II.

QUẢN TRỊ TỔ CHỨC

1.Quản trị và các dạng quản trị
Có nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị nhưng nhìn chung có thể hiểu: quản trị là
sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục
tiêu nhất định trong điều kiên biến động của môi trường.
Với định nghĩa trên, quản trị có phạm vi hoạt động vô cùng rộng lớn, được chia
làm ba dạng chính:
- Quản trị giới vô sinh: nhà xưởng, ruộng đất, hầm mỏ, máy nóc thiết bị, sản phẩm,
v.v.
- Quản trị giới sinh vật: vật nuôi, cây trồng.
Quản trị xã hội loài người: doanh nghiệp, gia đình, v.v.
Tất cả các dạng quản trị đều mang những đặc điểm chung sau đây:
- Để quản trị được phải tồn tại một hệ quản trị bao gồm hai phân hệ: chủ thể quản
trị và đối tượng quản trị. Chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động quản trị
nhầm dẫn dắt đối tượng quản trị đi đến mục tiêu. Chủ thể có thể là một người, một
bộ máy quản trị gồm nhiều người, một thiết bị. Đối tượng quản trị tiếp nhận các tác
động của chủ thể quản trị. Đây có thể là những yếu tố thuộc giới vô sinh, giới sinh
vật hoặc con người.
- Phải có một hoặc một tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể và đối tượng
quản trị. Đạt mục đích theo cách tốt nhất trong hoàn cảnh môi trường luôn biến
động và nguồn lực hạn chế là lý do tồn tại của quản trị. Đó cũng chính là căn cứ
quan trọng nhất để chủ thể tiến hành các tác động quản trị.
Quản trị bao giờ cũng liên quan đến việc trao đổi thông tin nhiều chiều. Quản trị là
một quá trình thông tin. Chủ thể quản trị phải liên tục thu thập dữ liệu về môi
trường và về hệ thống, tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin, bảo quản
thông tin. truyền tin và ra các quyết định - một dạng thông tin đặc biệt nhằm tác
động lên các đối tượng quản trị. Còn đối tượng quản trị phải tiếp nhận các tác động
quản trị của chủ thể cùng các đảm bảo vật chất khác để thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ của mình.
Quản trị bao giờ cũng có khả năng thích nghi. Đứng trước những thay đổi của đối
tượng quản trị cũng như môi trường cả về quy mô và mức độ phức tạp, chủ thể
quản trị không chịu bó tay mà vẫn có thể tiếp tục quản trị có hiệu quả thông qua
việc điều chỉnh, đổi mới cơ cấu, phương pháp, còng cụ và hoạt động của inình.
Với những đặc điểm trên có thể khẳng định rằng quản trị là một tiến trình nàng
động.
2. Quản trị tổ chức
2.1. Khái niệm
Có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị các tổ chức - một dạng quản trị trong xã
hội loài người.
Trong sách này, định nghĩa dưới đây sẽ được sử dụng làm cơ sở cho quá trình
nghiên cứu quản trị tổ chức:
Quản trị tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh
đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của
tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động.
Lôgic của khái niệm quản trị tổ chức được thể hiện trên sơ đồ 1.1.
Sơ đồ nữa nhé
2.2. Những phương diện cơ bản của quản trị tổ chức
Quản trị tổ chức thường được xem xét trên hai phương diện cơ bản: tổ chức - kỹ
thuật và kinh tế - xã hội.
2.2.1. Phương diện tổ chức - kỹ thuật của quản trị tổ chức Phương diện này phải trả
lời các câu hỏi:
Thứ nhat, làm quản trị là làm gì?
Cho dù là người đứng đầu một công ty, một vụ viện hay một bộ phận bên trong tổ
chức, mọi nhà quản trị đều thực hiện những quá trình quản trị bao gồm lập kế
hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, trong đó:
- Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành động
thích hợp để đạt mục tiêu.
- Tổ chức là quá trình xây dựng những hình thái cơ cấu nhất định để đạt mục tiêu
và đảm bảo nguồn nhân lực theo cơ cấu.
- Lãnh đạo là quá trình chỉ đạo và thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt
nhất vì lợi ích của tổ chức.
- Kiểm tra là quá trình giám sát và chấn chỉnh các hoạt động để đảm bảo việc thực
hiện theo các kế hoạch. Đối tượng chủ yếu và trực tiếp của quản trị là những mối
quan hệ con người bên trong và bên ngoài tổ chức. Chủ thể quản trị tác động lên
con người, thông qua đó mà tác động đến các yếu tố vật chất và phi vật chất khác
như vốn, vật tư, máy móc, thiết bị, công nghệ, thông tin để tạo ra kết quả cuối cùng
của toàn bộ hoạt động. Như vậy, xét về thực chất, quản trị tổ chức là quản trị con
người, biến sức mạnh của nhiều người thành sức mạnh chung của tổ chức để đi tới
mục tiêu.
Với đối tượng là những mối quan hệ con người, quản trị tổ chức chính là dạng
quản trị phức tạp nhất.
Nhà quản trị cần thực hiện được mục đích của tổ chức ( qua đó mục đích của nhóm
và của cá nhân cũng được thực hiện) với hiệu quả cao nhất. Trong mọi loại hình tổ
chức, mục đích hợp lý được tuyên bố công khai của quản trị đều là tạo ra giá trị gia
tăng cho tổ chức và các thành viên của nó.
Để tạo được giá trị gia tăng cho tổ chức các nhà quản trị phải xác định được những
mục tiêu đúng (làm đúng việc - cfectiveness) và thực hiện mục tiêu với hiệu quả
cao (làm việc dúng - eficiency).
Theo Peter Drucker, công tác của một nhà quản trị được xác định theo hai khái
niệm: tính hiệu lực và tính hiệu quả. Tính hiệu lực là khả năng chọn những mục
tiêu thích hợp, tức là thực hiện đúng công việc". Tính hiệu quả là khả năng làm
giảm tới mức tối thiểu chi phí các nguồn lực để thực hiện mục tiêu, tức là thực hiện
công việc một cách đúng đắn”. Có nhiều tranh cãi về mối quan hệ giữa sự cần thiết
phải hành động đúng và hành động có hiệu quả, tức là giữa tính hiệu lực và tính
hiệu quả. Một nhà quản trị chọn mục tiêu không thích hợp- ví dụ như sản xuất loại
xe ô tô cỡ lớn trong khi nhu cầu về loại xe nhỏ đang tăng mạnh- là một nhà quản
trị không hiệu lực cho dù rằng loại xe ô tô được sản xuất với hiệu quả cao nhất.
Như vậy trách nhiệm của một nhà quản trị đòi hỏi quản trị vừa phải có hiệu lực lại
vừa phải có hiệu quả, trong đó tính hiệu lực- xác định mục tiêu đúng- là chìa khoá
mở ra cánh cửa thành công của một tổ chức. Trước khi quan tâm đến việc hành
động sao cho có hiệu quả, cần đảm bảo được rằng ta hành động như vậy là đúng.
Thứ ba, quản trị được tiến hành khi nào?
Đối với một tổ chức, quản trị là những quá trình được thực hiện liên tục theo thời
gian. Trong mối quan hệ với thời gian, quản trị là tập trung những cố gắng tạo
dựng tương lai mong muốn trên cơ sở của quá khứ và hiện tại. Quản trị là những
hành động có thể gây ảnh hưởng to lớn và lâu dài đối với tổ chức.
Thứ tư, mục đích của quản trị tổ chức là gì?
Nghiên cứu phương diện tổ chức - kỹ thuật của quản trị cho thấy có nhiều điểm
tương đồng trong hoạt động quản trị ở mọi tổ chức và đối với mọi nhà quản trị.
Chính điều này cho phép chúng ta coi quản trị tổ chức là lĩnh vực mang tính khoa
học cao và có thể học tập để trở thành nhà quản trị.
2.2.2. Phương diện kinh tế - xã hội của quản trị
Xét trên phương diện kinh tế - xã hội, quản trị tổ chức phải trả lời các câu hỏi: Tổ
chức được thành lập và hoạt động vì mục đích gì? Ai nắm quyền lãnh đạo và điều
hành tổ chức? Ai là đối tượng và khách thể quản trị ? Giá trị gia tăng nhờ hoạt
động quản trị thuộc về ai?
Các tổ chức được những thế nhân, pháp nhân, lực lượng khác nhau tạo ra nhằm
thực hiện những mục đích khác nhau. Ai nắm quyền sở hữu người đó nắm quyền
lãnh đạo tổ chức và họ sẽ quyết định những người nắm quyền điều hành tổ chức.
Đối tượng quản trị là những người và những nguồn lực được thu hút vào hoạt động
của tổ chức. Giá trị gia tăng tạo ra được phân phối như thế nào còn phụ thuộc vào
mục đích của tổ chức.
Với những yếu tố trên quản trị các doanh nghiệp khác với quản trị nhà trường.
Quản trị một doanh nghiệp công nghiệp khác với một doanh nghiệp du lịch. Quản
trị cửa hàng thuốc của ông A. sẽ khác với quản trị cửa hàng thuốc của ông B. Nói
một cách khác, phương diện kinh tế - xã hội thể hiện đặc trưng của quản trị trong
từng tổ chức. Nó chứng tỏ quản trị tổ chức vừa mang tính phổ biến vừa mang tính
đặc thù. Quản trị là một nghệ thuật