CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

Friday, April 12, 2024 8:27 PM

I. Quản trị và công việc quản trị

1. Khái niệm
• Quản trị là một quá trình tác động liên tục có định hướng nhằm đạt được những mục tiêu chung
của tổ chức, trong điều kiện môi trường biến động và sự thay đổi của các nguồn lực. Như vậy, khi
nói đến quản trị là nói đến tập thể con người có tổ chức, những mục tiêu cần đạt được, kết quả và
hiệu suất.
2. Tổ chức
• Tổ chức là một tập hợp người có cùng mục đích nhất định, họ có những mối quan hệ theo những
chuẩn mực và cấu trúc nhất định, có sự chỉ huy thống nhất nhằm thực hiện những hoạt động
chung để hoàn thành các mục tiêu đặt ra.
• Sự hình thành của tổ chức mang tính khách quan và tồn tại trong một hình thái xã hội. Tổ chức
cho phép con người thực hiện những công việc mà các cá nhân không thể thực hiện được. Các tổ
chức hình thành trong xã hội rất phong phú, nó tồn tại trong nhiều hình thức và quy mô khác
nhau.
• Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có các điều kiện cơ bản để hoạt động, mô hình cơ bản nhất
là biến các yếu tố đầu vào thành đầu ra nhằm đáp ứng các nhu cầu đa dạng của con người.

3. Hiệu quả và hiệu suất quản trị

• Hiệu quả: là khi ta so sánh giữa kết quả và mục tiêu ban đầu
• Hiệu suất: là khi ta so sánh giữa kết quả và chi phi đã bỏ ra
• Hiệu quả quản trị phải bao gồm đạt được kết quả cao trong tương quan với chi phí thấp. Không
biết cách quản trị cũng có thể đạt được kết quả cần có nhưng nếu xét chi phí thì quá cao không
chấp nhận được, lúc đó ta nói có kết quả nhưng hiệu suất kém. Trong thực tế hoạt động quản trị
có hiệu suất khi:
▪ Giảm thiểu chi phí đầu vào - giữ nguyên sản lượng đầu ra
▪ Giữ nguyên chi phí đầu vào - gia tăng sản lượng đầu ra
▪ Giảm thiểu chi phí đầu vao - gia tăng sản lượng đầu ra
Trong thực tế, người ta phải tìm cách để hạn chế chi phí và ia tăng kết quả, tức là phải luôn luôn
tìm cách tăng tỉnh hiệu quả của hoạt động quản trị. Có thể nói rằng, lý do tồn tại của hoạt động
quản trị là vì muốn có hiệu quả và hiệu suất cao
4. Chức năng quản trị
• Các chức năng của quản trị là những nhiệm vụ quản lý chung, cần phải được thực hiện trọng tất cả

