QUẢN TRỊ HỌC

1. Tại sao chúng ta muốn trở nhà quản trị thì phải có các kỹ năng cần thiết?
Để có các kỹ năng đó, chúng ta cần phải làm gì? Giả định rằng, nhà quản
trị giữ chức vụ Tổ trưởng Sản xuất trong nhà máy, họ nên có kỹ năng gì?Vì
sao?

Tại sao chúng ta muốn trở thành nhà quản trị thì phải có các kỹ năng cần thiết?

Vì Nhà quản trị, thông qua các hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến sự thành
công hay thất bại của tổ chức. Nhà quản trị làm thay đổi kết quả của tổ chức
bằng những quyết định mà anh ta đưa ra. Đối với huấn luyện viên một đội bóng
thì đó là quyết định tuyển mộ những ai, những cầu thủ nào có mặt trong đội
hình xuất phát, những ai được chỉ định là phụ tá huấn luyện viên, những lối chơi
nào được huấn luyện, sự thay đổi đấu pháp cho từng trận đấu.v.v. Tương tự như
vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể khiến một doanh nghiệp thành công
hay thất bại thông qua những quyết định đúng sai của họ. Một câu nói rất đúng
về vai trò có tính quyết định của nhà quản trị đối với thành bại của một tổ chức
là ‘một nhà quản trị giỏi sẽ biến rơm thành vàng và ngược lại một nhà quản trị
tồi sẽ biến vàng thành rơm!’

Có 3 kỹ năng cần thiết mà các nhà quản trị cần phải có là Kỹ năng kỹ thuật, Kỹ
năng nhân sự và Kỹ năng nhận thức hay tư duy. Các nhà quản trị cần có 3 kỹ
năng trên nhưng tầm quan trọng của chúng tùy thuộc vào các cấp quản trị khác
nhau trong tổ chức

Để có những kỹ năng đó, chúng ta cần biết cách thông đạt hữu hiệu, có
thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao
động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các
công việc. Chúng ta cần có tư duy chiến lược tốt để đề ra đúng đường lối chính
sách đối phó có hiệu quả với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự phát triển đối
với tổ chức. Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổng hợp tư duy hệ thống,
biết phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, các vấn đề ... Biết cách làm giảm
những sự phức tạp rắc rối xuống một mức độ có thể chấp nhận được trong một
tổ chức.

Giả định rằng, nhà quản trị giữ chức vụ Tổ trưởng Sản xuất trong nhà
máy, họ cần trang bị một số kỹ năng thiết yếu sau đây:

 Trao đổi thông tin, giao tiếp trên chuyền sản xuất

 Phân công công việc, triển khai công việc hợp lý cho tổ viên

 Giám sát hiện trường, đảm bảo tình hình sản xuất đạt yêu cầu

 Quản lý chất lượng sản xuất của tổ

 Quản lý năng suất làm việc của từng tổ viên và cả tổ, đảm
bảo hoàn thành mục tiêu đã đề ra

 Xử lý sự cố, vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng, mâu
thuẫn tổ viên hay bất đồng quan điểm, thiếu hợp tác khi làm
việc tập thể...

Tổ trưởng Sản xuất trong nhà máy cần có các kỹ năng trên vì Tổ trưởng
sản xuất được đánh giá là một trong những bộ phận quan trọng của các doanh
nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp chuyên về sản xuất và cung ứng
sản phẩm. Theo đó, có thể nói, đây như vị trí “đầu tàu” của tổ sản xuất khi phụ
trách các công việc từ chuyên môn đến quản lý, điều hướng và giám sát các
thành viên trong tổ đội của mình. Do vậy, khi có bất kỳ sai sót nào của tổ sản
xuất xảy ra trong quá trình làm việc làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp, người
làm ở vị trí này cũng sẽ phải chịu trách nhiệm do chưa hoàn thành nhiệm vụ
quản lý, giám sát. Vì vậy Tổ trưởng Sản xuất cần phải có những kỹ năng trên để
có thể linh hoạt, xử lí mọi tình huống có thể xảy ra.
2. Trong doanh nghiệp, làm cách nào để việc phân công, sắp xếp công việc
cũng như phân bổ nguồn lực đảm bảo tính khoa học, hệ thống, logic và
hiệu quả? Nếu bạn là chủ một doanh nghiệp quy mô nhỏ (khoảng 10 lao
động, ngành nghề kinh doanh khá đơn giản), thì bạn áp dụng mô hình về
“bộ máy làm việc” như thế nào? Hoặc nếu quy mô lớn và công việc phức
tạp, đòi hỏi tính chuyên môn cao thì phải làm gì?

