BIÊN BẢN BUỔI THUYẾT TRÌNH NHÓM 2

1. Môn học : QUẢN TRỊ ĐẠI CƯƠNG

2. Thành phần tham dự : Lớp chuyển đổi đợt 1/2020
3. Ngày thuyết trình : 27/8/2020
4. Nội dung thuyết trình : Trình bày & phân tích chức năng tổ chức cho tình
huống Công Ty quần áo may sẵn
5. Ý kiến phản biện:

A. Câu hỏi Nhóm 1 :

Câu hỏi 1:
Gernal Motor là ai và tại sao ông Minh không muốn có sơ đồ tổ chức giống họ ?
Câu trả lời :
Về câu hỏi General Motors là ai, tham khảo
https://en.wikipedia.org/wiki/General_Motors
Lý do ông Minh không muốn có sơ đồ tổ chức, có thể do hai lý do chính sau :
- Lý do chủ quan :
Ông Minh không thích, bởi vì ông Minh nghĩ rằng, công ty ông từ một
công ty nhỏ, từng bước trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm
chục tỷ đồng là do mọi thành viên trong công ty đoàn kết, không phân chia
nhiệm vụ cụ thể và do đó, các thành viên phối hợp ăn ý với nhau. Nếu dùng
sơ đồ tổ chức, mọi người sẽ có nhiệm vụ quy định rõ ràng, từ đó làm giảm
sự đoàn kết, sẽ xuất hiện mâu thuẫn trong công ty do mọi người đấu tranh
để tranh giành vị trí cao hơn.
- Lý do khách quan :
Công ty của ông Minh và General Motors là hai công ty thuộc hai mảng
hoạt động khác nhau, và do đó, ông Minh không thể dùng sơ đồ của công
ty General Motors được.
Cụ thể, khác nhau về :
 Mục tiêu và chiến lược
 Ngành kinh doanh
 Quy mô hoạt động
 Đặc điểm hoạt động
 Nhu cầu nhân lực
 Môi trường hoạt động
 Khả năng về nguồn lực
Câu hỏi 2:
Vì sao phòng kế toán thay đổi nhân sự lại dễ hơn các phòng ban khác.
Câu trả lời :
“Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản về ngành Kế toán như sau: kế có
nghĩa là liệt kê, ghi chép những của cải, tài sản, hoạt động của đơn vị, tổ
chức; toán là tính toán, tính ra kết quả lao động mà còn người đạt được. Vậy kế
toán là gì? Đó là công việc ghi chép, thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin
về tình hình hoạt động kinh tế tài chính của một tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan,
… Nói chuyên sâu hơn, kế toán là ngành thực hiện quá trình thu nhận, xử lý và
cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động
tài sản trong doanh nghiệp, tổ chức, từ đó cung cấp thông tin tài chính hữu ích
cho việc đưa ra những quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả các
hoạt động trong doanh nghiệp.” Từ định nghĩa trên, có thể thấy rằng, công việc
kế toán không mang tính thay đổi, bắt trend với xu hướng công nghệ, xã hội và
do đó, phòng ban kế toán có thể dễ dàng “làm giùm việc” cho đồng nghiệp nếu
đồng nghiệp có công việc đột xuất.
Khi đưa giải thích này vào kịch bản tình huống, nhóm đã tham khảo một số đồng
nghiệp làm trong ngành kế toán và họ cũng đồng ý với nhận định trên. Tuy
nhiên, bạn cần lưu ý sự khác biệt giữa kiểm toán và kế toán, hai ngành đó hoàn
toàn khác nhau.
Câu hỏi 3:
Vì sao quản trị cấp trung và cấp cơ sở lại cần sơ đồ tổ chức hơn quản trị cấp
cao
Câu trả lời :
Theo nghiên cứu của Mahoney, nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho
công tác hoạch định và tổ chức, trong lúc nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51%
thời gian cho công tác này và nhà quản trị cấp thấp chỉ dành 39%.
Mà sơ đồ tổ chức nói lên nhiều hơn so với chỉ là một biểu đồ với tên và chức
danh. Thay vào đó, nó là một hình ảnh đại diện của các cấu trúc mà doanh
nghiệp lựa chọn sử dụng để hoàn thành sứ mệnh và tầm nhìn của mình. Trong
một doanh nghiệp, dù ở cấp bậc quản trị nào thì cũng cần có một sơ đồ tổ chức
cũng như bảng phân công công việc rõ ràng và cụ thể.

Cấp quản trị Mục Tiêu Công việc quan tâm

Quản trị viên Gắn với kế - Cần phải thành lập hay loại bỏ cấp nào?
cấp cao hoạch chiến - Phân quyền cấp dưới như thế nào?
lược - Cần ban hành chế độ chính sách chung như
thế nào?
- Phân phối và chuyển giao nguồn lực như
thế nào?

Quản trị viên Gắn với kế - Những hoạt động nào cần tiến hành?
cấp trung hoạch chiến - Tổ chức hoạt động theo hướng nào?
thuật - Phân công quyền hạn và trách nhiệm như
thế nào?
- Cần phải sử dụng quyền hạn ra sao?

Quản trị viên Gắn với kế - Những công việc cụ thể nào cần phải làm?
cấp cơ sở hoạch tác Ai làm? Lúc nào làm?
nghiệp - Cần những phương tiện nào?
- Tổ chức công việc như thế nào, thiết kế
công việc, quy trình công việc như thế nào
để đảm bảo năng suất, trách nhiệm cao
nhất.

Tùy theo từng cấp bậc quản trị mà sơ đồ tổ chức sẽ khác nhau. Nhưng nhìn
chung thì tất cả chúng đều có chức năng giống nhau. Chức năng của sơ đồ tổ
chức là xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên
theo quy chế của bản mô tả công việc và hệ thống phân cấp quyền hạn trong
doanh nghiệp. Như vậy, có thể xác định công việc được thực hiện như thế nào, ai
quản lý, ai báo cáo cho ai và quan trọng nhất là ai chịu trách nhiệm với kết quả
công việc. Qua đó các nhà quản trị có thể phân bố nguồn lực hợp lý cho từng
công việc cụ thể, hạ thấp chi phí nhân công, hạ giá thành sản phẩm. Nếu đã
muốn trở thành doanh nghiệp lớn thì không thể không có sơ đồ tổ chức. Nếu
không có sơ đồ tổ chức thì tất cả các bộ phận trong công ty sẽ trở nên rối loạn có
thể không thực hiện đúng trách nhiệm và quyền hạn của mình, ai cũng có cái tôi
của mình và cho mình là đúng.
Câu hỏi 4:
Vai trò của ông Minh ở đâu khi công việc của cô Lan ở phòng sản xuất gặp
nhiều khó khăn?
Trả lời:
• Vai trò của ông Minh vẫn vậy, vẫn là chủ tịch của công ty quần áo may
sẵn.
• Mấu chốt của vấn đề ở đây chính là sự khác nhau ở nhiều khía cạnh ở
cương vị của ông Minh và cô Lan:
o Tuổi tác
o Giới tính
o Cấp bậc trong công ty
o Quan điểm
o Sự nhìn thấy về sự việc khác nhau
• Chính những sự khác nhau trên đã làm cho mọi việc khó khăn, dẫn dụ “ cô
Lan không dám lên tiếng phản đối về sự không công khai sơ đồ tổ chức của
ông Minh và cô vẫn làm việc dưới sơ đồ tổ chức mà cô ấy đề xuất bấy lâu
nay”
Câu hỏi 5: (Nhóm 2 có câu hỏi tương tự)
Theo như sơ đồ chị Lan đề xuất, điều gì tối ưu để ông Minh quyết định?
Trả lời:
• Mỗi doanh nghiệp sẽ có một sơ đồ tổ chức phù hợp nhất với doanh nghiệp
sao cho đáp ứng được các chỉ tiêu về:
o Ngành nghề
o Quan điểm về sự quan trọng của các bộ phận chức năng
o Thời gian
o Chi phí vận hành
• Chi tiết về sơ đồ tổ chức trên sẽ được trả lời ở câu số 11.

Câu hỏi 6:
Theo thuyết trình, sẽ có những bộ phận nên và không nên có trong tổ chức, là
những bộ phận nào, bộ phận nào là cốt lõi.
Trả lời:
Tùy vào đặc thù ngành nghề, từng công ty mà có những bộ phận sẽ có ở công ty
này mà không có ở công ty khác, ở công ty này là chủ chốt nhưng không là chủ
chốt ở công ty khác. Mỗi bộ phận đều có tầm quan trọng riêng mà thiếu nó, một
công ty không thể hoạt động một cách bình thường được. Ở công ty ông Minh,
 bộ phận sản xuất được xem là bộ phận cốt lõi, vì đối với một công ty may như
của ông Minh, mọi hoạt động đều xoay quanh vấn đề sản xuất như đơn hàng,
nguyên liệu, nhân công, tài chính...đều nhằm mục đích để sản xuất được liên tục,
hiệu quả.
Câu hỏi 97:
Có nhắc đến QA như là 1 bộ phận trong cty, nhưng trong sơ đồ tổ chức ko có
QA, vậy QA là 1 bộ phân trong QC hay là 1 bp chức năng khác chưa đc nhắc
tới.
Trả lời:
Trong sơ đồ có phòng QC, là phòng QA-QC.
B. Câu hỏi Nhóm 4:
Câu hỏi 8: (Nhóm 1, Nhóm 2 có câu hỏi tương tự)
Tại sao trong 1 thời gian dài cty vẫn phát triển tốt từ doanh thu vài trăm triệu lên
vài chục tỉ? Tại sao lại đặt cơ cấu vào lúc này trong khi cty vẫn hòa hợp ăn ý, sản
phẩm tốt, chi phí thấp?
Trả lời:
Xu thế toàn cầu hóa càng ngày càng phát triển. Nó đem đến cho doanh nghiệp
nhiều cơ hội nhưng cùng với đó là rất nhiều thách thức. Nó đòi hỏi doanh nghiệp
cần phải phân tích môi trường kinh doanh một cách sáng suốt để tìm ra những
giải pháp khắc phục đồng thời phát hiện điểm mạnh của mình.
Trước đây khi quy mô của công ty còn nhỏ thì còn phù hợp mô hình hữu cơ linh
hoạt. Và cho dù môi trường kinh doanh có biến động như thế nào thì với kỹ năng
quản trị giỏi, ông Minh vẫn có thể làm tốt công việc lãnh đạo mà không cần đến
sơ đồ tổ chức. Giống như ông Hùng – Kế toán trưởng – nói: “hành động theo
tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công”. Nhưng hiện tại,
quy mô hoạt động của công ty đã lớn hơn trước. Môi trường kinh doanh thì vẫn
luôn thay đổi và vận động theo nhiều chiều hướng khác nhau (ngày càng đa
dạng, phức tạp). Nên việc không có sơ đồ tổ chức và mô tả công việc sẽ vô cùng
bất lợi. Mà một trong những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức của một doanh
nghiệp chính là quy mô hoạt động của doanh nghiệp đó.
C. Câu hỏi Nhóm 2:
Câu 9:
Giải thích tính hợp lý của sơ đồ cấu trúc tổ chức ?
Trả lời:
Mục tiêu và chiến lược phát triển:
Vì là “Công ty quần áo may sẵn, nhà sản xuất comple may sẵn, và áo khoác thể
thao cho nam giới” nên mục tiêu của công ty sẽ là “đa dạng về kích cỡ, đa dạng
về màu sắc, chất lượng cao, giá rẻ”
 Cần tăng sản lượng.
Quy mô hoạt động của công ty :
“Chúng ta không cần phải là General Motors với sơ đồ tổ chức rắc rối của họ”
 Có thể suy luận ra rằng, chủ tịch chỉ muốn quy mô công ty ở mức vừa
đủ lớn.
Quần áo may sẵn :
 Sản phẩm không quá phức tạp về kĩ thuật, nhưng yêu cầu công nhận
hoạt động liên tục để khai thác công suất tối đa của máy móc => phân chia cấp
thấp nhất của tổ chức theo hoạt động ca, kíp.
Ông Hùng – Kế toán trưởng công ty
Cô Lan – Phụ trách sản xuất
Từ 2 giả thiết trên của tình huống, cho thấy công ty đang phân chia tổ chức theo
“cơ cấu tổ chức trực tuyến”
Cơ cấu này phù hợp với những xí nghiệp quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp
và sản xuất liên tục.
Đề xuất : nếu công ty muốn phát triển về quy mô, nên chuyển sang cơ cấu tổ
chức trực tuyến chức năng: cấu trúc chức năng + quá trình (cấu trúc kết hợp) tùy
thuộc quy mô không xét khía cạnh công ty quần áo may sẵn
+ Chuyên môn hóa cao
+ Giảm sự phức tạp trong công tác quản lý.
- Ưu điểm:
1) Tuân thủ nguyên tắc 1 thủ trưởng nhưng có sự tồn tại đơn vị chức năng
thuần chuyên môn, làm nhiệm vụ tham mưu giúp cho nhà quản trị cấp cao.
2) Người lãnh dạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và
được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách
3) Tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ
4) Chế độ trách nhiệm rõ ràng
5) Không đòi hỏi người quản trị có kiến thức toàn diện, tạo điều kiện cho
người lãnh đạo phát huy khả năng nhân sự trong tổ chức.
- Khuyết điểm:
1) Nhiều tranh luận xảy ra, nhà quản trị thường xuyên giải quyết
2) Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn
3) Xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng, do vậy dễ xảy ra xung
đột dọc giữa các chức năng và các bộ phận trực tuyến.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng là mô hình thường sử dụng trong các tổ
chức có quy mô lớn, tính chuyên môn hóa cao.
Câu 10:
Không nên phụ thuộc quá nhiều vào sơ đồ tổ chức, nêu lý do, dẫn chứng cụ thể,
ảnh hưởng như thế nào?
Trả lời:
Không nên phụ thuộc quá nhiều và cứng nhắc vào sơ đồ tổ chức vì những công
việc linh hoạt cần phối hợp sẽ khó thực hiện.
Ví dụ trong cấu trúc tổ chức của 1 công ty may mặc sẽ cần có sự tồn tại của
phòng mẫu. Phòng mẫu vốn thuộc phòng kinh doanh. Tuy nhiên để may được
mẫu cần phòng sản xuất. Nên ở 1 số công ty Phòng mẫu lại thuộc phòng sản
xuất. Tùy mỗi công ty và chiến lược mà sự sắp xếp này khác nhau. Tuy nhiên, sự
hỗ trợ tương tác qua lại phòng mẫu dù ở phòng kinh doanh và sản xuất là luôn
tồn tại. Vì thế, không nên cứng nhắc vì phòng mẫu ở phòng kinh doanh mà nhân
sự phòng sản xuất lại bị động trong công việc. Ngược lại, nhân sự 2 phòng có thể
hỗ trợ nhau để kịp tiến độ công việc nhưng trên cơ sở phân định rõ ràng, tránh
chồng chéo và thống nhất giữa hai bên.
Câu 11:
Trong bài thuyết trình, có nêu sơ đồ tổ chức giúp cho việc tăng sản lượng. Giải
thích lí do?
Trả lời:
Sơ đồ tổ chức giúp chỉ rõ các vấn đề:
- Ai làm việc gì?
- Ai báo cáo cho ai?
- Báo cáo khi nào?
Sơ đồ tổ chức rõ rằng, chỉ rõ các chức năng của từng thành viên sẽ góp phần
giúp cho tổ chức:
- Truyền đạt thông tin hiệu quả
- Có sự phối hợp nhịp nhàng đúng người, đúng việc
- Tránh tốn thời gian, thiệt hại do nhân viên không biết vị trí và nhiệm vụ
của mình
Từ đó, sơ đồ tổ chức giúp tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao năng lực cạnh
tranh, hiệu quả làm việc  Góp phần tăng sản lượng.
D. Góp ý của Cô : |
1. Nhập vai hơn trong tình huống: Lưu ý độ tuổi, không khí của buổi họp

2. Giới thiệu sơ đồ tổ chức của một công ty cùng ngành: