Họ và tên: Mai Thanh Trang

MSSV: 31221023404

CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Ở CÁC DOANH NGHIỆP

I. Khái quát về hoạch định

1. Khái niệm

Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn
lựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó. Nói
cách khác, hoạch định là “quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào,
khi nào làm và ai làm cái đó”.

Hoạch định có liên quan tới mục tiêu cần phải đạt được, cũng như
phương tiện để đạt được mục tiêu như thế nào. Nó bao gồm việc xác định rõ
mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với mục tiêu đó,
và triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt
động.

Muốn cho công tác hoạch định đạt được kết quả mong muốn thì nó phải
đáp ứng được các yêu cầu: Khoa học, khách quan, hệ thống, nhất quán, khả
thi, cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn.

2. Tác dụng của hoạch định

Quá trình hoạch định có thể đem lại cho tổ chức những lợi ích sau:

▪ Nhận diện thời cơ kinh doanh trong tương lai.

▪ Dự kiến trước và tránh khỏi những nguy cơ, khó khăn.
▪ Triển khai kịp thời các chương trình hành động.
3. Vai trò của hoạch định
Giúp nhà quản trị và tổ chức có những lợi ích chính:

● Tạo ra tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị.
● Tăng độ linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bên
ngoài. Do vậy, hoạch định có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của
doanh nghiệp.
● Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức.
● Tập trung vào các mục tiêu tránh sự lãng phí.
● Là thước đo năng lực của các nhà quản trị.
● Là khâu nối và nền tảng cho các chức năng còn lại.
● Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra hữu hiệu.
4. Các giai đoạn của hoạch định
● Giai đoạn 1: kế hoạch chiến lược

Giai đoạn này nhà quản trị phải:

- Quán triệt cho các quản trị viên hiểu rõ đường lối lãnh đạo cuả
doanh nghiệp một cách tổng quát.
- Đề ra các mục tiêu lớn có thể phát triển lâu dài.
- Phân tích sự khác biệt, lợi thế, khó khăn của nghành hoặc lĩnh vực
đang hoạt động với các ngành, lĩnh vực có liên quan.
- Xây dựng chính sách và chiến lược sử dụng tài nguyên để thực
hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
● Giai đoạn 2: giai đoạn thiết lập chương trình
- Nhà quản trị cần xác định ngành, lĩnh vực kinh doanh để làm tiền
đề cho các nội dung sau.
- Thiết lập cấu trúc tổ chức phù hợp với ngành nghề kinh doanh.
- Thiết lập kế hoạch cho từng bộ phận chức năng như: kế hoạch sản
xuất, kế hoạch tài chánh,…
● Giai đoạn 3: giai đoạn ngân sách
 - Nhà quản trị tiến hành xây dựng kế hoạch ngân sách cho doanh
nghiệp, cho từng bộ phận… dự tính khả năng thực hiện ngân
sách.
- Tiến hành các quyết định về ngân sách dưới hình thức tiền tệ với
mỗi quyết định phải thể hiện rõ thời gian: ngắn hạn, trung hạn,
dài hạn.
5. .Phân loại hoạch định

Có nhiều loại hoạch định trong một tổ chức, được mô tả theo nhiều khía
cạnh khác nhau. Nhưng phổ biến nhất là căn cứ theo thời gian, cấp độ và
hình thức của hoạch định, ta có:

❖ Phân loại theo thời gian:

