BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN NHÂN VIÊN

Bùi Duy Nhật: Người phỏng vấn (bộ phận nhân sự)
Phan Trường Giang: Người trả lời phỏng vấn (nhân viên kiểm tra chất lượng quy
trình sản xuất OQC - Output Quality Control)
Nguyễn Minh Tú: Người trả lời phỏng vấn (nhân viên kiểm tra chất lượng quy
trình sản xuất IQC - Input Quality Control)
Tình huống: Cuộc đối thoại xảy ra tại công ty sản xuất thép UNI.
KỊCH BẢN:
Nhật: Xin chào anh/ chị. Rất vui vì sự có mặt của anh/chị ngày hôm nay đã tạo cơ
hội gặp mặt và trao đổi những thông tin quý báu ngày hôm nay. Chúng ta có lịch
trình tham gia buổi phỏng vấn ngày hôm nay với công việc chính đó là phân tích
công việc về vị trí nhân viên kiểm tra chất lượng hoạt động của dây chuyền sản
xuất thép. Những thông tin được cung cấp từ anh/chị là tài liệu quý giá để hiểu rõ
hơn về công việc kiểm tra chất lượng hoạt động của dây chuyền sản xuất thép và
đặc biệt hơn là nhằm nâng cao chất lượng của doanh nghiệp trong tương lai cụ thể
là hình thành nên bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc phù hợp nhất
với vị trí nêu trên. Đầu tiên, mời anh/chị hãy giới thiệu đôi nét về bản thân.
Tú: Xin chào, tôi rất hân hạnh vì được tham gia buổi phỏng vấn ngày hôm nay. Tôi
tên là… hiện đang làm việc tại vị trí kiểm tra chất lượng hoạt động của dây chuyền
sản xuất thép tại công ty UNI…..
Giang: Xin chào, tôi rất hân hạnh vì được tham gia buổi phỏng vấn ngày hôm nay.
Tôi tên là… hiện đang làm việc tại vị trí kiểm tra chất lượng hoạt động của dây
chuyền sản xuất thép tại công ty UNI…..
Nhật: Không biết anh/chị có thể chia sẻ kỹ hơn về công việc chính của mình không
ạ? Những thông tin anh/chị cung cấp sẽ rất quý báu đối với chúng tôi! (KHÁI
QUÁT)
Tú: Dựa vào kinh nghiệm làm việc trong suốt nhiều năm qua trong lĩnh vực này, tôi
có thể chia sẻ các thông tin cho bạn như sau: nhiệm vụ chính của tôi là kiểm tra, kiểm
soát chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào của quy trình sản xuất thép. Trong suốt
quá trình làm việc tôi cần đảm bảo mọi nguyên vật liệu trước khi đưa vào quy trình
sản xuất đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng của công ty đặt ra ban đầu. Trong trường hợp
xuất hiện các lỗi sai, tôi là người phát hiện và báo cáo cho cấp trên.
Nhật: Cảm ơn sự chia sẻ về trình tự làm việc của anh/chị, vậy trong suốt những
năm làm việc chăm chỉ đó, anh/chị nhận thấy vị trí hiện tại của bản thân có tầm
quan trọng như thế nào trong một hệ thống làm việc to lớn của công ty không ạ?
Hơn nữa, những kỹ năng cơ bản tối thiểu cần phải có của một nhân viên tại vị trí
này là gì ạ?
Tú: Bản thân tôi nhận thấy vị trí này là một phần quan trọng không thể thiếu trong hệ
thống làm việc to lớn trong công ty. Nhiệm vụ cơ bản của vị trí này là luôn kiểm tra
chặt chẽ nhằm đảm bảo nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất luôn đạt chất
lượng tốt nhất giúp hạn chế tối đa các lỗi phát sinh trong quá trình sản xuất. Về con
người, vị trí này đòi hỏi sự linh hoạt, nhanh nhẹn và nhạy bén trong suốt quá trình làm
việc. Công việc của một nhân viên tại vị trí này có mối quan hệ mật thiết với những
bộ phận còn lại trong công ty nói chung và bộ phận sản xuất nói riêng. Bên cạnh công
việc kiểm tra chất lượng đầu vào quy trình sản xuất, tôi còn có thể đưa ra những ý
kiến trong quá trình lập kế hoạch nhờ vào kinh nghiệm xử lý lỗi, nhờ đó cải thiện
được quy trình và giúp cho quy trình ngày càng hiện đại hơn.
Nhật: Với nhiều vai trò quan trọng như thế của vị trí kiểm tra chất lượng đầu vào
quy trình sản xuất, thì theo anh/chị vai trò nào là quan trọng nhất để công việc này
luôn cần và có tại hầu hết các doanh nghiệp và công ty trong các lĩnh vực sản xuất
và thương mại?
Tú: Theo tôi nhận thấy, vai trò cốt yếu tạo nên vị thế vững chắc của vị trí này trong
công ty đó là vai trò đảm bảo tất cả nguyên vật liệu để đảm bảo chất lượng trước, khi
thực hiện quy trình sản xuất.. Nhằm đảm bảo cung cấp cho bộ phận sản xuất nguyên
vật liệu tốt nhất để sản xuất ra các sản phẩm tối ưu nhất.
Nhật: Nếu vai trò quan trọng mà anh/chị đề cập là đảm bảo chất lượng trong suốt
quy trình thì rất mong anh/chị chia sẻ cụ thể hơn làm thế nào để đảm bảo được
chất lượng ban đầu đề ra không ạ? (CỤ THỂ)
Tú: Như lúc nãy đã nói, công việc chính của tôi là kiểm tra chất lượng tất cả các
nguyên vật liệu đầu vào. Trong bước này đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận vô cùng cao
để không làm ảnh hưởng đến chất lượng trước khi giao cho bộ phận sản xuất. Đảm
bảo thực hiện đầy đủ các bước, các tiêu chí mà công ty đã đề ra, thu thập thông tin
một cách chi tiết để dựa vào các công cụ quản lý chất lượng kiểm tra để được chất
lượng của nhà cung cấp. Bên cạnh nhiệm vụ chính là kiểm tra chất lượng, chúng tôi
còn phối hợp với các bộ phận khác để kịp thời cập nhật được yêu cầu khách hàng
nhằm đáp ứng nhu cầu của họ một cách tốt nhất
Nhật: Theo như tôi thấy, công việc của bạn đòi hỏi nhiều kỹ năng mềm và kiến
thức chuyên môn nhưng bộ phận của bạn vẫn làm việc rất tốt, có phải bạn đã gặp
nhiều khó khăn trong quá trình làm việc để từ đó đúc kết lại kinh nghiệm làm việc
hay không? Nếu có thì mong bạn có thể chia sẻ những khó khăn đó cho chúng tôi
có thể hiểu rõ hơn!
Giang: Thật không giấu gì bạn, tôi đã gặp phải khá nhiều vấn đề và sự cố trong suốt
nhiều năm làm việc, tuy không phải là quá lớn nhưng nó khiến cho tôi có thể vững
vàng hơn đối với công việc này. Khó khăn lớn nhất đó chính là việc kiểm tra chất
lượng của nhiều mẫu sản phẩm thép khác nhau. Bởi vì không có yêu cầu của khách
hàng nào là giống nhau, họ đòi hỏi công ty chúng tôi phải cung cấp cho họ những sản
phẩm có kích thước, hình dạng, độ dày,... khác nhau; đối với mỗi dạng yêu cầu tôi cần
đặt ra các tiêu chí cụ thể phù hợp với từng loại để có thể kiểm tra chất lượng tốt nhất.
Kéo theo đó là sự chậm trễ khi có quá nhiều đơn hàng cần kiểm tra làm chậm tiến độ
giao hàng. Ngoài ra, khi phát hiện lỗi trong quy trình sản xuất chúng tôi có thể xử lý
nhanh chóng nhưng khi 1 sản phẩm hoàn chỉnh xuất hiện lỗi bất thường tôi thường
mất rất nhiều thời gian để có thể xác định được vị trí, thời gian, khâu sản xuất làm cho
lỗi xuất hiện. Do đó cần đòi hỏi người làm công việc này cần có kiến thức chuyên
môn vững vàng và sự nhạy bén trong khâu xử lý.
Nhật: Khi mà vừa nghe bạn chia sẻ về những khó khăn trong quá trình làm việc,
tôi nhận thấy công việc của bạn đòi hỏi những kiến thức, kỹ năng sâu và rộng.
Ngoài ra tôi nghĩ yếu tố con người cũng là một phần không thể thiếu khi muốn làm
việc tại vị trí này. Vậy bạn nghĩ một người có phẩm chất như thế nào mới có thể
đảm nhận tốt vị trí kiểm tra chất lượng quy trình này?
Giang: Đúng như bạn nói, yếu tố phẩm chất con người cũng rất quan trọng. Để làm
việc tại vị trí kiểm tra chất lượng sản phẩm sau sản xuất một cách hiệu quả nhất thì
người làm việc cần có tinh thần tỉ mỉ, cẩn thận, nhạy bén và linh hoạt trong quá trình
làm việc; nhận thức cao, ham học hỏi và có trách nhiệm đối với công việc. Trong quá
trình làm việc sự mất tập trung có thể gây ra sai sót, sản phẩm không đạt chất lượng
gây thiệt hại cho công ty , do đó giữ cho tinh thần thoải mái, chịu được áp lực trong
một môi trường làm việc cường độ cao luôn là phương châm hàng đầu của bộ phận
chúng tôi.
Nhật: Trong số các phẩm chất mà bạn đã liệt kê, tôi nhận thấy có 2 phẩm chất đặc
biệt quan trọng đó là: chịu được áp lực, cường độ làm việc cao và nhạy bén, linh
hoạt, cẩn thận trong quá trình làm việc thì bạn nghĩ phẩm chất nào là cốt yếu của
một nhân viên thuộc vị trí này?
Giang: Đối với công việc này tôi nghĩ rằng phẩm chất nào cũng quan trọng cả, nhưng
để hoàn thành công việc tốt và hiệu quả nhất thì đó phải là phẩm chất nhạy bén, linh
hoạt và cẩn thận trong quá trình làm việc. Nhạy bén và linh hoạt trong các trường hợp
xử lý lỗi, các tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình kiểm tra chất lượng mà vẫn
đảm bảo quy trình diễn ra bình thường. Cẩn thận kiểm tra để hạn chế tối đa các sự cố
phát sinh trong khâu sản xuất, tránh làm chậm trễ tiến độ sản xuất của quy trình và
ảnh hưởng đến các bộ phận khác trong công ty.
Nhật: Lúc nãy bạn có nói rằng bạn có sử dụng một số công cụ kiểm soát chất
lượng để áp dụng làm việc, bạn có thể nêu cụ thể các công cụ mà bạn sử dụng để
giúp chất lượng của sản phẩm/bán thành phẩm luôn được đảm bảo chất lượng tốt
nhất trong quy trình không?
Giang: Những công cụ mà tôi sử dụng có lẽ không xa lạ gì đối với các công ty sản
xuất trên thị trường hiện nay, cụ thể đó là 7 công cụ kiểm soát chất lượng hay còn gọi
tắt đó là 7QC bao gồm: Phiếu kiểm tra, Biểu đồ, Biểu đồ xương cá, Biểu đồ Pareto,
Biểu đồ phân bố, Biểu đồ phân tán, Biểu đồ kiểm soát. Ngoài ra, tôi còn sử dụng một
số công cụ và phương pháp khác hỗ trợ cho việc kiểm tra chất lượng quy trình sản
xuất có thể kể đến như: máy kiểm tra trọng lượng, camera kiểm tra quy cách sản
phẩm, máy kiểm tra tạp chất, hay các phương pháp khác như 5S và Kanban.
Nhật: Nhận được sự chia sẻ dưới góc nhìn của một người làm việc tại vị trí kiểm
tra chất lượng quy trình sản xuất như bạn thì chúng tôi có thể nắm rõ những
thông tin của công việc này. Tuy nhiên, khi một người làm việc sẽ phải chịu ảnh
hưởng của nhiều yếu tố bên ngoài khác như môi trường làm việc, bạn có bao giờ
nghĩ công ty của bạn nên cung cấp môi trường như thế nào để bộ phận chất lượng
của bạn hoàn thành công việc tốt nhất chưa?
Giang: Một môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên là nhân tố thúc đẩy tinh thần
làm việc đi lên và luôn giữ tâm trạng nhân viên ở trạng thái tốt. Theo tôi nghĩ, một
môi trường hoàn hảo để nhân việc tại vị trí này làm việc tốt nhất sẽ bao gồm nhiều yếu
tố đan xen và kết hợp với nhau như: cung cấp đầy đủ trang thiết bị mới nhất để phục
vụ cho quá trình làm việc, không gian làm việc sạch sẽ, gọn gàng; thời gian làm việc
thoải mái không gò bó; các phần mềm hỗ trợ quá trình lưu trữ thông tin cần được nhất
quán với các bộ phận khác. Công ty cần đưa ra các quy định về văn hóa trong công ty
như văn hóa giao tiếp, văn hóa ứng xử,... nhằm xây dựng được mối quan hệ hòa nhã
giữa nhân viên trong toàn bộ công ty nói chung và bộ phận kiểm tra chất lượng quy
trình sản xuất nói riêng. Đặc biệt với tâm lý của người làm việc, họ sẽ quan tâm đến
chính sách đãi ngộ của công ty, vì vậy công ty nên thống nhất các chính sách đãi ngộ
ngay từ đầu để tránh sự bất hòa đối với nhân viên
Nhật: Bạn có trả lời là bạn sẽ phối hợp với các bộ phận khác để đạt được hiệu quả
làm việc cao nhất, vậy bạn có thể chia sẻ một số tình huống mà bạn đã phối hợp với
một phòng ban bất kỳ cho tôi biết được không?
Giang: Tôi đã gặp rất nhiều tình huống như bạn nói, tuy nhiên bộ phận chúng tôi đã
phối hợp với bộ phận CRM và bộ phận sản xuất trong một lần sản xuất hàng bị lỗi sau
khi hoàn tất quy trình. Khi hoàn tất quy trình chúng tôi phát hiện ra một vài sản phẩm
không đúng yêu cầu về thông số kỹ thuật mà khách hàng đề ra ban đầu nên bộ phận
chất lượng đã phối hợp với bộ phận sản xuất để có thể thay đổi quy trình để phù hợp
với yêu cầu ban đầu của khách hàng, bên cạnh đó chúng tôi còn cần bộ phận CRM
liên hệ với phía khách hàng để thông tin cho họ về tình trạng xảy ra lúc đó, dời ngày
nhận hàng và thanh toán. Tuy sự việc xảy ra khá bất ngờ nhưng với sự kết hợp của 3
phòng ban đã có thể xử lý tốt tình huống và không làm mất đi uy tín của công ty đối
với khách hàng.