Đề kiểm tra giữa kỳ

Câu hỏi 01.

1. Các chức năng

Các nhà quản trị hiện nay đang phải đối mặt với những sự thay đổi sâu rộng về
mọi mặt xã hội, công nghệ, và kinh tế của kỷ nguyên mới. Khi thời cuộc không ngừng
chuyển đổi thì thách thức và cạnh tranh đặt ra đối với hoạt động quản trị hiệu quả, bền
vững ngày càng gắt gao hơn. Hoạt động quản trị là một hoạt động cốt lõi và quan trọng
đối với bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào. Theo lý thuyết được chấp nhận rộng rãi nhất
của hai giáo sư nổi tiếng trong ngành Quản trị học là James Stoner và Stephen Robbins
thì Quản trị học bao gồm 5 hoạt động chủ yếu: Thiết lập mục tiêu ;Tổ chức: phân chia
công việc; Động viên và truyền thông; Đo lường; Phát triển con người. Các hoạt động
này được tập hợp qua 4 chức năng: Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo và Kiểm soát.
Đây được xem là những nguyên tắc cơ bản về quản trị mà bất kể ở công ty nào,
cấp bậc nào, các nhà quản lý đều cần hiểu, nắm rõ và đảm bảo vận hành để đạt được
những mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế thị trường nói
chung.

a. Hoạch định (Planning):

Chức năng này là tiền đề của hoạt động quản trị. Nó xoay quanh việc nhận
dạng, thiết lập các mục tiêu cần đạt được trong tương lai của tổ chức. Thông qua
quy trình quản trị, các nhà quản trị ra quyết định về công việc và tìm kiếm, sử
dụng các nguồn lực để giúp tổ chức hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
Có thể hiểu một cách cụ thể hơn, hoạch định là một chức năng giúp các nhà
quản trị xác định mục tiêu, nhận định các cơ hội, rủi ro và đưa ra các phương pháp
cụ thể để tổ chức hoạt động hiệu quả nhất, tận dụng tối đa các nguồn lực và giảm
thiểu rủi ro.
“Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch, điều đó có nghĩa là bạn
đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại” – Crawford H.Greenewalt. Trong 4 chức
năng quản trị, có thể nói Hoạch định là chức năng quan trọng nhất, bởi vì chúng ta
không thể tiến hành công việc khi không biết chúng ta muốn đạt được điều gì và
phải làm gì để đạt được những điều đó.
Một ví dụ nổi tiếng khác là P&G (Procter and Gamble) – tập đoàn hàng đầu
thế giới về các sản phẩm chăm sóc cá nhân – đã có những đánh giá sai lầm trong
việc hoạch định hiệu phụ của một nhãn hàng. Họ cho rằng càng nhiều sự lựa chọn
cho khách hàng thì doanh số sẽ càng cao. Họ đã tung ra đến 52 thương hiệu phụ
của chỉ một dòng sản phẩm kem đánh răng Crest và 31 thương hiệu phụ của một
dòng sản phẩm dầu gội trị gàu Head & Shoulders. Sự thật là khách hàng đã hoàn
toàn bối rối trước hàng loạt sản phẩm và cuối cùng Crest chỉ chiếm 15% thị phần
kem đánh răng của thị trường Mỹ, bị Colgate bỏ lại rất xa.

Ví dụ trên cho thấy, việc hoạch định thương hiệu phụ của P&G đã vướng
phải lỗ hổng nghiêm trọng khi không tính toán kỹ những rủi ro có thể gặp phải,
khiến người tiêu dùng không thể tập trung vào sản phẩm của họ khi một lúc tung
ra quá nhiều các thương hiệu phụ cùng hoặc tương đối có công dụng giống nhau.

