BÀI GIẢNG

QUẢN TRỊ HỌC

CHƯƠNG 6
TỔ CHỨC
 1. Tổ chức và cơ cấu tổ chức

1.1. Tổ chức 1. Tổ chức

bộ máy

Tổ chức là quá trình sắp xếp các

nguồn lực con người và gắn liền với con
người là các nguồn lực khác nhằm thực TỔ
hiện thành công kế hoạch. CHỨC
3. Tổ chức 2. Tổ chức
công việc nhân sự

Tổ chức là phân chia công việc,

sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các
hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu
chung.
 1. Tổ chức và cơ cấu tổ chức

Tổ chức bộ máy Tổ chức nhân sự Tổ chức công việc

 Là nhiệm vụ cơ  Là nhiệm vụ giải  Là vấn đề phân

bản để giải quyết quyết các vấn đề chia công việc và
các vấn đề cơ cấu liên quan đến việc phối hợp thực
tổ chức. sử dụng lao động hiện.
 Xây dựng guồng thông qua các hoạt
máy và cơ chế động phân công,
hoạt động của tổ phân nhiệm.
chức.
 1. Tổ chức và cơ cấu tổ chức

Đặc điểm chung của tổ chức:

 Kết hợp các nỗ lực của các thành viên
(1) Khi các cá nhân cùng nhau tham gia và phối hợp hoạt động thì nhiều công
việc phức tạp và to lớn có thể được hoàn thành.
(2) Sự kết hợp các nỗ lực sẽ làm gia tăng lên sự đóng góp của mỗi cá nhân.
(3) Sức mạnh của một tập thể thống nhất bao giờ cũng lớn hơn của một cá nhân
riêng lẻ.
 Phân công lao động
Phân chia công việc theo chuyên môn cho nhân viên giúp tổ chức sử
dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả.

 Hệ thống thứ bậc quyền lực

Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng thì sự phối hợp
các cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn.
 1. Tổ chức và cơ cấu tổ chức

Vai trò của tổ chức:

 Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế

 Công tác tổ chức hợp lý thì sẽ giúp công tác quản trị thuận lợi
 Tổ chức công việc tốt sẽ tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn
lực
 1. Tổ chức và cơ cấu tổ chức

Mục tiêu của tổ chức:

Thiết kế một cấu trúc bộ máy hiệu quả nhằm đảm bảo cho các
hoạt động quản trị đạt mục tiêu mà đơn vị đề ra:
(1) Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực.
(2) Xây dựng văn hóa tổ chức lành mạnh.
(3) Tổ chức công việc khoa học.
(4) Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém.
(5) Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên.
(6) Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng mọi hoàn cảnh thuận lợi và khó
khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị.
 1. Tổ chức và cơ cấu tổ chức

Mục tiêu của tổ chức:

Mục tiêu của công tác tổ chức phải tuân thủ
những tiêu chuẩn đặc thù:
(1) Tầm hạn quản trị.
(2) Phân chia quyền hạn quản trị.
(3) Đảm bảo cấu trúc bộ máy tổ
chức.
 2. Tầm hạn quản trị

Khái niệm
Tầm hạn quản trị là khái
niệm dùng để chỉ số lượng bộ
phận hay nhân viên cấp dưới mà
một nhà quản trị có thể điều
khiển một cách hữu hiệu nhất.
2. Tầm hạn quản trị
1. Tổ chức và cơ cấu tổ chức
 2. Tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị rộng Tầm hạn quản trị hẹp

Với tầm hạn quản trị rộng, tổ chức sẽ có ít

tầng trung gian và tiết kiệm được số quản trị viên.
Chi phí tiền lương phải trả cho những nhà quản trị
có thể tiết kiệm được là rất đáng kể.
2. Tầm hạn quản trị
 3. Quyền hạn và ủy quyền

3.1. Quyền hạn quản trị

Quyền hạn là quyền chỉ huy người khác và được sự chấp
nhận từ cấp dưới.
(1) Cấp dưới thực sự hiểu thông tin.
(2) Mệnh lệnh là đúng mục đích của tổ chức.
(3) Mệnh lệnh phù hợp lợi ích của thuộc cấp.
(4) Thuộc cấp có đủ khả năng thực hiện.

Quyền hạn phải gắn liền với tổ chức.

