Chương 2

TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN

Nội dung chương 2:

2.1. LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC

2.2. TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC
2.3. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN
2.4. LỰA CHỌN KẾT CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN
2.5. CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 1
2.1. LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC
Tổ chức là một cơ cấu nó bao
2.1.1. Định nghĩa tổ chức gồm 4 nội dung cơ bản: Quyền
hạn, chức trách, trách nhiệm và sơ
đồ hệ thống tổ chức.
1. Quyền hạn: là chỉ quyền lực nhất định đối với một cấp bậc, một
chức vụ nào đó, chứ không phải quyền lực của con người
2. Chức trách: Trong quản lý, quyền lực và chức trách là hai yếu tố
tương ứng với nhau, nhận quyền lực nào thì phải có trách nhiệm
tương ứng với quyền lực đó
3. Trách nhiệm: Phản ánh mối quan hệ cấp trên và cấp dưới. Cấp
dưới có nhiệm vụ phải báo cáo lên cấp trên nhiệm vụ và kết quả
công việc mà mình đảm nhận. Cấp trên phải có trách nhiệm chỉ
đạo cho cấp dưới tiến hành công việc.
4. Sơ đồ hệ thống: Là sơ đồ chi tiết phản ánh mối liên hệ giữa các
chức vụ và vị trí khác nhau trong cơ cấu tổ chức.
8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 2
 2.1.2. Quá trình Gồm 3 bước: phân định, chia loại
tổ chức và hình thành kết cấu tổ chức

1. Phân định công việc

Là nhiệm vụ chính của tổ chức là phân chia mục tiêu
chung thành các nhiệm vụ cụ thể được gọi là phân
định công việc. Phân định theo nguyên tắc:
• Nguyên tắc mục tiêu nhất quán
• Nguyên tắc hiệu quả

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 3
2. Phân loại công việc
Sau phân định nhiệm vụ và mục tiêu chung sẽ tiếp tục tiến
hành phân loại các công việc: có liên quan hoặc gần giống
nhau làm căn cứ cơ bản để thiết kế cơ cấu tổ chức.
1. Phân chia bộ phận theo chức năng
2. Phân chia bộ phận theo sản phẩm (hoặc theo dự án)
3. Phân chia bộ phận theo khu vực

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 4
3. Hình thành cơ cấu tổ chức
Là xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với kế hoạch và mục
tiêu, đây chính là hạt nhân và mấu chốt của công tác tổ
chức, gồm những yếu tố sau:
1. Nhân viên
2. Cương vị chức vụ
3. Chức trách và quyền hạn

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 5
2.1.3. Tổ chức quản lý thông tin

Phương pháp liên hệ chủ yếu trong hệ thống là bằng thông tin. Tổ
chức quản lý hiện đại là một hệ thống mở.
Nguyên tắc mang tính tổng thể của hệ thống
Đó là quyết định mang tính bản chất của quản lý tổ chức. Một tập
thể bao giờ cũng có sức mạnh hơn một cá nhân
Nguyên tắc chỉ huy thống nhất
Nguyên tắc chỉ huy thống nhất là nguyên tắc cơ bản của quản lý tổ
chức. Tổ chức quản lý hiện đại lại có ý nghĩa chỉ đạo chung. Nguyên
tắc chỉ huy thống nhất được hình thành bằng đường dây chỉ huy
giữa cấp trên và cấp dưới.
Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách
Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách là phạm vi
được phân định rõ ràng giữa quyền hạn và chức trách trong quản lý.
Trong quá trình hoạt động của tổ chức quản lý, do tình hình và
vụ luôn thay đổi nên phải
nhiệm8/14/2013 làmLÝtốt
QUẢN DỰcông
ÁN việc ủy quyền 6
2.1.4. Tác dụng của tổ chức trong quản lý

Khái niệm “tổ chức” bao gồm hai ý nghĩa: (1) Chỉ chức
năng của tổ chức ; (2) Là chỉ một đơn vị trong xã hội.
Muốn thực hiện chức năng của tổ chức thì phải dựa vào
đơn vị xã hội, bất kỳ một đơn vị nào trong xã hội cũng
đều phải sử dụng chức năng tổ chức. Tổ chức có vị trí
trung tâm trong các hoạt động quản lý và là căn cứ để sử
dụng các chức năng quản lý khác.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 7
2.1.5. Trình tự chức năng của tổ chức
Thiết kế: Xác định cơ cấu tổ chức, bố trí chức vụ, quyền hạn
và phân định chức trách… nhằm xây dựng hệ thống tổ
chức có hiệu quả.
Vận dụng: Là chỉ người lãnh đạo sử dụng quyền hạn được tổ
chức quy định, sử dụng chức năng của tổ chức để đôn đốc
chỉ đạo nhân viên cấp dưới cùng nhau thực hiện công việc.
Điều chỉnh: Dựa theo những thay đổi của nhiệm vụ công
việc và điều kiện khách quan để điều chỉnh hệ thống tổ
chức, làm cho tổ chức ngày một hoàn chỉnh hơn.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 8
 2.2. TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC

2.2.1. Tổ chức dự án
Tổ chức dự án mang tính nhất thời và
ngẫu nhiên, được hình thành do phải
thực hiện một dự án nào đó.
Giống với các tổ chức khác: Tổ chức DA
có người lãnh đạo tức là giám đốc dự án,
trưởng bộ phận, có nhân viên, trang thiết
bị, có chế độ quy định của tổ chức,…
Tổ chức dự án không phải là một tổ chức
không ổn định không đổi mà có quá trình
phát triển và giải thể. Nó có nhiều điểm
khác các tổ chức khác.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 9
2.2.2. Nguyên tắc làm việc của tổ chức dự án

1. Nguyên tắc thống nhất mục tiêu

Là việc thiết kế cơ cấu tổ chức dự án và hình thức tổ chức

phải có lợi cho việc thực hiện mục tiêu. Mỗi một bộ phận
trong tổ chức đều phải liên quan tới mục tiêu đã định của tổ
chức. Mỗi cá nhân đều nhận thức rõ nhiệm vụ mà mình
phải hoàn thành mục tiêu tổng thể.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 10
2. Nguyên tắc chỉ huy thống nhất

Là các bộ phận và cá nhân trong tổ

chức đều phải tuân theo những
mệnh lệnh và chỉ đạo của cấp trên,
chỉ thị của cấp trên được truyền đạt
cho cấp dưới, nhưng không được
phép đưa ra những chỉ thị vượt cấp.
Cấp dưới chỉ chịu sự chỉ đạo, chỉ
báo cáo và chịu sự quản lý của một
cấp trên. Như vậy, giữa cấp trên và
cấp dưới sẽ hình thành một “tuyến
chỉ đạo”.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 11
3. Nguyên tắc phân công hợp tác
Phân công là sự phân chia mục tiêu của tổ chức thành
nhiệm vụ và mục tiêu của mỗi cá nhân trong các cấp. Có phân
công sẽ phải có hợp tác. Hợp tác bao gồm sự hợp tác giữa các bộ
phận với nhau và hợp tác trong nội bộ bộ phận. Nguyên tắc phân
công hợp tác có thể hiểu là, nếu thiết kế cơ cấu tổ chức và lựa
chọn hình thức cơ cấu tổ chức phản ánh được các nhiệm vụ và
công việc theo yêu cầu của mục tiêu thì việc ủy quyền và phân
công trách nhiệm càng trở nên phù hợp với khả năng của người
đảm nhận công việc

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 12
4. Nguyên tắc phạm vi quản lý hợp lý
Người quản lý chỉ có thể giám sát chỉ đạo một cách hiệu
quả đối với một số lượng nhân viên cấp dưới. Do giới hạn của quản
lý có ảnh hưởng và có tính quyết định tới một số vấn đề trong tổ
chức như các tầng quản lý trong tổ chức, số lượng nhân viên quản
lý nên mỗi người quản lý đều phải xác định một cách thận trọng
phạm vi quản lý của mình.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 13
5. Nguyên tắc kết hợp giữa tập trung quyền lực và phân quyền
Để đảm bảo quản lý có hiệu quả, bắt buộc phải có chế độ lãnh đạo
tập trung và phân chia quyền lực. Như vậy mới có thể tăng cường
sự linh hoạt và thích ứng của tổ chức. Người quản lý phải biết ủy
quyền cho nhân viên cấp dưới đảm nhiệm những chức vụ và trách
nhiệm tương ứng khiến họ phát huy hết khả năng, trí sang tạo, tính
tích cực, đảm bảo nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời có thể giảm
bớt gánh nặng cho các cấp quản lý, giúp người quản lý tập trung
tinh thần, sức lực làm những việc lớn hơn.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 14
6. Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách
Quyền hạn và chức trách phải thống nhất và tương
xứng với nhau, ứng với một chức vụ thì phải có quyền hạn
tương ứng. Chỉ có chức vụ mà không có quyền hạn, hoặc ít
quyền hạn thì sẽ không phát huy được tính tích cực và tính chủ
động của người đảm nhận chức vụ đó. Ngược lại, nếu chỉ có
chức quyền mà không có trách nhiệm hoặc có ít trách nhiệm
thì sẽ gây ra hiện tượng lạm dụng quyền lực, đưa ra chỉ đạo sai
lầm, phát sinh chủ nghĩa quan liêu…

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 15
8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 16
 8. Nguyên tắc kết hợp giữa tính ổn
định và tính thích ứng
Cơ cấu tổ chức dự án vừa phải có
tính ổn định tương đối, không thể thay
đổi một cách dễ dàng, nhưng cũng phải
có sự điều chỉnh phù hợp tương ứng với
mục tiêu lâu dài và sự thay đổi của điều
kiện bên trong và bên ngoài tổ chức. Bất
cứ một tổ chức nào bao gồm cả tổ chức
dự án cũng đều nằm trong một hoàn cảnh
xã hội nhất định, là một hệ thống con
nằm trong hệ thống lớn, do đó hệ thống
tổ chức dự án là một hệ thống tổ chức
mở.
8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 17
9. Nguyên tắc mang tính cân bằng
Ý nghĩa của nguyên tắc này là: trong cơ cấu tổ chức, nhân
viên có chức vụ ngang nhau đảm nhận những công việc, trách
nhiệm, quyền hạn như nhau. Nguyên tắc tương xứng giữa
quyền hạn và trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản trong quản lý
học, nếu quyền hạn lớn hơn chức trách thì sẽ xảy ra hiện
tượng chỉ đạo sai lệch, đưa ra quyết sách không đúng đắn, tất
cả đều ảnh hưởng tới hiệu quả chức năng của tổ chức dự án,
ảnh hưởng tới tích cực và hiệu quả công việc của các nhân
viên trong tổ chức.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 18
2.3. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN
2.3.1. Cơ sở để thiết kế cơ cấu tổ chức dự án
Bất kỳ cơ cấu tổ chức nào cũng tồn tại ba vấn đề
có liên quan với nhau đó là: làm thế nào để phân
định các cấp quản lý, xác lập bộ phận và phân
định chức quyền.
Thiết kế cơ cấu tổ chức dự án có nghĩa là thực
hiện phạm vi công việc mà mục tiêu của tổ chức
dự án yêu cầu, phân định nhiệm vụ công việc
thành các công việc với nghiệp vụ khác nhau, sau
đó, xác lập các bộ phận khác nhau dựa theo tính
chất của công việc, đồng thời xác định quyền hạn
và chức trách của các bộ phận khác nhau.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 19
2.3.2. Phân định tầng lớp quản lý dự án

Phạm vi quản lý là chỉ một người quản lý dự án có thể

giám sát, quản lý một cách hiệu quả một số lượng nhân viên
cấp dưới ở giới hạn có thể. Như vậy, khi người quản lý phải
quản lý số lượng người vượt qua giới hạn cho phép thì bắt
buộc phải tăng thêm cấp quản lý.
Nguyên lý về phạm vi quản lý và cấp bậc quản lý cho
thấy, phạm vi quản lý lớn nghĩa là có ít tầng quản lý, ngược
lại phạm vi quản lý nhỏ nghĩa là có nhiều tầng quản lý.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 20
Tổ chức của quản lý dự án có hai cơ cấu cơ bản nhất:
đó là cơ cấu ngang bằng và cơ cấu trực tuyến

* Cơ cấu ngang bằng có ưu điểm là rút ngắn khoảng cách

giữa cấp quản lý, thông tin được truyền đạt nhanh chóng,
chi phí quản lý thấp, phạm vi quản lý lớn, dễ hình thành
hình thức quản lý nắm toàn quyền, giám đốc dự án có
quyền tự quyết định thực hiện mọi vấn đề. Nhưng do số
lượng nhân viên phải quản lý nhiều nên khó có thể giám
sát mọi hoạt động của cấp dưới một cách hiệu quả, không
có mối quan hệ giao lưu giữa cấp trên và cấp dưới.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 21
* Cơ cấu trực tuyến có đặc điểm là quản lý phân công công
việc cho cấp dưới một cách rõ ràng chặt chẽ, cấp trên và cấp
dưới có thể cùng nhau hợp tác. Đó là bởi vì có nhiều tầng quản
lý, số lượng nhân viên đảm nhận trách nhiệm quản lý cũng
tăng lên, sự hợp tác chặt chẽ trong công việc cũng tăng theo.
Do gia tăng số lượng cấp quản lý nên chi phí, thời gian, sức
lực, tốc độ truyền đạt thông tin cũng chậm đi, mệnh lệnh
truyền phải thông qua hàng loạt các tầng quản lý cấp dưới,
nhiều khi không còn đúng với nguyên bản, ảnh hưởng tối tính
chủ động và sáng tạo của cấp dưới.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 22
1. Yếu tố gây ảnh hưởng tới phạm vi quản lý
* Tố chất và năng lực của người quản lý và cấp
dưới
* Đối diện với nhiều vấn đề khác nhau
* Phối hợp công việc
* Ủy quyền
* Mức độ hoàn thiện của kế hoạch
* Kênh giao tiếp của tổ chức

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 23
2. Sự phân công và mối quan hệ giữa các tầng trong tổ chức
Các cấp quản lý thường được phân chia thành ba tầng:
Tầng trên: Thực hiện chỉ đạo và quản lý tổng thể, xác định rõ mục
tiêu của tổ chức và một số phương châm, chính sách để thực
hiện mục tiêu.
Tầng giữa có nhiệm vụ chính là đảm nhận việc xây dựng mục tiêu
và lựa chọn phương án, trình tự thực hiện kế hoạch.
Tầng cơ sở có nhiệm vụ chính là dựa theo kế hoạch và trình tự đã
định, phối hợp thực hiện với các nhân viên hoàn thành mọi kế
hoạch và nhiệm vụ.
Cho dù phân định tầng cấp ra sao thì vẫn luôn tồn tại mối liên hệ
giữa các tầng cấp với nhau. Trong đó, tầng quản lý cấp trên có
quyền giám sát và chỉ đạo đối với toàn bộ tổ chức. Quyền hạn
của người quản lý ở tầng thấp được người quản lý ở tầng cấp
cao hơn giao cho.
8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 24
3. Phân định các bộ phận

Mục đích: Xác định rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm trong tổ chức,
từ đó tiến hành phân công hợp lý, chức trách rõ ràng. Nguyên
tắc phân công phân định sau:
Ø Yêu cầu duy trì bộ phận với số lượng ít nhất
Ø Cơ cấu tổ chức nên có tính co giãn
Ø Đảm bảo thực hiện mục tiêu
Ø Các công việc trong từng bộ phận được bố trí cân bằng
Ø Kiểm tra sự phân công công việc trong bộ phận

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 25
4. Các loại quyền hạn chức trách
Chức quyền có nghĩa là phạm vi quản lý trong phạm vi chức
vụ. Có 3 loại quyền hạn chức trách là trực tuyến, tham mưu và
chức năng.
a. Quyền hạn và chức trách trực tuyến
b. Quyền hạn và trách nhiệm tham mưu
c. Quyền chức năng

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 26
Thành quả của thiết kế kết cấu tổ chức của dự án:
Được biểu hiền trên 3 yếu tố là sơ đồ tổ chức, bản thuyết
minh chức vụ và sổ tay tổ chức

Sơ đồ tổ chức hay còn gọi là cây tổ chức.

Bản thuyết minh chức quyền Tên gọi công việc, chức
năng, chức trách chính, chức quyền chấp hành trách
nhiệm này, mối quan hệ giữa các chức vụ này với chức
vụ khác trong tổ chức cũng như mối quan hệ với nhân
viên bên ngoài.
Sổ tay tổ chức thường là bản tổng hợp giữa bản thuyết
minh chức vụ với sơ đồ tổ chức, nó biểu thị chức quyền
và chức trách của các ban ngành trục tuyến, chức năng
chính, quyền hạn, chức trách của mỗi chức vụ cũng
như mối quan hệ qua lại của các chức vụ chính

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 27
 2.3.3. Phân tích loại hình của tổ
chức dự án Quản lý cấp cao
1. Kết cấu tổ chức theo loại hình chức năng của Công ty

Bộ phận Bộ phận tài vụ

nguồn nhân lực

Bộ
phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận •
tuyên thiết cung ứng công •
truyền kế trình •
công
cộng

• • • • • • • • • • • • •
• • • • • • • • • • • • •
• • • • • • • • • • • • •

Sơ đồ kết cấu tổ chức theo dạng chức năng

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 28
 Các bộ phận quản lý trong tổ chức dạng chức
năng được thiết kế dựa trên tính tương tự
của nhiệm vụ công tác
Đặc điểm nổi bật: (1) Sự phân cấp quản lý
khác rõ ràng. (2) vì được tập trung lại nên
khả năng kỹ thuật chuyên ngành của mỗi
một cá nhân cũng được nâng lên. (3) Có thể
giải quyết một cách hiệu quả các vấn đề khó
khăn về dự án trong lĩnh vực chức năng

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 29
* Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng chức năng
Trong thực hiện dự án, lựa chọn kết cấu tổ chức theo dạng
chức năng là chọn ra một số thành viên từ các bộ phận chức
năng khác nhau để thành lập nên nhóm dự án, cách làm có một
số ưu điểm:
- Là sự ủng hộ lớn về trí lực và kỹ thuật
- Tính linh hoạt trong việc sử dụng nhân viên.
- Ưu điểm của việc phân công chuyên môn hoá.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 30
 Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng chức năng
-Xét về mặt điều hành: vì các thành viên của nhóm dự án được
chọn tới từ các bộ phận chức năng khác nhau nên thường có
xung đột về nhu cầu.
- Xét về mặt tổng thể của tổ chức dự án, vì sự cấu tạo của các
thành viên trong nhóm dự án có tính bất ổn nên gây ra những
khó khăn cho công tác quản lý. Hơn nữa, các thành viên vẫn còn
thuộc về các bộ phận cũ, nên thường chưa có sự nhất trí cao độ
với mục tiêu của tổ chức dự án, ảnh hưởng đến việc thực hiện
mục tiêu của dự án.
- Xét về mặt chức trách, các thành viên của nhóm dự án thuộc về
hai bộ phận nên không ai muốn tự nguyện và chủ động gánh vác
trách nhiệm và đương đầu với mạo hiểm, hơn nữa, các thành
viên trong nhóm dự án lại có tính lưu động nhất định nên trách
nhiệm của họ cũng khó mà xác định rõ ràng, điều này tất nhiên
dễ khiến cho công tác quản lý rơi vào trạng thái hỗn loạn.
8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 31
2. Kết cấu tổ chức dạng dự án
Kết cấu tổ chức dạng dự án được sáng lập đầu tiên bởi một
phòng sự nghiệp của một công ty ô tô nước Mỹ vào những
năm 20 của thế kỷ XX.
Đặc điểm nổi bật: “Tập trung quyết sách, phân tán kinh
doanh, đây là một kiểu cải cách từ chế độ tập quyền sang chế
độ phân quyền.
Trong kết cấu tổ chức dạng dự án, đối với mỗi dự án cần
thiết sẽ tự tiến hành việc khai thác dự án, hạch toán độc lập.
Kiểu kết cấu tổ chức dạng dự án này phù hợp ở một số công ty
có quy mô lớn với nhiều dự án.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 32
Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án
- Có giám đốc dự án riêng biệt, có đội ngũ dự án ổn định, có các
ban ngành chức năng phân rõ chức trách. Điều này thể hiện, kết
cấu tổ chức dạng dự án có tính nghiêm túc cao hơn so với dạng
chức năng.
- Về quản lý: từ giám đốc dự án, chủ quản các ban ngành chức
năng đến cán bộ quản lý cấp cơ sở và nhân viên thi hành đều
được phân cấp rõ ràng, có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng.
- Mục tiêu: mỗi một tổ chức dự án đều là một chi nhánh đơn vị
hạch toán độc lập, nó không khác gì các chi nhánh công ty trong
một tập đoàn doanh nghiệp lớn, các thành viên trong đội ngũ dự
án có tính ổn định cao, có lợi cho việc điều hành, phát huy tinh
thần tập thể trong thực hiện mục tiêu.
- Trách nhiệm và quyền hạn: Mỗi thành viên dự án đều có trách
nhiệm và quyền hạn rõ ràng của riêng mình, có lợi cho việc chỉ
huy và quản lý.
8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 33
Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án
- Bố trí cơ cấu: mỗi một tổ chức dự án đều thiết lập ra bộ phận chức
năng riêng. Như vậy, một cơ cấu chức năng có trong kết cấu tổ chức
chung và trong mỗi một tổ chức dự án, dẫn đến sự trùng lặp trong
bố trí nhân viên, cơ sở hạ tầng, kỹ thuật và thiết bị…
- Lợi dụng nguồn lực thấp: do có sự trùng lặp trong bố trí cơ cấu nên
sự phối hợp giữa các nhân viên cũng sẽ có sự trùng lặp. Việc điều
động nhân viên, máy móc thiết bị nhàn rỗi giữa các tổ chức khó
khăn.
- Quan hệ giữa các tổ chức: Các dự án nhỏ khó thống nhất với tổng
công ty về mục tiêu tổ chức, phát triển chiến lược. Giữa các tổ chức
dự án nhỏ khó có thể có sự điều hòa, gây trở ngại cho việc thống
nhất chỉ huy.
- Về mặt sáng tạo kỹ thuật và sáng tạo dự án: Thấp hơn khả năng
sáng tạo của kết cấu tổ chức dạng chức năng trong cùng một điều
kiện do nguồn lực được phân tán đến các tổ chức nhỏ của dự án
khác8/14/2013
nhau. QUẢN LÝ DỰ ÁN 34
3. Kết cấu tổ chức dạng ma trận
Kết cấu tổ chức dạng ma trận là một loại hình thức tổ chức được
tạo ra để kết hợp phát huy ở mức lớn nhất ưu thế của hai loại hình
thức tổ chức chức năng và dự án.
Kiểu sơ đồ kết cấu tổ chức: Theo hai tiêu chuẩn chức năng và dự
án thể hiện rõ bằng “ma trận”, vì thế được gọi là kết cấu tổ chức
dạng ma trận. Khi tiếp nhận một dự án mới, giám đốc sẽ lựa chọn
ra các nhân viên. Khi dự án hoàn thành, các thành viên sẽ trở về
bộ phận chức năng cũ hoặc tiếp tục thực hiện nhiệm vụ trong dự
án mới, đội ngũ dự án cũ sẽ tự nhiên mất đi.
Trong kiểu kết cấu tổ chức này, mỗi một thành viên trong đội ngũ
dự án có thể phải đồng thời chịu sự lãnh đạo của hai cấp hoặc sự
lãnh đạo trùng lặp. Điều quan trọng là phải xác định rõ sẽ báo cáo
kết quả cho ai.
8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 35
 Tổng giám đốc (TGĐ) công ty

Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận

thị trường nhân sự tài vụ tư vấn

Bộ phận TGĐ dự Bộ phận Bộ phận Bộ phận

án TGĐ dự án công trình thiết kế cung ứng

Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ
phận phận phận phận phận phận
1 2 3 4 5 6

Dự án A
GĐ dự án A A1-A2-A3 A4-A5-A6

Dự án B
GĐ dự án B

Dự án C
GĐ dự án C

Sơ đồ kết cấu tổ chức dự án dạng ma trận

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 36
Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng ma trận
Có kết cấu tổ chức dạng chức năng
Việc sử dụng nhân viên cũng tương đối linh hoạt, có sự phân công
chuyên môn hoá, có ưu thế về mặt phân bố nguồn lực. Nhân viên
của một bộ phận chức năng nào đó có thể nhậm chức trong nhiều
dự án trong cùng một khoảng thời gian; các nguồn lực máy móc,
thiết bị, công cụ cũng có thể điều phối trong bất cứ dự án nào, như
vậy sẽ đảm bảo cho các nguồn lực được tận dụng triệt để.
Có ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án
Kết cấu tổ chức chặt chẽ, phân cấp quản lý rõ ràng. Hình thành nên
một tổ chức mang tính tổng thể để thực hiện mục tiêu đã định. Do
có sự phân định giới hạn về quyền lực và chức trách của giám đốc
dự án, lãnh đạo bộ phận chức năng và thành viên của đội ngũ dự
án mà các cấp quản lý đã được phân chia khá rõ ràng, tổ chức vận
hành công việc một cách hiệu quả.
8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 37
Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng ma trận
vVấn đề cân đối quyền lực và lực lượng giữa giám đốc
dự án với lãnh đạo bộ phận chức năng
vVấn đề về “căn bệnh tập thể”
vVấn đề kết nối và điều hành giữa tổ chức dự án và bộ
phận chức năng
vVấn đề xác định giới hạn về quyền lực và chức năng

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 38
2.4. LỰA CHỌN KẾT CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN

Lựa chọn hình thức tổ chức cho dự án tức phải giải quyết mối
quan hệ giữa dự án với tổng công ty, thông qua việc lựa chọn
hình thức tổ chức dự án để tiến hành quản lý dự án với một
phương thức có hiệu quả hơn

Không có một công thức cố định nào cho

việc lựa chọn hình thức tổ chức, chỉ có
thể thông qua nghiên cứu kỹ lưỡng của
một số yếu tố như đặc điểm của các loại
kết cấu tổ chức, đặc điểm của doanh
nghiệp, đặc điểm của dự án và hoàn cảnh
mà dự án đang tồn tại để từ đó đưa ra sự
lựa chọn phù hợp

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 39
 Bảng 2.1: So sánh 3 hình thức kết cấu tổ chức

Kết cấu Ưu điểm Nhược điểm

Kết - Không bị hoạt động trùng lặp - Phạm vi hoạt động hẹp
cấu - Chức năng rõ ràng - Phản ứng chậm
chức -Thiếu chú trọng tới khách hàng
năng

Kết - Có thể giám sát và chi phối nguồn lực - Chi phí cao
cấu - Chịu trách nhiệm trước khách hàng - Thiếu sự trao đổi về thông tin và kiến
dự án thức giữa các dự án

- Có thể chi phối nguồn lực - Quan hệ báo cáo hai cấp
- Chuyên gia có thể tham gia vào tất cả - Cần có sự bình đẳng về quyền lực
Kết các dự án
cấu - Tạo điều kiện giao lưu, học hỏi về
ma kiến thức
trận - Có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận
- Chú trọng tới khách hàng

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 40
Bảng 2.2: Các nhân tố mấu chốt ảnh hưởng đến việc lựa chọn tổ chức

Kết cấu tổ chức Dạng Dạng Dạng

chức năng ma trận dự án
Nhân tố ảnh hưởng
Tính thay đổi Thấp Cao Cao
Kỹ thuật sử dụng Tiêu chuẩn Phức tạp Mới
Mức độ phức tạp Thấp Trung bình Cao
Thời gian duy trì Ngắn Trung bình Dài
Quy mô Nhỏ Trung bình Lớn
Tầm quan trọng Thấp Trung bình Cao
Phong phú
Loại hình khách hàng Trung bình Duy nhất
đa dạng
Tính phối hợp trong tổ chức Yếu Trung bình Mạnh
Tính phối hợp với các bộ
Mạnh Trung bình Yếu
phận bên ngoài tổ chức
Tính hạn chế về mặt thời
Yếu Trung bình Mạnh
gian
8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 41
Lời khuyên
1. Kết cấu tổ chức dạng chức năng khá thích hợp với các dự án
quy mô nhỏ và chú trọng kỹ thuật mà không thích hợp với các
dự án có sự biến đổi tương đối lớn về môi trường dự án.
2. Khi trong một công ty bao gồm rất nhiều dự án hoặc quy mô
dự án tương đối lớn, kỹ thuật phức tạp thì nên lựa chọn kết cấu
tổ chức dạng dự án.
3. Hình thức tổ chức dạng ma trận thể hiện được tính ưu việt rất
lớn của nó trong việc tận dụng triệt để nguồn lực của doanh
nghiệp. Vì vậy hình thức tổ chức này có ưu thế khi tiến hành
quản lý dự án có quy mô cực lớn và có kỹ thuật phức tạp.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 42
2.5. CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN

1. Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án

Áp dụng với các dự án mà chủ đầu tư có năng lực chuyên môn
phù hợp và có đủ cán bộ chuyên môn để tổ chức quản lý thực hiện
dự án, theo các trường hợp sau:

a. Trường hợp chủ đầu tư không thành lập Ban quản lý dự án

Chủ đầu tư không thành lập Ban quản lý dự án mà sử dụng bộ
máy hiện có của mình kiêm nhiệm và cử người phụ trách
(chuyên trách hoặc kiêm nhiệm) để quản lý việc thực hiện dự
án.
Chủ đầu tư phải có quyết định giao nhiệm vụ, quyền hạn cho
các phòng, ban và cá nhân được cử kiêm nhiệm hoặc chuyên
trách quản lý việc thực hiện dự án.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 43
b. Trường hợp Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý dự án
Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý dự án trực thuộc: áp dụng đối với dự án
nhóm A; các dự án nhóm B, C có yêu cầu kỹ thuật cao hoặc Chủ đầu tư đồng
thời quản lý nhiều dự án, phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
vBan quản lý dự án là đơn vị trực thuộc Chủ đầu tư. Nhiệm vụ và quyền
hạn của ban quản lý dự án phải phù hợp với trách nhiệm, quyền hạn của
Chủ đầu tư.
vCơ cấu tổ chức của Ban QLDA phải đảm bảo có đủ năng lực về chuyên
môn, nghiệm vụ để thực hiện nhiệm vụ. Gồm có trưởng ban, các phó
trưởng ban và các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ giúp việc trưởng ban;
vBan QLDA phải thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên và đầy đủ với
Chủ đầu tư về thực hiện việc chỉ đạo
vBan QLDA đã hoàn thành nhiệm vụ được giao thì Chủ đầu tư ra quyết
định giải thể hoặc giao nhiệm vụ mới cho Ban quản lý dự án.
vRiêng đối với dự án nhóm A thì trưởng Ban QLDA, người phụ trách kỹ thuật,
người phụ trách kinh tế - tài chính phải có bằng đại học trở lên, chuyên môn
phù hợp và đã có hai năm làm việc chuyên môn trở lên.
8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 44
2. Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án
Chủ nhiệm điều hành dự án là hình thức quản lý
thực hiện dự án do một pháp nhân độc lập có đủ
năng lực quản lý điều hành dự án thực hiện. Chủ
nhiệm điều hành dự án được thực hiện dưới hai hình
thức là: Tư vấn quản lý điều hành dự án theo hợp
đồng và Ban quản lý dự án chuyên ngành

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 45
a. Tư vấn quản lý điều hành dự án theo hợp đồng
Chủ đầu tư không có đủ điều kiện trực tiếp quản lý thực
hiện dự án thì thuê tổ chức tư vấn có đủ năng lực để quản lý
điều hành dự án, tổ chức tư vấn đó được gọi là Tư vấn quản
lý điều hành dự án. Tổ chức tư vấn quản lý thực điều hành dự
án thực hiện các nội dung quản lý dự án theo hợp đồng đã kí
với Chủ đầu tư.
Những nội dung quản lý thực hiện dự án Chủ đầu tư
không thuê tư vấn quản lý điều hành thì Chủ đầu tư thực hiện

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 46
b. Ban quản lý dự án chuyên ngành
1. Hình thức này áp dụng đối với các dự án thuộc các chuyên
ngành xây dựng được Chính phủ giao các Bộ, cơ quan ngang
Bộ có hoạt động xây dựng chuyên ngành (Bộ xây dựng, Bộ
Giao thông vận tải, Bộ NN&PTNT, …) và UBND cấp tỉnh
quản lý thực hiện; các dự án do uỷ ban nhân dân cấp tỉnh giao
các Sở có xây dựng chuyên ngành (tương ứng các Bộ có
chuyên ngành nêu trên) và uỷ ban nhân dân cấp huyện thực
hiện.
2. Ban quản lý dự án chuyên ngành thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ của chủ đầu tư từ khi dự án được phê duyệt đến khi
bàn giao đưa vào khai thác sử dụng.
3. Trường hợp cấn thiết, Ban quản lý dự án chuyên ngành có thể
được giao thực hiện các công việc của giai đoạn chuẩn bị đầu
tư hoặc các nhiệm vụ khác của chủ đầu tư như đã trình bày ở
trên.
8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 47
3. Hình thức chìa khóa trao tay
üHình thức chìa khoá trao tay được áp dụng khi chủ đầu tư
được phép tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện
tổng thầu toàn bộ dự án từ khảo sát, thiết kế, mua sắm vật tư
thiết bị, xây lắp đến khi bàn giao đưa dự án vào khai thác sử
dụng.
üĐối với các dự án sử dụng các nguồn vốn thuộc ngân sách
Nhà nước, vốn tín dụng do Nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng
đầu tư phát triển của Nhà nước thì hình thức nay chỉ áp dụng
với dự án nhóm C, các trường hợp khác phải được Chính phủ
cho phép.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 48
a. Chủ đầu tư có trách nhiệm
1. Làm thủ tục trình duyệt các nội dung của dự án;
2. Tổ chức đấu thầu để lựa chọn tổng thầu;
3. Ký kết và thực hiện hợp đồng đã ký với nhà thầu;
4. Tổ chức thực hiện giải phóng mặt bằng để bàn giao mặt
bằng xây dựng cho nhà thầu theo tiến độ trong hợp đồng
và các quy định của pháp luật;
5. Đảm bảo vốn để thanh toán theo kế hoạch và hợp đồng khi
tế;
6. Giải quyết kịp thời các vướng mắc, phát sinh trong quá
trình thực hiện dự án;
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác của Chủ đầu tư.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 49
b. Nhà thầu có trách nhiệm
1. Thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký
với Chủ đầu tư;
2. Chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư và pháp luật
về tiến độ, chất lượng, giá cả và các yêu cầu
khác của dự án theo đúng hợp đồng đã ký kết;
3. Trường hợp có giao thầu lại cho các thầu phụ
thì phải thực hiện đúng cam kết trong hồ sơ dự
thầu và hợp đồng do tổng thầu đã ký với Chủ
đầu tư;
4. Chịu hoàn toàn trách nhiệm về quá trình thực
hiện dự án cho đến khi ban giao cho Chủ đầu tư
khai thác, vận hành dự án;
5. Thực hiện bảo quản công trình và các chế độ
QUẢNđịnh
8/14/2013 bảo hiểm theo quy LÝ DỰcủa
ÁN pháp luật. 50
4. Hình thức tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng)
Chủ đầu tư phải tổ chức giám sát chặt chẽ việc sản xuất, xây dựng,
chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng sản phẩm, chất lượng
công trình xây dựng và tiến hành nghiệm thu quyết toán khi công
trình hoàn thành thông qua các hợp đồng xây dựng cơ bản.
Hình thức này chỉ áp dụng trong trường hợp:
1. Chủ đầu tư có năng lực hoạt động sản xuất, xây dựng phù hợp
với yêu cầu của dự án và dự án sử dụng vốn hợp pháp của
chính Chủ đầu tư như vốn tự có của doanh nghiệp, vốn huy
động của các tổ chức, cá nhân, trừ vốn vay của tổ chức tín
dụng;
2. Chủ đầu tư có thể sử dụng bộ máy quản lý của mình hoặc sử
dụng Ban quản lý dự án trực thuộc để quản lý việc thực hiện dự
án tuân thủ theo các quy định của pháp luật về quản lý chất
lượng sản phẩm và chất lượng công trình xây dựng.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 51