Cách tiếp cận hiện đại

Vào những năm 1960, các nhà nghiên cứu về quản trị học bắt đầu xem xét đến
những gì diễn ra ở môi trường bên ngoài phạm vi của một tổ chức. Cách nhìn mới
này được gọi là tiếp cận hiện đại, trải dài từ năm 1960 đến nay. Có 2 quan điểm cơ
bản của cách tiếp cận này: Phương pháp hệ thống và pp dự phòng.
I, Phương pháp hệ thống
1. Hệ thống (system) là tập hợp các bộ phận có liên quan và phụ thuộc lẫn
nhau, được sắp xếp tạo ra một tổng thể thống nhất, cùng hoạt động để đạt
một mục đích chung.
Vd: 1 công ty có nhiều phòng ban: Phòng kinh doanh, phòng marketing,
phòng nhân sự. Công việc của các phòng này liên quan và phụ thuộc lẫn
nhau, dựa trên chính sách và hoạch định của công ty, để cùng đạt mục đích
chung là tạo ra lợi nhuận và làm cho công ty phát triển. Đó là ví dụ về hệ
thống.
2. Có 2 loại hình cơ bản của hệ thống: hệ thống mở và hệ thống khép kín.
- Hệ thống mở: Là hệ thống liên tục tương tác với môi trường xung quanh nó,
tiếp nhận các yếu tố đầu vào từ bên ngoài và chuyển đổi thành đầu ra tác
động lại môi trường.
Sơ đồ minh hoạ cách hoạt động của một tổ chức có hệ thống mở:

Ví dụ về tổ chức có hệ thống mở: Một doanh nghiệp thường xuyên tương tác với
khách hàng để tìm hiểu nhu cầu của họ. Đầu vào của hệ thống là thông tin về lứa
tuổi, giới tính khách hàng, nhận xét phản hồi của khách hàng, xu hướng của thị
trường…Sau đó, những thông tin này sẽ trải qua sự phân tích đánh giá của phòng
marketing, cho đầu ra là các chiến lược marketing phù hợp với nhu cầu của người
tiêu dùng.
- Hệ thống khép kín: là hệ thống độc lập và không tương tác với môi trường
bên ngoài, chỉ có sự tương tác giữa các thành phần bên trong hệ thống,
không có yếu tố đầu vào và đầu ra.
Vd: Trong thực tế, hầu như không có hệ thống khép kín hoàn toàn, chỉ có hệ
thống đóng tương đối và vẫn tương tác với môi trường.
3. Ý nghĩa của pp hệ thống:
- Phối hợp các bộ phận là cần thiết khi vận hành công việc của tổ chức.
- Trong một tổ chức, các quyết định và hành động (năng suất) của một đơn vị
này sẽ có tác động đến (năng suất) của đơn vị khác.
- Các tổ chức không tồn tại độc lập mà phải chịu tác động từ môi trường bên
ngoài
Như vậy, để áp dụng pp hệ thống vào quản trị, nhà quản trị cần mở rộng góc
nhìn, đặt mọi sự việc, hiện tượng trong mối tương quan lẫn nhau, chỉ đưa ra
quyết định sau khi đã xem xét tác động của nó lên toàn hệ thống. Cần biết
kếp hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức để nó hoạt động hiệu quả
và hài hoà. Đồng thời, tạo sự tương tác với môi trường bên ngoài để tổ chức
thích ứng và phát triển.
II, Phương pháp dự phòng
Các lý thuyết gia của thời kỳ trước đã tạo nên những nguyên tắc quản trị để áp
dụng một cách tổng thể. Tuy nhiên, các nghiên cứu sau này chỉ ra rằng quản trị
không thể dựa trên những nguyên tắc cơ bản để áp dụng cho mọi tình huống. Sự
khác biệt và biến đổi trong nhiều hoàn cảnh yêu cầu nhà quản lý sử dụng cách
tiếp cận và công cụ khác nhau. Quan điểm này được gọi là phương pháp dự
phòng.
1. Phương pháp dự phòng (hay pp tư duy theo hoàn cảnh) cho rằng các tổ
chức là cá thể riêng biệt, đối mặt với các tình huống khác nhau và yêu
cầu cách quản lý khác nhau.
Vd: Một công ty có 2 chi nhánh ở 2 quốc gia. Nhà quản lý không thể áp
dụng các quy tắc quản trị của chi nhánh này cho chi nhánh khác, mà cần linh
hoạt thay đổi dựa trên môi trường và lao động tại quốc gia đó.
2. Các yếu tố thay đổi theo hoàn cảnh mà các tổ chức phải đối mặt:
- Quy mô tổ chức: Khi quy mô tăng lên, xuất hiện các vấn đề trong
sự phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức, cần thay đổi phương
pháp để kếp nối một lượng nhân viên đông hơn.
- Quy trình kĩ thuật: Cấu trúc tổ chức, phong cách lãnh đạo, và hệ
thống kiểm soát áp dụng cho các quy trình kĩ thuật đặc biệt phát
sinh phải khác với những quy trình kỹ thuật thông thường,
- Môi trường bất ổn: Sự thay đổi từ môi trường sẽ ảnh hưởng đến
phương pháp quản trị. Phương pháp tốt nhất trong môi trường ổn
định và dự đoán được thì có thể không thích hợp trong môi trường
nhanh thay đổi và khó lường trước mọi việc.
- Sự khác biệt cá nhân: Mỗi có nhân khác nhau trong sự phát triển,
tính độc lập, mức độ chịu đựng những thứ mơ hồ, và kỳ vọng của
họ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản lý
khi lựa chọn công cụ khích lệ nhân viên, phong cách lãnh đạo và
phân bổ công việc.
3. Các vấn đề và xu hướng hiện đại tác động đến quản trị tổ chức:
-Toàn cầu hóa:
 Quản trị công ty đa quốc gia: yêu cầu nhà quản trị linh hoạt, ứng biến
với nhiều sự thay đổi phức tạp hơn so với quản trị một công ty trong
nước,
 Chính trị và văn hoá: nhân viên đến từ các nền văn hoá khác nhau
nên tư tưởng và phong cách làm việc của họ khác nhau, tổ chức còn
phải đối mặt với một số vấn đề chính trị của từng quốc gia vd như
phong trào chống chủ nghĩa tư bản.
- Đạo đức:
 Giáo dục dđ tại trường đại học: ngày nay nhiều trường đại học chú
trọng vào việc giáo dục đạo đức cho sinh viên không kém việc đào
tạo chuyên môn, điều này tạo sự thuận tiện cho các doanh nghiệp khi
nguồn nhân công của họ đã có một nền tảng đạo đức vững chắc.
 Quy tắc tại nơi làm việc: nhà quản lý doanh nghiệp cần xây dựng và
áp dụng các quy tắc phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc
- Lực lượng lao động:
 sự đa dạng: Đa dạng về giới tính, tuổi tác, trình độ học vấn, kinh
nghiệm và nhiều yếu tố khác yêu cầu nhà quản lý nghiên cứu kỹ
lưỡng để có phương pháp quản trị tốt nhất
  sự già hoá: nguồn lao động có tuổi thọ trung bình lớn hơn và làm
việc lâu hơn, đồng thời, sự già hoá cũng xảy ra ở người tiêu dùng,
khiến nhu cầu về sản phẩm dịch vụ cho người già tăng lên
- Nhà doanh nghiệp: quản trị một công ty start-up khác biệt so với một
công ty đã thành lập trong khoảng thgian dài.
- Kinh doanh thương mại:
 kinh doanh truyền thống
 thương mại điên tử đang ngày càng phát triển, cạnh tranh mạnh
mẽ với các doanh nghiệp kinh doanh truyền thống, tạo nên sự thay
đổi trong xu hướng và nhu cầu thị trường. Doanh nghiệp cần
nghiên cứu và áp dụng thương mại điện tử vào hoạt động kinh
doanh nếu không muốn bị tụt lại phía sau.
- Quản lý tri thức: Một tổ chức tri thức cải tiến, nơi mà việc mở
mang tri thức được diễn ra bằng cách các thành viên tự ý thức thu
thập và chia sẽ kiến thức với các thành viên khác, sẽ rất có ích cho
doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí đào tạo và hiệu quả công việc cao
hơn.
- Tổ chức học tập: Tổ chức học tập mang lại một môi trường làm
việc cởi mở, sáng tạo, không ngừng học hỏi. Tạo điều kiện để con
người phát triển, thích nghi và biến đổi bản thân để đáp ứng nhu
cầu và nguyện vọng cả bên trong và bên ngoài chính tổ chức đó.
- Quản lý chất lượng: Triết lý của nhà quản lý là phải luôn cải tiến
liên tục về chất lượng của quá trình làm việc và đáp ứng nhu cầu
và mong muốn của khách hàng.
 Tập trung vào khách hàng
 Liên tục cải tiến quy trình
 Cải tiến chất lượng toàn diện
 Đo lường chính xác
 Trao quyền cho nhân viên
4. Ý nghĩa của pp dự phòng: pp này nhấn mạnh việc tìm kiếm phương án
thích hợp với sự đa dạng của con người, tổ chức và các vấn đề thực tế
nảy sinh. Điều đó yêu cầu sự vận dụng linh hoạt các nguyên tắc quản trị
tổng quát, nghiên cứu thực tiễn để đưa ra cải tiến về công cụ và cách thức
xử lý tình huống, dẫn đến quản trị nơi làm việc hiệu quả hơn.