− Hoạch định dài hạn: kế hoạch cho thời kỳ 5 năm trở lên.
− Hoạch định trung hạn: kế hoạch cho thời kỳ từ 1 dến 5 năm.
− Hoạch định ngắn hạn: kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm.
❖ Phân loại theo cấp độ hoạch định :
− Hoạch định vĩ mô.
− Hoạch định vi mô.
❖ Phân loại theo mức độ hoạt động:
− Hoạch định chiến lược: là loại hoạch định liên quan đến việc xác định
mục tiêu tổng thể và thiên về định tính. Đây là loại hoạch định có tính
dài hạn và hướng đến việc thực hiện sứ mạng của tổ chức.
− Hoạch định chiến thuật: là loại hoạch định liên quan đến việc xác
định mục tiêu và các biện pháp của các đơn vị hoặc các bộ phận chức
năng trong một tổ chức. Loại hoạch định này gắn với cấp quản trị
trung gian trong tổ chức và thường có tính trung hạn.
− Hoạch định tác nghiệp: là loại hoạch định loại hoạch định liên quan
đến việc xác định mục tiêu cụ thể, chi tiết thiên về định lượng. Loại
hoạch định này gắn trực tiếp với cấp thấp nhất, các tổ, đội hoặc các cá
 nhân trực tiếp chịu trách nhiệm thực thi các nhiệm vụ cụ thể và có
tính ngắn hạn.
− Phân loại theo hình thức: ta có hoạch định chính sách, hoạch định thủ
tục, hoạch định quy tắc, hoạch định chương trình, hoạch định ngân
quỹ…
II. Mục tiêu- nền tảng của hoạch định
1. Khái niệm về sứ mạng và mục tiêu
1.1 Sứ mạng (Mission): là bản tuyên bố về lý do tồn tại của tổ chức, sứ
mạng mô tả khát vọng của một tổ chức, các giá trị và lý do thực hiện
của một tổ chức. Một bản sứ mạng tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho
việc thiết lập các mục tiêu và kế hoạch một cách có hiệu quả.
1.2 Mục tiêu: là những trạng thái hoặc những cột mốc mà tổ chức mong
muốn đạt được trong thời gian nhất định. Mục tiêu là phương tiện để
thực hiện sứ mạng của tổ chức.
− Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn, chúng ta cần
căn cứ vào:
- Chiến lược và sách lược kinh doanh đã lựa chọn
- Khả năng của mỗi tổ chức
- Hoàn cảnh khách quan bên ngoài tổ chức
- Đòi hỏi của các quy luật (kinh tế, chính trị, xã hội,…) khách
quan
− Phương pháp xác định mục tiêu: Có nhiều phương pháp xác định mục
tiêu. Ở đây cần phải giải quyết ít nhất hai vấn đề: ai xác định và xác
định như thế nào?
▪ Đối với hoạch định chiến lược thì mục tiêu thường được người lãnh
đạo cao nhất hay ban lãnh đạo cao nhất quyết định, còn hoạch định
tác nghiệp thì mục tiêu do chính lãnh đạo của mỗi bộ phận chịu trách
nhiệm
▪ Phương pháp xác định mục tiêu:
 + Phương pháp căn cứ vào nhiệm vụ được giao
+ Phương pháp tập thể thông qua quyết định mục tiêu
+ Phương pháp logic
+ Phương pháp kinh nghiệm
− Quy trình xác định mục tiêu hoạch định: Có nhiều cách xác định mục
tiêu nhưng nhìn chung quy trình xác định mục tiêu trong công tác hoạch
định thường tuân theo các bước cơ bản sau:
+ Xác định nhiệm vụ chung
+ Nghiên cứu và thu thập thông tin
+ Xác định các mục tiêu
+ Đánh giá và sàng lọc những mục tiêu được lựa chọn
+ Quyết định lựa chọn mục tiêu
2. Các loại mục tiêu
Tùy theo cách tiếp cận mục tiêu có thể phân thành nhiều loại khác
nhau:
● Phân loại mục tiêu theo cấp độ:
− Mục tiêu chiến lược (strategic goals): là các loại mục tiêu có tính bao
quát gắn với cấp độ tổng thể của tổ chức, xác định nơi hoặc trạng
thái mà tổ chức muốn đạt được trong tương lai.
− Mục tiêu chiến thuật (tactical goals): xác định các kết quả cần đạt
được tại các đơn vị và các bộ phận chủ yếu trong một tổ chức.
− Mục tiêu tác nghiệp (operational goals): xác định cụ thể các kết quả
cần đạt được tại các bộ phận, các nhóm và các cá nhân.
● Phân loại mục tiêu theo nội dung:
− Mục tiêu tài chính: là các mục tiêu liên quan đến kết quả thực hiện về
mặt tài chính của tổ chức.
− Mục tiêu chiến lược: chú trọng đến việc cải thiện vị thế cạnh tranh
dài hạn của doanh nghiệp.
● Phân loại mục tiêu theo bản chất
 − Mục tiêu tuyên bố (state goals): là mục tiêu mà tổ chức tuyên bố một
cách chính thức đến các đối tượng hữu quan bên trong và bên ngoài
tổ chức… Các mục tiêu này thường thấy trong các bản tuyên bố về
sứ mạng, các báo cáo hằng năm hoặc lời tuyên bố đến cộng đồng
hoặc các nhóm lợi ích khác nhau.
− Mục tiêu thật (real goals): là những mục tiêu mà tổ chức đó thực sự
theo đuổi. Để biết được mục tiêu thật của một tổ chức chúng ta nên
quan sát những gì mà các thành viên trong tổ chức đó đang làm và
những gì mà tổ chức đó thực sự ưu tiên.
− Trong thực tế nhiều tổ chức có sự khác nhau giữa các mục tiêu thật
và mục tiêu tuyên bố, thậm chí có sự đối lập nhau. Ví dụ: mục tiêu
công bố trước cộng đồng là “bảo vệ môi trường” trong khi thực tế
hoạt động của họ đang gây ra sự ô nhiễm môi trường trầm trọng.
3. Tầm quan trọng của mục tiêu
− Giúp nhận dạng các ưu tiên: đây là vai trò hết sức quan trọng của mục
tiêu.
− Hướng dẫn hành động: nhờ xác định mục tiêu mà hoạt động của các
bộ phận và các cá nhân trong tổ chức được gắn kết với nhau và cùng
hướng đến các kết quả quan trọng mà tổ chức mong muốn.
− Cơ sở cho các quyết định: nhờ xác định rõ mục tiêu mà các nhà quản
trị biết được những gì mà tổ chức đó đang cố gắng đạt được.
− Tiêu chuẩn cho việc thực hiện: mục tiêu đóng vai trò là tiêu chuẩn cho
việc thực hiện khi nó xác định cụ thể những kết quả sau cùng mà tổ
chức muốn đạt được.
− Làm hấp dẫn các đối tượng hữu quan bên trong và bên ngoài tổ chức.
III. Cơ sở khoa học của hoạch định

Xác định đúng đắn những cơ sở khách quan cần thiết và tất yếu là một đòi
hỏi khách quan trong công tác hoạch định. Cơ sở khoa học của hoạch định là
những tiền đề phải có từ trước mà thiếu chúng công tác hoạch định sẽ không
khoa học và sẽ là trở ngại cho việc tổ chức và thực hiện của công tác này
 − Những cơ sở khoa học chủ yếu:
+ Mục tiêu và quyết tâm thực hiện mục tiêu đã đề ra
+ Phân cấp về quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
+ Đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối hoạt động quản trị
trong lĩnh vực hoạch định
IV. Tiến trình hoạch định

Thực hiện một tiến trình hoạch định chặt chẽ là một yếu tố quan trọng
làm cho hoạch định hữu hiệu. Có nhiều cách sắp xếp và trình bày các bước
của tiến trình hoạch định, nhưng nhìn chung có 8 bước cơ bản như sau:
 Tiến trình của hoạch định
⮚ Bước 1: Nhận thức một số cơ hội kinh doanh trên thị trường:

Bước đầu của hoạch định là tìm hiểu cơ hội. Cơ hội có thể có trong hiện tại và
tương lai. Do đó đòi hỏi nhà quản trị phải có cái nhìn toàn diện, chính xác về
thị trường cạnh tranh, về nhu cầu khách hàng, về các điểm mạnh và điểm yếu,
về mục đích cần đạt được trong tương lai.

Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp để nhà quản trị nhận thức
khả năng và xác định những hoạt động cần được cải tiến, từ đó phân phối các
nguồn lực một cách hiệu quả, đem lại sự thành công cho doanh nghiệp.

Việc dự đoán về khả năng xuất hiện cơ hội cũng rất quan trọng đối với doanh
nghiệp, và đây cũng là bước để doanh nghiệp dự đoán những biến cố có thể
xảy ra bên cạnh những cơ hội để kịp thời đưa ra những giải pháp xử lý phù
hợp. Để có thể dự đoán cơ hội nhà quản trị đã tiến hành nghiên cứu thị trường
với các vấn đề như: sản phẩm, cạnh tranh, nhu cầu khách hàng.

⮚ Bước 2: Thiết lập các mục tiêu:

Xác định mục tiêu trên cơ sở đánh giá các cơ hội và đe doạ của môi trường,
các điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, và với kết quả cụ thể cần đạt
được ở những thời điểm cụ thể nhất định. Sau đó xác định công việc cần làm,
khi nào sẽ bắt đầu thực hiện và khi nào kết thúc hoàn thành, nơi nào cần được
chú trọng ưu tiên.