quản trị học Page 1

 • Các chức năng của quản trị là những nhiệm vụ quản lý chung, cần phải được thực hiện trọng tất cả
các tổ chức. Trong đó nhấn mạnh vào 4 chức năng được coi là cơ bản nhất là hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm soát:
- Hoạch định: Là quá trình xác định mục tiêu và xây dựng phương hướng phát triển của tổ
chức; dự thảo chương trình hành động; lập lịch trình hoạt động; đề ra các biện pháp tốt nhất
cũng như như cải tiến tổ chức.
- Tổ chức: Sau khi nhận thức rõ mục tiêu tổ chức đã hoạch định thì tiến hành xác lập sơ đồ tổ
chức; mô tả nhiệm vụ từng bộ phận; xây dựng các tiêu chuẩn hoạt động; xác định các tiêu
chuẩn tuyển dụng nhân viên; chính sách sử dụng nhân viên; phân rõ trách nhiệm quyền hạn
của các bộ phận, định biên nhân sự và xây dựng văn hóa tổ chức.
- Lãnh đạo: Là chức năng liên quan đến con người. Bao gồm các hoạt động như ủy quyền cho
cấp dưới, giải thích đường lối chính sách, huấn luyện và động viên, giám sát và chỉ huy, thiết
lập hệ thống thông tin có hiệu quả, thiết lập mối quan hệ mật thiết bên trong tổ chực cũng
như giữa tổ chức với bên ngoài.
- Kiểm soát: Chức năng cuối cùng trong tiến trình quản trị, các công việc mà nhà quản trị phải
làm là xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra, lịch trình kiểm tra, đối chiếu và so sánh ( tiêu
chuẩn - thực hiện), đánh giá kết quả thực hiện, xác định nguyên nhân gây sai lệch nếu có và
đề xuất các biện pháp điều chỉnh.
• Hoạt động quản trị còn phân theo lịnh vực quản trị trong tổ chức: Quản trị chất lượng, marketing,
sản xuất, tài chính, kế toán,....
• Như vậy, tương ứng với mỗi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh là một chức năng quản trị.
Cách phân loại này nó không phản ánh khái quát các nhiệm vụ chung của quản trị, là những chức
năng cụ thể được phân chia một cách linh hoạt tùy thuộc vào trình độ phát triển sản xuất của xã
hội ( trình độ sản xuất thấp thì sự phân chia ít chức năng; trình độ sản xuất cao thì sự phân chia
càng sâu và phát sinh nhiều chức năng mới)
5. Tính phổ cập của quản trị
• Trong hoạt động của các tổ chức (lợi nhuận - phi lợi nhuận) đều phải đối phó với các vấn đề quản
trị, và những nhà quản trị trong các tổ chức đó phải thực hiện các chức năng quản trị như nhau.
Khi những quyết định trong kinh doanh ngày càng có quy tắc hơn và nhạy bén với chính trị hơn,
khi các tổ chức ngày quan tâm đến hiệu quả công việc thì công việc quản trị càng được chuyên
môn hóa.
• Quản trị có sự chuyên môn hóa nhưng chỉ có ở các cấp quản trị nhất định:
- Các nhà quản trị cấp thấp gắn liền với những chuyên môn nghiệp vụ của mình, tham gia vào
các vấn đề chuyên môn nhiều hơn.
- Các nhà quản trị cấp cao hơn thì quản trị ngày càng có tính chuyên môn hóa, mang tính đặc
trưng hơn của một nhà quản trị và ít tham gia vào quá trình chuyên môn hơn.
 Ta có thể thấy rằng, kỹ năng quản trị càng lấn dần kiến thức chuyên môn ở người quản trị khi tiến
lên những cấp bậc cao hơn trong tổ chức. Vì thế những nhà quản trị cấp có dễ dàng hơn khi
thuyên chuyển qua các tổ chức khác nhau, vì công việc quản trị của họ giống nhau mặc dù mục
tiêu hoạt đột của tổ chức là khác nhau, và ngược lại với những nhà quản trị cấp thấp.

2. Nhà quản trị

1. Nhà quản trị và các cấp bậc quản trị
• Nhà quản trị: là người thực hiện các chức năng quản trị để đạt được mục tiêu của tổ chức thông
qua điều khiển công việc của cấp dưới (người thừa hành)
• Nhà kinh doanh là người sáng lập ra một doanh nghiệp, giữ quyền sở hữu và quản lý, điều hành
các hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện các mục tiêu của tổ chức
• Người ta thường chia các nhà quản trị trong một tổ chức thành 3 cấp:

quản trị học Page 2

 - Nhà quản trị cấp cao (giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị, kiểm soát viên cấp cao,..): thường
được gọi là cấp điều khiển, số lượng nhỏ, có trách nhiệm chung về sự tồn tại và phát triển của tổ
chức. Họ nghiên cứu môi trường, xây dựng mục tiêu và lên kế hoach thực hiện các mục tiêu đó.
Họ chịu trách nhiệm về các hoạt động và các hậu quả cho xã hội. Công việc phức tạp và căng
thẳng, đòi hỏi thời gian và sự gắn bó với tổ chức
- Nhà quản trị cấp giữa ( trưởng phòng, trưởng bộ phận, giám đốc): nằm ở giữa hệ thống, có
nhiệm vụ triển khai các mục tiêu cấp cao và điều khiển hoạt dộng trong bộ phận mình lãnh đạo,
đây là những người lãnh đạo về chuyên môn và có trách nhiệm phối hợp hoạt động giữa các bộ
phận trong tổ chức
- Nhà quản trị cấp cơ sở ( tổ trưởng, nhóm trưởng, chuyền trưởng, trưởng ca, kíp,..): bậc cuối
trong hệ thống, chiếm số lượng lớn, chịu trách nhiệm thi hành những kế hoạch hành động do
quản trị cấp giữa soạn thảo, họ kiểm tra đôn đốc, chị trách nhiệm trước kết quả hàng ngày của các
nhân viên. Tuy nhiên, do vị trí của mình nhà quản trị cấp cơ sở cũng thường trực tiếp tham gia vào
những hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể như các nhân viên dưới quyền của họ.
2. Kĩ năng của nhà quản trị
❖ Kỹ năng quản trị là năng lực thực hiện công việc, là những khả năng không mang tính bẩm sinh, là
năng lực của con người có thể đưa kiến thực vào thực tế để đạt kết quả mong muốn với hiệu quả
cao. Theo Daniel Katz, kỹ năng cần thiết đối với các nhà quản trị được phân tích thành 3 nhóm:
• Kỹ năng chuyên môn ( technical skills):
- Là năng lực thực hiện các hoạt động chuyên môn với mức độ thành thục nhất định. Nhà quản trị
phải hiểu, phải thực hiện được, nhiều khi cần phải thực hiện tốt hơn các hoạt động do cấp dưới
tiến hành.
- Kỹ năng chuyên môn gắn liền với việc sử dụng các phương pháp, quy trình và công cụ cụ thể. Để
có được, nhà quản trị phải được đào tạo và trải qua kinh nghiệm thực tế. Trình độ kĩ thuật được
xác định bằng cấp bậc chuyên môn, kỹ năng kĩ thuật cần thiết nhất đối với những nhà quản trị cấp
cơ sở vì công việc của họ tác động trực tiếp vào người lao động. Điều này giải thích tại sao khi
tuyển người vào các chức vụ quản trị, bên cạnh những yêu cầu về bằng cấp thì cũng yêu cầu về
kinh nghiệm chuyên môn.
• Kỹ năng quan hệ con người (Human and Interpersonal skills):
- Là năng lực của một người có thể làm việc trong mối quan hệ hợp tác với những người khác để
làm cho công việc được thực hiện hoàn hảo. Kỹ năng này đặc biệt quan trọng ở mọi cấp quản trị
do bản tương tác giữa các cá nhân trong công việc quản trị. Các nhà quản trị, dù ở cấp nào cũng
đều làm việc với và thông qua người khác.
- Kỹ năng quan hệ con người bao hàm những năng lực cụ thể như:
▪ Đánh giá đúng con người, khả năng thấu hiểu và thông cảm với những tâm tư, tình cảm,
nguyện vọng của mọi người
▪ Có khả năng giành quyền lực và tạo ảnh hưởng
▪ Mềm dẻo trong hành vi, có kỹ năng truyền thong và đàm phán

quản trị học Page 3

 ▪ Mềm dẻo trong hành vi, có kỹ năng truyền thong và đàm phán
▪ Sử dụng một cách có nghệ thuật các phương pháp tạo động lực cho con người
▪ Khả năng xây dựng và làm việc nhóm, giải quyết tốt các xung đột tập thể
- Nhà quản trị có kỹ năng làm việc với con người sẽ tham gia tích cực vào công việc của tập thể, tạo
ra được một môi trường trong đó mọi người cảm thấy an toàn, dễ dàng bộc bạch ý kiến và có thể
phát huy triệt để tính sáng tạo. Họ là những người có ý thức cao về bản thân, có năng lực hiểu và
quan tâm đến những cảm xúc của những người khác.
• Kỹ năng tư duy ( conceptional skills):
- Là năng lực phát hiện, phân tích và giải quyết những vấn đề phức tạp. Những nhà quản trị có kỹ
năng nhận thức tốt có thể thấy được mối liên hệ qua lại giữa các bộ phận và chức năng trong tổ
chức, mức độ ảnh hưởng do sự thay đổi của một bộ phận với những bộ phận khác, có khả năng
bao quát được bức tranh toàn cảnh về thực trạng và xu hướng biển động của môi trường.
- Kỹ năng này cần thiết nhất cho nhà quản trị cấp cao bởi khả năng phân tích môi trường, đặc biệt là
môi trường vĩ mô, giúp cho nhà quản trị cấp cao hình thành chiến lược kinh doanh của một tổ
chức. Kỹ năng này khó phát triển bởi chúng liên quan đến phương pháp tư duy của mỗi người.

❖ Mối quan hệ giữa các kỹ năng được thể hiện theo sơ đồ:

3. Vai trò của nhà quản trị

• Các nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị thông qua việc giữ nhiều vai trò khác nhau trong
tiến trình quản trị. Trong thực tiễn, nhà quản trị phải làm nhiều loại công việc khác nhau, phải ứng
xử theo những cách khác nhau đối với các đối tượng khác nhau ( cấp trên, cấp dưới, khách hàng,
công chúng, cơ quan chủ quản,...). Hẻny Mintzberg đã nghiên cứu những hoạt động bình thường
của nhà quả trị và đưa ra 10 vai trò chính tập trung vào 3 nhóm lớn: Vai trò liên kết con người
( Interpersonal Roles); vai trò thông tin (Informational Roles); vai trò quyết định ( Dicisional
Roles).
Cụ thể:
VAI TRÒ BIỂU HIỆN
Pháp nhân chính Trong các cuộc nghi lễ, ký kết văn bản, hợp đồng với khách hàng...
Người lãnh đạo Chỉ dẫn, ra lệnh, động viên tạo ra điều kiện thuận lợi để người dưới
quyền thực hiện tốt công việc.
Người liên lạc Phát huy các mối liên hệ, quan hệ nhằm gắn liền cả bên trong lẫn
bên ngoài của tổ chức.
Phát ngôn (đối ngoại) Cung cấp các thông tin cho các cá nhân, tổ chức có liên quan (Khách
hàng, công chúng, phóng viên, báo chí, đài phát thanh, truyền
quản trị học Page 4
 hàng, công chúng, phóng viên, báo chí, đài phát thanh, truyền
hình...).
Phổ biến thông tin (đối Truyền tải thông tin một cách nguyên xi hoặc có thể được xử lý bởi
nội) người lãnh đạo. Các thông tin này sẽ giúp cho cấp dưới thực hiện tốt
nghĩa vụ của họ.
Thu thập và tiếp nhận Thiết lập hệ thống thu thập thông tin có hiệu quả cho phép biết
thông tin được diễn biến môi trường bên trong và bên ngoài.
Doanh nhân Khởi xướng các dự án mới về hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu
trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh,
chấp nhận rủi ro.
Người hòa giải các xung Giải quyết những mối quan hệ mâu thuẫn trong nội bộ giữa các cá
đột nhân, giữa các đơn vị trực thuộc của tổ chức.
Phân bổ tài nguyên Quyết định về việc phân bổ và sử dụng nguồn lực (Cơ sở vật chất,
máy móc thiết bị, nhân sự, tài chính...) cho các hoạt động của tổ
chức.
Thương thuyết Thay mặt tổ chức trong hoạt động thương lượng về những hợp đồng
kinh tế hoặc các quan hệ với đối tác, cá nhân và các tổ chức có liên
quan.

quản trị học Page 5