4.1.3.

Hoạt động truyền thông trong tổ chức :

a- Mô hình truyền thông tổng quát

b- Thúc đẩy truyền thông hiệu quả trong tổ chức :

- Để giúp truyền thông có hiệu quả trước hết phải
xác định những rào cản đối với tiến trình truyền
thông. Những rào cản này gây trở ngại cho việc
gửi và nhận thông tin bằng các bóp méo hoặc thi
thoảng ngăn chặn hoàn toàn những ý nghĩa định
hướng. Thường sẽ có 2 loại rào cản truyền thông:
Thứ 1: Những rào cản về tổ chức :
- Cấp bậc quyền hạn và vị thế :khi cấp bậc quyền
hạng và vị thế khác nhau,những vấn đề về truyền
thông chắc chắn xảy ra. Để tối thiểu hóa vấn đề
 này , các nhà quản trị cấp cao đang gia tăng hình
thức trình bày qua truyền hình trực tiếp hoặc
video để gửi cùng thông điệp đến nhân viên khắp
mọi nơi trong tổ chức.
- Sự chuyên môn hóa: khi kiến thức trở nên quá
chuyên sâu, các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực
đã phát triển những biệt ngữ riêng để đơn giản
hóa việc giao tiếp giữa họ.Việc này khiến việc
truyền thông với những người bên ngoài lĩnh vực
gặp nhiều khó khăn. Ví dụ : 1 nhân viên
marketing và 1 nhân viên sale có thể khó khăn khi
giao tiếp với nhau trong công việc.
- Sự khác biệt về mục tiêu :Nếu mỗi bộ phận có
mục tiêu riêng thì những mục tiêu này có thể làm
cản trở hiệu quả chung của tổ chức. Những xung
đột như vậy có thể là hệ quả trực tiếp của sự ganh
đua. Tuy nhiên khi giao tiếp mở giữa những
người khác biệt về mục tiêu sẽ giúp thúc đẩy
nhanh tốc độ giải quyết khó khăn đó.Ví dụ:Mục
tiêu của phòng marketing phát triển mẫu túi xách
cũ, còn mục tiêu phòng thiết kế sáng tạo ra nhiều
mẫu túi theo xu hướng thị trường

Thứ 2 : Những rào cản thuộc về cá nhân:

- Ngữ nghĩa : việc biên dịch sai ý nghĩa của ngôn từ
có thể là nguyên nhân chính khiến truyền thông bị
thất bại.
- Cảm xúc : Cảm xúc của người gửi tác động đến
việc mã hóa thông điệp và bản chất của sự phản
hồi .việc hiểu nhầm những khác biệt ẩn chứa qua
những biểu hiện về cản xúc thường liên quan đến
văn hóa.
- Sự khác biệt về cách hiểu : ví dụ khi giáo viên nói
cho cả lớp 1 thông điệp mang ý nghĩa trìu tượng
thì có thể nhiều bạn trong lớp sẽ có ý hiểu khác
nhau.
- Kỹ năng truyền thông : Kỹ năng truyền thông của
mỗi người là khác nhau. Sự khác biệt này có thể
xuất phát từ văn hóa, trình độ học vấn,đào tạo,…
c-Loại bỏ rào cản trong truyền thông trong tổ chức:
- Nếu không chú ý đến lượng thông tin cần thiết có
thể gây nên cảm giác bị quá tải cho các cá nhân
hoặc tổ chức . Vì vậy, các tổ chức cần thiết lập 1
hệ thống xác định thứ tự ưu tiên cho các thông
điệp như :
 Quy định dòng thông tin
 Khuyến khích phản hồi
 Đơn giản hóa ngôn ngữ
 Lắng nghe cách tích cực
 Kiềm chế những cảm xúc tiêu cực
  Sử dụng những hàm ý không bằng lời nói
…………..
d- Thúc đẩy truyền thông hữu hiệu :
- Để trở thành người truyền thông giỏi, chúng ta
không chỉ phải hiểu tiến trình truyền thông mà
còn phải làm cho truyền thông trở nên hữu hiệu.
ví dụ như :
 Làm rõ ý tưởng trước khi truyền thông . Phân
tích chủ đề hoặc vấn đề nhằm sáng tỏ trước
khi gửi thông điệp.
 Nghiên cứu mục đích chính của truyền thông.
Trước khi gửi thông điệp hãy tự hỏi xem
mình thực sự muốn đạt được điều gì.
 xem xét ko gian truyền thông
 Bàn bạc với người khác khi cần trong hoạch
định truyền thông.
 Quan tâm đến những thông điệp không bằng
lời . ví dụ như : giao tiếp bằng mắt,trang
phục, những yếu tố vật lí xung quanh,…
 Truyền đạt những gì có ích cho người nhận
khi có thể.
 Nên theo sát truyền thông và yêu cầu thông
tin để quan sát được quá trình.

4.2.1 Tổng quan về quyết định quản trị:

 a- Khái niệm về quyết định quản trị :

- Bản chất : là sản phẩm của lao động trí óc, là

hành vi mang tính trách nhiệm cá nhân của nhà
quản trị, phản ánh sự lựa chọn của nhà quản trị
đối với các phương án nhằm giải quyết vấn đề.

b-Phân loại quyết định :

- Phân loại theo loại vấn đề và giải pháp áp dụng,
có : quyết định hàng ngày , quyết định thích nghi ,
quyết định đổi mới.
- Phân loại theo thời gian tác động,có : quyết định
ngắn hạn, quyết định trung hạn, quyết định dài
hạn.
- Phân loại theo mức độ tổng quát hay chi tiết của
vấn đề ra quyết định , có : quyết định chiến lược,
quyết định chiến thuật , quyết định tác nghiệp
 - Phân loại theo phạm vi tác động, có: quyết định
toàn cục,quyết định bộ phận,quyết định theo các
chương trình và dự án.

c- Các yêu cầu đối với quyết định quản trị :

 Yêu cầu về tính hợp pháp :
 Quyết điịnh được đưa ra trong phạm vi thẩm
quyền của nhà nước hoặc cá nhân.
 Quyết định không được trái với nội dung
pháp luật quy định
 Quyết định được ban hành đúng thủ tục và
thể thức
- Mọi quyết định không hợp pháp sẽ đều bị đình
chỉ hoặc hủy bỏ . Người hoặc tổ chức đưa ra
quyết định đó sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật.
 Yều cầu về tính khoa học là những cơ sở căn cứ ,
thông tin,nhận thức, kinh nghiệm của nhà quản trị
và việc xử lý những tình huống đòi hỏi sự can
thiệp bằng các quyết định của nhà quản trị.
- Tính khoa học thể hiện trên các khía cạnh các
quyết định phù hợp với định hướng, mục tiêu,quy
luật , các nguyên lí khoa học ,….
 Yều cầu về tính thống nhất
 Yêu cầu về tính tối ưu
 Yêu cầu về tính linh hoạt
 Yêu cầu về tính cụ thể của thời gian, người thực
hiện và chủ thể chịu trách nhiệm
 Yêu cầu về tính cô đọng, dễ hiểu

d-Căn cứ để ra quyết định :

- Một trong những công việc quan trọng nhất của
các nhà quản trị là đưa ra các quyết định . Cơ sở
khoa học hay căn cứ của việc ra quyết định :
 nhu cầu ra quyết định
 môi trường ra quyết định
 khả năng của các tổ chức trong việc thực
hiện quyết định
 mục tiêu và chiến lược của tổ chức

e- Nội dung cơ bản của một quyết định quản trị

- Dù quyết định quản trị được công bố dưới hình
thức văn bản hay phi văn bản thì các đối tượng
chịu tác động quyết định đó phải hiểu rõ vấn đề
và trả lời được những câu hỏi như sau ;
 Căn cứ ra quyết định là gì ?
 Hiệu lực của quyết định đối với ai, đối với
cái gì , ở đâu và trong khoảng thời gian
nào,trách nhiệm,quyền lợi là gì ?…