Professional Documents
Culture Documents
1. Khái niệm, vai trò của giao tiếp và kỹ năng giao tiếp
2. Cấu trúc của quá trình giao tiếp
3. Nguyên tắc và phong cách giao tiếp
4. Kỹ năng lắng nghe
5. Kỹ năng sử dụng các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ
6. Kỹ năng đặt và trả lời câu hỏi
7. Kỹ năng xã giao thông thường
8. Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ tổ chức
9. Khái niệm nhóm, phân loại, giai đoạn phát triển nhóm, ý nghĩa làm việc nhóm.
10. Kỹ năng tổ chức nhóm
11. Kỹ năng phối hợp làm việc nhóm hiệu quả
12. Kỹ năng xử lý mâu thuẫn
CÂU 1: KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP ?
a/ Giao tiếp
- Khái niệm: Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa người và người, hoặc giữa
người và các yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định.
- Vai trò:
• Giao tiếp là nhu cầu đặc trưng của con người, là điều kiện đảm bảo cuộc sống bình thường của mỗi con
người.
• Giao tiếp giúp con người tiếp thu những kinh nghiệm xã hội lịch sử biến thành kinh nghiệm cá nhân.
• Giao tiếp sử dụng ngôn ngữ làm phương tiện, nhưng cũng chính giao tiếp làm ngôn ngữ phát triển.
• Giao tiếp là điều kiện để thực hiện hoạt động cùng nhau.
b/ Kỹ năng giao tiếp
- Khái niệm: Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận thức nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và những biểu hiện
tâm lý bên trong của đối tượng và bản thân chủ thể giao tiếp; là khả năng sử dụng hợp lý các phương tiện ngôn
ngữ và phi ngôn ngữ; biết cách tổ chức điều chỉnh, điều khiển quá trình giao tiếp nhằm đạt mục đích giao tiếp.
- Kỹ năng giao tiếp được hình thành qua các con đường:
• Những thói quen ứng xử được xây dựng trong gia đình
• Do vốn kinh nghiệm cá nhân qua tiếp xúc với mọi người trong các mối quan hệ xã hội.
• Rèn luyện trong môi trường qua các lần thực hành giao tiếp
Nhiễu
Một người muốn chuyển hóa thông điệp cho một người khác thì phải mã hóa ý nghĩ đó.
Mã hóa: Quá trình chuyển từ ý nghĩa sang lời nói, chữ viết hay các dấu hiệu, ký hiệu và các phương
tiện phi ngôn ngữ khác.
Thông điệp( Những ý nghĩ đã được mã hóa) được phát đi bằng các kênh truyền thông: Lời nói,
thông báo, điện thoại, thư từ, fax,…
Người nghe nhận được thông điệp bằng một số hoặc tất cả các giác quan của mình và giải mã
Giải mã: Không phải là một quá trình đơn giản.
Người nhận tín hiệu sẽ cho người phát biết rằng thông điệp đã nhận được.
Nhiễu: Sự khác biệt về văn hóa, môi trường truyền thông không tốt, quá trình mã hóa bị lỗi, các kênh
hoạt động không hiệu quả.,các yếu tố tâm lý ở người phát và người nhận: Không tập trung, nóng vội,
thành kiến, tâm trạng, ….-> Làm ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình truyền thông.
- Truyền thông giữa hai cá nhân: Đây là quá trình phát và nhận thông tin giữa hai người với nhau, hiệu quả phụ
thuộc vào người phát người nhận và nhiều yếu tố khác.
• Với người phát
- Muốn truyền thông tin có hiệu quả trước tiên người phát phải nhằm vào các vấn đề:
Where? : Truyền thông tin đến những nơi nào? Tại đâu?
How? : Truyền thông tin bằng hình thức nào? Bằng cách nào? -> Hiệu quả
- Khi truyền thông phải tìm hiểu kỹ nhu cầu,quyền lợi và trình độ của người nhận.
Ngoài ra, phải truyền thông tin đi rõ ràng, dứt khoát, dễ hiểu, phải tạo một tâm lý thoải mái, hào hứng ở
đối tượng nhận tin. Đồng thời, phải lượng giá được sự truyền thông bằng các theo dõi những phản hồi
từ đối tượng.
Why?: Vì những nhu cầu, quyền lợi, động cơ thúc đẩy nào?
Who?: Đối tượng giao tiếp là ai? Thành phần? Giai cấp? Địa vị?,…
When?: Họ nêu ý kiến, khiếu nại, phản đối sau đó bao lâu?
How?: Họ phản ứng bằng hình thức nào? Phương cách nào?
- Trong tiếp nhận thông tin cần phải tìm hiểu kỹ thái độ tình cảm của người gửi. Đặt mình vào hoàn cảnh
của người nói để tìm hiểu xem họ nói với thái độ như thế nào? Xây dựng hay đả phá?
Đồng thời, cần phải gạt bỏ những mặc cảm, thành kiến, cần làm chủ và kiềm chế cảm xúc.
• Truyền thông chính thức: được quy định, đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, các chỉ thị, yêu cầu của
người lãnh đạo được truyền xuống dưới để thi hành, đồng thời, những kiến nghị đề xuất của cấp dưới
được chuyển lên cho lãnh đạo xem xét.
• Truyền thông không chính thức: người phát đi bản thông điệp chỉ với tư cách cá nhân, không thay mặt cho
ai hay đại diện cho ai một cách chính thức, là hình thức truyền thông nhanh và có hiệu quả.
b/ Nhận thức trong giao tiếp: Có nhận thức,tìm hiểu người khác và nhận thức bản thân.
+ Nhận thức người khác:
Các yếu tố ảnh hưởng:
• Chủ thể nhận thức
Ví dụ: Cùng một anh A, đối với tôi anh A rất tốt nhưng đối với người khác thì anh A rất xấu
hoặc không tốt,…
• Đối tượng nhận thức: tìm hiểu các đặc điểm của đối tượng giao tiếp, xây dựng nên hình ảnh
đối tượng giao tiếp trong trí nhớ chúng ta.
Ví dụ: A ăn mặc gọn gàng, lịch sự -> chúng ta muốn nói chuyện, muốn làm quen hơn anh B ăn
mặc luộm thuộm…
Người có khuôn mặt đẹp thì lúc nào người ta cũng có ấn tượng hơn một người không
đẹp,….
• Bối cảnh giao tiếp
Ví dụ: A mang một bộ đồ thật đẹp, sang trọng và trang điểm thật xinh khi đi đám cưới, dự hội.
Nhưng nếu A mang như vậy để đi học thì ta thấy rất là khõ chịu….
+ Nhận thức về bản thân: Là quá trình mà trong đó mỗi chúng ta xây dựng cho mình một khái niệm
hay một hình ảnh về bản thân, thông qua giao tiếp tự đánh giá bản thân mình, tự hoàn thiện.
Ví dụ: Bạn nghĩ bạn là một người lịch sự, thì khi bạn giao tiếp thì bạn sẽ nói chuyện rất lịch sự
và tế nhị.
Nhưng nếu bạn nghĩ bạn bạn sống thật với bản thân, thật với cảm xúc thì bạn sẽ nghĩ gì nói đó.
Điều này dẫn đến đôi lúc bạn nói không được hay….
+ Cửa sổ Johari và mối quan hệ giữa nhận thức và tự nhận thức
Cửa sổ Johari gồm:
- Khu vực 1: CHUNG: Những gì chúng ta biết về mình và người khác cũng biết về
chúng ta
- Khu vực 2: MÙ : Chúng ta không biết được về mình, nhưng người khác lại biết về
chúng ta.
- Khu vực 3: RIÊNG: Những gì mà chỉ chúng ta biết về mình còn người khác không biết.
- Khu vực 4: KHÔNG NHẬN BIẾT: Những gì mà cả chúng ta và người khác không
nhận biết.
• Sự phản hồi: Là xu hướng mà người khác sẵn sàng chia sẻ những suy nghĩ, những đánh giá của họ
về chúng ta.
• Sự cởi mở: Chúng ta sẳn sàng chia sẻ những suy nghĩ, những tình cảm, ước muốn, niềm tin và
những phẩm chất tâm lý khác của mình với người khác.
- Đặc điểm của nhóm: quy mô, mức độ thống nhất trong nhóm …
- Hoàn cảnh: tính chất của nhiệm vụ, sự quan tâm của cá nhân đến nhóm …
Ví dụ: Trong một cuộc họp thường theo nguyên tắc quá bán. Tức là nhiều thành viên đồng ý một ý kiến
hay một vấn đề nào đó -> Các thành viên khác cũng phải chấp nhận theo ý kiến đó….
• Bắt chước: Là mô phỏng, lặp lại hành vi, cách ứng xử, cử chỉ, điệu bộ, cách suy nghĩ của người
khác.
Ví dụ: Trẻ em thường hay bắt chước cách xử thế nhất định của người lớn, hoặc a dua theo cách ăn mặc
của bạn bè,….
• Thuyết phục
• Truyền đạt thông tin, nhận thức và tác đông lẫn nhau. Ba quá trình này thống nhất trong một hoạt động
giao tiếp, chúng tác động qua lại, phụ thuộc lẫn nhau.
- Nguyên tắc giao tiếp: Là hệ thống những quy tắc cơ bản chỉ đạo, định hướng thái độ và hành vi của con người
khi tiếp xúc với nhau, đồng thời chỉ đạo việc lựa chọn các phương thức và phương tiện giao tiếp của con người.
• Tôn trọng đối tượng giao tiếp: tôn trọng tất cả những gì hiện có của nhau, không ép buộc nhau hoặc áp đặt
nhau.
• Có thiện chí trong giao tiếp: Luôn có ý muốn tốt, nghĩ điều tốt và làm điều tốt cho người khác. Thiện chí
trong giao tiếp thể hiện phẩm chất đạo đức của con người trong quan hệ với người khác.
• Đồng cảm trong giao tiếp: Cảm thông với đối tượng giao tiếp, nhất là người có vị thế thấp hơn mình. Biết
đặt mình vào vị trí của đối tượng giao tiếp, biết sống trong niềm vui và nỗi buồn của họ để cùng rung cảm,
cùng suy nghĩ với đối tượng giao tiếp nhằm tạo ra sự đồng điệu trong giao tiếp.
- Phong cách giao tiếp: Là hệ thống những lời nói, cử chỉ, điệu bộ động tác, các ứng xử tương đối ổn định của
mỗi con người hoặc mỗi nhóm người trong giao tiếp.
+ Tính ổn định
- Lắng nghe: Là hành vi nghe chăm chú, sử dụng tai, trí óc, kỹ năng, giải thích phân tích để chọn lọc, nghe và cố
gắng hiểu thông tin người nói, tiến trình chủ động cần thời gian và nổ lực.
- Vai trò:
• Lắng nghe để thấu cảm: là tự đặt mình vào vị trí, tình cảnh của người khác để hiểu được họ có cảm nghĩ
như thế nào.
• Do những thói quen xấu khi lắng nghe: Giả bộ chú ý, hay cắt ngang, đoán trước thông điệp, nghe một
cách máy móc, buông trôi sự chú ý.
+ Kỹ năng gợi mở
CÂU 5: KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN NGÔN NGỮ VÀ PHI NGÔN NGỮ ?
a/ Giao tiếp ngôn ngữ: + Là sự tiếp xúc, trao đổi thông tin giữa người với người thông qua nói và viết.
+ Là hình thức giao tiếp đặc trưng cơ bản nhất trong hệ thống giao tiếp xã hội.
+ Được thể hiện thông qua ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết.
- Ngôn ngữ nói : Là ngôn ngữ được hướng vào người khác, được biểu hiện bằng âm thanh và cảm nhận bằng
thính giác nhằm đạt mục đích, ý đồ riêng của cá nhân hay nhóm.
- Ngôn ngữ viết: Là ngôn ngữ nhằm hướng vào người khác, được biểu đạt bằng chữ viết và được thu nhận bằng
thị giác.
• Thông báo: truyền đạt thông tin về sự vật hiện tượng, về trạng thái tâm lý, ý muốn
• Diễn cảm: truyền đạt thông tin bằng bộc lộ các quan hệ cảm xúc, thái độ,… của chủ thể giao tiếp.
• Tác động: thể hiện mức độ phụ thuộc ảnh hưởng lẫn nhau giữa các chủ thể trong quá trình giao tiếp.
+ Lời nói phải đúng vai, phù hợp với trình độ của người nghe
+ Nội dung cần truyền đạt phải rõ ràng, mạch lạc, tránh dùng những từ có nhiều nghĩa, không nên dùng những từ,
những câu thừa.
b/ Giao tiếp phi ngôn ngữ: Là giao tiếp được thể hiện thông qua sự vận động của cơ thể như cử chỉ, tư thế, nét
mặt, giọng nói; thông qua cách trang phục hoặc tạo ra khoảng không gian nhất định trong giao tiếp.
- Gồm, + Giao tiếp thông qua thị giác (tiếp nhận thông tin của nhau thông qua nét mặt ánh mắt nụ cười,..);
+Giao tiếp thông qua thính giác (tiếp nhận thông tin qua giọng nói, âm thanh,..);
+Giao tiếp thông qua khứu giác (các mùi hương trong môi trường giao tiếp);
+Giao tiếp thông qua xúc giác (bắt tay đụng chạm ôm hôn,..);
- Mục đích:
+ Không chủ định (biểu hiện mang tính bản năng, theo phản xạ, tự động diễn ra không có sự kiểm soát của
ý chí)
+ Có chủ định (biểu hiện các hành vi có mục đích với sự cố gắng của ý chí)
- Đặc điểm:
+ Luôn tồn tại trong giao tiếp một cách có ý thức lẫn vô thức
+ Phụ thuộc vào khung cảnh giao tiếp: Thời điểm, thời tiết, không gian, bối cảnh chung quanh,….
+ Chịu sự chi phối chặt chẽ bởi đặc trưng của nền văn hóa
-Vai trò
• Bên cạnh việc giao tiếp bằng lời nói, chữ viết, ngôn ngữ không lời đã góp phàn đắt lực trong việc truyền tải
và tiếp nhận thông tin.
-Chức năng
- Xác định mục tiêu, quyền hạn và khoảng thời gian tồn tại của nhóm
-> Xác định các phần thưởng/ quyền lợi của nhóm
- Quy mô nhóm
- Để một nhóm làm việc tốt và mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch mang lại hiệu quả cần có sự tổ cức nhóm:
Phân công vai trò, nhiệm vụ cụ thể để chuyên môn hóa các khâu, phát huy ưu điểm của từng các nhân
• Trưởng nhóm:
Nhiệm vụ:
Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc
Có khả năng phán đoán tốt những năng lực và cá tính của các thành viên nhóm
Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm
- Phải am hiểu vấn đề, tiếp thu và tổng hợp các ý kiến,
- Nắm bắt tâm lý nhóm nhanh nhạy, khai thác tiềm năng thành viên trong nhóm, dân chủ trong
làm việc.
Người giao dịch (tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm);
Người điều phối (lôi kéo mọi người làm việc chung theo phương án liên kết);
Người tham gia ý kiến (giữ vững và khích lệ nhó, có ý kiến lạc quan thú vị)
- Kỹ thuật thiết kế nhóm: Căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ để lựa chọn người có chuyên môn và năng lực phù hợp
- Xây dựng kế hoạch làm việc nhóm: Xác định mục tiêu rõ ràng, các công việc cần làm, phân công thành viên,
cách thức tiến hành hợp lý
- Họp nhóm: Khơi dậy sự tham gia tích cực và chủ động của nhóm viên, đem lại thông tin phản hồi, ý kiến, giúp
cho người nhóm trưởng thay đổi sao cho phù hợp, đáp ứng khát vọng của mỗi người được tham gia đóng góp vào
công việc chung
• Lần họp đầu tiên: thảo luận đề tài, tìm ý tưởng, phân công công việc
• Các cuộc họp tiếp theo: bổ sung ý kiến, giải đáp thắc mắc từng người; biên tập lại bài soạn từng người;
• Cuộc họp cuối cùng: tổng hợp toàn bộ phần việc của các thành viên
- Chuẩn bị buổi họp( Chuẩn bị nội dung, Khug cảnh,… làm sao để nhóm trưởng và nhóm viên phải thấy
nhau)
- Khởi đầu buổi họp( Tạo bầu không khí bằng một chuyện vui hay vào vấn đề một cách cụ thể sống động,
Phải thoải mái, chân tình; ân cần quan tâm đến từng thành viên, Cùng các thành viên xác định mục tiêu,
chương trình,…)
- Trong buổi họp( Biết điều động sự tham gia tích cực đồng đều, Biết khai thác nội dung cuộc họp, Biết
điều động nhóm tới mục tiêu,..)
- Kết thúc buổi họp( Nêu tóm tắc ý chính và xin sự đồng tình cua các nhóm viên, quan sát thật kỹ các thành
viên có thật sự đồng tình, hài lòng về buổi họp hay tuân thủ lấy có.)
CÂU 11: KỸ NĂNG PHỐI HỢP TRONG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ ?
- Là kỹ năng hợp tác, phối hợp cùng nhau, sự đồng thuận của các thành viên trong nhóm để đạt hiệu quả cao nhất
- Là sự đầu tư, sự tương tác dựa trên phương diện tâm lý giữa các cá nhân với nhau thực hiện một mục đích
chung.
- Khả năng làm việc của những thành viên hàng đầu có thể mang lại những khoản lợi khổng lồ
- Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ
- Đảm bảo chăc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất
Đảm bảo chắc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất
- Một dự án luôn thực hiện rất nhiều họt động => Phải có đầy đủ các nhóm thành viên chuyên gia trong
từng lĩnh vực
- Sự cân bằng trong tính cách giữa các cá nhân cũng cần được đảm bảo => Thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp
trong nhóm
- Đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có chuyên môn cao. Đồng thời với khả năng thích ứng và
linh hoạt với công việc cũng như với người khác
- Điều chỉnh công việc, điều chỉnh mối quan hệ giữa các nhóm viên, kịp thời phát hiên ra các mâu thuẫn nội
bộ để hóa giaỉ và không để chúng ảnh hưởng đến công việc
- Sự tự ý thức trong nhóm là điều cốt yếu, các thành viên cần đóng góp ý kiến và trình bày quan điểm của
mình.
- Biểu dương các thành tích, đánh giá cao sự đóng góp của các thành viên sẽ thiết lập được sự thi đua và
tính thân thiết trong nhóm
- Biết chấp nhận sai sót của mọi người, coi đó như một cách để học hỏi
- Chắc chắn về vai trò và trách nhiệm của từng người để giao nhiệm vụ cho họ
• Chặt chẽ trong công việc và thân mật với mọi người
- Tạo cơ hội cho các cá nhân phát huy tối đa khả năng của mình => Thành công trong nhóm
- Động viên các thành viên trong nhóm khi họ gặp thât bại và cho phép họ sửa sai
- Đặt con người lên hàng đầu và cư xử chân thành với các nhân viên
- Sự minh bạch, rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện rất quan trọng để thành
công
- Tập thể nhóm cần được thông tin về bất kì sự thay đổi nào => Tránh những va chạm làm ảnh hường đến
công việc và nhiệm vụ của họ
- Các nhà lãnh đạo luôn cập nhật những thông tin phản hồi => Hoạt động nhóm mới thực sự hiệu quả
- Là khả năng nhận dạng nguồn của các xung đột, hiểu được phong cách xử lý xung đột và lựa chọn các chiến
lược phù hợp xử lý các xung đột
- Nguyên nhân của xung đột: Do bất đồng quan điểm, do thiếu công bằng trong đãi ngộ của nhóm, do thiếu tôn
trọng nhau, không hiểu biết về nhau, do phong cách cá nhân, hoặc cách cư xử vô lý của một cá nhân nào đó hoặc
do sự khác biệt về văn hóa, nguồn gốc xã hội,…
o Một số người nào đó cho rằng mình quan trọng hơn, tài năng hơn những người khác dẫn đến sự coi
thường người khác
o Trong tập thể nhóm có một người có nhiều quyền lực hơn so với những người khác
• Né tránh
• Thỏa hiệp
• Hợp tác
• Xóa bỏ các trung tâm tạo nên xung đột bằng cách tổ chức lại các nhóm nhỏ để các thành viên có thể làm
việc cùng với nhau
Các thành viên trong nhóm không còn có các điều kiện tập trung vào những lĩnh vực đã từng chia
rẽ họ và luôn nhắc nhở họ về nguy cơ chia rẽ tiềm ẩn
• Cân bằng quyền lực giữa các nhóm bằng cách phân công lại nhiệm vụ cho các nhóm
Tránh một số nhóm có khả năng nắm quyền lực mà chế áp các nhóm khác
- Giải quyết các mâu thuẫn cá nhân giữa các thành viên trong nhóm
+ Xác định mâu thuẫn