LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT DỰ ÁN

1. Thông tin chung

Nhóm số: 10 Các thành viên nhóm:

1. Nguyễn Kiều Duyên - 20124056
2. Nguyễn Việt Phúc - 20124303
3. Đoàn Thị Thu Phương - 20124305
4. Lê Thị Phượng Tiên - 20124329
5. Lê Quang Phú - 20124301

Tên dự án: DỰ ÁN KINH DOANH QUÁN ĐỒ ĂN CHAY

2. Nội dung làm việc nhóm

Kiểm soát dự án là nhiệm vụ cốt lõi trong quá trình quản lý dự án. Đây là quy trình
thu thập số liệu, thông tin và tình trạng thực hiện dự án trên thực tế hay những biến động
của môi trường. Từ đó, thực hiện so sánh số liệu thu nhập được với kế hoạch dự tính ban
đầu. Nếu tình trạng thực tế không đạt mục tiêu đã đề ra, nhà quản trị dự án phải thực hiện
các biện pháp sửa dổi kịp thời nhằm mục đích đạt được yêu cầu đề ra.
Các chỉ tiêu chính cần kiểm soát là: kiếm sóa tiến độ; kiểm soát chi phí và kiểm soát
rủi ro của dự án.
Công việc đang thực hiện hiện đến cuối ngày thứ 18 và có các thông số như sau:
 % Công việc đã thực
Công việc Thực chi
hiện
Nghiên cứu thị trường - đối thủ 16800000 100%
Phân tích vốn đầu tư 13440000 100%
Tìm địa điểm kinh doanh 7200000 100%
Lên kế hoạch menu 10000000 50%

