Đề cương quản trị học

1. Câu 1: Khái niệm và bản chất của quản trị

- Khái niệm: quản trị là những hoạt động cần thiết được thực hiện khi con
người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt những mục tiêu
chung.
+ Quản trị là một phương thức làm cho những hoạt động tiến tới mục tiêu
được hoàn thành với một hiệu quả cao bằng hoặc thông qua người khác.
+ Là sự tác động của chủ thể quản trị tới đối tượng quản trị nhằm thực
hiện các mục tiêu một cách tối ưu trong điều kiện môi trường đầy biến
động
+ Là một quá trình nhằm đạt các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu
hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp.
- Bản chất: quản trị vừa có tính khoa học vừa có tính nghệ thuật:
+ Tính khoa học:
Quản trị nghiên cứu, phân tích các quan hệ giá trị nhằm tìm ra các quy
luật, có thể vận dụng sao cho có hiệu quả.
Nghiên cứu các hoạt động quản trị có ý nghĩa duy trì và tạo điều kiện
thuận lợi cho các tổ chức hoạt động.
Quản trị là môn khoa học độc lập, cũng là môn khoa học liên ngành
+ Tính nghệ thuật:
Quản trị phụ thuộc vào kinh nghiệm , những thuộc tính tâm lí cá nhân của
nhà quản trị.
Những mối quan hệ con người luôn đòi hỏi nhà quản trị phải xử lí khéo
léo, linh hoạt.
Nghệ thuật quản trị được thể hiện ở sự khéo léo, sáng tạo, ứng phó kịp
thời với các tình huống cụ thể của nhà quản trị.
Được biểu hiện ở một số lĩnh vực: dùng người , giáo dục con người, giao
tiếp và đàm phán.

2. Các chức năng của quản trị

A, chức năng hoạch định:
Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định
mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu, và
thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động. Hoạch
định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt
được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó. Nếu không lập kế
hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Có
nhiều công ty không hoạt động được hay chỉ hoạt động với một phần
công suất do không có hoạch định hoặc hoạch định kém.

1
B. Chức năng tổ chức
Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự
cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm,
người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình
thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền
hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao? Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên
môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém
thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt

C. Chức năng lãnh đạo

Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân có cá tính
riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải
biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách động
viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc những phong cách
lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở trường của
người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng
được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi. Lãnh đạo xuất sắc có
khả năng đưa công ty đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưa thật
tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém.

D. Chức năng kiểm tra

Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ việc
xếp đặt cơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự, công việc
còn lại vẫn còn có thể thất bại nếu không kiểm tra. Công tác kiểm tra bao
gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã
được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm
bảo đảm tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu

3. Câu 3: Môi trường quản trị( trang 80 giáo trình )

Môi trường là gì: môi trường liên quan tới những thể chế hay lực lượng
từ bên ngoài tổ chức mà nhà quản trị khó kiểm soát nhưng chúng lại ảnh
hưởng truẹc tiếp hay gián tiếp đến kết quả hoạt động của tổ chức. Môi
trường được chia thành 2 loại: môi trường vĩ mô ( tổng quát ), môi trường
vi mô ( đặc thù )

Môi trường vĩ mô ( tổng quát )

1. các yếu tố kinh
2
tế
2. Các yếu tố chính trị, pháp luật
3. Các yếu tố văn hóa xã hội
 4. Các yếu tố tự nhiên

Môi trường vĩ mô
1. Các yếu tố kinh tế
Tổng sản phẩm quốc nội ( GDP ):
- GDP tác động đến nhu cầu của doanh nghiệp, gia đình, nhà nước
- GDP tác động đến tất cả các mặt của quản trị: hoạch địch, tổ chức, lãnh
đạo, kiểm tra
Yếu tố lạm phát:
- Ảnh hưởng đến tâm lí và tiêu dùng của người dân
- việc dự đoán chính xác chiến lược là rất cần thiết trong kinh doanh
Tỉ giá hối đoái và lãi suất:
- ảnh hưởng tới các hoạt động xuất nhập khẩu
- lãi suất sẽ ảnh hưởng tới việc đầu tư của doanh nghiệp và việc tiếu dùng
của người dân
Tiền lương và thu nhập:
- tác động tới giá thành và nguồn nhân lực của doanh nghiệp
2. Môi trường chính trị - pháp luật
- chính phủ - cơ quan giám sát, duy trì và bảo vệ lợi ích pháp luật, lợi ích
quốc gia. Vai trò điều tiết nền kinh tế vĩ mô thông qua các chính sách tài
chính, tiền tệ, thuế và các chương trình chi tiêu
- pháp luật: đưa ra các quy định cho phép hay không cho phép, hoặc
những ràng buộc, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tuân theo
3. Môi trường văn hóa xã hội
- dân số: ảnh hưởng đến nguồn nhân lực, ảnh hưởng tới đầu ra của doanh
nghiệp. Xác định quy mô thị trường
- lối sống: chi phối đến việc hình thành những nhu cầu về chất lượng và
chủng loại hàng hóa

