CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BÀI GIẢNG DẠNG VĂN BẢN (SCRIPT)

Môn học: Quản trị học

Chương 1: Tổng quan về quản trị học

Chủ đề 2: Chức năng của quản trị

Xin chào các bạn,

Chúng ta đã biết rằng quản trị nhằm giúp các cá nhân hợp tác với nhau để thực hiện các

công việc đạt mục tiêu, tức là đạt kết quả và hiệu quả đặt ra, vì vậy quản trị cần được thực

hiện như một quy trình phổ biến. Một nhà quản trị thực hiện các hoạt động quản trị là những

hoạt động nào? Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu về các chức năng quản trị để thấy rõ điều này.

Sau khi học xong bài này, yêu cầu các bạn mô tả được các chức năng quản trị và giải thích

được các hoạt động quản trị thể hiện trong cuộc sống và công việc như thế nào.

Vào năm 1916, Henri Fayol, một kỹ sư khai thác mỏ người Pháp, một trong những người

đầu tiên đưa ra lý thuyết về Quản trị học, ông cho rằng quản trị có năm chức năng, đó là:

hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp, và kiểm soát.

Vào năm 1937, Luther Gulick và Urwich kết hợp thêm các công việc hành chính và công

việc quản trị, họ cho rằng quản trị có bảy chức năng, đó là: hoạch định, tổ chức, nhân sự,

chỉ huy, phối hợp, kiểm tra và tài chính. Nhiều chuyên gia đã đánh giá cao chức năng tài

chính bởi họ cho đây là một điều kiện rất quan trọng để đảm bảo quản trị thành công.

Cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, các Giáo sư trong các trường đại học ở Mỹ

đã bàn cãi khá nhiều và không thể thống nhất về cách thức phân chia các chức năng quản

trị. Một số học giả như Elton Mayo, Mary Parker Follet, Chester Barnard, Max Weber,

1
 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Rensis Likert, Chris Argyris… phân chia quản trị thành năm chức năng: lập kế hoạch, tổ

chức, nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát.

Các học giả như James AF Stoner, R Edward Freeman, Daniel R Gilbert, Stephen P.

Robbins, Mary Coulter, Nancy Langton… chia quản trị thành bốn chức năng: lập kế hoạch,

tổ chức, lãnh đạo, và kiểm soát. Họ cho rằng phân chia thành 4 chức năng này là phù hợp

nhất vì nó liên quan đến nhiệm vụ và mục tiêu của công ty, đồng thời nó cũng thích hợp để

góp phần mang lại kết quả thành công cuối cùng của doanh nghiệp.

Trong môn học này, chúng ta cũng phân chia 4 chức năng quản trị là: hoạch định, tổ chức,

lãnh đạo, kiểm soát. Mọi nhà quản trị trong các doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ, hoạt

động trong mọi lĩnh vực ngành nghề ở mọi quốc gia, đều có 4 chức năng này.

Sau đây chúng ta sẽ nghiên cứu từng chức năng.

Chức năng thứ 1: Hoạch định

Hay còn được gọi là lập kế hoạch - là chức năng được thực hiện đầu tiên trong các chức

năng quản trị.

Hoạch định là quá trình xác định các mục tiêu và xác định cách thức tốt nhất để hoàn thành

các mục tiêu đã đặt ra. Hoạch định là việc xác định phương hướng phát triển cho một tổ

chức. Thực hiện việc hoạch định tốt, chúng ta sẽ có nhiều cơ hội thành công.

Trước tiên, nhà quản trị cần nghiên cứu điều kiện cụ thể của doanh nghiệp trong bối cảnh

môi trường thay đổi và cạnh tranh, căn cứ vào đó xác định mục tiêu mà doanh nghiệp muốn

nhắm tới cũng như các kết quả cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được.

2
 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Ví dụ như sau khi nghiên cứu tình hình thị trường và nhu cầu của khách hàng, căn cứ vào

kết quả kinh doanh năm trước, phòng kinh doanh của một công ty đã xác định được mục

tiêu doanh số bán trong năm tới. Như vậy, phòng kinh doanh phải lên kế hoạch để thực

hiện các chiến dịch quảng bá, PR đến khách hàng mục tiêu, lên các phương án phát triển

hệ thống kênh phân phối và mở rộng mạng lưới đại lý… nhằm đạt được mục tiêu doanh số

bán hàng đặt ra. Đây chính là giai đoạn hoạch định.

Đối với các doanh nghiệp mới hình thành thì nhà quản trị cần đề xuất chiến lược phát triển

cho doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp khác nhà quản trị có thể xem xét hệ thống hóa

chiến lược trong các trường hợp cần thiết, lúc này nhà quản trị sẽ xác định sứ mệnh, tầm

nhìn, giá trị cốt lõi cho tổ chức; từ đó xác định các mục tiêu mà doanh nghiệp nhắm tới.

Ví dụ như một công ty xác định tầm nhìn là trở thành số 1 tại thị trường trong nước về cung

cấp các sản phẩm sữa, xác định sứ mệnh là mang lại chất lượng cuộc sống cho người tiêu

dùng nhờ việc sử dụng các sản phẩm sữa bổ dưỡng và nhiều giá trị, công ty đã xác định

các giá trị cốt lõi phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn là sự trung thực, sự tin cậy, và chất

lượng. Trên cơ sở đó công ty xác định các mục tiêu chiến lược như: cải tiến chất lượng

vượt trội để tạo ra sự khác biệt về sản phẩm, đổi mới công tác chăm sóc khách hàng để duy

trì khách hàng trung thành… Trên cơ sở mục tiêu chiến lược đó, công ty sẽ lập các kế hoạch

chiến lược, là kế hoạch để đảm bảo kết quả đạt được mục tiêu đặt ra. Đây cũng là 1 ví dụ về

hoạch định, nhưng có phạm vi rộng và bao quát hơn so với ví dụ trước.

Trên cơ sở mục tiêu đã được xác định, nhà quản trị sẽ xác định các hoạt động cần được thực

hiện trong một khoảng thời gian cụ thể và nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động

đó nhằm đạt được mục tiêu đặt ra. Kết quả của việc hoạch định là đưa ra được các kế

3
 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

hoạch dài hạn mang tính định hướng và kế hoạch ngắn hạn với các nội dung cụ thể. Nhờ

đó, nhà quản trị có thể quyết định các giải pháp tốt nhất, chủ động né tránh các khó khăn

và các vấn đề phát sinh ngoài dự kiến.

Trở lại ví dụ về mục tiêu đạt doanh số bán hàng trong ví dụ thứ nhất, phòng kinh doanh cần

xác định chi tiết các công việc cần thực hiện liên quan đến các hoạt động marketing, bán

hàng, sản xuất, lên kế hoạch thực hiện các hoạt động đó với ngân sách dự kiến, tính toán số

lượng nhân viên cần huy động để triển khai kế hoạch.

Trong ví dụ thứ 2, Ban Giám đốc công ty cũng cần lập kế hoạch để thực hiện chiến lược,

trong đó xác định rõ nguồn vốn tài chính, con người cần huy động, các công việc ưu tiên

và các chỉ tiêu kết quả cần đạt được về nâng cao chất lượng sản phẩm, gia tăng thị phần

khách hàng mới và duy trì thị phần khách hàng trung thành, để góp phần hiện thực hóa

chiến lược đặt ra là trở thành nhà cung cấp số 1 về các sản phẩm sữa.

Chức năng thứ 2 - Tổ chức

Tổ chức là việc xây dựng cơ cấu, sắp xếp công việc, duy trì và phân bổ nguồn lực phù hợp

để đạt được mục tiêu chung. Chức năng tổ chức liên quan đến việc phân công lao động và

phối hợp các nguồn lực khác nhau để thực hiện được các kế hoạch đề ra trong chức năng

hoạch định. Nó liên quan đến việc thiết lập cơ cấu nhân sự, lựa chọn những người phù hợp

với tổ chức, phân công nhiệm vụ cho các cá nhân khác nhau, đưa ra những quy trình, thủ

tục để mọi người cùng thực hiện và qua đó đạt được các mục tiêu và mục đích của doanh

nghiệp. Nhà quản trị cần hiểu rõ nhân viên, nắm được các nguồn tài nguyên có thể sử dụng,

phân chia công việc, đào tạo nhân viên, tổ chức các nhóm làm việc hợp tác.

4
 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Ví dụ như khi thiết kế cơ cấu tổ chức cho 1 công ty, giám đốc cần quyết định cần có các

bộ phận nào, các bộ phận đó đảm nhiệm các công việc gì, số lượng nhân viên cho mỗi bộ

phận là bao nhiêu, các trưởng phó đơn vị và nhân viên cần có yêu cầu cụ thể như thế nào

để đảm nhiệm được công việc tại bộ phận đó.

Chức năng thứ 3 - Lãnh đạo

Lãnh đạo đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của nhà quản trị. Lãnh đạo là

việc dẫn hướng các hoạt động và kết quả làm việc của nhân viên để giúp đạt được các mục

tiêu của tổ chức.

Quá trình lãnh đạo là quá trình tạo cảm hứng làm việc cho người khác, tác động vào hành

vi của nhân viên để họ làm việc một cách tích cực, tự nguyện.

Cụ thể là xây dựng và truyền đạt tầm nhìn, chỉ đạo hướng dẫn, khuyến khích sự nhiệt tình,

động viên sự cam kết và nỗ lực với công việc, kết nối sự hợp tác để hướng đến việc xây

dựng một tập thể làm việc hợp tác và tích cực. Lãnh đạo thường được thực hiện thông qua

các hình thức như tư vấn, hướng dẫn, động viên, hỗ trợ. Những người trong vai trò lãnh

đạo phải có khả năng ảnh hưởng, thúc đẩy những người khác hướng đến mục tiêu vì chính

những người này sẽ trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm đề ra trong quá trình

lập kế hoạch.

Chức năng thứ 4 – Kiểm soát

Kiểm soát là quá trình đo lường việc thực hiện và thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo

đạt được các kết quả mong muốn. Kiểm soát bao gồm việc đo lường, so sánh kết quả đạt

được với mục tiêu đã đặt ra, đưa ra các hoạt động đúng đắn cần thiết để duy trì hoặc cải

thiện kết quả đạt được, hoặc khắc phục những sai sót nếu có.

5
 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Kiểm soát được thực hiện thông qua việc lựa chọn các mục tiêu cần đánh giá, từ đó xác lập

tiêu chuẩn cần đạt được, đưa ra các chỉ tiêu đo lường và đánh giá, sử dụng hệ thống thông

tin phản hồi để ghi nhận và đánh giá các kết quả đạt được, so sánh với tiêu chuẩn đặt ra, từ

đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cải tiến, sửa chữa.

Ví dụ như trưởng các bộ phận trong 1 công ty cần kiểm soát được kết quả thực hiện công

việc của các nhân viên, thông qua việc xác định các yêu cầu mà nhân viên cần đạt được,

xác định các quy trình thực hiện và tiêu chuẩn hóa các kết quả đạt được thông qua các chỉ

tiêu KPI. Trong quá trình các nhân viên thực hiện nhiệm vụ, nhà quản trị có hệ thống kiểm

tra giám sát, thu thập thông tin phản hồi thông qua các buổi họp nhóm tổ chức thường

xuyên và đưa ra các quyết định để điều chỉnh kịp thời. Trưởng bộ phận đánh giá kết quả

hoàn thành công việc của các nhân viên và quyết định mức thù lao tương xứng.

Các bạn thân mến, như vậy chúng ta vừa nghiên cứu 4 chức năng của quản trị là hoạch

định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Bốn chức năng này đóng vai trò rất quan trọng trong sự

thành công của bất kỳ tổ chức nào. Một nhà quản trị phải thực hiện các chức năng này để

đạt được mục tiêu của công ty. Nắm vững các chức năng này sẽ giúp chúng ta thực hiện

các công việc thành công và thuận lợi.