Công việc BCWS BCWP ACWP SV CV

Nghiên cứu thị
16800000 16800000 16800000 0 0
trường - đối thủ
Phân tích vốn đầu
13440000 13440000 13440000 0 0
tư
Tìm địa điểm kinh
7200000 7200000 7200000 0 0
doanh
Lên kế hoạch menu 10800000 9000000 1000000 -1800000 8000000
Tổng 48240000 46440000 38440000 8000000
Sau khi phân tích Earned Value Method (EVM), nhóm đã đưa ra những đánh giá
tiến độ và chi phí như sau:
2.1 Kiểm soát tiến độ
Việc lên kế hoạch menu tuy chậm tiến độ nhưng do không nằm trên đường Gantt
nên không ảnh hướng tới tiến độ của dự án
Kiểm soát tiến độ là một phần quan trọng không thể thiếu trong việc quản trị dự án.
Nếu dự án được kiểm soát tốt về mặt thời gian thì không những đảm bảo các nhiệm vụ
hoàn thành đúng tiến độ mà còn góp phần sử dụng nguồn lực của dự án một cách hiệu quả.
Quản lý tốt thời gian còn giúp dự án lường trước rủi ro, sắp xếp lại công việc và dự phòng
cho những chuyển biến xấu của dự án.
 Các công cụ kiểm soát tiến độ:
 Mạng công việc bao gồm: phương pháp đặt công việc trên mũi tên (AOA –
Activities on Arrow) và phương pháp đặt công việc với các nút (AON – Activities
on Node).
 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) và phương pháp Đường găng (CPM).
 Phân tích cột mốc (Milestone analysis).
 Theo dõi biểu đồ Gantt (Tracking Gantt Chart) bằng phần mềm Microsoft Project.
Trong dự án, nhóm chúng tôi kiểm soát tiến độ bằng công cụ theo dõi biểu đồ Gantt
chart bằng phần mềm Microsoft Project rất tối ưu trong việc kiểm soát.
2.2 Kiểm soát chi phí
Tổng chi phí dự án đã tiết kiệm được 8.000.000đ nhờ vào chi phí của việc lên kế
hoạch menu giảm.
Kiểm soát chi phí đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của dự án, nó quyết
định sự tồn tại và phát triển của dự án. Kiểm soát chi phí hợp lí giúp tối ưu việc sử dụng
nguồn tài nguyên trong doanh nghiệp như: nguồn nhân lực, các thiết bị, nguyên vật liệu.
Điều này mang lại lợi nhuận tối đa cho dự án khi sử dụng có hiệu quả các nguồn tài
chính. Theo Wrike Project Management, kiểm soát chi phí là việc quản lí ngân sách ngoài
ra còn lên kế hoạch sẵn sàng trước các rủi ro tiềm ẩn. Những rủi ro sẽ làm tăng chi phí dự
tính ban đầu, việc chuẩn bị trước cho những rủi ro sẽ giúp tiết kiệm thời gian và vượt chi
phí tối thiểu.
Để theo dõi tiến độ của chi phí, chúng tôi xác định đường chi phí cơ sở cho dự án.
Dựa vào đường chi phí cơ sở, chúng tôi kiểm soát những biến động thực tế làm vượt chi
phí so với dự tính ban đầu, từ đó nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và đề xuất biện pháp
điều chỉnh kịp thời để đạt vượt chi phí tối thiểu. Bên cạnh đó, chúng tôi sử dụng phần mềm
quản lý Microsoft Project Project để kiểm soát chi phí, phầm mềm hỗ trợ theo dõi, quản lý
thông tin ngân sách, kế hoạch chi phí, dòng tiền của dự án.
2.3 kiếm soát rủi ro
Trong quá trình thực hiện dự án, nhà quản trị tiến hành kiểm tra, phân tích để nhận
ra những rủi ro có khả năng xảy ra. Từ đó, nhà quản lý sẽ đề xuất các giải pháp phù hợp
nhằm giảm bớt hoặc loại trừ rủi ro cho dự án. Quản lý rủi ro hiệu quả giúp giảm thiệt hại và
tăng cơ hội thành cho dự án. Quản lý rủi ro phải được thực hiên liên tục, trong tất cả các
giai đoạn của dự án, đặc biệt là giai đoạn bắt đầu thực hiện dự án.
Rủi ro trong quản trị dự án thường có 2 loại là rủi ro có thể tránh được và không thể
tránh được. Rủi ro có thể tránh được là loại rủi ro mà nhà quản trị có thể đoán trước được
xác suất xuất hiện ở một mức độ tin cậy nhất định. Rủi ro không thể tránh được là rủi ro có
tần số xuất hiện bất thường và không thể dự đoán trước. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến các
rủi ro cho dự án, phân tích và có được những biện pháp để ứng phó kịp thời sẽ làm giảm
mức độ rủi ro cho dự án. Tùy vào xác suất và tác động của các rủi ro mà các nhà quản lý
rủi ro sẽ sử dụng các phương pháp phù hợp như: né tránh rủi ro, chuyển giao rủi ro, giảm
bớt hoặc chấp nhận rủi ro.

Lượng hóa
Các rủi ro có thể
Tổng điểm Giải pháp
gặp phải Xác Tác
suất động

Chọn địa điểm kinh 2 5 10 Giảm bớt rủi ro:

doanh không phù Cần tìm thêm thông tin của nhiều
hợp như mong muốn địa điểm, phân tích ưu điểm khuyết
điểm từng địa điểm sao cho phù
hợp với dự án.

Giá nguyên vật liệu 2 3 6 Chuyển giao rủi ro:

tăng cao Thương lượng kĩ với nhà cung cấp
nguyên vật liệu từ đầu. Cần chuẩn
bị khoảng dự phòng hợp lý cho
trường hợp thị trường tăng giá đột
ngột.
Hư hỏng nội thất, 3 2 6 Chuyển giao rủi ro:
thiết bị trang trí trong Tham khảo thêm hàng hóa từ
quá trình vận chuyển những nhà cung cấp khác để có thể
ứng phó, thay đổi khi xảy ra rủi ro

Nhân viên nghỉ việc 2 2 4 Chuyển giao rủi ro:

đột ngột Luôn kiểm tra, theo dõi về nhân sự.
Tạo sẵn danh sách ứng viên có đủ
chuyên môn để thay thế kịp thời.

Tai nạn lao động 2 6 12 Giảm bớt rủi ro:

trong quá trình thi Thường xuyên kiểm tra an toàn lao
công động, sử dụng các công cụ đảm bảo
an toàn trong quá trình thi công.

3. Minh chứng làm việc nhóm