3
- văn hóa: tác động và chi phối hành vi ứng xử của người tiêu dùng và
nhà kinh doanh
- gia đình: ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất chất lượng hiệu quả làm
việc của mọi người
- tôn giáo:
4. Môi trường công nghệ
- lượng phát minh và sáng chế, cải tiến khoa học kỹ thuật tăng lên nhanh
chóng- bùng nổ về cuộc cách mạng thông tin và truyền thông
Môi trường vi mô
Đối thủ cạnh tranh
Khách hàng
Nhà cung cấp
Đối thủ tiềm ẩn
Sản phẩm thay thế

Câu 4: Các cấp quản trị

- cấp cao: Đó là các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cao nhất trong một tổ chức.
Họ chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức. Nhiệm vụ của các
nhà quản trị cấp cao là đưa ra các quyết định chiến lược. Tổ chức thực hiện chiến
lược, duy trì và phát triển tổ chức. Các chức danh chính của quản trị viên cao cấp
trong sản xuất kinh doanh ví dụ như là: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các
ủy viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám
đốc v.v
- cấp trung: Đó là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên lãnh đạo (cao cấp)
nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định
chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các
hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung. Các quản trị viên cấp giữa
thường là các trưởng phòng ban, các phó phòng, các chánh phó quản đốc các phân
xưởng v.v.
- cấp cơ sở: Đây là những quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc
của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết
định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các công nhân viên trong các
công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung. Các
chức danh thông thường của họ là: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng
các tổ bán hàng v.v.
các phong cách quản trị.
1. phong cách lãnh đạo chuyên quyền
Người lãnh đạo chuyên quyền là người ra lệnh và chờ đợi ở cấp dưới sự phục tùng, là
người quyết đoán, là người lãnh đạo bằng khả năng khước từ hay đồng ý về phần
thưởng hay hình phạt
* ưu điểm:
- nhà quản trị thương có năng lực thực sự, tính quyết đoán cao, do đó giải quyết vấn
đề một cách nhanh chóng.
- dám chịu trách nhiệm cá nhân về các quyết định của mình do đó phát huy đầy đủ
năng lực, phẩm chất cá nhân.
* nhược điểm:
- mệnh lệnh mang tính cứng nhắc dễ dẫn tới hiện tượng quan liêu

4
- nhân viên dưới quyền không dám góp ý hay gần lãnh đạo
- không phát huy được sáng kiến, trí tuệ tập thể
- nhân viên không có quyền chủ động, điều kiện bản thân.
- quyết định của nhà quản trị ít được cấp dưới đồng tình ủng hộ
2. Phong cách lãnh đạo dân chủ
Là phong cách lãnh đạo có sự tham gia của cấp dưới. Người lãnh đạo thường tham
khảo ý kiến cấp dưới và khuyến khích sự tham gia của họ trước khi đưa ra quyết định.
* ưu điểm:
- phát huy năng lực và trí tuệ tập thể
- năng suất cao, kể cả khi không có mặt lãnh đạo
- thiết lập mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới tạo được ê kíp làm việc
- các quyết định được cấp dưới đồng tình ủng hộ
* nhược điểm:
- ít quyết đoán, phần nào mang tính nhu nhược, do đó dễ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh
- mức độ dám chịu trách nhiệm cá nhân không cao, dễ làm giảm lòng tin của cấp dưới
3. Phong cách lãnh đạo tự do( tản quyền )
Là phong cách lãnh đạo dành cho cấp dưới mức độ độc lập cao trong các hoạt động
của họ. Người lãnh đạo không tham gia vào các hoạt động tập thể mà chủ yếu là cung
cấp thông tin và dữ liệu, là đầu mối liên hệ với môi trường bên ngoài của tổ chức.
* ưu điểm:
- cho phép cấp dưới phát huy quyền chủ động sáng tạo, phát huy tối đa năng lực cá
nhân
* nhược điểm:
- không kiểm soát được nhân viên
- lệ thuộ vào cấp dưới
- công việc trì trệ do không có sự thúc đẩy, giám sát
Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị
- kỹ năng kĩ thuật, chuyên môn: là mức độ thành thạo ,hiệu quả trong xủa lí các
công cụ, vấn đề theo lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ
- kỹ năng nhân sự: là khả năng cùng làm việc và điều khiển con người, là mức độ
thông thạo và hiệu quả trong thuyết phục người khác
- kỹ năng tư duy: là mức độ dúng đắn chính xác trong suy nghĩ, phán đoán, hiểu rõ
độ phức tạp của môi trường và biết cách giảm thiểu sự phức tạp đó

