PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ THỰC CHIẾN

Chủ đề:
Hợp tác với stakeholders

Phan Hải Hằng

NỘI DUNG CHÍNH

Stakeholders – Các bên liên quan

Các kỹ thuật phân tích các bên liên quan

Làm việc với các bên liên quan

Stakeholders là những ai?

Stakeholders hay Các bên liên quan có thể là một cá nhân, một
nhóm người hoặc một tổ chức quan tâm trong một dự án, những
người có ảnh hưởng hoặc chịu sự ảnh hưởng của nó.

Vai trò của Stakeholder trong từng dự án là khác nhau bởi nó phụ
thuộc bởi chức danh, trách nhiệm của mỗi bên tham gia vào dự án.
Nên nếu không có sự hợp tác của stakeholder thì dự án khó hoạt
động và đạt được kết quả như mong đợi
Stakeholders trong dự án phần mềm là ai?

Nhóm bên ngoài Nhóm nội bộ

Các yếu tố cần xác định trước khi phân tích

- Nhận diện các bên liên quan: Xác định họ là ai, những người đó cần
biết những gì, vào thời gian nào
- Xác định ai là bên có ảnh hưởng nhất đến dự án
- Xác định những bên chịu ảnh hưởng nhiều nhất bởi dự án
- Xác định những người không được coi là bên liên quan những lại là
những người có tầm quan trọng nhất định (ví dụ lãnh đạo chủ chốt
cần được báo cáo…), có thể đưa ra các mối quan tâm và tạo rào cản
cho dự án
Các yếu tố cần xác định trước khi phân tích (2)

- Xác định ai là người kiểm soát nguồn lực: trong trường hợp có yêu
cầu thay đổi phạm vi dự án, thay đổi ngân sách, yêu cầu bổ sung
thêm nhiều nguồn lực
- Động lực và lợi ích hàng đầu của các bên liên quan là gì? (xác định ai
có lợi ích, ai có sở thích tình cảm (cẩn thận với những người coi dự
án là “con cưng” của họ), ai là người ủng hộ, ai là người phản đối…)
Các kỹ thuật phân tích

- Mục đích: Là các kỹ thuật hỗ trợ quá trình phân tích các bên liên quan và
đặc điểm của họ
Stakeholder list

Stakeholder mapping
Kỹ thuật Stakeholder list

- Stakeholder list - Danh sách các bên liên quan: Tạo ra danh sách các bên
liên quan của dự án. Có thể sử dụng 2 kỹ thuật phổ biến là brainstorming
(động não) và phỏng vấn. Mục đích chính là tạo ra một danh sách đầy đủ các
bên liên quan để phân tích và lập kế hoạch phục vụ cho khơi gợi yêu cầu và
giao tiếp, cộng tác ở các giai đoạn sau.
Khi phân tích, thực hiện phân loại danh sách để đảm bảo không bên liên quan
nào bị bỏ qua, điều này hạn chế nguy cơ các yêu cầu bị bỏ qua sau này.
Kỹ thuật Personas

- Personas: một nhân vật hư cấu đại diện tiêu biểu cho cách người dùng thông
thường tương tác với sản phẩm, viết ra những gì thúc đẩy họ dùng tính năng
đó của sản phẩm.

Personas nên:
- Cung cấp một mô tả nguyên mẫu (mẫu) của người dùng.
- Được căn cứ trong thực tế.
- Được định hướng mục tiêu, cụ thể và có liên quan tới hệ thống.
- Hữu hình và có hành động cụ thể với hệ thống.
- Tạo sự tập trung.
Ví dụ về Personas
Kỹ thuật Stakeholder Map

- Stakeholder Map là sơ đồ mô tả mối quan hệ các bên liên quan với giải pháp

- 2 dạng Stakeholder Map phổ biến:

- Stakeholder Matrix: ma trận thể hiện mức độ ảnh hưởng của các bên
liên quan đối với sự ảnh hưởng của các bên liên quan
- Onion Diagram: sơ đồ cho biết mức độ tham gia của các bên liên quan
với giải pháp, bên nào trực tiếp tương tác với giải pháp hoặc trực tiếp
tham gia vào quy trình nghiệp vụ, bên nào là một phần của tổ chức lớn,
bên nào là bên ngoài tổ chức
Kỹ thuật Stakeholder Map (2) – Stakeholder Matrix
Kỹ thuật Stakeholder Map (3) – Onion Diagram
Làm việc với các bên liên quan
Mục tiêu cần đạt được

- Các bên liên quan nắm được các thông tin một cách
đầy đủ
- Các bên liên quan được cung cấp thông tin đúng lúc
họ cần
- Đảm bảo BA tương tác tốt với các bên liên quan

- Yêu cầu:
- Các thông tin cần được xác nhận.
- Truyền đạt được thông tin một cách liên tục, đúng thời
điểm để các bên hiểu rõ được thông tin
Yếu tố thành công khi tương tác với các bên liên quan

- Đạt được các cam kết với các bên liên quan
- Luôn đảm bảo giám sát được sự tham gia của các bên
liên quan
- Đảm bảo sự cộng tác của bản thân với các bên và của
các bên với nhau
Tips

- Giữ mối quan hệ chuyên môn với các bên tốt và rõ ràng
- Đảm bảo tương tác hai chiều và liên tục
- Sử dụng ngôn ngữ phổ thông, phù hợp
Giao tiếp với các bên liên quan

Khách hàng cấp cao Khách hàng- CBNV

BA khác
Coder và tester

- Đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu bản

chất vấn đề
- Chân thành giúp đỡ mọi người
- Lắng nghe ý kiến của họ
Thực hành

- Xác định các bên liên quan và những ảnh hưởng của họ đối với
dự án của bạn.
Từ đó đưa ra những phương án, kế hoạch giao tiếp với các bên liên
quan