BÀI TIỂU LUẬN HẾT MÔN – MÔN QUẢN TRỊ HỌC

Họ và tên: Bùi Gia Hưng Ngày sinh: 31/01/2004 Nơi sinh: Bình Định
Mã sinh viên: 31221025893 Buổi học: Sáng thứ 4 Phòng học: B2-411

TÊN ĐỀ TÀI: Phân tích mối quan hệ giữa các chức năng quản trị (PODC). Chỉ ra
những điểm giống và khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của nhà quản
trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp. Lấy một ví dụ thực tế mà anh (chị) biết để
minh họa cho phân tích của anh chị.
Bài làm:
1.Mối quan hệ giữa các Chức năng quản trị (PODC):
Có rất nhiều định nghĩa xoay quanh về thuật ngữ quản trị và có thể được nói
là chưa có một định nghĩa nào được tất cả mọi người thống nhất và chấp nhận hoàn
toàn. Sau đây là một vài định nghĩa điển hình được giải thích tương đối rõ nét và
thông dụng nhất:
Nói về quản trị, James Stoner và Stephen Robbins nhận định: “Quản trị là
tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các
thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm
đạt được mục tiêu đã đề ra.”
Hay theo Robert Albanese cho rằng: “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và
xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều
kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.”
Thật vậy, có vô vàn sự đa dạng khác nhau về khái niệm quản trị; tuy nhiên,
nói một cách nôm na, dễ hiểu nhất thì nó chính là “phương thức nhằm đạt được
mục tiêu với hiệu quả và hiệu suất cao thông qua nỗ lực hoạt động của con người”.
Hay nói cách khác, “quản trị là tiến trình làm việc với con người và thông qua con
người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn thay đổi”. Nó
được xem như là chìa khóa cốt lõi và là đòn bẩy để thúc tiến cho việc phát huy
năng lực của mỗi cá nhân.
Thật vậy, quản trị rất cần thiết trong mọi doanh nghiệp, tổ chức. Do đó, các
chức năng quản trị cũng được xem như là tiền đề nhằm chỉ ra những sứ mệnh tổng
quát nhất trong quy trình quản trị. Ngoài ra, nó còn được hiểu là những hoạt động
riêng biệt của quản trị, nhằm thể hiện các phương thức tác động của quản trị viên
đến những lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp. Có vô số những tranh luận đã nổ
ra xoay quanh tới các chức năng quản trị. Tuy nhiên, các nghiên cứu đã thống nhất
4 chức năng quản trị, đó là: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.
⦁ Hoạch định (Planning): là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, là
một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định giải pháp, hình thành các
chương trình hành động (kế hoạch hành động) để thực hiện có hiệu quả mục tiêu
đã đề ra. Hoạch định bao gồm các công việc, cụ thể là: việc xác định mục tiêu hoạt
động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu, và thiết lập một hệ thống
các kế hoạch để phối hợp các hoạt động. Chức năng hoạch định của quản trị liên
quan tới đảm nhiệm việc thiết lập các mục tiêu, kế hoạch và xác định một quá trình
hành động, giải pháp cụ thể để đạt được các mục tiêu đó. Cụ thể hơn là, chức năng
hoạch định thể hiện một doanh nghiệp, tổ chức muốn thành công đến đâu trong
tương lai và cách thức thực hiện như thế nào để có thể đi đến đó. Đồng thời, nó
chính là chìa khóa để giúp những nhà quản trị tư duy có hệ thống, mở ra cho họ
một tầm nhìn chiến lược dài hạn, linh hoạt thích nghi với những tình huống có thể
phát sinh và những biến đổi của môi trường, tránh việc lãng phí thời gian, sức lực
vào những kế hoạch không cụ thể, lan man bởi vì hoạch định liên quan tới dự báo,
dự trù (tâm lí, nguồn lực,..), phân tích được môi trường cũng như đánh giá được tổ
chức. Không ngoa khi nói rằng, hoạch định chính là phương thức tốt nhất để thực
hiện mục tiêu; do đó, nhà quản trị có thể thông qua hoạch định để hợp tác và phối
hợp hoạt động để đạt được kết quả cao nhất trong tương quan chi phí thấp nhất.
⦁ Tổ chức (Organizing): là chức năng quản trị nhằm xây dựng và phát triển
cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối
quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, phân hệ đó. Công việc này
bao gồm: thiết kế và phát triển cơ cấu tổ chức tối ưu, xây dựng hệ thống nguyên
tắc thủ tục, quy trình làm việc và thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền. Mặt
khác, nhiệm vụ của nó liên quan đến việc quyết định cách tốt nhất để phân chia bộ
phận, hoặc nhóm, công việc trong tổ chức thành các bộ phận để phối hợp nỗ lực
một cách hiệu quả đồng thời nhằm tránh được những lãng phí và giảm thiểu đáng
kể những sai sót thường gặp phải trong hoạt động quản trị. Mức độ hiệu quả của tổ
chức phụ thuộc vào sự phối hợp và hợp tác các nguồn lực để đạt được mục tiêu.
Do đó, tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi thích hợp cho
các cá nhân và cho cả tập thể thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu.
 ⦁ Điều khiển (Directing): là chức năng quản trị liên quan đến vấn đề tuyển
dụng và đào tạo, lãnh đạo, chỉ huy, động viên và thúc đẩy nhân viên hoàn thành
các mục tiêu của tổ chức và cá nhân với hiệu quả cao. Công việc này bao gồm:
hướng dẫn, lãnh đạo mọi người tiến hành các hoạt động và động viên trên tinh
thần, thái độ và sự nỗ lực của các thành viên trong tổ chức. Động viên đúng thì sẽ
tạo ra nền tảng cho sự nỗ lực cao hơn người khác. Chức năng điều khiển đảm
nhiệm việc giúp tổ chức đạt được mục tiêu trên cơ sở của lãnh đạo hiệu quả đồng
thời khơi dậy những nỗ lực của nhân viên để họ thực hiện công việc hiệu quả hơn,
tránh tình trạng chậm trễ, tồn đọng trong công việc. Do đó, nó có thể xem là chức
năng kết nối với các chức năng khác của quản trị và chính là cầu nối tạo nên một
môi trường giao tiếp hiệu quả.
⦁ Kiểm soát ( Controlling): là chức năng cần thiết của mọi nhà quản trị từ
nhà quản trị cấp cao nhất đến nhà quản trị cấp thấp nhất trong tổ chức. Công việc
này bao gồm: xác định thành quả, so sánh hiệu suất thực tế và thực hiện các hành
động khắc phục, điều chỉnh và sửa chữa khi cần thiết. Nói một cách nôm na, dễ
hiểu đó là các nhà quản trị đang cố gắng để kiểm tra xem có sai lệch về mức độ
thực hiện hay không nhằm đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng, đúng sứ
mệnh đã nêu ra. Chức năng kiểm soát liên quan tới việc đảm bảo rằng hiệu suất
không đi chệch khỏi tiêu chuẩn nhằm bảo đảm cho kết quả hoạt động phù hợp với
kế hoạch, mục tiêu; đồng thời bảo đảm các nguồn lực được sử dụng hữu hiệu.
Không những thế, chức năng kiểm soát còn làm đơn giản hóa các hoạt động quản
trị.
Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị (PODC): có sự liên kết mật thiết,
gắn bó chặt chẽ với nhau tạo thành một bàn đạp cố định của hoạt động quản trị mà
hiển nhiên các chức năng này không thể thay thế hay loại bỏ lẫn nhau. Có thể coi
bốn chức năng quản trị là một quá trình bởi lẽ, mỗi chức năng được xây dựng trên
những chức năng trước đó. Hay nói cách khác, tất cả các chức năng quản trị đều là
một phần của quy trình quản trị và chúng luôn song hành và đan xen cùng nhau,
chức năng này bổ trợ cho chức năng kia, do đó sẽ tạo nên sự phối hợp hài hòa giúp
cho tổ chức phát triển. 4 chức năng này phải được thực hiện đúng cách và khi được
thực hiện tốt sẽ trở thành lý do dẫn đến thành công của tổ chức. Có thể thấy, chức
năng đầu tiên của quy trình quản trị chính là hoạch định, dù bất cứ quy trình gì đi
chăng nữa thì trước hết nhà quản trị cũng phải thiết lập được các mục tiêu và xác
định một quá trình hành động để đạt được các mục tiêu đó. Một điều chắc chắn
rằng, nếu hoạch định được thực hiện một cách hiệu quả, nó có thể làm giảm thời
gian và nỗ lực cần thiết và hiển nhiên người ta không thể thành công nếu như
không có hoạch định. Thật vậy, hoạch định càng tốt bao nhiêu thì quy trình PODC
càng dễ thực hiện trôi chảy bấy nhiêu. Bên cạnh đó, hoạt động tổ chức được ví như
là cơ thể con người, phụ thuộc vào mức độ thích ứng với những thay đổi của môi
trường và nó thường đi sau hoạch định nhằm phản ánh cách thức mà tổ chức nỗ lực
để hoàn thành kế hoạch, mục tiêu. Nếu tổ chức kém, thì công ty sẽ thất bại, dù
hoạch định có tốt đi nữa. Tiếp đến đó chính là chức năng điều khiển, chỉ khi chức
năng này được tiến hành hiệu quả thì các chức năng hoạch định và tổ chức mới có
ý nghĩa. Dù kế hoạch và tổ chức có xuất sắc đến đâu thì chắc chắn sẽ thất bại nếu
như điều khiển kém. Điều khiển thể hiện việc động viên, đôn đốc đến nhân viên để
thực hiện với năng lực cao nhất của họ để thực hiện tốt nhất những mục đích mong
muốn của chức năng tổ chức. Vì vậy, trong chức năng này, lãnh đạo hiệu quả là
điều bắt buộc vì người lãnh đạo là người có ảnh hưởng trực tiếp đến cấp dưới.
Không thể không nhắc đến chức năng kiểm soát, là chức năng cuối cùng của hoạt
động quản trị nhưng không kém phần quan trọng và là then chốt cho những chức
năng trước đó nhằm dẫn đến thành quả. Cụ thể, nếu như có sự sai lệch trong hoạt
động thực tiễn thì những nhà quản trị sẽ đề ra những giải pháp cụ thể nhằm điều
chỉnh, khắc phục kịp thời bởi nhiệm vụ của họ là nhằm đảm bảo cho mục tiêu của
tổ chức. Vì vậy, lập kế hoạch và kiểm soát có liên quan đến nhau. Tóm lại, các
chức năng này được xem như là xương sống của quy trình quản trị, thiếu bất kì
một chức năng nào thì hiển nhiên không thể tạo thành một khung xương hoàn
chỉnh và đặc biệt bốn chức năng quản trị hoạt động như một quá trình liên tục.
2. Những điểm giống và khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của
nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp:
Trước hết, có thể hiểu một cách nôm na, nhà quản trị là những người bảo
đảm cho tổ chức hoàn thành các mục tiêu của mình một cách hiệu quả.
⦁ Điểm giống: dù có ở bất kì địa vị, bất kể công ty nào, cấp bậc nào đi chăng
nữa, cấp cao hay cấp thấp, thì tất cả nhà quản trị đều phải thực hiện công tác quản
lý và phải tiến hành qua bốn chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, điều khiển và
kiểm tra bởi vì về mặt bản chất, quản trị là quản trị con người cho nên hầu như
bằng nhau ở tất cả các cấp và cả bốn chức năng này đều là những nguồn gốc cốt lõi
nhất, có thể được xem như là kim chỉ nam cho sự thành công trong công tác quản
trị của doanh nghiệp.