 3. Quyền hạn và ủy quyền

3.2. Tập quyền và phân quyền

Tập quyền: Phân

Xu hướng quyền:
quyền lực tập trung Xu hướng
vào tay những nhà phân tán quyền ra
quản trị và rất ít quyết định trong
được giao phó cho một cơ cấu tổ
cấp dưới. chức.
 3. Quyền hạn và ủy quyền

3.2. Tập quyền và phân quyền

 3. Quyền hạn và ủy quyền

3.3. Ủy quyền

Ủy quyền: là quá trình mà cấp cao hơn giao phó

quyền hạn ra quyết định và giao trách nhiệm tương ứng cho
cấp thấp hơn.
 3. Quyền hạn và ủy quyền

Nguyên tắc của ủy quyền

(1) Cấp trên ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp.
(2) Không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người
được ủy quyền.
(3) Phải đảm bảo tương xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và
trách nhiệm.
(4) Ranh giới nhiệm vụ phải được xác định rõ ràng.
(5) Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt.
(6) Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin.
(7) Phải luôn có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự
ủy quyền.
 Một số mô hình phân quyền

1. Phân quyền tập trung

Nhà lãnh đạo xây dựng cho mình một hình ảnh uy
quyền và tối cao, tất cả quyền hành tập trung vào tay mình,
họ thực hiện phân quyền cho cấp quản trị trực tiếp rất cao,
nhưng quản trị cấp dưới và các nhân viên thì không có quyền
hành gì. Họ ban phát nhiều bổng lộc để đổi lấy sự trung thành
và tôn sùng của cấpquản trị trực tiếp. Ví dụ: mô hình lãnh đạo
của Triều Tiên.

Mô hình này dẫn đến nhiều bức xúc của quản trị viên
cấp dưới và nhân viên.
 Một số mô hình phân quyền

2. Phân quyền riêng lẻ

Nhằm thực hiện ngay công việc của mình, rất nhiều
lãnh đạo cao cấp đã có thói quen gọi ngay một nhân viên có
chuyên môn mà ông ấy biết trong tổ chức, thay vì thông qua
đề nghị quản trị cấp dưới trực tiếp của mình là lãnh đạo của
nhân viên này để triển khai công việc.

Việc này phá vỡ kết cấu tổ chức, gây mâu thuẫn giữa
quản trị cấp dưới với nhân viên, và sự chán chường của quản
trị cấp dưới.
 Một số mô hình phân quyền

3. Phân quyền toàn diện

Đây là mô hình mà tất cả mọi người trong tổ chức đều
có quyền. Trong mô hình này, lãnh đạo cao cấp muốn sử dụng
một nhân viên giỏi cần phải trao đổi trực tiếp với quản trị của
anh ta để điều anh ta lên.
 Các yếu tố giúp phân quyền hiệu quả

1. Phân quyền từ trong kế hoạch

Lãnh đạo cao cấp cần vẽ nên một bức tranh toàn cảnh
về công ty đang hướng tới, vai trò của mỗi thành viên và
những mục tiêu cần phải đạt được, cũng như phải có khả
năng tuyên truyền khuyến khích người khác.

Các nhà lãnh đạo cao cấp còn phải học bỏ qua thật
nhanh những điều trái ý.
 Các yếu tố giúp phân quyền hiệu quả

2. Tạo dựng môi trường tin tưởng

Một trong những “căn bệnh” mà hầu hết những nhà
lãnh đạo gặp phải “căn bệnh ngứa mắt”. Họ thường nhảy vào
tham gia, góp ý, thậm chí can thiệp vào công việc mà quản trị
cấp dưới/nhân viên đó đang làm. Điều đó làm cho quản trị
cấp dưới/nhân viên thiếu tự tin và sáng tạo trong công việc.

Hãy khuyến khích mọi người có những hoài bão lớn,

và được quyền chủ động.
 Các yếu tố giúp phân quyền hiệu quả

3. Đối mặt với mạo hiểm

Thông thường, cách tốt nhất để tạo dựng những nhà
lãnh đạo kế tiếp là tin tưởng để cho những người đứng đầu
của các nhóm tự làm việc mà không cần đến sự giám sát
thường xuyên của lãnh đạo cấp cao. Qua đó, nhà lãnh đạo có
thể phối hợp hoạt động giữa các nhóm và quan sát toàn bộ
tiến trình mà không cần phải tham gia vào hoạt động của từng
nhóm.

Kết quả, tổ chức đã có được sự trao đổi rõ ràng và tin

cậy lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
 Các yếu tố giúp phân quyền hiệu quả

4. Đối xử với mọi người khác nhau

Quản lý người kém bằng thời gian

Quản lý người tài bằng công việc
Nhà lãnh đạo cấp cao cần cởi mở lắng nghe những ý
kiến khác nhau và không nên quản lý cách thức cũng như
phong cách làm việc của nhân viên. Những nhân viên giỏi
phải chịu trách nhiệm về phần công việc đóng góp của riêng
họ.
 4. Thiết kế cơ cấu tổ chức

4.1. Khái niệm

Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các khâu, các bộ
phận khác nhau được chuyên môn hóa và có những trách
nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn
nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện
các chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.
 4. Thiết kế cơ cấu tổ chức
 Mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp
Chiến lược phát triển sẽ quy định cách thức hoạt động.
CÁC  Quy mô hoạt động của doanh nghiệp
YẾU TỐ Quy mô khác nhau sẽ dẫn tới số lượng các bộ phận phân hệ
và mức độ phức tạp khác nhau.
HÌNH
 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
THÀNH Công nghệ, kỹ thuật, ngành nghề, trình độ phát triển … sẽ
đòi hỏi những cách thức quản lý khác nhau, dẫn tới cách thức hình
CƠ thành bộ máy quản lý phải khác nhau

CẤU  Môi trường hoạt động của doanh nghiệp

Tổ chức luôn chịu sự tác động từ môi trường, muốn tồn tại
TỔ phải có khả năng thích nghi với những biến đổi của môi trường.

CHỨC  Khả năng về nguồn lực của doanh nghiệp

Bao gồm nhân lực và vật lực là yếu tố cần cân nhắc khi xây
dựng cơ cấu tổ chức.
 4. Thiết kế cơ cấu tổ chức

4.2. Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức

 Xác định theo chức năng  Nguyên tắc bậc thang
Định nghĩa rõ ràng các bộ phận Cấp dưới phải biết ai giao quyền
theo mục tiêu, hoạt động, quyền hạn và mối cho họ và họ phải trình báo cho ai, về
liên hệ với các bộ phận khác. NGUYÊN những vấn đề vượt quá quyền hạn.

 Tương xứng chức năng - TẮC

nhiệm vụ - quyền hạn - trách  Nguyên tắc quản lý sự thay
nhiệm đổi
Yêu cầu quyền được giao cho THIẾT KẾ Để đảm bảo tính linh hoạt của tổ
chức, cần đưa vào cơ cấu các biện pháp và
từng người, từng bộ phận tương xứng với
kỹ thuật dự đoán và phản ứng trước sự thay
nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng đạt CƠ CẤU đổi.
được kết quả mong muốn.

 Thống nhất mệnh lệnh TỔ  Nguyên tắc cân bằng

Hệ thống chỉ có một người đứng Việc vận dụng các nguyên tắc
đầu, chịu trách nhiệm về các hoạt động và CHỨC hay biện pháp phải cân đối, căn cứ vào sứ
các thành viên chỉ nhận quyết định từ một mệnh của cơ cấu trong việc đáp ứng các
người và chịu trách nhiệm trước người đó. mục tiêu của tổ chức.
 4. Thiết kế cơ cấu tổ chức

4.3. Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Bước 1: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng
lên cơ cấu tổ chức

Bước 2: Đánh giá lại cơ cấu tổ chức

hiện tại

Bước 3: Đưa ra các giải pháp hoàn

thiện cơ cấu tổ chức

Bước 4: Thực hiện các giải pháp hoàn

thiện cơ cấu tổ chức

Bước 5: Giám sát và đánh giá kết quả

thực hiện
5. Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến
Cơ cấu tổ chức chức năng
Cơ cấu tổ chức hỗn hợp
Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức theo địa lý

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
5. Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến

5.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến

 Hình thành đường thẳng quản trị từ trên xuống dưới.
 Một cấp quản trị chỉ nhận lệnh từ một cấp trên trực tiếp.
 Hai bộ phận cùng cấp không liên hệ trực tiếp với nhau.
 Cơ cấu tổ chức trực tuyến

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

- Đảm bảo chế độ một thủ trưởng. - Người lãnh đạo phải có kiến thức
- toàn diện.
Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh
từ một người lãnh đạo cấp trên trực - Hạn chế về việc sử dụng các chuyên
tiếp. gia có trình độ.
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng. - Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng.

Mô hình này thường phù hợp với những tổ chức có quy mô nhỏ.

Khi tổ chức phát triển rộng lớn hơn thì mô hình này không còn
thích hợp.
5. Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến

5.2. Cơ cấu tổ chức chức năng (nhiều tuyến)

 Có sự tồn tại các đơn vị chức năng.
 Không theo tuyến.
 Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến,
do đó mỗi người có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.
 Cơ cấu tổ chức chức năng

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

- Sử dụng được các chuyên gia giỏi - Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ
trong việc ra quyết định quản trị. huy.
- Không đòi hỏi nhà quản trị có kiến - Chế độ trách nhiệm không rõ ràng.
thức toàn diện. - Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ
- Xóa bỏ đường thẩm quyền phức tạp, phận chức năng khó khăn.
tạo ra mô hình tổ chức ít cấp.
5. Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến
5.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng
 Vừa duy trì hệ thống trực tuyến, vừa kết hợp với việc tổ chức các bộ
phận chức năng.
 Người lãnh đạo tổ chức được sự giúp sức của các phòng chức năng.
 Đơn vị trực tuyến chịu trách nhiệm về các đơn vị mình phụ trách.
 Đơn vị chức năng không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến.
 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

- Lợi dụng được ưu điểm của hai kiểu - Người lãnh đạo tổ chức phải thường
cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức xuyên giải quyết các mối quan hệ
năng. giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận
- chức năng.
Gắn việc sử dụng chuyên gia ở các
bộ phận chức năng với hệ thống trực - Ngoài ra, nếu có nhiều bộ phận chức
tuyến mà vẫn giữ được tính thống năng thường dẫn đến phải họp hành
nhất quản trị ở mức độ nhất định. nhiều gây lãng phí thời gian.
- Cơ cấu này tạo ra nhiều tầng, nhiều
nấc, nhiều trung gian.

Mô hình trực tuyến - chức năng không thích hợp với

môi trường kinh doanh biến động
5. Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến
5.4. Cơ cấu tổ chức ma trận
 Đây là sự kết hợp hai hệ thống quản trị trực tuyến và chức năng theo
quan hệ hàng ngang.
 Khi thực hiện dự án sẽ có chủ nhiệm dự án, các bộ phận cử ra cán bộ
tương ứng, kết thúc dự án, người nào trở về công việc của người đó.
 Cơ cấu tổ chức ma trận

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

- Tổ chức linh hoạt. - Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa
- người lãnh đạo và các bộ phận.
Ít tốn kém, sử dụng hiệu quả nguồn
nhân lực. - Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải
- có ảnh hưởng lớn.
Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh
doanh nhiều biến động. - Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì một
- trình độ nhất định.
Hình thành và giải thể dễ dàng,
nhanh chóng.

Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận rất thích hợp với điều kiện
môi trường kinh doanh không ổn định.
5. Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến

5.5. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

 Theo đuổi chiến lược đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ.
 Để phục vụ tốt hơn khách hàng trong từng phân khúc
 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

- Nâng cao trình độ chuyên môn hóa - Cần nhiều người có năng lực quản lý
trong sản xuất kinh doanh chung nên chi phí quản lý cao.
- Phát triển tốt sản phẩm với tầm nhìn - Khả năng hợp tác các bộ phận kém,
khá tổng quát về thị trường của riêng dễ dẫn tới tính cục bộ giữa các bộ
từng sản phẩm phận, từ đó ít quan tâm đến phát triển
toàn diện của tổ chức.
- Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ
chức.
5. Mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến
5.6. Cơ cấu tổ chức theo địa lý
 Áp dụng khi tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý khá rộng.
 Cấu trúc này giúp tổ chức phục vụ thị trường địa phương tốt
hơn.
 Những đặc điểm địa phương là quan trọng đối với đầu vào của
sản xuất hoặc sự tiêu thụ sản phẩm.
 Cơ cấu tổ chức theo địa lý

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

- Chú ý đến thị trường và những vấn - Cần có nhiều người có năng lực quản
đề của địa phương. lý chung.
- Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng. - Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ
- chức.
Có thông tin trực tiếp tốt hơn với
những đại diện của địa phương.
- Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà
quản trị cấp cao.