Tổ chức (Organizing): là quá trình sắp xếp nhiệm vụ, con người và nguồn nhân
lực để hoàn thành các công việc đã được Hoạch định. Chức năng này đảm nhiệm
vai trò phân công và hợp nhóm các công việc vào vào một bộ phận, cá nhân cụ thể
tạo sự phối hợp ngang, dọc trong hoạt động của tổ chức, phân bố toàn bộ nguồn
lực để hoàn thành mục tiêu.
Hoạt động tổ chức thường đi sau hoạch định và nó phản ảnh cách thức mà
tổ chức nỗ lực để hoàn thành kế hoạch như thế nào. Tổ chức bao hàm việc phân
công các công việc, hợp nhóm các công việc vào một bộ phận, ủy quyền, và phân
bổ các nguồn lực trong toàn tổ chức.
Trong những năm gần đây, các tổ chức trên thế giới đang thực hiện tái cấu
trúc tổ chức để thích nghi với các kế hoạch thay đổi của họ. Oprah Winfrey là một
CEO nắm quyền điều hành công ty này với tư cách là tổng giám đốc điều hành
OWN. Qua đó bà đã tái bố trí một số nhà quản trị cao cấp, thuê thêm người mới,
cắt giảm công việc để giảm chi phí và làm điều hòa hoạt động của công ty. Oprah
Winfrey hy vọng rằng những sự thay đổi về cấu trúc sẽ mang đến một cách tiếp
cận tinh gọn và kinh doanh hơn, và đúng như dự đoán điều này sẽ làm cho OWN
có một nền móng vững chắc cho tới hiện nay. Winfrey đã nói: “Tôi tự hào với bản
thân về sự tinh gọn”.
Trên đây là một ví dụ tiêu biểu về việc tái cấu trúc công ty, dám làm và vận
dụng tối ưu các nguồn lực cũng như tái cơ cấu bộ máy hoạt động, cắt giảm một số
bộ phận dư thừa và tập trung vào những nhân công chất lượng cao trong kinh
doanh. Chính vì vậy đã giúp công ty có thể đạt được nền móng vững chắc để thực
hiện hóa các công việc đã được hoạch định.

Lãnh đạo (Directing): là chức năng tạo cảm hứng cho mọi người làm việc, nỗ
lực để thực hiện công việc với kết quả cao.
Lãnh đạo thể hiện việc sử dụng ảnh hưởng để động viên nhân viên đạt được
các mục tiêu của tổ chức. Lãnh đạo bao hàm việc tạo ra những giá trị và văn hóa
được chia Sẻ, truyền thống các mục tiêu đến mọi người trong toàn bộ tổ chức, và
truyền cảm hứng đến nhân viên với mong muốn họ sẽ thực hiện công việc với kết
quả cao hơn.
Sergio Marchionne, tổng giám đốc của công ty xe hơi Chrysler, đã sử
dụng khoảng thời gian từ hai tuần mỗi tháng tại Michigan để gặp các nhóm nhà
quản trị cao cấp phụ trách bán hàng, marketing, và điều hành sản xuất để nói về
những kế hoạch của ông và động viên mọi người hoàn thành các mục tiêu đầy
tham vọng. Marchionne, người cũng đã có khoảng nửa thời gian trong cuộc đời
của mình tại Italy để điều hành hãng xe Fiat, đã từ chối không sử-dụng văn phòng
cao cấp đắt tiền ở tầng 15 tại trụ sở chính của Chrysler để có thể thực hiện hoạt
động chỉ đạo thực tế tại chỗ từ một văn phòng làm việc gần với trung tâm thiết
kế.
Một nhà quản trị biết sử dụng tầm ảnh hưởng để quan tâm đến đời sống vật
chất, tinh thần của nhân viên luôn là một nhà quản trị có tầm nhìn. Bởi vì một tổ
chức phát triển khi và chỉ khi mọi con người trong tổ chức đó đều phát triển và tận
tụy với mục đích và công việc của chính mình.

Kiểm soát (Controlling): Đo lường việc thực hiện và tiến hành các hành động để
đảm bảo kết quả mong muốn đạt được.

Kiểm soát, chức năng thứ tư của quản trị, cũng là chức năng cuối cùng bao
hàm việc giám sát hoạt động của nhân viên, xác định tổ chức có đi đúng hướng
trong quá trình thực hiện mục tiêu hay không, và tiến hành các điều chỉnh khi cần
thiết.
Một xu hướng trong những năm gần đây đó là các công ty ngày càng ít
nhấn mạnh dạng kiểm soát từ trên xuống và nhấn mạnh nhiều hơn đến việc đào tạo
nhân viên để họ có thể tự giám sát và thực hiện các hành động điều chỉnh. Tuy
nhiên, trách nhiệm cuối cùng của việc kiểm soát vẫn thuộc về nhà quản trị, đặc
biệt là nhà quản trị cấp cao.

Mối quan hệ giữa các chức năng trong hoạt động quản trị
Bốn Chức năng Quản trị này có mối quan hệ mật thiết, gắn bó chặt chẽ với
nhau tạo thành một bộ khung của việc quản trị mà không thể tách rời hay bỏ đi bất
kì một bộ phận nào. Bộ khung này có thể được thể hiện như hình dưới đây:
Như chúng ta đã thấy ở hình trên, quy trình quản trị phải được thực hiện
đầy đủ bốn chức năng thì mới đạt được kết quả tốt bền vững. Bất kì một chức
năng nào cũng có sự liên kết với ba chức năng còn lại. “Hoạch định” là chức năng
đầu tiên của quy trình, bất kì một quy trình nào cũng phải đặt ra được những mục
tiêu nhất định .Hoạt động “Tổ chức” thường đi sau hoạch định và nó phản ánh
cách thức mà tổ chức nỗ lực để hoàn thành kế hoạch. Cũng như vậy, “Lãnh đạo”
thể hiện việc sử dụng ảnh hưởng để động viên nhân viên đạt được các mục tiêu
của chức năng tổ chức. “Kiểm soát”, chức năng thứ tư và cũng là chức năng cuối
cùng của quản trị, là cú chốt của ba chức năng trước nó và đưa đến kết quả cuối
cùng. Và cho dù có đạt được mục tiêu hay không thì vòng lặp vẫn tiếp tục với
chức năng hoạch định. Khi không đạt được những mục tiêu đã đề ra thì phải xem
xét lại từ bước hoạch định. Và nếu đã hoàn thành được mục tiêu thì hoạch định
tiếp tục đưa ra những mục tiêu mới cần đạt được trong quy trình quản trị.
Đối với các doanh nghiệp, mặc dù việc thực hiện đủ bốn Chức năng Quản
trị là giống nhau, song việc đảm bảo Chức năng Quản trị của các cấp quản trị
trong những doanh nghiệp có quy mô khác nhau là khác nhau: “Đối với các doanh
nghiệp nhỏ, cấp quản trị cao nhất có thể can thiệp và điều hành cả những công
việc của cấp dưới. Trong khi đó ở các doanh nghiệp lớn thì chức năng quản trị
được phân cấp khá rõ ràng, cấp quản trị càng cao càng tập trung thời gian vào
những chức năng thiết yếu hơn”. Thêm vào đó, ở các cấp quản trị khác nhau cũng
có những mối liên hệ giữa các chức năng khác nhau. Chức năng hoạch định và tổ
chức giảm dần theo cấp quản trị trong khi đó, chức năng điều hành lại tăng lên ở
cấp quản trị thấp nhất.

Một ví dụ thực tiễn tiêu biểu cho mối quan hệ giữa các Chức năng Quản trị
là công ty Điện tử Hoa Kỳ ( GE: General Electric ). Hoạch định được thực hiện rất
tốt qua các hoạt động của công ty. “Các nhà quản trị tại đây đã thiết lập nên các bộ
phận cơ bản như chất dẻo, bảo hiểm, và truyền thông để tập trung nguồn lực công
ty vào bốn lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: năng lượng, động cơ máy bay, chăm sóc
sức khỏe và dịch vụ tài chính. GE thường luân chuyển các nhà quản trị cấp cao
vào các bộ phận khác nhau sau vài năm để họ có thể phát triển các năng lực theo
diện rộng. Đồng hành với chiến lược tái phân bổ nêu trên, ngày nay công ty sẽ giữ
con người làm việc lâu hơn tại bộ phận kinh doanh của họ để những người này có
thể thông hiểu sâu về các sản phẩm và khách hàng trong phạm vi thuộc lĩnh vực
kinh doanh của mình”. Đây là bước đi xuất sắc trong phần tổ chức của công ty.
Cuối cùng việc lãnh đạo và kiểm soát của công ty vô cùng nghiêm ngặt đảm bảo
chất lượng công việc, sản phẩm và dịch vụ.

Các chức năng của quản trị có mối quan hệ gắn kết với nhau, chức năng
này bổ trợ cho chức năng kia, các chức năng quản trị phối hợp hài hòa sẽ giúp tổ
chức phát triển và lớn mạnh hơn qua thời gian.

2. Ứng dụng lý thuyết động viên vào việc giữ chân nhân viên giỏi trong bối cảnh
mới như thế nào? Cho ví dụ
Thu hút, động viên và giữ chân những người lao động tri thức đã trở nên
quan trọng trong một thị trường lao động chặt chẽ và dựa trên tri thức, nơi mà các
phương thức quản lý tri thức đang thay đổi và sự hội tụ toàn cầu của công nghệ đã
xác định lại bản chất của công việc. Mặc dù việc cá nhân hóa các hoạt động tuyển
dụng và làm việc theo nhóm có thể mang lại sự linh hoạt cho cá nhân và tổ chức,
những việc sắp xếp các chiến lược nhân sự và tổ chức để đạt được lợi thế cạnh
tranh đã trở nên nổi bật hơn.