Hoạch định

1. Khái niệm: là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biệb pháp tốt nhất
để thực hiện những mục tiêu đó
2. Phân loại : Hoạch định thường được phân loại theo nhiều cách khác nhau như dựa
vào thời gian (hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn và hoạch định dài hạn), cấp
độ (hoạch định vĩ mô, hoạch định vi mô), mức độ (hoạch định chiến lược, hoạch định
tác nghiệp), phạm vi (hoạch định toàn diện, hoạch định từng phần), và lĩnh vực kinh
doanh (dịch vụ, tài chính, nhân sự v.v...).
3. Tầm quan trọng của hoạch định:
Hoạch định có tầm quan trọng lớn trong quản trị doanh nghiệp và các tổ chức khác.
Hoạch định giúp xác định mục tiêu, định hướng và phương pháp để đạt được mục tiêu
đó. Nó cung cấp một kế hoạch chi tiết và các bước cụ thể để thực hiện. Hoạch định

5
cũng giúp tăng tính hiệu quả và hiệu suất của tổ chức bằng cách tập trung vào những
hoạt động quan trọng và ưu tiên. Ngoài ra, hoạch định còn giúp tổ chức đối phó với
các thách thức và cơ hội trong môi trường kinh doanh thay đổi.
4. Quy trình hoạch định: Hoạch định chiến lược thường theo một quá trình gồm 8
bước là: nhận thức cơ hội, thiết lập các mục tiêu, xác định các tiền đề hoạch định, xây
dựng các phương án, đánh giá các phương án, lựa chọn phương án tối ưu, hoạch định
kế hoạch phụ trợ và hoạch định ngân quỹ. Những công cụ hỗ trợ quá trình hoạch định
chiến lược của công ty thường được sử dụng là ma trận SWOT, ma trận tăng trưởng
và tham gia thị trường.

Tổ chức

Khái niệm: xác định chức năng nhiệm vụ cho từng bộ phận và thiết lập mối quan hệ
giữ chúng nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức
Vai trò: Hoạch định chiến lược thường theo một quá trình gồm 8 bước là: nhận thức
cơ hội, thiết lập các mục tiêu, xác định các tiền đề hoạch định, xây dựng các phương
án, đánh giá các phương án, lựa chọn phương án tối ưu, hoạch định kế hoạch phụ trợ
và hoạch định ngân quỹ. Những công cụ hỗ trợ quá trình hoạch định chiến lược của
công ty thường được sử dụng là ma trận SWOT, ma trận tăng trưởng và tham gia thị
trường.
Các nhân tố ảnh hưởng tới cấu trúc tổ chức:
- (1) Mục tiêu và chiến lược hoạt động của xí nghiệp
-(2) Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội
-(3) Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh của xí nghiệp
-(4) Năng lực và trình độ của con người trong xí nghiệp
Đặc điểm và ưu – nhược điểm của các mô hình cấu trúc tổ chức
- Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến:
Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau:
+ Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp.
+ Quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc.
+ Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến.

6
Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng
Cơ cấu này được thực hiện trên nguyên lý là:
+ Có sự tồn tại các đơn vị chức năng.
+ Không theo tuyến.
+ Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp
dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng

Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng.
Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ
đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những
người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền
quyết định trong đơn vị mình phụ trách

7
Cơ cấu quản trị ma trận
Đây là mô hình hiện nay được nhiều nhà quản trị quan tâm khi thiết kế bộ máy quản
trị của tổ chức.
Cơ cấu này có nhiều cách gọi khác nhau, như tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm
thời, hay quản trị theo đề án, sản phẩm.
+ Cơ cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án
+ Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau
+ Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ
của người lãnh đạo theo đề án
+ Trong cơ cấu này mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng
được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định
+ Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí, đơn vị cũ

8
10. Hệ thống tổ chức không chính thức:
Hệ thống tổ chức phi chính thức thường được hiểu là những tổ chức không được chính
phủ hoặc các cơ quan chính phú công nhận và quản lý. Đây là các tổ chức hoạt động độc
lập, thường được thành lập bởi các cá nhân, cộng đông hoặc tố chức tư nhân. Mục tiêu
của hệ thống tổ chức phi chính thức có thể rất đa dạng, từ việc cung cấp dịch vụ xã hội,
giáo dục, phát triển kinh tế cho đến hoạt động phi lợi nhuận. Một số ví dụ về hệ thống tổ
chức phi chính thức là các tổ chức phi chính phủ (NGO), các tổ chức xã hội dân sự, tố
chức tình nguyện và các tố chức phi lợi nhuận khác.
Đặc điểm :
Hệ thống tổ chức phi chính thức có một số đặc điểm chung:
1. Độc lập: Hệ thống tổ chức phi chính thức hoạt động độc lập và không phụ thuộc vào
chính phủ hay tổ chức chính thức nào.
2. Mục tiêu phi lợi nhuận: Thường xuyên hoạt động với mục tiêu phi lợi nhuận, ví dụ như
cung cấp dịch vụ xã hội, giải quyết các vấn đề xã hội, môi trường hoặc phát triển cộng
đồng.
3. Tự quản lý: Tổ chức phi chính thức tự quản lý và thực hiện quyết định mà không cần sự
can thiệp từ chính phủ hoặc tổ chức chính thức.
4. Tính đa dạng: Hệ thống tố chức phi chính thức rất đa dạng về mục tiêu, lĩnh vực hoạt
động và kích thước.
Nghiên cứu hệ thống tổ chức phi chính thức có ý nghĩa quan trọng vì:
1. Hiểu rõ hơn về vai trò và tác động của các tổ chức phi chính thức trong xã hội:

9
Nghiên cứu giúp ta có cái nhìn sâu hơn về cách mà các tố chức phi chính thức đóng góp
vào giải quyết các vấn đề xã hội, phát triển kinh tế và bảo vệ môi trường.
2. Phát triển chính sách và quy định:
Nghiên cứu hệ thống tổ chức phi chính thức cung cấp thông tin quan trọng để phát triến
chính sách công cộng và quy định phù hợp với hoạt động của các tố chức này.
3. Nâng cao hiệu quả hoạt động của tố chức phi chính thức: Nghiên cứu giúp tổ chức phi
chính thức hiểu rõ hơn về những thách thức và cơ hội, từ đó cải thiện quy trình hoạt
động và đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả hơn.
Tóm lại, nghiên cứu hệ thống tố chức phi chính thức giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn,
đánh giá và tận dụng tôt những tiềm năng mà các tố chức này mang lại cho xã hội.

Câu 11: khái niệm, tầm quan trọng của lãnh đạo

Khái niệm: lãnh đạo là các hoạt động hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc, đọng viên và thúc
đẩy những thành viên trong tổ chức làm việc với hiệu quả cao để đạt được mục tiêu
của tổ chức đó

Tầm quan trọng của lãnh đạo: Lãnh đạo đóng một vai trò quan trọng trong mọi tổ
chức, bao gồm cả tổ chức chính trị. Lãnh đạo giúp xác định hướng đi và mục tiêu của
tổ chức, tạo ra sự đồng thuận và động lực cho các thành viên, và quản lý các hoạt
động hàng ngày của tổ chức. Lãnh đạo cũng có thể ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức và
tạo ra môi trường làm việc tích cực. Một lãnh đạo tốt có khả năng lắng nghe, truyền
cảm hứng và tạo ra sự đổi mới và sáng tạo trong tổ chức.
Câu 12: nội dung của quản trị nhóm
Nội dung của quản trị nhóm bao gồm các hoạt động và trách nhiệm của người quản lý
nhóm để đảm bảo sự hiệu quả và thành công của nhóm. Quản trị nhóm bao gồm việc
xác định mục tiêu và kế hoạch làm việc, phân công nhiệm vụ cho các thành viên,
giám sát tiến độ công việc, tạo ra môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự
hợp tác và gắn kết trong nhóm. Ngoài ra, quản trị nhóm cũng đảm bảo việc giải quyết
xung đột và thúc đẩy sự phát triển cá nhân của các thành viên trong nhóm.
Câu 13: khái niệm, vai trò của kiểm tra
Khái niệm: kiểm tra quản trị là nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn
những hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh những thành tựu đạt được so với
định mức đã đề ra và đảm bao những những nguồn lực đã và đang sử dụng hiệu quả
nhất để đạt được mục tiêu của tổ chức
Vai trò:
- đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao
- nhằm đảm bảo thực thi quyền hành của những người lãnh đạo tổ chức
- giúp tổ chức theo sát và đối phó với những thay đổi của môi trường
- tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới
- tạo điều kiện thực hiện các chức năng ủy quyền, chỉ huy và thực hiện trách nhiệm cá
nhân của nhà quản trị tổ chức
Câu 14: các loại kiểm tra
-kiểm tra lường trước Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra được tiến hành trước khi
hoạt động thực sự. Kiểm tra lường trước theo tên gọi của nó là tiên liệu các vấn đề có
thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước. Chẳng hạn, phòng bệnh hơn chữa bệnh là
một cách kiểm tra lường trước.
-Kiểm tra đồng thời Kiểm tra đồng thời là loại kiểm tra được tiến hành trong khi
hoạt động đang diễn ra.

10
-Kiểm tra phản hồi Kiểm tra phản hồi là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt
động đã xảy ra.Nhược điểm chính của loại kiểm tra này là độ trễ về thời gian thường
khá lớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và đến lúc phát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết
quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra
Tuy nhiên, kiểm tra phản hồi có hai ưu thế hơn hẳn kiểm tra lường trước lẫn kiểm tra
đồng thời.
+ Thứ nhất, nó cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết phải làm thế nào
để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quá trình quản trị. Nếu kiểm
tra phản hồi chỉ ra rằng không có nhiều sai lệch giữa kết quả đã thực hiện và tiêu
chuẩn 195/204 (hoặc mục tiêu) cần đạt được thì điều này chứng tỏ công tác hoạch
định hữu hiệu. Ngược lại, sự phát hiện có nhiều sai lệch sẽ giúp nhà quản trị rút kinh
nghiệm để đưa ra những kế hoạch mới tốt hơn.
+ Thứ hai, kiểm tra phản hồi có thể giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên
(employee motivation) làm việc tốt hơn. Nó cung cấp cho mọi người trong công ty
những thông tin cần thiết phải làm thế nào để nâng cao chất lượng các hoạt động của
mình trong tương lai.
Câu 15: quy trình kiểm tra
1.Xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo lường việc thực hiện Tiêu chuẩn
là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện. Trong hoạt động của một tổ chức,
có thể có nhiều loại tiêu chuẩn. Do đó tốt nhất cho việc kiểm tra, các tiêu chuẩn đề ra
phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế. Xây dựng một hệ thống tiêu
chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu
chuẩn này là một điều nên tránh ngay từ đầu. Các phương pháp đo lường việc thực
hiện cần phải chính xác, dù là tương đối. Một tổ chức tự đặt ra mục tiêu “phải là hàng
đầu” nhưng không hề chọn một phương pháp đo lường việc thực hiện nào cả, thì chỉ
là xây dựng tiêu chuẩn suông mà thôi.
2.Đo lường việc thực hiện Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu
có các phương tiện để xác định một cách chính xác rằng cấp dưới đang làm gì, các
nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thực tế của những nhân viên dưới quyền của
họ. Tuy nhiên, sự đánh giá đó không phải bao giờ cũng thực hiện được. Có nhiều hoạt
động khó có thể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác, và có nhiều hoạt động khó cho sự đo
lường. Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường số sản phẩm của một phân xưởng sản xuất
một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tra công việc của Phòng
Giao tế công cộng trong xí nghiệp. Gặp trường hợp này, các nhà quản trị thường dùng
những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ của báo chí và công chúng đối với xí nghiệp,
hay uy tín của xí nghiệp trong xã hội.
3. Điều chỉnh các sai lệch Nếu những tiêu chuẩn đặt ra phản ánh được cơ cấu tổ chức
và hoạt động của doanh nghiệp thì hiệu quả công việc cũng được kiểm định trên cơ sở
những tiêu chuẩn đó. Khi khám phá ra sự sai lệch, người quản trị cần phải tập trung
phân tích sự kiện tìm nguyên nhân sai lệch. Nếu đã biết rõ nguyên nhân thì ông ta
không khó khăn gì thực hiện các biện pháp thích hợp để điều chỉnh. Sự khắc phục
những sai lầm trong công việc có thể là điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ
máy trong xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo lại nhân viên, tuyển thêm lao
động mới, thay đổi tác phong lãnh đạo của chính họ, hoặc thậm chí có thể phải điều
chỉnh mục tiêu.

Các tình huống quản trị

11