Họ và tên: Trần Thiên Phú

MSSV: 31221024063
Giảng viên: Đinh Thị Thu Oanh
Mã lớp học phần: 24D1BUS50301301 – Chiều Thứ 4 – B1.803
ĐỀ BÀI:
Trình bày những thuận lợi và khó khăn của việc thực hiện từ kế hoạch dự án đến lên kế
hoạch các nguồn lực và chi phí.
BÀI LÀM
1. Thuận lợi:
- Có cái nhìn tổng quát và hiểu rõ quy trình thực hiện dự án: Xây dựng
mạng lưới dự án sẽ cung cấp cho người quản lý những thông tin và hiểu biết về
việc lập kế hoạch nguồn lực và chi phí. Nó tăng cường sự giao tiếp và gắn kết
tất cả các nhà quản lý và các nhóm lại với nhau để đáp ứng các mục tiêu về
thời gian, chi phí và hiệu suất của dự án cũng như cung cấp ước tính về thời
gian thực hiện dự án thay vì chọn ngày hoàn thành dự án theo ý muốn của ai
đó. Bản kế hoạch cụ thể sẽ đưa ra thời điểm các hoạt động có thể bắt đầu và kết
thúc cũng như thời điểm chúng có thể bị trì hoãn. Ngoài ra, nó là cơ sở cho
việc lập ngân sách dòng tiền của dự án, xác định những hoạt động nào là quan
trọng và không nên trì hoãn nhằm giúp dự án được hoàn thành theo đúng kế
hoạch đề ra, đồng thời làm nổi bật những hoạt động cần xem xét nếu dự án cần
được cắt giảm để đáp ứng đúng thời hạn.
- Tăng khả năng cạnh tranh đối với đối thủ cùng ngành: Nếu một dự án
được nghiên cứu kĩ càng trong việc tối ưu hoá thời gian để hoàn thành thì sản
phẩm sẽ được đưa ra thị trường sớm hơn. Hiện nay, cạnh tranh toàn cầu ngày
càng khốc liệt và những tiến bộ công nghệ nhanh chóng đã khiến tốc độ trở
thành một lợi thế cạnh tranh. Để thành công, các công ty phải phát hiện ra
những cơ hội mới, thành lập các nhóm dự án và đưa sản phẩm hoặc dịch vụ
mới ra thị trường trong nháy mắt.
- Dễ dàng điều chỉnh và xem xét các phương án thay thế: Việc xây dựng kế
hoạch kĩ càng và dự đoán chi tiết những rủi ro trước khi dự án bắt đầu đem lại
lợi ích vô cùng to lớn. Ví dụ: nếu một hoạt động bị trì hoãn về nguồn lực, tác
động có thể được đánh giá nhanh chóng và toàn bộ dự án được sửa đổi thông
qua việc người quản lý dự án xem xét lại lịch trình cung cấp nguồn lực từ đối
tác, sau đó ưu tiên tập trung vào hoạt động ở các giai đoạn không bị ảnh hưởng
trước.

1
 - Dự đoán và quản lý rủi ro: Quản lý rủi ro nhằm nhận biết và quản lý các sự
kiện tiềm ẩn và không lường trước được có thể xảy ra khi dự án được triển
khai. Mục đích chính là xác định càng nhiều sự kiện rủi ro càng tốt, qua đó
giảm thiểu tác động của chúng và xem xét có thể làm gì để đối phó với các sự
kiện đó trước khi dự án bắt đầu. Ngoài ra người quản lý còn có thể lập kế
hoạch và tạo quỹ dự phòng để trang trải cho các rủi ro thực sự xảy ra. Điều này
giúp tăng khả năng thành công của dự án và tối ưu hoá thời gian và chi phí,
không bị trì hoãn bởi rủi ro.
- Xác định rõ nguồn lực cần cho dự án: Khi tiến hành lập kế hoạch dự án, ta
sẽ có cái nhìn tổng quát và hiểu rõ từng giai đoạn của quá trình, dựa vào đó
người quản lý dự án có thể xác định được mỗi hoạt động cần có những nguồn
lực nào (con người, vật liệu, trang thiết bị) và số lượng bao nhiêu để có thể
chuẩn bị khi thực hiện dự án. Điều này sẽ tránh tình trạng bị thiếu hụt nguồn
lực dẫn đến trì hoãn dự án, hay dư thừa nguồn lực dẫn đến lãng phí và tốn thêm
chi phí đầu vào.
- Đạt được hiệu quả chi phí: Việc lên kế hoạch dự án giúp cho người quản lý
ước tính được chi phí trong từng giai đoạn cụ thể, từ đó có thể so sánh với chi
phí thực tế sau khi hoàn thành các giai đoạn đó để biết rằng liệu dự án đã và
đang sử dụng ngân sách vượt quá ước tính hay không, sau đó người quản lý sẽ
đưa ra các quyết định phù hợp như tiếp tục hay điều chỉnh các hoạt động trong
dự án.
2. Khó khăn:
- Dự án có thể chưa đủ chi tiết: Có nhiều dự án bắt đầu bằng việc chưa thu
thập đầy đủ, rõ ràng thông tin về khách hàng, nhà cung ứng, các bên liên
quan… hoặc dữ liệu chưa chính xác, gây ra những thiếu sót trong nội dung
công việc. Ví dụ như khi thu thập yêu cầu từ phía khách hàng, chúng ta có thể
quên mất việc đề cập tới mục tiêu khách hàng hướng đến cho yêu cầu này là gì;
họ sẵn sàng chi trả cho dự án này bao nhiêu; đối tượng dự án này hướng đến có
gì đặc biệt. Những thiếu sót này có thể dẫn đến sai lầm trong quá trình thực
hiện kế hoạch, gây gián đoạn, sửa đổi công việc, tốn thêm chi phí và nhân lực
hoặc thậm chí phải làm lại từ đầu.
- Luôn phải đối phó với các rủi ro trong dự án: Những nhà quản lý dự án đều
hiểu rủi ro là một phần không thể thiếu trong các dự án, không có kế hoạch nào
có thể khắc phục được rủi ro hoặc kiểm soát được các sự kiện ngẫu nhiên.
Trong bối cảnh của dự án, rủi ro là một sự kiện hoặc điều kiện không chắc
chắn mà nếu xảy ra sẽ có hậu quả, nó sẽ ảnh hưởng đến chi phí, tiến độ và chất
lượng của dự án. Ví dụ: đại dịch Covid-19 khiến các công ty lớn nhỏ trên toàn
thế giới phải chuyển mô hình làm việc từ offline sang online, ảnh hưởng đến kế
hoạch ban đầu đã đề ra.

2
- Luôn sẵn sàng cho những thay đổi: Sự sống còn của doanh nghiệp không chỉ
phụ thuộc vào sự đổi mới nhanh chóng mà còn phụ thuộc vào khả năng thích
ứng. Những sự kiện như suy thoái toàn cầu hay khủng hoảng năng lượng đã
khiến giới kinh doanh choáng váng, và những công ty sống sót sẽ là những
công ty có thể nhanh chóng thích ứng với những thách thức mới. Điều này đòi
hỏi người quản lý dự án phải biết thay đổi kế hoạch một cách nhanh chóng
- Thời gian dự kiến và thời gian thực tế của dự án thường không khớp:
Điều này có thể xuất phát từ việc quản lý thời gian dự án chưa có cơ sở tốt và
còn nhiều thiếu sót. Ngoài ra, còn có các vấn đề xảy ra sự chậm trễ không
lường trước được, ví dụ: thời tiết bất lợi, sai sót trong thiết kế và hỏng hóc thiết
bị gây ra sự chậm trễ đáng kể giữa dự án. Người quản lý dự án có thể phòng
tránh bằng cách rút ngắn thời gian cho một số hoạt động, điển hình là qua
phương pháp “crashing” trong quản lý hoạt động chuỗi cung ứng.
- Thiếu hụt và khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn lực: Nguồn lực bao gồm
con người, nguyên vật liệu và trang thiết bị. Nguồn lực luôn cần thời gian tìm
kiếm hoặc chờ đợi từ các nhà cung cấp đối tác, nghĩa là có khả năng sẽ không
đáp ứng đủ nguồn lực phục vụ cho dự án. Nếu điều này xảy ra trong giai đoạn
cao điểm của dự án nhưng vẫn không có kế hoạch dự phòng hay hành động
khắc phục nhanh chóng thì hậu quả sẽ là một số hoạt động bắt đầu trễ hoặc sẽ
bị trì hoãn, từ đó thời gian của dự án có thể tăng lên, dẫn đến sự tốn kém và sự
chậm trễ kéo dài của dự án.
- Chi phí có thể vượt quá so với dự kiến: Công việc và ngân sách trong từng
giai đoạn của dự án cần phải được xác định cẩn thận dựa trên các hoạt động tạo
nên mạng lưới dự án. Thông thường, một hoạt động thể hiện một hoặc nhiều
nhiệm vụ trong một gói công việc, số lượng nhiệm vụ được đưa vào mỗi hoạt
động sẽ quyết định mức độ chi tiết của dự án. Trong một số trường hợp, có thể
có quá nhiều thông tin cần phải quản lý và điều này có thể dẫn đến việc tăng
chi phí chung. Vì thế, việc giảm thiểu mức độ chi tiết bằng cách loại bỏ một số
bước sơ bộ để vẽ mạng lưới của dự án là một việc cần thiết để cắt giảm chi phí.