⮚ Bước 3: Phát triển các tiền đề để hoạch định:

Các tiền đề hoạch định: các dự báo, các giả thiết về môi trường, các chính
sách cơ bản có thể áp dụng, các kế hoạch hiện có của công ty…Nhà quản trị
cần đánh giá chính xác các tiền đề trên và dự đoán được sự biến động và phát
triển của nó.
 ⮚ Bước 4: Xác định các phương án:

Nghiên cứu và xây dựng các phương án hành động khác nhau.

⮚ Bước 5: Đánh giá và so sánh các phương án:

Xem xét ưu điểm, nhược điểm của từng phương án trên cơ sở dựa vào khả
năng nguồn lực hiện có của doanh nghiệp và mục tiêu cần thực hiện.

⮚ Bước 6: Lựa chọn phương án tối ưu:

Để chọn được phương án tối ưu người ta thường dựa vào các phương pháp cơ
bản sau:

▪ Làm nổi bật sự khác biệt và gạt tất cả những sự đồng nhất ra khỏi sự
phân tích.
▪ Chuyển đổi tất cả ra một đơn vị chung để so sánh (quy về tiền tệ).
▪ Cân nhắc và so sánh các điều kiện: vốn, lao động, thời gian, nguyên
liệu…
⮚ Bước 7: Hoạch định kế hoạch phụ trợ:

Xây dựng các kế hoạch phụ trợ như: kế hoạch cung ứng vật tư, kế hoạch đào
tạo, huấn luyện, kế hoạch lao động tiền lượng, kế hoạch sửa chữa thiết bị, kế
hoạch cung cấp năng lượng, kế hoạch quảng cáo và khuyến mãi…bên cạnh
các kế hoạch chính nhằm giúp cho sự triển khai các chiến lược sau này đạt
hiệu quả.

⮚ Bước 8: Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ:

Xây dựng ngân sách cho các chương trình hành động, các kế hoạch.

Ngân sách này bao gồm: chi phí thuê mướn lao động, chi phí mua vật tư, chi
phí trang thiết bị, nhà xưởng, văn phòng…
Lượng hóa chúng bằng cách chuyển chúng sang dạng các chỉ tiêu về tài
chính (các khoản thu, chi, lợi nhuận...) và nguồn vốn để thực hiện kế hoạch đã
đề ra.

V. Hoạch định chiến lược

1. Hoạch định chiến lược

❖ Hoạch định chiến lược: là quá trình ra những quyết định dài hạn, xác
định ra con đường phát triển của công ty trong những khoảng thời gian
nhất định, nhằm liên kết các nổ lực của công ty hướng tới mục tiêu.
 ❖ Đối với hoạch định hoạch định chiến lược các quản trị ở các doanh
nghiệp lớn thường dùng một trong bốn chiến lược sau:
● Chiến lược ổn định: đặc tính là không có thay đổi nào đáng kể,
vẫn phục vụ khách hàng ,cung cấp sản phẩm và dịch vụ như bình
thường.
● Chiến lược phát triển: có thể được thực hiện bằng cách trực tiếp
phát triển thị trường, liên kết sát nhập với các tổ chức khác.
● Chiến lược cắt giảm để tiết kiệm: khi nguồn lực bị hạn chế thì nhà
quản trị sẽ giảm bớt kích thước hay tính đa dạng của những hoạt
động tổ chức.
● Chiến lược phối hợp: là có thể theo đuổi một lúc hai, ba chiến
lược trên.
2. Công cụ hỗ trợ cho hoạch định chiến lược
2.1 Ma trận phát triển – BCG (Boston Consulting Group)

Ma trận phát triển được chia làm 4 ô chữ nhật, mỗi ô thể hiện một vị thế khác
nhau của các đơn vị.

● Ô dấu hỏi (question marks).

● Ô ngôi sao (stars).
● Ô bò tiền (cash cow).
● Ô con chó (dogs).

Việc phân tích BCG giúp ích rất nhiều cho công tác hoạch định. Nó giúp các
nhà quản trị xác định mục tiêu hoạt động trong từng thời kỳ phù hợp với đặc
điểm hoạt động của từng đơn vị. Có 4 chiến lược từ ma trận BCG:

● Xây dựng (build)

● Duy trì (hold)
● Gặt hái (harvest)
● Loại bỏ (disverst)
2.2 Những chiến lược cạnh tranh tổng loại của M.Porter
 Do giáo sư M. Peter của trường đại học Harward (Mỹ) đề xướng một
phương pháp có thể thay thế cho ma trận phát triển vừa nêu trên. Nội dung
chủ yếu 3 chiến lược tổng loại của giáo sư M. Perter được trình bày như
sau:

● Chiến lược dẫn đầu hạ giá (hay chiến lược cạnh tranh về giá). Chiến
lược này đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm mọi cách hạ giá thành sản
phẩm để bán với giá luôn thấp hơn đối thủ cạnh tranh. Đây là chiến
lược cạnh tranh phổ biến mà chúng ta thường bắt gặp ở bất kỳ ở nơi
nào trong thực tế.

● Chiến lược vượt trội (hay còn gọi là chiến lược cạnh tranh về chất
lượng, mẫu mã, tính năng mới). Nó đòi hỏi các doanh nghiệp luôn cải
tiến chất lượng, mẫu mã và tính năng mới của hàng hóa mình phải khác
biệt với đối thủ cạnh tranh.

● Chiến lược tập trung (hay chiến lược ưu tiên cho loại khách hàng hay
sản phẩm). Chiến lược tập trung ưu tiên cho một hoặc một số khách
hàng theo tiêu thức phân chia theo quốc tịch, địa lý, kênh phân phối hay
một phần riêng biệt của mặt hàng.
2.3 Ma trận SWOT
●Chiến lược SO: là chiến lược sử dụng những điểm mạnh của doanh
nghiệp để tận dụng những cơ hội bên ngoài.
●Chiến lược WO: là chiến lược nhằm cải thiện điểm yếu bên trong
bằng cách tận dụng những cơ hội bên ngoài.
●Chiến lược ST: là chiến lược sử dụng các điểm mạnh của doanh
nghiệp để tránh khỏi hay giảm đi ảnh hưởng của những mối đe doạ
bên ngoài.
●Chiến lược WT: là chiến lược phòng thủ nhằm làm giảm đi những
điểm yếu bên trong và tránh khỏi những mối đe doạ bên ngoài.
3. Những nguyên tắc cần tuân thủ khi tiến hành hoạch định
 − Tiến trình hoạch định phải được sử dụng làm chỗ dựa cho việc xác
lập và lựa chọn các chiến lược.
− Phải đưa tất cả mọi người có liên quan chấp nhận và thống nhất.
− Cần có sự chặt chẽ về thuật ngữ và trong cách diễn đạt thông tin để
tránh nguy cơ lầm lẫn khi triển khai.
− Hoạch định phải gắn liền với những yếu tố khác của hệ thống quản
trị doanh nghiệp như hệ thống kiểm tra, hệ thống thông tin.
− Các quản trị viên tác nghiệp cần tham gia trực tiếp vào tiến trình
hoạch định để họ có trách nhiệm và gắn bó với công việc mà học sẽ
phải thực hiện sau này.
⮚ Chức năng Hoạch định:

Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một quản trị viên, đồng
thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị. Trong
môi trường kinh doanh năng động hiện nay thì việc thực hiện hoạch định một
cách hiệu quả càng trở nên quan trọng trong việc tạo nên sự thành công của
doanh nghiệp.
 TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. http://www.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban?cl
ass_id=1&mode=detail&document_id=88612
2. http://vi.wikipedia.org/wiki/Doanh_nghi%E1%BB%87p_nh%E1%BB
%8F_v%C3%A0_v%E1%BB%ABa
3. http://www.ceohcm.com)
4. http://www.ceohcm.com/2009/05/11/hoach-dinh-chien-luoc-trong-doan
h-nghiep-nho-va-vua-o-viet-nam/
5. http://www.nhandan.com.vn/mobile/_mobile_kinhte/_mobile_tintuc/ite
m/19728602.html
6. http://quantri.vn/dict/details/148-hoach-dinh-chien-luoc-trong-doanh-n
ghiep-vua-va-nho
7. http://quantri.vn/dict/details/18-cac-buoc-lap-ke-hoach-chien-luoc