⦁ Điểm khác: tùy theo mức độ và tính chất công việc liên quan tới từng chức
năng và tỷ lệ thời gian mà các nhà quản trị dành cho từng chức năng đó như thế
nào. Cụ thể:
 ⧫ Nhà quản trị cấp cao là các nhà quản trị nắm quyền lực cao nhất trong một
doanh nghiệp, tổ chức đồng thời là người phải chịu trách nhiệm cho tất cả mọi quá
trình. Nhiệm vụ chính của họ là xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động và phát
triển của tổ chức. Họ thường là Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc,...
⧫ Nhà quản trị cấp thấp là những nhà quản trị nắm quyền lực dạng thấp, đảm
nhận việc chỉ huy đồng thời hướng dẫn, đốc thúc công nhân trực tiếp trong công
việc hàng ngày nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Họ thường là tổ
trưởng, nhóm trưởng, trưởng ca,...

Từ đây, chúng ta có thể dễ dàng nhận ra sự khác biệt trong việc phân bổ thời
gian giữa các cấp quản trị. Có thể hiểu, các cấp quản trị là sự phân chia giữa mức
độ quyền hạn và trách nhiệm trong một công ty. Hiển nhiên dễ dàng nhận ra rằng,
càng đi cấp lớn hơn trong vị trí quản trị thì họ càng dành nhiều thời quan tâm dần
hơn đến việc hoạch định cũng như tổ chức và giảm dần việc hướng dẫn và điều
khiển trực tiếp so với nhà quản trị cấp thấp bởi họ là những người đứng đầu tổ
chức và là những người đưa ra kế hoạch cho tổ chức. Chẳng hạn, theo nghiên cứu
của Mahoney, nhà quản trị cấp cao dành hẳn 64% thời gian cho công tác hoạch
định và tổ chức, trong khi nhà quản trị cấp thấp chỉ dành 39%. Ngược lại, các nhà
quản trị cấp thấp lại dành một số lượng lớn thời gian cho việc lãnh đạo, đôn đốc
công việc trực tiếp với các công nhân và đóng một vai trò quan trọng trong việc
chịu trách nhiệm rất lớn về họ. Tóm lại, công việc của nhà quản trị tùy theo cấp
bậc trong tổ chức và thời gian điều chỉnh mà các cấp bậc quản trị khác nhau nhằm
thực hiện các chức năng là không giống nhau.
Chắc hẳn, không riêng gì chúng ta đều sẽ thắc mắc vấn đề nào dẫn đến sự
khác biệt trong sự phân bổ thời gian giữa các cấp quản trị như thế, thì có lẽ chúng
ta phần nào sẽ xem xét trên khía cạnh các kĩ năng quản trị. Trong đó bao gồm cụ
thể:

⦁ Kỹ năng kỹ thuật: là kiến thức chuyên môn và chuyên môn cần thiết để
thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
⦁ Kỹ năng nhân sự: chủ yếu liên quan đến việc làm việc tới con người.
Đồng thời, nó được xem như là yếu tố tiên quyết và là tiền đề bắt buộc liệu rằng
doanh nghiệp đó có thực sự thành công hay không.
⦁ Kỹ năng tư duy (nhận thức): là khả năng cho phép một nhà quản trị hiểu
rõ hơn về các tình huống phức tạp và phát triển các giải pháp sáng tạo nhằm mang
lại lợi ích cho tổ chức.
Một điều chắc chắn có thể nhìn nhận được rằng, bất kể các nhà quản trị nào,
dù là cấp cao hay cấp thấp, đều cần trang bị cho mình cả ba kỹ năng trên; tuy
nhiên, dù nhiều hay ít thì phần lớn phụ thuộc vào cấp bậc quản trị trong tổ chức.