- Để việc phân công, sắp xếp công việc cũng như phân bổ nguồn lực đảm bảo
tính khoa học, hệ thống, logic và hiệu quả cần:

+ Xác định từng mục tiêu cụ thể:

Mục tiêu công việc có thể nói là kim chỉ nam dẫn đường để dẫn tới đích đến
hiệu quả, không có mục tiêu rõ ràng cho công việc thì cả người quản lý và nhân
viên của mình đều không biết việc mình làm đã đạt tới đâu, có tốt hay không.
Thêm vào đó, mục tiêu cũng giống như động lực thúc đẩy con người làm việc
hăng say hơn, hiệu quả hơn. Bởi vậy, xác định mục tiêu cụ thể cho công việc
hàng ngày là điều vô cùng quan trọng để có những ngày làm việc hiệu quả.

+ Sắp xếp công việc dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp

Một trong những kỹ năng quản lý công việc tốt nhất đó là quyết định phân bổ
thời gian sao cho hợp lý dựa trên mức độ ưu tiên của công việc. Việc nào quan
trọng sẽ được đặt lên đầu, tiếp tục mức độ quan trọng sẽ giảm dần xuống dưới.
Và những công việc nào đã hoàn thành thì đánh dấu lại với mức độ hoàn thành
theo bạn đánh giá đã đạt hay chưa.

+ Phân công đúng người đúng việc

Đầu tiên, hãy hiểu rõ nhân viên của mình và trong quá trình truyền đạt họ có tập
trung vào những gì bạn nói không? Họ có đang vội và lắng nghe bạn không?
Cần một vấn đề quan trọng hơn cả sự tập trung đó là bạn cần xác định ai là
người có đủ khả năng uy tín và động lực hoàn thành nhiệm vụ của bạn giao.

+ Quy định rõ thời gian thực hiện công việc

Sau khi phân được đúng người đúng việc thì cần đảm bảo rằng bạn truyền đạt rõ
khung thời gian và thời hạn hoàn thành công việc.

+ Đặt ra mục tiêu KPI về công việc

Việc đặt ra mục tiêu KPI cho nhân viên của bạn là vô cùng quan trọng, nhờ vào
KPI bạn sẽ đánh giá được nhân viên của bạn làm việc có hiệu quả hay không, có
đạt mục tiêu đề ra hay không để dễ dàng kịp thời khen thưởng hay đưa ra hình
phạt thích đáng nếu không hoàn thành công việc đó. Giao việc phải đi đôi với
KPI đặt ra để có thể quản lý chất lượng tốt hơn, và đó cũng là trọng trách cốt lõi
của một nhà quản lý.

- Là chủ một doanh nghiệp quy mô nhỏ (khoảng 10 lao động, ngành nghề kinh
doanh khá đơn giản), thì bạn áp dụng mô hình về “bộ máy làm việc” là:

Nếu em là chủ doanh nghiệp quy mô nhỏ (khoảng 10 lao động, nghành nghề
kinh doanh khá đơn giản thì em sẽ áp dụng mô hình về “ bộ máy làm việc” đó là
mô hình trực tuyến vì khi sử dụng mô hình trực tuyến một người quản lý cấp
trên có thể hiểu rõ được những hoạt động của cấp dưới và ra những mệnh lệnh
trực tiếp một cách đúng đắn cho cấp dưới không cần qua một cơ quan giúp việc
theo chức năng nào và vì nó thỏa mãn được yêu cầu nhất thời và ngắn hạn của
họ đó là cung cấp cho họ sự linh hoạt cao trong công việc thích ứng với môi
trường kèm với lại chi phí thấp .

Hoặc

Mô hình đơn giản

Đây là cơ cấu tổ chức của loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa, thường tương ứng
với các hộ kinh doanh, công ty TNHH một thành viên mới thành lập. Trong đó,
người chủ cũng đồng thời là người quản lý trực tiếp doanh nghiệp. Mô hình này
thường được áp dụng trong doanh nghiệp kinh doanh giới hạn trong một hay chỉ
vài loại sản phẩm (mức độ đa dạng hóa thấp) hoặc quy mô sản xuất không lớn.
Chính vì vậy, đây là kiểu mô hình hay được những nhà kinh doanh lựa chọn để
khởi sự doanh nghiệp. Sơ đồ dưới đây mô tả về cơ cấu tổ chức này:

Nếu quy mô lớn và công việc phức tạp, đòi hỏi tính chuyên môn cao thì cần tổ
chức theo cơ cấu tổ chức kiểu ma trận. Ưu điểm của loại cấu trúc này là:
+Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong toàn bộ tổ chức. Luồng thông tin luôn xuyên
suốt công ty: Luồng ngang cung cấp thông tin về hệ thống dự án giữa các đơn vị
chức năng và luồng dọc cung cấp thông tin chi tiết về tính kỷ luật giữa các dự
án và các cấp quản lý khác nhau.
+Cho phép các cá nhân sử dụng các kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh
khác nhau
+Thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng bạn
+Rút ngắn quá trình đưa ra quyết định
+Tận dụng được nguồn lực giữa các phòng ban
Câu 3. Trong hoạt động quản trị, nhà quản trị thực hiện chức năng hoạch định
để làm gì? Nội dung công việc đó làm như thế nào?

Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một nhà quản trị, đồng
thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị. Đây là công
việc đầu tiên mả nhà quản lý phải thực hiện ngay từ đầu để triển khai các hoạt
động để đạt mục tiêu đã xác định

Hoạch định giúp doanh nghiệp định hướng được hướng đi để có những chiến
lược, kế hoạch phù hợp trong tương lai. Hoạch định giúp đề ra được mục tiêu,
phương pháp, cách thức cho các hoạt động của tổ chức. Là công cụ thiết yếu
trong việc phối hợp, thống nhất sự nỗ lực của các thành viên trong tổ chức, từ
đó tạo sự gắn kết thống nhất trong doanh nghiêp.
Giúp làm giảm được rủi ro trong các hoạt động kinh doanh và tính bất ổn định
trong các hoạt động khác của doanh nghiệp.
Hoạch định đảm bảo được sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp trong môi
trường luôn thay đổi và hạn chế sự chồng chéo và các hoạt động lãng phí công
việc.
Hoạch định giúp thiết lập nên những tiêu chuẩn hỗ trợ cho công tác kiểm tra kết
quả sau quá trình quản trị.
Chức năng hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và
những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó. Tất cả các nhỏ quan trị trong
mọi cấp bậc đều phải thực hiện công tác hoạch định. Thông qua hoạch định ,
nhà quan trị chuẩn bị cho tổ chức của mình những hoạt động cần thiết nhằm đạt
được thành công cả trong ngắn hạn và dài hạn. Khi nhà quản lý thiếu tư duy
chiến lược, thiếu khả năng hoạch định thi hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp không thể phát triển lâu bền. Trong môi trưởng kinh doanh đầy tính cạnh
tranh như hiện nay và nhất là trong bối cảnh toàn cấu hóa, thi hoạch định một
cách có hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng hơn. Việc này giúp doanh nghiệp
có thể ổn định, đứng vững và phát triển hơn

Câu 4. Tại sao nhà quản trị trong những trường hợp nhất định, họ cần sử dụng
nhiều phong cách lãnh đạo? Nếu bạn là nhà quản trị, trong trường hợp cấp
dưới là người mới, chưa có kinh nghiệm làm việc hoặc trình độ chuyên
môn và tính kỷ luật trong lao động còn thiếu, yếu thì cách giải quyết vấn
đền này như thế nào?

Phong cách lãnh đạo là một yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến sự hình
thành và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Phong cách lãnh đạo của người dẫn
đầu sẽ tác động mạnh mẽ đến năng suất làm việc của mọi nhân viên. Phong
cách lãnh đạo chính là yếu tố có tác động trực tiếp đến hiệu quả quản lý của
người quản trị, đến việc tập hợp và thu hút những người thừa hành trong quá
trình thực hiện các mục tiêu quan trọng của tổ chức, doanh nghiệp.

Khi người lãnh đạo là người hiểu biết nhất trong nhóm, phong cách chuyên
quyền có thể dẫn đến các quyết định nhanh chóng và hiệu quả trong điều hành
doanh nghiệp. Hạn chế sự trì trệ: Theo đó, người đứng đầu sẽ tự mình vạch ra
kế hoạch tối ưu nhất và yêu cầu các thành viên thực hiện theo chỉ thị của mình

Trong thực tế, mỗi nhà lãnh đạo thường có những cách riêng khi quản lý các
nhân viên của mình. Tuy nhiên, mỗi phong cách lãnh đạo nói trên đều có những
ưu và nhược điểm, do vậy cần phải biết phối hợp để lãnh đạo hợp lý trong từng
giai đoạn, từng trường hợp. Khi lựa chọn phong cách lãnh đạo nào, các nhà
quản lý cần cân nhắc dựa trên nhiều yếu tố cùng một lúc, chẳng hạn như thời
gian cho phép, kiểu nhiệm vụ, mức độ áp lực công việc, trình độ nhân viên, mối
quan hệ trong đội nhóm, ai là người nắm được thông tin…

Nếu bạn là nhà quản trị, trong trường hợp cấp dưới là người mới, chưa có kinh
nghiệm làm việc hoặc trình độ chuyên môn và tính kỉ luật trong lao động còn
thiếu, yếu thì cách giải quyết vấn đề này là như thế nào?
Trong một tổ chức, khi nhà quản trị có đủ năng lực cũng như những phẩm chất
cần thiết đã nêu, nhà quản trị nhất thiết phải hiểu được tâm lý của nhân viên
cũng như những nhu cầu họ đòi hỏi từ tổ chức, từ nhà quản trị. Nhà quản trị
phải chọn những cách thức quản trị phù hợp, khuyến khích thích hợp để làm họ
phấn khởi, từ đó tăng năng suất làm việc. Nếu thực hiện được điều đó thì nhà
quản trị đã thành công.

Sử dụng nhân viên là một phạm trù phức tạp, do vậy nhà quản trị phải chọn
những phương pháp lãnh đạo để đạt hiệu quả tốt nhất từ những cá tính, tính
cách phức tạp của những người thuộc cấp.

Đối với nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm thì nhà quản trị sẽ truyền đạt sự
hiểu biết, kinh nghiệm: Nhà quản lý tài năng thường dành nhiều thời gian để cải
thiện năng lực những cộng sự của mình, truyền cho họ những hiểu biết, kinh
nghiệm bản thân sao cho họ có thể từ đó mà phát triển hơn. Chính qua hành
động này, nhà quản lý đã đào tạo được người thay thế mình trong tương lai, một
nhân vật có đủ khả năng được thăng tiến, điều này càng có ý nghĩa kích thích
các cộng sự hơn.

Còn đối với nhân viên tính kỉ luật chưa tốt, lao động còn yếu thì lúc này nhà
quản trị sẽ Cần sử dụng phương pháp độc đoán, độc tài với những loại người
sau

(a) Những người hay có thái độ chống đối

Họ không thích quyền lực, ngang tàng, hay gây gổ. Do đó phương pháp độc tài
sẽ được áp dụng để chế ngự tính khí đó, hướng năng lực của họ vào những mục
tiêu mong muốn.

(b) Những người không tự chủ

Loại người này luôn cảm thấy thiếu ý chí và nghị lực. Vì thế đối với họ cần phải
có những qui định cứng rắn. Họ thường thấy âu lo và bất định nên cần có nhà
lãnh đạo đầy uy quyền và giàu năng lực từ đó tạo niềm tin cho họ.
Các phương pháp lãnh đạo và nghệ thuật sử dụng để phù hợp nhất nhằm khắc
phục tối đa những mặt còn yếu kém, hỗ trợ những yếu tố mà nhóm, con người
đang cần.

Muốn sử dụng thành công con người và lãnh đạo tổ chức một cách có hiệu quả,
nhà quản trị phải đánh giá được cá tính của mình, cá tính của nhân viên và từ đó
chọn phương pháp lãnh đạo phù hợp.

Các yếu tố cơ bản trên giúp nhà quản trị sử dụng con người thành công ở mức
độ tương đối cao. Phần còn lại thuộc về cách cư xử, cách quan hệ của nhà quản
trị đối với nhân viên, có nghĩa là việc giao tế nhân sự phải tốt đẹp giữa hai bên.