc và tương tác tốt với nhân
viên, khách hàng, đối tác, kỹ năng và thực tiễn truyền thông kém, không có sự
thích ứng giữa con người và công việc, thất bại trong việc định rõ phương
hướng hay kỳ vọng quá vào kết quả công việc. Chính vì thế, các nhà quản trị
nên thực sự nắm rõ các kỹ năng quản trị, trau dồi và phát triển toàn diện các kỹ
năng để vận hành tổ chức một cách tốt nhất vì nếu các nhà quản trị không có kỹ
năng truyền thông thông tốt thì sẽ không thể nâng cao hiệu quả công việc, nâng
cao chất lượng sản phẩm và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng hay không biết
lắng nghe ý kiến của nhân viên, không tạo mối quan hệ tốt với nhân viên và
khách hàng thì kết quả hoạt động và danh tiếng của toàn bộ tổ chức đều sẽ bị
ảnh hưởng.
9. Quản trị doanh nghiệp nhỏ và các tổ chức phi lợi nhuận
Với các nhà quản trị trong những doanh nghiệp nhỏ thường chú trọng đến:
- Vai trò của người phát ngôn: vì ta phải có năng lực phát ngôn , có khả
năng truyền đạt thông tin đến với khách hàng thì mới giành được sự tín
nhiệm của khách hàng. Từ đó mà phát triển được tổ chức.
- Vai trò của người khởi xướng kinh doanh: vì các nhà quản trị phải luôn
thực hiện cái hoạt động cải tiến, những ý tưởng độc đáo, sáng tạo, tạo
nên hướng đi mới thì mới có thể duy trì lợi thế cạnh tranh trong kinh
doanh.
Với các nhà quản trị trong các tổ chức phi lợi nhuận thì cần nhấn mạnh hơn các
vai trò:
- Người phát ngôn: để truyền đạt các thông tin của tổ chức, kêu gọi vốn đầu
tư từ các nhà tài trợ và công chúng.
- Người lãnh đạo: để xây dựng nên một cộng đồng nhân viên nhiệt huyết,
có trách nhiệm và các tình nguyện viên định hướng theo sứ mệnh.
- Người phân bổ nguồn lực: để phân bổ nguồn lực cho chính phủ và các
quỹ tài trợ mà họ được phân chia từ trên xuống.
10. Năng lực quản trị hiện đại
Chính vì bối cảnh môi trường hiện nay biến động, thay đổi dẫn đến tư duy và
cách tiếp cận của con người về quản trị trở nên khác biệt so với trước nay. Sự
biến chuyển đó được thể hiện ở việc giám sát nhân viên đã chuyển sang tạo
điều kiện, hỗ trợ, động viên nhân viên làm việc, thay vì từng cá nhân làm việc
riêng lẽ giờ đây người ta chú trọng đến việc lãnh đạo, làm việc cùng đội nhóm,
mối quan hệ hợp tác cùng có lợi giữa nhà quản trị với nhân viên, phân quyền
cho cấp dưới, khuyến khích cấp dưới linh hoạt trong việc xử lý cái tình huống bất
ngờ trong môi trường biến đổi nhanh chóng. Dù cho có nhiều nhiều thay đổi và
thách thức trong tương lai thì đây cũng là thời kỳ đầy kích thích để thúc đẩy nhà
quản trị tư duy, phát triển các kỹ năng của mình để vận hành tổ chứ và chìa khóa
để mang lại thành công đó chính là sự tận dụng thời cơ và tập trung vào những
hoạt động đem lại lợi ích cao cho tổ chức. Từ đó đem lại sự thịnh vượng cho
doanh nghiệp trong tương lai.