Với những nhà quản trị cấp cao thì rất cần những kỹ năng về tư duy hơn là những
nhà quản trị cấp thấp; do đó, việc họ dành một lượng lớn thời gian cho việc nhìn
nhận, suy ngẫm và đề ra những biện pháp cụ thể, khách quan cho vấn đề là hoàn
toàn đúng bởi vì họ đang dành thời gian cho chuyên môn mà họ thực sự giỏi và có
năng lực. Trái lại, kỹ năng kỹ thuật thì rất cần thiết cho những nhà quản trị cấp
thấp. Tuy nhiên, không thể phủ định được rằng những nhà quản trị cấp cao có thể
hoàn thành tốt những công việc của cấp thấp và ngược lại, những nhà quản trị cấp
thấp cũng có thể làm tốt những công việc do nhà quản trị cấp cao phụ trách; nhưng
trên hết, nói đi cũng phải nói lại, sẽ phải bỏ ra rất nhiều thời gian và chi phí đầu tư
cho việc này. Nói một cách dễ hiểu hơn, nó được coi như chuyên môn hóa. Việc
chuyên môn hóa sẽ mang lại năng suất, chất lượng hiệu quả cao hơn cho doanh
nghiệp.
3. Ví dụ thực tế:
Nhằm nhận định khách quan hơn về sự khác nhau về nhà quản trị cấp cao
với nhà quản trị cấp thấp, chúng ta cùng xem xét ví dụ thực tế sau đây:
Khi nhắc đến những nhà quản trị thành công ở Việt Nam thì không ai không
biết đến cái tên Phạm Nhật Vượng. Hiện ông đang làm chủ tịch HĐQT tập đoàn
Vingroup, là một trong những tập đoàn lớn nhất Việt Nam hoạt động đa ngành: bất
động sản ( nhà ở, trung tâm mua sắm, khách sạn, sân gôn,..) , bán lẻ, chăm sóc sức
khỏe, giáo dục... Đồng thời, ông cũng xây dựng một trung tâm nghệ thuật đương
đại và biến một số khoản đầu tư thành dự án phi lợi nhuận. Không thể chối cãi
được rằng, ông chính là một trong những nhà quản trị cấp cao thành công nhất ở
Việt Nam với lối tư duy, nhận thức thị trường nhạy bén và thái độ quả quyết, dám
nghĩ dám làm. Đối với một nhà quản trị cấp cao như vậy, ông là người chịu trách
nhiệm chính đưa ra các quyết định chính xuống cấp dưới và luôn đề ra những sáng
tạo mới mẻ, phong phú nhằm linh hoạt thích nghi với sự biến đổi của thị trường
đồng thời xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động, mục tiêu cụ thể nhằm định
hướng tập đoàn để đưa Vingroup ngày càng đi lên và phát triển phồn thịnh hơn
nữa. Mặt khác, ông cũng quan tâm đến việc mở rộng thị trường trên những lĩnh
vực mới. Vì thế, ông được xem như là kim chỉ nam cho mọi hoạt động quản lí
nhân sự.
An hiện đang là nhóm trưởng, quản trị một quán cafe tại TP. Hồ Chí Minh.
Công việc chính của anh là đảm nhận việc giám sát trực tiếp nhân viên mà mình
phụ trách nhằm bảo đảm rằng họ đang thực hiện đúng các quy trình về bán hàng,
chăm sóc khách hàng, cách thức pha chế đồ uống,... Ngoài ra, anh An còn có nghĩa
vụ động viên tinh thần nhân viên nhằm khơi dậy sự nỗ lực của họ đồng thời hướng
dẫn, tận tình chỉ bảo khi họ gặp khó khăn.
 TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Tài liệu Tiếng Việt trình bày những nội dung cơ bản của Quản trị Cơ bản (từ Cổ
điển đến Hiện đại).
2. Slide bài giảng Quản trị học của thầy Phạm Văn Nam.
3. Phạm_Nhật_Vượng (https://vi.wikipedia.org/wiki/Ph%E1%BA%A1m_Nh
%E1%BA%ADt_V%C6%B0%E1%BB%A3ng)

MÀN HÌNH CHECK ĐẠO VĂN: